Conforme destaca Lins (2012) os procedimentos e testes realizados no ativo disponível servirão de base para a tomada de decisão do auditor em relação aos elementos do patrimônio.
Desta maneira, Basso, Vieira e Brizolla (2016, p. 245) definem que o objetivo da auditoria do ativo é estipulado como sendo:
A constatação da eficácia dos mecanismos de controle dos bens e direitos da entidade, bem como da correção dos procedimentos de registro de seus elementos e da sua adequada avaliação e apresentação nas correspondentes demonstrações contábeis.
Souza e Pereira (2004) comentam que os objetivos da auditoria das disponibilidades das entidades visam verificar se os valores estão de acordo com os princípios fundamentais de contabilidade, se o disponível está descrito e classificado de forma correta no balanço além de verificar se o disponível contabilizado existe e está de posse da empresa ou se constam restrições de uso como penhores ou garantias.
Assim, a auditoria se iniciará com a verificação preliminar das disponibilidades do ativo circulante, que é tratado a seguir.
2.4.1 Disponibilidades
Conforme Basso, Brizolla e Filipin (2017, p. 308) as disponibilidades tem o seguinte objetivo:
Reúne os recursos financeiros que se encontram à disposição imediata da entidade, compreendendo os meios de pagamento em moeda e em outras espécies, os depósitos bancários a vista e os títulos de liquidez imediata.
Lins (2012) comenta que as disponibilidades compõem o ativo circulante e é composta das contas de caixa, banco e aplicações financeiras com prazo de realização inferiores a 90 dias.
Conforme destacam a equipe de professores da FEA/USP (2017, p. 221):
Esta parte do ativo deve abranger exclusivamente o dinheiro em espécie e outros haveres da empresa que possam ser convertidos imediatamente em dinheiro, a exemplo dos depósitos bancários a vista. É por essa razão que a palavra disponibilidade, em contabilidade, já por si significa disponibilidade imediata.
Já na percepção de Basso, Vieira e Brizolla (2016, p. 246):
Ao iniciar o trabalho de auditoria das disponibilidades, deve-se concentrar a observação nas rotinas de organização da empresa no que respeita à tesouraria, caixa geral, caixa pequena e outros caixas recebedores e/ou pagadores, para que se conheça antes de tudo como se processa o fluxo de numerários desses setores e como se delimitam as responsabilidades de cada manipulador de valores.
Tendo isso em vista, os elementos que compõem as disponibilidades e que oferecem o fluxo de numerários, podem ser destacadas as seguintes contas: caixa, banco conta corrente e banco conta aplicação.
2.4.1.1 Caixa
Com relação à conta caixa, Lins (2012, p. 67-68) menciona que:
De modo geral, a conta caixa apresenta um saldo bem menor que as demais contas do balanço. Isto é decorrente de questões de segurança e de administração financeira. [...] o caixa é utilizado para pequenas despesas operacionais que necessitam de agilidade e pagamento a vista.
Os procedimentos a serem tomados para a análise dos elementos de caixa da entidade são descritos por Souza e Pereira (2004) sendo elencados principalmente como, a contagem física de caixa em determinada data, sendo feito o procedimento sem o prévio aviso a entidade auditada, e com base nesse resultado será necessário conferir o saldo que consta nos documentos, com os valores registrados na contabilidade da data em que foi feita a contagem, além de conferir o saldo com o controle do fluxo de caixa que a própria entidade possa ter.
Basso, Vieira e Brizolla (2016, p. 248-249) evidenciam que em relação ao caixa das entidades, os procedimentos necessários para sua verificação são:
- realizar, na presença de responsável, a contagem física do dinheiro existente no caixa no dia da verificação, obtendo sua assinatura em documento específico;
- relacionar os valores e outros elementos existentes no dia da contagem física, separando-os de acordo com sua natureza;
-reconciliar o montante existente com o boletim de caixa anterior, levando em conta o movimento do dia;
- confrontar o saldo do boletim de caixa com a razão-contábil ou reconstitui- lo até o último balancete de verificação;
- examinar a procedência e valores de terceiros, como cheques e outros documentos levantados.
Aplicando os procedimentos elencados anteriormente, é possível observar e comprovar a existência física dos valores registrados, a idoneidade e oportunidade dos cheques presentes em caixa além de apurar qualquer desvio ou fraude dos valores de caixa.
Sá (2000) complementa que a auditoria das disponibilidades também deve observar que a análise dos documentos de caixa deve definir o valor legal e a forma do documento, autorização de pagamento, descrição do fato e do beneficiário, analisar os recebimentos, e que o auditor deve exigir que a entidade disponha de algum funcionário capacitado para acompanha-lo em seus trabalhos a fim de testemunhar seus procedimentos sem que sejam levantadas acusações de alterações dos saldos pelo auditor.
Sá (2000) comenta que ao elaborar os procedimentos de análise do caixa, o auditor deve levar em considerações os princípios éticos da auditoria, sendo que em caso de identificação de fraude, o mesmo deve abster-se de dar uma opinião precipitada e de fazer alarde sobre o assunto, não cometendo exageros na verificação do caixa da entidade, demonstrando que está cumprindo com seu dever e de modo alguma procura descobrir um fraudador. O auditor só deve apresentar acusações quando tiver posse de documentos que comprovem suas afirmações perante a justiça.
2.4.1.2 Bancos Conta Corrente
Lins (2012, p. 69) contribui com o conceito sobre banco conta corrente ao destacar que:
Os bancos representam os valores movimentados pela empresa via instituições financeiras. Diferentemente da conta caixa, nas grandes empresas, essa conta movimenta valores bem significativos diariamente, o
que a torna muito importante para a auditoria, uma vez que repercute todas as operações com altos volumes financeiros da empresa.
Basso, Vieira e Brizolla (2016, p. 252) elucidam sobre os procedimentos de verificação:
-reconciliar os saldos das contas bancárias com o saldo do razão do balanço ou ultimo balancete;
-confrontar e reconciliar os saldos pelos extratos dos respectivos bancos; -examinar e descrever as procedências de reconciliações feitas;
-obter confirmação dos saldos bancários, mediante carta dirigida pela própria empresa e endereçada à auditoria.
Aplicando tais procedimentos será possível verificar a exatidão das operações bancárias realizadas e verificar a segurança na movimentação das contas.
Souza e Pereira (2004) definem que os procedimentos para a análise dos dados referentes a conta corrente bancaria, sendo que de posse dos documentos comprovantes dos saldos bancários do período a ser analisado, seja conferido os saldos evidenciados com os valores dos mesmos registrados na contabilidade, tendo surgido diferenças na comparação é necessário que o auditor verifique o saldo do razão da entidade auditada analisando assim os valores que puderam não ser considerados pelo banco além de verificar os valores que não foram considerados pela entidade, identificando desta maneira as diferenças encontradas ficando possível o respectivo ajuste além de elaborar as recomendações pertinentes.
2.4.1.3 Bancos Conta Aplicação
Sobre a conta banco conta aplicação, Lins (2012, p. 70) destaca que:
Como aplicações financeiras no circulante, são registrados os investimentos sem a intensão de permanência. Quando registrados dentro do disponível, referem-se a aplicações de liquidez imediata (menos de 90 dias para o resgate).
Neste sentido, as contas bancárias de aplicações financeiras são avaliadas no sentido dos vencimentos e as taxas que a situação foi concretizada, de forma a calcular o valor a ser resgatado bem como os valores dos juros recebidos com a operação.