Avaliação de Fornecedor

Cada proposta deve ser julgada como uma demonstração das capacidades do fornecedor em atender ao solicitado. O objetivo é i

Um bom processo de análise compreende atributos a serem analisados pré- definidos:

dentificar, de maneira “imparcial” quanto aos fornecedores, qual o melhor “negócio” para o comprador ou contratante.

1. Analista(s) comprometido(s) e responsável(is) 2. Pesos (importância) de cada atributo pré-definido 3. Critérios de avaliação pré-definidos

4. avaliações 5. conclusão

Importante salientar que um contrato qualquer, seja com fornecedores de produtos ou prestadores de serviços é um compromisso entre duas ou mais pessoas ou entidades, com características específicas e com elementos básicos listados abaixo e que devem ser observados:

1. Identificação das partes (entidades) envolvidas

2. Caracterização das obrigações e direitos: O que (dimensões, quantidades, qualidade), Quando (datas, horários, durações, prazos), Onde (locais), Como (procedimentos), Presunções excluídas (ressalvas e itens fora do escopo), Referências (fotos, desenhos, normas, padrões, etc.)

3. Condições de rescisão ou repactuação motivos (fatos, critérios, limites de tolerância), condições (providências, procedimentos, prazos)

4. Validação (testemunhas, registro, local / data, assinaturas)

Consultar sempre diversos fornecedores para fazer o melhor negócio é, sem dúvida, o melhor procedimento como regra geral. E, para que haja plena condição de igualdade entre os concorrentes, eles todos também devem ser informados igualmente bem sobre todos os requisitos e critérios a serem utilizados na análise e “julgamento”. Lembrete: uma boa análise de propostas começa numa boa consulta aos possíveis fornecedores.

Adiante (figura 44) apresenta-se o Modelo de Concorrência em Aquisições onde poderá ser analisada qual a empresa que, de acordo com os pesos e características poderá oferecer as melhores condições de custo x benefício.

MODELO DE CONCORRÊNCIA EM AQUISIÇÕES

Análise de Empresas Concorrentes

Característica A B C D E

Empatia 5 5 5 5 5

Metodologia de produção 5 3 3 4 4 Qualidade da apresentação 4 3 5 4 5 Apresentação própria 5 5 5 5 5 Existência de assessoria no acompanhamento

de projetos 3 5 3 5 5 Depoimentos de clientes 5 5 3 5 4 MÉDIA 4,50 4,33 4,00 4,67 4,67 Análise de Propostas Característica A B C D E Tempo de garantia 2 3 5 4 3 Clareza 5 3 4 5 4 Adequação de escopo 5 5 5 5 5 Tamanho da equipe alocada 5 5 5 5 5

Prazo prometido 5 3 3 3 4

Nível de assistência técnica 5 5 5 5 5 MÉDIA 4,50 4,00 4,50 4,50 4,33

Análise de Preços

Valor mais alto R$ 30.240,00 Valor mais baixo R$ 15.000,00

Metron R$ 15.240,00 β R$ 5.080,00 Grade de pontuação De A Nota R$ 15.000,00 5 R$ 15.001,00 R$ 20.080,00 4 R$ 20.081,00 R$ 25.160,00 3 R$ 25.161,00 R$ 30.239,00 2 R$ 30.240,00 1 Notas Competidores A B C D E 2 5 1 2 3 Tabela de pesos Empresa 10% Proposta 40% Preço 50% Resultado geral da concorrência A 3,25 B 4,53 C 2,70 D 3,27 E 3,70

Figura 44: Modelo de Formulario para Concorrência em Aquisições Fonte: Método Moebious, por Ricardo Almeida

10.3 Processo COMUNICAR

A habilidade de comunicação é essencial para assegurar a compreensão de informações durante todo o ciclo de vida de um projeto. Existem vários momentos ou fases que a habilidade de comunicação pode e deve ser aplicada. É aplicada desde o processo de iniciação, estende-se ao plano global e de uma forma importantíssima na entrega e encerramento do projeto.

Fazer com que o time do projeto saiba qual a sua responsabilidade, liderar e motivar a equipe, fazer com que os stakeholders (envolvidos) estejam bem informados, é considerado uma habilidade de comunicação.

Independente do destino, ou do resultado que a mesma deva apresentar, a informação deve ser clara, objetiva e precisa. A tentativa de suavizar uma informação ruim, ou omitir a informação, pode acarretar uma queda do gerente de projeto. Em contrapartida, tentar enfeitar demais um resultado bom que o projeto vem apresentando, também não é interessante para um gerente.

Muitas pessoas acreditam que possuam habilidade de comunicação, e talvez, até mesmo por esta razão, não se é dado à devida importância ao plano de comunicação em um projeto. Porém, este assunto é muito mais amplo e complexo, e não se estende a apenas um plano escrito. A habilidade de comunicação é uma técnica que requer muito estudo e leitura. Pequenas falhas de comunicação podem levar um projeto ao caos total. Em toda minha experiência, seja ela adquirida em meu trabalho, ou em meus estudos, já presenciei situações, causadas por falha de comunicação, que geraram um grande desgaste na relação entre os envolvidos no projeto.

Um simples gesto ou uma expressão facial, não compreendida de forma correta, em uma reunião de abertura de projeto, pode fazer com que este nem ao menos se inicie.

Uma simples brincadeira ligada a um time de futebol, que é o favorito do sponsor (patrocinador) do projeto, pode não parecer verdade, mas pode por tudo a perder. Falar de uma forma mais enérgica com uma pessoa chave do time, em um dia em que este brigou com a esposa pode causar sérios danos à produtividade do projeto. Uma pequena distração, no momento em que se está elaborando um plano, como por exemplo, deixar de escrever um item de fator de encerramento do projeto, pode levar um projeto a ter um ciclo de vida infinito.

Em resumo um processo de coordenação de atividades, informações e decisões, tem que ser um processo que reúna critérios, planejamento, documentação, e também a arte de se comunicar.

Em um projeto grande, todas as comunicações acontecem no contexto de uma estratégia e de um plano específico. Porém, em projetos menores isso não é necessário e principalmente, não é pertinente. Proponho no Modelo DIVAS, um Plano de Comunicação Personalizado em função de cada Projeto ou seja, dependendo do perfil do projeto a ser executado, será feita uma ação de COMUNICAÇÃO adaptada às necessidades presentes. Essa comunicação criativa e pró-ativa poderá ser apresentada na forma de, por exemplo, um convite a uma reunião de apresentação.

10.3.1 Auxiliares Lingüísticos

1 – Cuidado com a palavra NÃO. A frase que contém “não”, para ser compreendida, traz à mente o que está junto dela pois, o “não”, não existe realmente. É preciso mentalmente “construir” o que está junto do “não”, para poder negá-lo.

Exemplo: Pense em NÃO... ou seja, “não” pense na cor vermelha! O que aconteceu? Eu pedi para você não pensar no vermelho e você pensou! Você prontamente foi obrigado a pensar na cor vermelha para depois, então, negar sua condição. Portanto, tente sempre falar no positivo, evitando as frases pela colocação negativa. Se você falar de forma positiva irá “construir” pelo que você quer e não pelo que não quer.

2 – Cuidado com a palavra MAS. O “mas”, nega tudo que vem antes dela. Por exemplo: “ANA CLAUDIA é uma mulher muito bonita, inteligente, esforçada, mas...” Substitua o MAS por E quando indicado.

Então, “ANA CLAUDIA é uma mulher muito bonita, inteligente, esforçada, e...”.

3 – Cuidado com a palavra TENTAR. “Tentar” pressupõe a possibilidade de falha. Por exemplo: “Vou tentar encontrar com você amanhã às 8 horas.” Tenho grande chance de não ir, pois, vou “tentar”. Evite “tentar”, FAÇA!

4 – Cuidado com as palavras DEVO, TENHO QUE ou PRECISO. Estas palavras quando ditas, pressupõem que algo externo controla a sua vida. Em vez delas, use QUERO, DECIDO, VOU.

5 – Cuidado com NÃO POSSO ou NÃO CONSIGO. Dão a idéia de incapacidade pessoal. Use os termos NÃO QUERO ou NÃO PODIA ou NÃO CONSEGUIA, pois assim pressupõem que você AINDA vai poder e conseguir.

6 – Quando tiver que falar de você de forma negativa, use o Tempo do Verbo no Passado. Pressupõe que você ainda vai mudar, liberando o presente. Exemplo: Em vez de dizer que você tem dificuldade de fazer algo, diga: “eu tinha dificuldade de fazer isso...” ou então, use o AINDA: “Eu não consigo AINDA!”

7 – Fale das mudanças desejadas para o futuro utilizando o Tempo do Verbo no Presente. Por exemplo: em vez de dizer “Eu vou conseguir...”, diga “Estou conseguindo...”.

8 – Substitua SE por QUANDO. Por exemplo: em vez de falar “se eu conseguir ganhar dinheiro, eu vou viajar.”, fale “quando eu conseguir ganhar dinheiro, eu vou viajar.” Pressupõe que você está decidido!

9 – Substitua ESPERO por SEI. Por exemplo: em vez de falar “eu espero aprender isso”, fale: “eu sei que vou aprender isso”. “ESPERAR”, suscita dúvidas e enfraquece a linguagem.

10 – Substitua o CONDICIONAL pelo PRESENTE. Por exemplo: em vez de dizer “eu gostaria de agradecer a presença de vocês”, dia “eu agradeço a presença de vocês”. O verbo no presente fica concreto e forte. Gostaria... ainda não aconteceu. Será que vai?

Comunique-se! Procure sempre entender as atitudes e a conduta dos envolvidos com as suas atividades, sejam eles os afetados ou os responsáveis pelas ações e resultados. Compartilhe as informações adequadas. Solicite as que considerar necessárias. Informe ou solicite informação sobre o que precisa, o que interessa, o que convém saber. Na dose certa, adequada – nem demais, nem de menos. Bom senso e ética geralmente são suficientes para se definir o nível adequado. Como fazer?

A - Quanto ao conteúdo:

Acrescente ao bom senso e à ética já citados, uma boa dose de empatia. Raciocinar colocando-se no lugar dos demais envolvidos é a maneira mais prática e eficaz de identificar as necessidades de informação. Na dúvida pergunte, ofereça, solicite – discuta.

Procure sempre balancear a proporção de informações relativas a dificuldades (necessidades, metas, desafios), as relativas a resultados e as boas notícias.

B - Quanto à forma:

A mais comum e utilizada ainda é o velho quadro de avisos, mas pode também ser uma simples folha presa com durex direto na parede, ou então também, como já se vê em muitas empresas de ponta, disponibilizando as informações em terminais “públicos”, quadros de LCD, etc. Na prática e na maioria dos casos o que se usa são quadros personalizados, “padronizados”, que expõem sempre o mesmo tipo de conteúdo. São ótimos para facilitar a leitura, comumente criando nos “leitores” o hábito de ali se informar. Muitas vezes os locais onde se disponibilizam essas informações acabam até se tornando pontos de encontro e discussão, às vezes até com horário, voluntário, porém também habitual. Adiante, algumas recomendações e dicas:

1. Use e abuse do poder de comunicação dos gráficos.

2. Jamais recorra ao uso de informações, ainda que verdadeiras, para “manipular” ou direcionar os informados contra os seus interesses.

3. Para os quadros personalizados, ganhe tempo e qualidade usando fornecedores especializados.

4. Mantenha as informações sempre atualizadas. Isso é imprescindível, pois reflete a seriedade do assunto e é o que desenvolve e mantém o interesse.

5. Nunca exponha informações fora da sua competência. Na dúvida, peça permissão.

6. Publique informações adequadas ao público que terá acesso. Normalmente isso é função do local onde serão colocadas. O conteúdo de um quadro de aviso no hall de acesso à diretoria deve ser totalmente diferente de um junto à Oficina da Manutenção ou de um no Setor de Compras.

7. Colocar alguma “amenidade” junto às informações “sérias” pode ser um estímulo interessante em alguns casos. Manchetes do jornal do dia, curiosidades, dicas profissionais, etc..

8. A falta de informação pode ser tão inconveniente quanto o excesso. Muito cuidado para não exagerar, não “poluir”.

ANA CLAUDIA, de forma geral, use a comunicação a favor de suas metas e objetivos.

Todos nós atuamos bem melhor quando compreendemos os porquês e para quês.

10.4 Processo ACONTECER

Como Fazer Acontecer? "Coloque as idéias em ação. Lembre-se que uma idéia razoável colocada em ação, é muito melhor que uma grande idéia arquivada."

Pesquisas junto a presidentes de empresas reforçam a tese: "Em nossa empresa muitas pessoas têm idéias. Poucas, porém, são aquelas que conseguem fazer as idéias realmente acontecerem."

A capacidade de fazer acontecer parece ser, nos dias de hoje, fundamental para o sucesso. Seja na escola, no trabalho ou na vida.

Oscar Motomura, diretor do Grupo Amana-Key, preparou as seguintes dicas para se “fazer acontecer“.

1. Visualize com detalhes, como se tudo já estivesse realizado. Imagine com sensações visuais, auditivas, olfativas, cinestésicas, gustativas..., o estado desejado. Essa imagem e sensações cristalinas serão algo que irá naturalmente orientá-la quanto ao que deve ser feito e como/quando começar.

2. Dê rapidamente o 1º passo. Confie nos "lampejos" que você tem. Se você sente confiança interior (não pense em explicar sua intuitividade) aja sem hesitação e dê o primeiro passo. A natureza fará a seqüência acontecer (outros passos seus e de outras pessoas que você toca no primeiro movimento).

3. Faça tudo "de corpo e alma". Não seja "morna", "fazendo por fazer". Até o "impossível" se torna possível quando nos envolvemos integralmente.

4. Faça tudo com muita boa vontade e prazer. As probabilidades de dar certo aumentam tremendamente quando fazemos tudo com a mente alegre.

5. Seja otimista. Não se deixe influenciar pelos cínicos e pelos pessimistas. Ajude a construir o ideal, a cada dia dando o passo do dia.

6. Concentre-se nos seus pontos fortes. Ao invés de se deixar bloquear por eventuais pontos fracos, ancore-se no que você tem de melhor.

7. Concentre energia. Evite desperdiçar energia fazendo as coisas "de forma picada", ou começando muitos projetos sem nada concluir.

8. Decole e vá aperfeiçoando em pleno vôo. Planeje o suficiente. Evite "afogar- se" em "planejamentos que nunca terminam" ou planos que nunca saem do papel.

9. Esteja sempre focada na busca de soluções. Use sua energia na busca de soluções ao invés de desperdiçá-la lucubrando somente sobre problemas.

10. Crie condições favoráveis. Procure trabalhar as barreiras positivamente até que elas se enfraqueçam ou desapareçam ao invés de tentar atravessá-las à força.

11. Seja natural. Não seja derrotado pelo "excesso de esforço". Faça o que tem que ser feito e mantenha a tranqüilidade interior. Dê espaço para a natureza também fazer a sua parte...

12. Pense sempre nos riscos e nas recompensas. Não se deixe imobilizar pelos riscos. Equilibre sempre tentando visualizar as recompensas possíveis. Uma vez que o balanço lhe pareça equilibrado, aja conforme sua intuição.

13. Neutralize os "palpiteiros inconseqüentes". Não se deixe influenciar por "opiniões" irresponsavelmente colocadas pelos outros. Aprenda a distinguir conselhos sábios, bem intencionados de comentários "rotineiramente" jogados pelas pessoas.

14. Evite lucubrar. Não desperdice energia lucubrando demais, principalmente se forem especulações negativas. Ao invés disso, comece a caminhar, mesmo através de um pequeno passo.

15. Seja transparente. Nem sequer pense desonestamente, pois isso drena sua energia. (Já imaginou quanto de energia gastamos, para "proteger" a mentira contada ontem?). Ser transparente multiplica energia. Energia que faz acontecer.

16. Seja generosa. "A generosidade move montanhas". As coisas fluem melhor à sua volta porque a generosidade faz agir. "Picuinhas", ao contrário, imobilizam as pessoas.

17. Aja sempre numa postura ganho-ganha. Evite a postura do tirar vantagem de tudo. Aja pensando em benefícios para todos. As coisas passam a acontecer com mais fluidez.

18. Confie 100% em sua força interior. Fazer acontecer exige fé. Principalmente em si mesmo. É essa convicção que a deixa solta para fazer o que é necessário.

19. Busque excelência, sempre. Um fazer acontecer efetivo deve sempre estar ancorado na busca do melhor, do perfeito, do ideal. Quão próximos chegaremos à perfeição é outra coisa. O alvo, porém, deve sempre ser a perfeição.

20. Chute acomodação e "imobilismo" para longe de você. A capacidade de fazer acontecer é algo para ser aperfeiçoado pela vida toda. Não se acomode. Procure sempre melhorar seu próprio recorde.

10.5 Processo REFAZER

Um dos meios de se alcançar sucesso em um projeto é, principalmente, além de prepará-lo adequadamente, vislumbrar este resultado positivo esperado. O Ciclo PDCA Plan-Do-Check-Act, (figura 45) não foi inventado para ser deixado de lado, e sim, para ser usado na prática. O gerenciamento de projetos é uma ferramenta prática que, de forma agregada a outras, permite desenvolver estratégias, controles, planejamentos que necessários a garantir que resultados se materializem.

O Ciclo PDCA

Figura 45: O Ciclo P.D.C.A.

Fonte: desenho adaptado pelo autor

Os muitos estudos publicados sobre o tema gerenciamento da função qualidade no projeto se fundamentam na teoria clássica difundida no Japão na década de 1950 pelos renomados gurus da qualidade. Entre eles citamos Deming, Juran e Crosby, entre outros. Segundo Deming (1990), o ciclo PDCA (conforme definido originalmente por Shewhart e modificado por Deming) deve ser a base para a melhoria contínua de um processo. Para Juran (1992), a gerência da qualidade deve ser realizada utilizando-se os três processos gerenciais conhecidos como a Trilogia Juran: o planejamento da qualidade, o controle da qualidade e a melhoria da qualidade. Crosby (1986) define a qualidade como o cumprimento dos requisitos, ou seja, qualidade significa entregar exatamente aquilo que os clientes (internos e externos) querem, necessitam e esperam. Para Crosby o conceito de que "todo trabalho é um processo" e o conceito da prevenção são utilizados para identificar e melhorar as correntes de valor existentes ou que estão em desenvolvimento. Crosby utiliza ainda o mapeamento dos processos para comparar o fluxo atual com o fluxo ideal e assim otimizar o ordenamento das atividades que compõem o processo.

Todos esses conceitos constituíram os pilares da abordagem do gerenciamento da qualidade do projeto, conforme descrito no Guia PMBOK®

O Ciclo PDCA é antes de tudo um tipo de “Roda da Vida”, onde aprende-se que primeiro é necessário PLANEJAR (plan em ingles), depois precisamos FAZER (do em ingles), depois passa-se a CHECAR (check em ingles) para ver se tudo está sendo feito controladamente e adequadamente e, por fim, AGIR (act em ingles), significando o momento de “colocar em prática” logo após a verificação. Caso ocorram erros nesta fase, reinicia-se o PLANEJAR e verifica-se o que ocorreu de errado, continuando o processo circular.

(2004) (Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, versão 2004) e na norma ISO NBR 9001 (Sistema de gestão da qualidade Requisitos, versão 2000).

O Ciclo PDCA e os 14 princípios de Deming abaixo relacionados, são tratados de qualidade e aplicam-se ao Modelo DIVAS®

Os 14 princípios são: (o 15º princípio, ao final, credita-se à ousadia deste autor). , por terem sua base em algo melhor, produto que aqui, espera-se também alcançar.

1º princípio: Estabeleça constância de propósitos para a melhoria do produto e do serviço, objetivando tornar-se competitivo e manter-se em atividade, bem como criar emprego;

2º princípio: Adote a nova filosofia. Estamos numa nova era econômica. A administração ocidental deve acordar para o desafio, conscientizar-se de suas responsabilidades e assumir a liderança no processo de transformação;

3º princípio: Deixe de depender da inspeção para atingir a qualidade. Elimine a necessidade de inspeção em massa, introduzindo a qualidade no produto desde seu primeiro estágio;

4º princípio: Cesse a prática de aprovar orçamentos com base no preço. Ao invés disto, minimize o custo total. Desenvolva um único fornecedor para cada item, num relacionamento de longo prazo fundamentado na lealdade e na confiança;

5º princípio: Melhore constantemente o sistema de produção e de prestação de serviços, de modo a melhorar a qualidade e a produtividade e, conseqüentemente, reduzir de forma sistemática os custos;

6º princípio: Institua treinamento no local de trabalho;

7º princípio: Institua liderança. O objetivo da chefia deve ser o de ajudar as pessoas e as máquinas e dispositivos a executarem um trabalho melhor. A chefia administrativa está necessitando de uma revisão geral, tanto quanto a chefia dos trabalhadores de produção;

8º princípio: Elimine o medo, de tal forma que todos trabalhem de modo eficaz para a empresa;

9º princípio: Elimine as barreiras entre os departamentos. As pessoas engajadas em pesquisas, projetos, vendas e produção devem trabalhar em equipe, de modo a preverem problemas de produção e de utilização do produto ou serviço;

10º princípio: Elimine lemas, exortações e metas para a mão-de-obra que exijam nível zero de falhas e estabeleçam novos níveis produtividade. Tais exortações apenas geram inimizades, visto que o grosso das causas da baixa qualidade e da baixa produtividade encontra-se no sistema, estando, portanto, fora do alcance dos trabalhadores;

11º princípio: Elimine padrões de trabalho (quotas) na linha de produção. Substitua- os pela liderança; elimine o processo de administração por objetivos. Elimine o processo de administração por cifras, por objetivos numéricos. Substitua-os pela administração por processos através do exemplo de líderes;

12º princípio: Remova as barreiras que privam o operário horista de seu direito de orgulhar-se de seu desempenho. A responsabilidade dos chefes deve ser mudada de números absolutos para a qualidade; remova as barreiras que privam as pessoas da administração e da engenharia de seu direito de orgulharem-se de seu desempenho. Isto significa a abolição da avaliação anual de desempenho ou de mérito, bem como da administração por objetivos

13º princípio: Institua um forte programa de educação e auto-aprimoramento

14º princípio: Engaje todos da empresa no processo de realizar a transformação. A transformação é da competência de todo mundo

15º princípio: Reveja o que deu errado e veja porque está sendo necessária essa re- execução. Aonde errou? Re-planeje novamente mas, preocupe-se com as lições aprendidas e utiliza-as para garantir desta vez, o acerto na execução do novo Plano. Feito? Re-inicie o primeiro passo o mais rápido possível para não sentir-se desmotivada. A SATISFAÇÃO virá literalmente, logo em seguida.

11. FASE 5 - SATISFAÇÃO