Banco de fichas de obra

Após a criação das diferentes fases do “Plano de trabalhos” é possível visualizar as fichas associadas às tarefas no “Banco de Fichas de Obra”. As fases do “Plano de Trabalhos” são visualizadas no “Banco de Fichas de Obra” com as respetivas Fichas anexadas para posterior ativação das mesmas (só assim se pode, em fase de controlo da conformidade em obra, utiliza-las como meio de controlo). Outro atributo imputado ao Banco de Fichas de Obra é a particularidade de duplicar as fichas dentro da fase a que pertence, associado à correspondente tarefa.

A adaptação das fichas para a obra em específico pode ser feita aqui, bem como o carregamento de documentos técnicos a associar, com informações importantes à tarefa e mais concretamente à FCC. Posto isto, com a ficha ativa, esta é transportada automaticamente para o “Plano de conformidade”.

4.1.3.4. Plano de conformidade

Com as FCC ativas, é possível no painel “Plano de Conformidade” associar diferentes tarefas de diferentes fases numa só rotina de inspeção, tendo em conta os desejos do utilizador. A título de exemplo, as rotinas de inspeção podem ter uma abrangência diária, semanal ou até mesmo mensal, dependendo da forma como o controlo se processa.

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Como se pode analisar na imagem anterior, basta selecionar as fichas pretendidas, criar a rotina com a designação desejada e esta é transferida automaticamente para o submenu “Rotinas de Inspeção”.

4.1.3.5. Rotinas de inspeção

No campo “Rotinas de Inspeção” dá-se o controlo em obra propriamente dito. Selecionando a rotina desejada e, procedendo à sua ativação, é permitido o acesso a todas as fichas a ela anexadas, proporcionando a sua abertura e consequente preenchimento, como se demostra na figura seguinte.

Fig. 30 - Plano de conformidade

45 O preenchimento das FCC associado à rotina selecionada é possível após preenchimento de cabeçalho referente ao local onde a tarefa está a ser executada, facilitando a triagem por zonas, dos trabalhos que se encontram em execução, em contraponto com os locais onde ainda não foram iniciados. Após este preenchimento, a FCC fica pronta a ser preenchida.

Fig. 32 - Rotinas de inspeção

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Como se depreende da figura anterior, os documentos anteriormente anexados são apresentados aquando do preenchimento da ficha. A caracterização dos pontos de controlo faz-se de seis formas distintas, não conforme (situações que implicam retrabalhos extensos e dispendiosos), conforme com condicionante (em situações que são necessários alguns arranjos), pendente (dependendo da brevidade com que se executa a tarefa, esta pode-se prolongar no tempo, o que implica que determinados pontos de controlo não possam ser ainda avaliados), conforme com imperfeição (apesar de existirem pormenores que não se encontram executados na perfeição, estes não tem influencia nem na construção, nem na utilização, daí não existir necessidade de correção) e por último, conforme (quando a tarefa foi executa na perfeição). O software fornece ainda a possibilidade de à medida que a tarefa vai sendo executada, fazer um registo fotográfico e armazena-lo na FCC correspondente.

4.1.3.6. Não conformidades

No campo pertencente ao Menu de Obra “Não Conformidades”, é permitido gerar não conformidades soltas, dissociadas das fichas, para o caso de se apresentar necessária a sua anotação. Também as não conformidades referentes aos pontos de controlo das FCC são transportadas para este submenu, onde a par das soltas sofrem um ciclo de tratamento.

Na figura anterior encontra-se representado o submenu “Não Conformidades”, o qual possui enumeras funções que conduzem ao tratamento da não conformidade.

47 As não conformidades são criadas e catalogadas tendo em conta a sua identificação, descrição, local, tarefa a que corresponde e grau de urgência para a sua resolução, como se pode ver na figura seguinte.

Criada a não conformidade, esta adquire o estado de “não tratada” sendo necessário prosseguir o seu estado, adicionando-lhe medidas a realizar para retificar a não conformidade, atribuindo-lhe um prazo de resolução, de forma a balizar retrabalho e ter a perceção para os atrasos em obra provocados pelos mesmos. Com as medidas adicionados e os prazos de resolução, a não conformidade passa para o estado “em curso”. A tarefa de retrabalho encontra-se em execução e no momento em que esta é finalizada faz- se a avaliação do que foi efetuado, de forma a classificar como conforme ou não conforme os trabalhos referentes às medidas adotadas.

No caso de conformidade das medidas, a não conformidade prossegue de estado e passa para “tratada”. Para finalizar por completo a não conformidade é necessário atribuir-lhe um motivo, entidade responsável e as consequentes implicações, implicações essas que podem ir de materiais, mão-de-obra, equipamentos, prazos e, cupulados aos anteriores, acréscimo nos custos. Com alguma troca de ideias entre o autor da presente tese de mestrado e o criador do software, vislumbrou-se ser interessante esmiuçar o ponto referente às implicações, que na versão inicial de teste apenas continha um campo geral de texto e que a meio do presente trabalho, por inclusão do criador de software e sugestão conjunta, passou a incluir todas as divisões anteriormente mencionadas.

Fig. 35 - Criação de não conformidades soltas

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Desta forma, é possível atribuir responsabilidade, analisar os meios humanos, materiais e de equipamentos mobilizados para esse retrabalho, o tempo despendido com o mesmo e a possibilidade de existirem atrasos na resolução do problema. Depois do preenchimento de todos os campos representados na figura 43, a não conformidade está fechada e pode-se proceder a um balanço geral dos efeitos que esta acarretou para a empreitada.

Com a mudança de estado das não conformidades é enviado um e-mail automaticamente aos intervenientes da obra, com os respetivos inputs informativos referentes ao estado em que se encontra.

4.1.3.7. Pendências

No preenchimento das FCC, como já foi referido anteriormente, caso o ponto de controlo ainda não tenha sido concluído, ou mesmo não iniciado, dá entrada no submenu “Pendências”. Os pontos de controlo pendentes são transportados para as “Pendências”, organizados por FCC correspondentes, permitindo apenas o acesso aos mesmos, de modo a atribuir-lhes a classificação correspondente, que vai desde não conforme até conforme.

49 Da perceção da figura 38 podem-se descortinar algumas funcionalidades deste submenu, de entre elas a descrição com que foi definida a pendência, o local onde se desenrola a tarefa, a data de entrada e o prazo de conclusão atribuído ao trabalho específico. No que concerne ao prazo, a sua apresentação faz- se a vermelho sempre que, a execução da tarefa em questão, apresenta atrasos. Permite, ainda, aceder aos documentos técnicos associados à ficha e o respetivo registo fotográfico já efetuado, proporcionando ainda a oportunidade de carregamento de novas fotografias, aquando do fecho da pendência. Mencionar, ainda, a particularidade de as tarefas poderem ser controladas por fiscais distintos.

4.1.3.8. Biblioteca de obra

Este é o local onde toda a informação referente à obra se encontra armazenada. Todos os documentos carregados para o software e anexados às FCC encontram-se disponíveis para serem consultados. As fichas de controlo de conformidade, no seu modelo inicial, também se apresentam neste submenu, associadas às tarefas a que pertencem. O registo fotográfico associado durante o preenchimento das fichas fica disponível aos utilizadores, com a possibilidade de anexar outros documentos ou fotografias que se entendam ser necessárias.

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Com toda esta informação, por vezes, é necessária efetuar uma triagem de documentos ou fichas, ferramenta disponibilizada pelo programa, facilitando a procura através de filtros, como estado, registo fotográfico, ou efetuar uma procura através do nome da própria FCC.

4.1.3.9. Resultados

Aquando do preenchimento total das FCC, é possível consultar os resultados finais que cada uma delas transporta. Os resultados permitem visualizar a eficácia com que as tarefas foram cumpridas através de medidores de performance, KPI’S, que se encontram divididos em três medidores, KPI 1, KPI 2 e

KPI 3. O primeiro é referente à eficácia da realização da tarefa, o segundo mede o índice critico de não

conformidades e o terceiro, a eficácia ponderada.

51 Mais uma vez, o programa facilita a seleção dos resultados por entidade executante, fase, tarefa ou ficha, e ainda por valor de KPI que interesse à análise.

Já depois do início da presente tese de mestrado o autor do software introduziu algumas funcionalidades a este menu, como é o exemplo das falhas frequentes, interessantes no sentido de perceber quais os principais pontos a melhorar na execução, para minimizar problemas. Estas já se encontravam na versão anterior, mas apenas com relevo nos respetivos pontos de controlo, os quais se encontram identificados a cor vermelha. Também os KPI’S gerais de todas as fichas são passiveis de visualização.

Fig. 40-Resultados

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A apresentação gráfica dos resultados torna-se muito mais intuitiva para o utilizador, expondo o resultado de todo o trabalho de controlo da qualidade em obra.