Benefícios do Modelo de gestão por processos

Um aspecto que merece ser destacado no Modelo de gestão proposto é sua abrangência e impacto na organização. O Modelo contempla dois enfoques: o enfoque operacional, considerado na gestão de processos; e o enfoque estratégico, inserido no próprio conceito da gestão por processos.

O Modelo foi desenvolvido com os propósitos de eficientizar processos (sob a perspectiva operacional) e favorecer o alinhamento das ações dos diversos órgãos da empresa com aquilo que é realmente estratégico para a organização (sob a perspectiva estratégica).

No enfoque operacional, o Modelo de gestão proposto oferece instrumentos e métodos para a racionalização e otimização de processos, monitoramento e controle do desempenho, definição clara de papéis e responsáveis, entre outros ganhos de eficiência operacional.

Já em relação ao seu enfoque estratégico, a gestão por processos fornece uma visão integrada da organização, possibilitando a otimização no uso dos recursos organizacionais,

maior visibilidade da cadeia de valor para os clientes e convergência de esforços em direção aos objetivos estratégicos da organização.

Esse enfoque integrado das perspectivas estratégica e operacional se traduz em benefícios para o Modelo de gestão apresentado, uma vez que são obtidos ganhos de eficiência operacional, ao mesmo tempo em que são gerados diferenciais competitivos que resultam em ganhos estratégicos para a organização.

Diante do exposto, e com base nas referências já mencionadas, foram destacados os principais benefícios que o Modelo de gestão por processos pode propiciar:

 Foco nos negócios - Permite a definição de processos voltados para um conjunto específico e bem delineado de clientes, possibilitando maior foco de atuação nos negócios da organização. Neste sentido, o Modelo de criticidade tem um papel fundamental, na medida em que permite identificar quais processos da organização são críticos, do ponto de vista do cliente e de suas estratégias de negócio.

 Aumento da produtividade e redução de custos operacionais – Os processos empresariais apenas existem se forem solicitados por clientes internos ou externos, evitando desperdício de recursos, retrabalho, redundâncias ou sombreamento de atividades na empresa. A racionalização, padronização e otimização de processos, considerada no Modelo contribui significativamente para o aumento da produtividade organizacional.

 Visão integrada dos objetivos organizacionais – Processos incorporam uma idéia distinta de responsabilidade, visando o desempenho da empresa como um todo, acima do desempenho de qualquer indivíduo ou unidade organizacional isolada. Neste sentido, a visão sistêmica e o mapa de macroprocessos, construídos a partir de uma abordagem holística da organização, possibilitam representar sua cadeia de valor e seus processos encadeados, favorecendo essa visão do todo organizacional.

 Otimização no uso dos recursos organizacionais – Atuação com foco naquilo que é realmente crítico para organização como um todo, permitindo identificar excesso ou falta de recursos. Aqui, os Modelos de criticidade e priorização tornam-se essenciais para definir o que é crítico e prioritário para a empresa.

 Maior adaptabilidade e velocidade de resposta às mudanças exigidas pelo mercado – A visão sistêmica e horizontal da organização, baseada em processos inter- relacionados, permite identificar quais saídas devem ser geradas para atender aos requisitos dos clientes e, à medida que esses requisitos mudam, é mais fácil e rápido promover mudanças nos processos da organização, se comparados às suas funções.

 Maior visibilidade do papel de cada um para a organização – A gestão por processos permite ver como as atividades que adicionam valor ao cliente são realmente feitas, independentemente das fronteiras funcionais: possibilita ao empregado ver como seu trabalho individual se alinha e contribui para o trabalho em equipe e, consequentemente, para o alcance dos objetivos da organização.

 Fornecimento de insumos para a alta direção – Os processos podem evidenciar falhas no direcionamento estratégico da empresa, expondo deficiências e fornecendo insumos para melhoria contínua dos processos e estratégias empresariais. Na verdade, trata-se de uma “via de mão dupla”, em constante troca: gestão por processos e planejamento estratégico da organização.

 Adequação e melhoria contínua da estrutura organizacional – A visão por processos fornece insumos para reestruturação organizacional, baseada na adequação aos processos empresariais, possibilitando sua melhoria contínua. Estruturas rígidas e pouco flexíveis podem dificultar as evoluções organizacionais.

 Maior integração entre as áreas de negócio – Reconhece e possibilita a colaboração multifuncional, promovendo a integração entre diferentes equipes funcionais, uma vez que os processos podem perpassar uma ou mais áreas da organização. Isso estimula o compartilhamento de conhecimentos na organização, favorecendo a gestão do conhecimento. Para tanto, é fundamental o mapeamento da cadeia de processos, sob uma visão integrada da empresa.

 Potencialização das equipes (empowerment) – Fortalece a autonomia e o poder decisão das equipes de negócio, por meio da atuação dos coordenadores de processos.

 Adequação das ferramentas de gestão – Fornece ferramentas que ajudam a organização a dar visibilidade ao seu negócio, propiciando aos gerentes uma forma ágil e consistente de definir, mudar e implementar um serviço ou processo de negócio, através de ferramentas adequadas de suporte à gestão por processos, como, por exemplo, o BPMS.

 Monitoramento e controle – Estabelece indicadores (de resultado e tendência) e métodos para medir a eficiência e eficácia dos processos empresariais e, com isso, possibilita monitorar seu desempenho e atuar sempre que necessário a fim de manter a adequação aos objetivos estratégicos da empresa. Como conseqüência da monitoração, o Modelo de maturidade tem uma contribuição significativa para identificar os ajustes e melhorias que se fizerem necessários para estruturação dos processos.

Os benefícios mencionados acima, em sua maioria, foram reforçados ainda mais pela percepção dos gestores da Chesf.

Esses resultados demonstram que a maior parte dos entrevistados (71,4%) considera, por exemplo, que o Modelo de gestão por processos contribui ou contribui muito para a flexibilidade e adaptação da organização às mudanças do mercado e maior foco no cliente.

Todos os gestores pesquisados (100%) avaliaram que a gestão por processos contribui ou contribui muito para maior integração organizacional, redução ou eliminação de sombreamentos na organização e o alinhamento estratégico.

A maioria dos pesquisados (92,9%) avaliou que a gestão por processos contribui ou contribui muito para a visão holística da organização, a qualidade e melhoria contínua do seu desempenho e resultados, a agilidade no processo decisório e o aumento da competitividade da Chesf.

Além desses, outros aspectos podem ser observados com base nos resultados dessa pesquisa, que retificam os benefícios do Modelo de gestão por processos (apêndice 4).

5.1.3. Vantagens competitivas obtidas com o Modelo de gestão por processos