A Estrutura Comum de Avaliação (Common Assessment Framework ou CAF) é um modelo europeu
de auto-avaliação inspirado no Modelo de Excelência da EFQM.
A Estrutura Comum de Avaliação resultou da cooperação entre os Ministros da União Europeia
responsáveis pela Administração Pública. Preconiza um modelo de auto-avaliação criado no espaço da
União Europeia, especificamente para aplicação aos organismos da Administração Pública, para que estes promovam a gestão da qualidade através da aplicação de técnicas de Gestão da Qualidade Total, mediante a realização de diagnósticos, baseados num referencial de boas práticas e indicadores promulgados pelos próprios serviços, baseada nos propósitos do modelo EFQM, e no modelo da
Speyer. (DGAEP – Direcção Geral da Administração e do Emprego Público, 2006)
O termo Estrutura pressupõe um conjunto de princípios agrupados de forma lógica e coerente, abarcando todas as características de funcionamento dessa mesma organização, de forma a efectuar um diagnóstico da organização. Comum subentende que as mesmas estruturas são empregues nas várias organizações, independentemente da sua cultura ou extracto socioeconómico; A avaliação engloba as necessidades de melhoria nos sítios onde sejam necessárias.
O objectivo principal da CAF é ajudar as organizações do sector público dos países europeus a utilizar as técnicas da Gestão da Qualidade com um instrumento simples e fácil de utilizar, adequado à auto- avaliação das organizações públicas.
A CAF assenta no pressuposto de que as organizações atingem resultados excelentes ao nível do desempenho, na perspectiva dos cidadãos/ clientes, colaboradores e sociedade quando têm lideranças que conduzem a estratégia, o planeamento, as pessoas, as parcerias, os recursos e os processos.
O modelo permite uma análise organizacional segundo diferentes perspectivas, que representam os aspectos principais da gestão de uma organização e pode ser utilizada em todos os sectores da Administração Pública e aplicada em organizações públicas de nível nacional, regional ou local.
3.2.1 O MODELO CAF
Similarmente ao modelo EFQM, também a CAF se encontra estruturada em nove critérios, conforme ilustrado na figura seguinte, que identificam os principais aspectos a ter em conta numa análise organizacional. Também à semelhança do modelo EFQM assenta na lógica RADAR
Figura 3 - Estrutura da CAF (Fonte: DGAEP, 2007)
Os cinco Critérios Meios (Liderança, Planeamento e Estratégia, Gestão de Pessoas, Parcerias e Recursos, Gestão dos Processos e da Mudança) pressupõem o modo como a organização opera ou executa as suas actividades para alcançar os resultados desejados,
Os quatro Critérios Resultados (Resultados relativos às pessoas, resultados orientados para os cidadãos/clientes, impacto na sociedade e resultados do desempenho-chave), pressupõem o que a organização fez ou atingiu, permitindo à organização proceder a um diagnóstico do seu funcionamento e dos resultados atingidos, baseado em evidências. Os resultados alcançados ao nível dos cidadãos/clientes, pessoas, sociedade e desempenho-chave são avaliados através de medidas de percepção e indicadores internos.
Cada critério está decomposto num conjunto de 28 subcritérios que identificam as principais questões a considerar quando se avalia uma organização, apresentadas no anexo 7 deste trabalho.
Através dos critérios da CAF também é possível identificar áreas críticas que podem ser melhoradas através da implementação de outros modelos de gestão.
A utilização da CAF permite estruturar projectos de bench learning possibilitando às organizações do sector público identificar, comparar e implementar áreas de melhoria através de processos de partilha e aprendizagem com base nos critérios da CAF.
A DGAEP (DGAEP – Direcção Geral Da Administração e do Emprego Público, 2007) apresenta uma metodologia simples para implementação do modelo.
Tabela 3 - Metodologia para melhorar as organizações com a CAF (DGAEP – Direcção Geral Da Administração e do Emprego Público, 2007)
Fase 1 O início da caminhada CAF
1.º Passo - Decidir como organizar e planear a autoavaliação (AA):
• Assegurar a existência de uma decisão clara por parte da gestão na sequência de um processo de consulta à organização; • Definir o âmbito e a metodologia da AA; • Escolher o sistema de pontuação; • Designar um líder do projecto. 2.º Passo - Divulgar o projecto de autoavaliação: • Definir e implementar um plano de comunicação; • Estimular o envolvimento da organização na AA; • Comunicar durante as várias fases com todos as partes interessadas.
Fase 2 Processo de autoavaliação
3.º Passo -Criar uma ou mais equipas de autoavaliação (EAA):
• Decidir o número de
equipas de autoavaliação;
• Criar uma EAA que seja
relevante para toda a organização, respeitando um conjunto de critérios;
• Escolher o líder da equipa;
• Decidir se o gestor deve ou
não fazer parte da EAA.
4.º Passo - Organizar a formação:
• Organizar a informação e a
formação para os gestores;
• Organizar a informação e a
formação para a EAA;
• O gestor do projecto deve
fornecer à EAA os documentos relevantes da organização;
• Definir as partes
interessadas relevantes, os produtos e serviços que são prestados e os processos- chave. 5.º Passo - Realizar a autoavaliação: • Realizar a avaliação individual;
• Obter o consenso de grupo;
Fase 3 Plano de melhorias /Priorização
7.º Passo -Elaborar o plano de melhorias:
• Priorizar as acções de
melhoria;
• Planear as acções no tempo
de forma realista;
• Integrar o plano de
melhorias no planeamento estratégico.
8.º Passo - Divulgar o plano de melhorias.
9.º Passo - Implementar o plano de melhorias:
• Definir uma metodologia
consistente para monitorizar e avaliar as acções de melhoria, com base no ciclo PDCA;
• Designar uma pessoa
responsável por cada acção;
• Implementar as ferramentas
de gestão mais apropriadas de forma permanente. 10.º Passo - Planear a autoavaliação seguinte:
• Avaliar as acções de
melhoria através de uma nova autoavaliação.
• Pontuar.
6.º Passo - Elaborar um relatório que descreva os resultados da AA.
3.2.2 BENEFÍCIOS DA IMPLEMENTAÇÃO DO MODELO
A DGAEP (DGAEP – Direcção Geral da Administração e do Emprego Público, 2006) apresenta as seguintes vantagens para implementação do modelo:
• Avaliação baseada em evidências através de um conjunto de critérios amplamente aceite no sector público na Europa;
• Oportunidade para identificar o progresso e os níveis de realização alcançados;
• Um meio para alcançar consistência de direcção e consenso no que é necessário ser feito para melhorar a organização;
• Uma ligação entre os diferentes resultados a serem alcançados e as práticas ou meios que os suportam;
• Um meio para criar entusiasmo entre colaboradores através do envolvimento destes no processo de melhoria;
• Oportunidade para promover e partilhar boas práticas entre diferentes sectores de uma organização e com outras organizações;
• Um meio para integrar nos processos normais de trabalho as diversas iniciativas para a qualidade;