Este tópico apresenta uma caracterização do programa Reitoria Itinerante do IFPB (REITI), subsidiada por dados e informações obtidos através de entrevistas com gestores do Instituto Federal (FERREIRA, 2017; LOPES, 2017) e pesquisa feita em documentos, sendo estes edições do IFPB Jornal – informativo oficial do órgão –, listas de presença dos participantes nas reuniões e o projeto que formalizou o programa no órgão.
Desde o seu início, em outubro de 2014, o programa Reitoria Itinerante do IFPB (REITI) tem sido descrito pelos gestores da instituição como um projeto que consolida o processo de gestão participativa no Instituto. Trata-se de uma ferramenta administrativa idealizada para fazer constante a participação da comunidade acadêmica na gestão do órgão, participação de certa forma já prevista e praticada na própria estrutura decisória do Instituto Federal, com a presença de membros de todos os segmentos que o compõe no Conselho Superior do IFPB (Consuper), sendo esta a instância soberana quanto às decisões político- administrativas do centro de ensino e que apresenta a gestão democrática como um dos seus princípios norteadores, conforme descrito no Inciso I, Art. 3º, Capítulo II da Resolução nº 246/2015 do Consuper, que dispõe sobre o Estatuto do IFPB.
Em entrevista, Lopes (2017), o reitor do IFPB, afirmou que a REITI nasceu pautada no desejo de promover um modelo de gestão "caracterizado pela democracia, pelo processo participativo, pela discussão e compartilhamento". Para sua estruturação, ele convocou a Assessoria Especial da Reitoria, a quem recomendou a formatação de um programa dentro dessa perspectiva, "de construir uma relação de dialogismo permanente com a comunidade" (LOPES, 2017). Segundo Lopes (2017), a esfera de ação da Assessoria Especial, além da coordenação da REITI, compreende a elaboração de outros projetos nas mais diversas áreas, inclusive de mediação interinstitucional, mas destaca a importância desse programa ao citar a regularidade quanto à rotina de suas atividades.
O projeto elaborado pela Assessoria Especial foi baseado no modelo do Instituto Federal do Rio Grande do Norte (FERREIRA, 2017). Lá eles possuem um programa semelhante chamado "Gabinete Itinerante", que também envolve a presença do reitor e dirigentes sistêmicos nos campi, como prática de gestão democrática (IFRN, 2017). De acordo com o coordenador da REITI, o projeto foi adaptado à realidade do IFPB, dada a impossibilidade de transpor algo pronto para uma cultura diferente, o que implicou na estruturação de um modelo próprio (FERREIRA, 2017). Questionado sobre a existência ou não de base teórica na formulação do programa, Lopes (2017) declarou que "não tem tido um referencial teórico produzido nessa perspectiva, o que tem havido é uma primazia do aspecto intuitivo, que vem se consubstanciando na prática".
O documento que, embora não institucionalize, formaliza o REITI é intitulado "PROGRAMA ESPECIAL: Reitoria Itinerante do IFPB". Seu conteúdo expõe como objetivo do programa:
estabelecer uma relação dialógica, por meio de reuniões periódicas em todos os campi do IFPB, com a presença do reitor e integrantes de sua equipe de dirigentes, para debater democraticamente com as comunidades e assim conhecer melhor os diferenciados contextos, tomando, ao final, providências e contribuindo de forma sistêmica para se alcançar um desenvolvimento mais homogêneo, equânime e sustentável para todos, de maneira a implantar uma cultura e um modelo de gestão participativa no IFPB. (IFPB, 2014)
Na prática, o REITI se concretiza como uma caravana de gestores que fazem visitas às instalações de cada campus do Instituto Federal, onde o reitor e sua equipe consultam os dois segmentos da comunidade local, "alunos" e "servidores", sobre as necessidades e problemas específicos daquela realidade e que exigem a atenção da reitoria. O encontro resulta então em um plano de ação que registra a síntese de cada reunião. Sobre a divisão da comunidade acadêmica em apenas dois segmentos, Ferreira (2017) declarou que não dá pra fazer uma distinção entre técnicos e docentes, "todos têm que saber dos problemas da instituição, então é um dia só, eles estão reunidos lá e participam".
Embora o segundo Relatório da REITI (IFPB, 2016c) explicite a metodologia adotada pelo programa em três etapas – o antes, o durante e o depois –, achou-se útil, para os fins didáticos desta pesquisa, dividi-la nas quatro etapas que são detalhadas a seguir e que estão resumidas no Quadro 7, mais adiante.
Na primeira etapa é feito um planejamento anual, um calendário de visitas aos campi. Tal planejamento é elaborado pela Assessoria Especial levando em consideração toda a agenda de reuniões e eventos em que o reitor e sua equipe devem estar presentes no decorrer do ano, de modo que não existam impedimentos para a presença dos gestores em todos os
encontros da REITI (LOPES, 2017). De acordo com Lopes (2017), devido ao número elevado de campi do Instituto Federal, que inclui 16 unidades visitadas pelo programa, o REITI tem a possibilidade de visitar cada campus, no máximo, duas vezes ao ano. A Assessoria Especial utilizou uma logística para facilitar as visitações, que setoriza o território estadual em seis rotas, conforme ilustrado pela Figura 5, a seguir. A numeração das rotas não significa ordem de visitação, visto que o calendário de visitas depende de ajustes às agendas dos dirigentes de cada campus.
Figura 5 – Mapa da Paraíba com as rotas da Reitoria Itinerante
Legenda: Rota 1 – Catolé do Rocha, Souza e Cajazeiras; Rota 2 – Patos e Picuí; Rota 3 – Itaporanga, Princesa
Isabel e Monteiro; Rota 4 – Esperança, Campina Grande e Guarabira; Rota 5 – Centro Avançado Cabedelo, Cabedelo e João Pessoa; Rota 6 – Santa Rita, Centro Avançado João Pessoa, Mangabeira e Itabaiana.
Fonte: IFPB Jornal - informativo do IFPB, nº 9, p. 14. (IFPB, 2016)
Embora o mapa divulgado aponte uma configuração de seis rotas, informações descritas nos dois relatórios da REITI (IFPB, 2015b; IFPB, 2016c) que cobrem as duas primeiras jornadas do programa, sendo a primeira no período compreendido entre 15/10/2014 a 20/03/2015, e a segunda no período que vai de 23/04/2015 a 18/03/2016, mostram que, nesses dois primeiros momentos, a REITI realizou visitas aos campi seguindo por apenas quatro rotas. Outra observação é que as rotas registradas nos relatórios nem sempre obedeceram à configuração dos campi conforme estão agrupados no mapa, como no caso das rotas números 3 e 4. Comparando o mapa e os relatórios é possível perceber ainda que, nessas duas primeiras jornadas, enquanto alguns campi foram revisitados, outros não receberam a REITI nenhuma vez e só o fizeram mais adiante, na 3ª jornada. As Tabelas 3 e 4 a seguir
mostram o cronograma seguido nas viagens da REITI como de fato aconteceram, de acordo com os dados extraídos dos relatórios das 1ª e 2ª jornadas:
Tabela 6 – Calendário da 1ª jornada de visitas da REITI aos campi do IFPB
CAMPUS ROTA 1 ROTA 2 ROTA 3 ROTA 4
Patos 15/10/2014 Princesa Isabel 16/10/2014 Monteiro 17/10/2014 Cajazeiras 19/11/2014 Sousa 20/11/2014 Campina Grande 16/12/2014 Picuí 17/12/2014 Guarabira 18/12/2014 Cabedelo-Centro 18/03/2015 Cabedelo 19/03/2015 João Pessoa 20/03/2015
Fonte: Elaborada pelo autor, a partir de dados do primeiro relatório da REITI (IFPB, 2015b).
Tabela 7 – Calendário da 2ª jornada de visitas da REITI aos campi do IFPB
CAMPUS ROTA 1 ROTA 2 ROTA 3 ROTA 4
Cajazeiras 23/04/2015 Sousa 24/04/2015 Patos 19/05/2015 Princesa Isabel 20/05/2015 Monteiro 21/05/2015 Campina Grande 16/06/2015 Picuí 17/06/2015 Guarabira 18/06/2015 Cabedelo-Centro 16/03/2016 Cabedelo 17/03/2016 João Pessoa 18/03/2016
Fonte: Adaptada pelo autor, a partir de tabela do segundo relatório da REITI (IFPB, 2016c).
A partir de dados extraídos de listas de presença do programa, foi possível verificar que só a partir da 3ª jornada de visitas a REITI seguiu um cronograma disposto em seis rotas, mas ainda assim com os campi que as compõe estando agrupados de forma diferente do representado no mapa divulgado (FIGURA 5). A Tabela 5, a seguir, mostra como os campi foram agrupados e o calendário das visitas desse terceiro momento do programa:
Tabela 8 – Calendário da 3ª jornada de visitas da REITI aos campi do IFPB
CAMPUS ROTA 1 ROTA 2 ROTA 3 ROTA 4 ROTA 5 ROTA 6
Santa Rita 27/04/2016 Mangabeira 29/04/2016 Sousa 19/05/2016 Cajazeiras 20/05/2016 Catolé do Rocha 08/06/2016 Itabaiana 10/06/2016 Itaporanga 16/08/2016 Monteiro 18/08/2016 Patos 13/09/2016 Picuí 14/09/2016 Esperança 03/11/2016 Campina Grande 04/11/2016
Fonte: Elaborada pelo autor, a partir de dados das listas de presença dos encontros da REITI nos campi. Definidas as datas para cada encontro da REITI, a coordenação do programa confirma, com uma antecedência de 15 dias, a presença da equipe da reitoria junto à direção do campus a ser visitado. O diretor do campus e sua equipe reúne então os dois segmentos constitutivos de sua unidade, servidores e alunos, para a escolha de seis temas para cada uma dessas duas categorias, a serem tratados durante o encontro com os gestores da reitoria. O programa não define a metodologia que deve ser adotada para a escolha dos temas em cada campus, o que fica a cargo de cada unidade administrativa.
Segundo Ferreira (2017), a coordenação da REITI recomenda informalmente que, no tocante aos discentes, cada campus reúna as lideranças estudantis – presidente do grêmio, do centro acadêmico, representantes de turma, entre outros –, dada a impossibilidade de reunir todos os alunos do campus para a definição dos temas. No caso dos servidores, segmento que abarca professores e técnicos, Lopes (2017) disse que a recomendação é que as temáticas contemplem as duas categorias ou pontos comuns ao coletivo do corpo de servidores. Por serem em menor número, a depender do tamanho do campus, todos podem participar. Mesmo com essas recomendações, o programa parte da premissa de que é preciso dar autonomia metodológica ao campus e respeita o procedimento adotado na escolha dos temas. Lopes (2017) exemplificou situações em que pessoas presentes nas reuniões manifestaram insatisfação por não terem participado do processo da escolha temática, mas a seu ver isso é um problema interno do campus, e que este "faz uma autoanálise se o seu procedimento metodológico está correto".
Cada um dos segmentos faz então uma lista de questionamentos e, como não dá tempo para tratar de tudo em um único encontro, são estabelecidas prioridades. Lopes (2017)
declarou que, ao longo dos dois anos de atividade da REITI, a assessoria concluiu ser impossível definir mais de seis temas por categoria sem que a discussão seja pulverizada e se perca o pragmatismo da solução dos problemas. O limite de temas a serem tratados tem a finalidade de manter a objetividade das discussões. Definidos os temas prioritários e sua ordem de precedência, a Direção do campus informa à coordenação da REITI quais são as questões escolhidas para debate, enquanto os próprios estudantes fazem sua compilação e remetem para a Assessoria. Essas comunicações são feitas com antecedência de três a quatro dias para o encontro, o que nos leva à segunda etapa do programa.
Ao ser informada sobre quais os temas a serem tratados na reunião com o campus, a coordenação da REITI inicia a segunda etapa do programa, que é a seleção da equipe de gestores e técnicos que acompanhará o reitor em sua visita à unidade administrativa. É o que Lopes (2017) chamou de "equipe operacional" e que é recrutada na própria Reitoria. O número de integrantes da equipe operacional não é exato. Existe uma pequena variação, pois sua composição flutua de acordo com o que é demandado pela comunidade visitada. Isso acontece porque a gama de assuntos elencados pelos campi pode envolver as mais diversas áreas de atuação do instituto, o que compreende extensão, pesquisa, ensino, pós-graduação, inovação, administração, gestão de pessoas, finanças e outras tantas. Lopes (2017) afirmou que "dependendo dessas temáticas é que os profissionais da reitoria são recrutados para enriquecer as discussões nas reuniões".
Um determinado campus, por exemplo, seleciona temas que poderão ensejar a participação de dois ou mais assessores ligados a tais áreas, porque eles poderão explicitar com mais especificidade e ter mais capacidade para dirimir dúvidas sobre aqueles assuntos. Se o leque de temas envolve só a área de ensino, um especialista da área, que pode ser o pró- reitor de ensino ou alguém por ele designado para melhor representá-lo, se fará presente. Mas se houverem outras ramificações temáticas, outros profissionais serão chamados a responder pela demanda. Apesar dessa pequena oscilação, Lopes (2017) disse que a equipe tem algo em torno de 8 a 10 pessoas:
[...] normalmente, você tem o corpo operacional: um assessor, a chefia de gabinete, os pró-reitores ou o pró-reitor – dependendo dessa definição temática que pode ser plural ou pode ser unitária. Aí você tem o pessoal operacional, por exemplo, o pessoal da TV IFPB, que faz o registro das imagens; o pessoal da DTI14, porque eles desenvolveram um sistema pra agilizar a elaboração do plano de trabalho. Então, gira em torno de 8 a 10 pessoas da parte mais operacional e da parte mais, digamos assim, conteudística. Então é mais ou menos dentro dessa linha.
Ao chegar o dia marcado para o encontro, a equipe recrutada sai em direção ao primeiro campus, na rota agendada. Para facilitar o locomoção, um carro institucional, geralmente uma van, com motorista da empresa de profissionais terceirizados contratada pelo Instituto Federal, conduz os integrantes. Todos recebem auxílio financeiro a título de diárias, previamente solicitadas pelos mesmos à administração do IFPB, de acordo com as regras da casa.
A terceira etapa do programa se constitui dos encontros em si. Cada visita da REITI a um campus, por sua vez, possui três momentos. Sendo que os primeiros momentos são de confronto da equipe da REITI com os dois seguimentos da comunidade acadêmica visitada.
De acordo com Ferreira (2017), a reunião com os alunos geralmente é feita no turno da manhã, enquanto que a reunião com os servidores é realizada no turno da tarde. Mas essa ordem pode ser invertida devido ao horário de aulas do campus. Cada sessão pública tem cerca de três a quatro horas de duração. Na abertura da cada sessão o reitor faz uma saudação e traz informações sobre novidades na gestão que são de interesse daquele público, como por exemplo a implantação do Portal da Transparência ou do Portal de Periódicos do órgão. Qualquer coisa, enfim, que ele ou sua equipe ache interessante apresentar. Às vezes, relacionada às demandas, com uma realidade do momento ou até algo polêmico para o qual o reitor leva uma palavra de esclarecimento (FERREIRA, 2017). Pode ocorrer também do setor de comunicação social fazer a exibição de um vídeo institucional (LOPES, 2017).
Em seguida, slides previamente elaborados pela Reitoria com as temáticas escolhidas para aquele encontro são projetadas numa tela, utilizando um datashow. Na tela, apenas um resumo, uma frase indicando cada tema. A partir daí, o público fica à vontade para explicar, detalhar os temas que escolheram. A palavra é franqueada para perguntas, comentários, reivindicações, sugestões. O reitor e sua equipe trabalham os temas com o público até chegar a um entendimento do que pode e deve ser resolvido. Na ocasião, todos assinam uma lista de presença com nome, cargo (atividade), e-mail e telefone.
Durante todo o tempo das reuniões, um membro da REITI, servidor ligado à Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI), registra em forma textual todos os pontos da discussão. Ali fica sendo registrado todas as propostas ou compromissos compactuados para resolver as questões levantadas.
Ainda nessa etapa e no momento que se segue a cada uma dessas reuniões, a coordenação da REITI aplica um questionário para avaliar o desempenho do programa. Nele, os participantes do evento devem escolher um grau dentre uma escala de cinco, que vai de
"ruim" a "excelente", sobre os sete aspectos listados de "a" a "g" na Figura 6 a seguir, que apresenta o modelo original da avaliação:
Figura 6 – Modelo da avaliação aplicada pelo REITI aos participantes das reuniões
Fonte: Relatório da 2ª Jornada da Reitoria Itinerante (IFPB, 2016c).
O resultado dessa avaliação é apresentado em gráficos e tabelas em um relatório anual da REITI, e passa a ser utilizado pela gestão como parâmetro formal para medir o grau de satisfação com o programa. Prova disso é que o IFPB Jornal (IFPB, 2014) mostra, em sua 9ª edição, um gráfico tipo acelerômetro trazendo a informação de que o programa é avaliado positivamente por 91% dos seus participantes.
Depois que os dois segmentos, alunos e servidores, são ouvidos e têm seus temas considerados, acontece o último momento da visita ao campus, a elaboração do Plano de Ação, que também é chamado de "plano de trabalho" ou "plano de atividades". Trata-se de uma peça objetiva que sintetiza tudo o que foi discutido, comentado, esclarecido, sugerido. O
plano é elaborado numa terceira reunião, pós-audiências, onde estão presentes o reitor, os principais gestores do campus, o diretor geral, o diretor de ensino, o diretor de administração, algum coordenador, o que varia de campus pra campus. Na reunião é feita uma rememoração, reconstituindo tudo que foi discutido nos dois momentos com alunos e servidores, tendo por base os registros feitos pelo servidor da DTI. Toda a síntese é organizada em uma plataforma digital criada pela DTI, um sistema feito para agilizar a elaboração e o acompanhamento do Plano de Ação. O documento final inclui tudo o que foi demandado nas reuniões, as soluções apontadas, os responsáveis pela operação – incluindo líderes e membros de equipes – e os prazos de execução.
O sistema criado pela DTI possui um recurso que envia e-mails para cada pessoa destacada para cumprir uma atividade do plano de trabalho, com um lembrete diário de que ela está responsável por uma ação da Reitoria Itinerante. Quando a ação é executada, o(a) servidor(a) alimenta o sistema e, a partir de então, deixa de receber o lembrete. Atualmente, apenas os envolvidos com as ações da REITI têm acesso ao sistema, mas Ferreira (2017) informou que a ideia é abrir a plataforma ao público, de modo que a comunidade acadêmica possa monitorar o cumprimento do que ficou consolidado no Plano de Ações. Essa abertura viria em auxílio da quarta etapa do programa, a prestação de contas.
A prestação de contas, mesmo sendo uma etapa em si, acontece integrada à terceira etapa. Quando a equipe da REITI volta ao campus já visitado e depois da abertura do encontro, o diretor geral do campus faz uma prestação de contas do que ficou compactuado no encontro anterior. Ele faz um resumo, apresenta os problemas, as soluções que foram encaminhadas e a situação em que se encontram. Se não puder fazer um esclarecimento geral, pelo número e natureza das demandas, ele indica o setor em que as informações podem ser encontradas pelos interessados. Quando houver algo que não pôde ser consolidado no Plano de Ação, o reitor ou alguém da sua assistência justifica porque a gestão esteve impossibilitada de atender àquele pedido. Existem essas três categorias: o que é atendido, o que é atendido parcialmente e o que não pôde ser atendido.
Quando, nas próprias reuniões, fica evidente para a equipe da REITI a impossibilidade de atender a uma solicitação, lá mesmo são citadas as razões legais, operacionais, circunstanciais que inviabilizam o pleito. Esse tipo de situação também fica registrado no Plano de Ação como um esclarecimento. Nas palavras de Lopes (2017), "o plano de ação é o parâmetro que vai nortear o processo de execução e implementação das ações, inspirado no que foi demandado naquela audiência e que é retomado e recomposto na audiência seguinte", numa espécie de registro de bordo.
Para melhor entendimento da metodologia utilizada pela REITI, é apresentado o Quadro 7 a seguir, que expõe as etapas do programa.
Quadro 7 – Etapas metodológicas da Reitoria Itinerante
Ferreira (2017) ponderou que nem todas as questões resultam numa ação prática, pois algumas são de natureza apenas informativa:
Você chega e diz: “como é que é esse processo de remoção?” É uma das questões. Aí o reitor explica, ou alguém explica. Aí todo mundo concordou, aceitou e tal, então aquilo ali não requer mais. Mas das seis às vezes aparece duas ou três, por exemplo: “precisamos construir o refeitório”. Então, realmente, tem recurso? Tem. Todo mundo concordou? É possível? Aí o plano de ação pra construir o refeitório. (...) Isso foi definido a partir de uma assembleia e aí depois o cronograma foi estabelecido pela equipe, porque tem que consultar engenharia, tem que consultar (...)
O IFPB Jornal (IFPB, 2016b), informativo oficial do órgão, apresentou, em sua nona edição, as principais demandas geradas até o final do segundo ciclo de visitas da REITI no ano de 2015. Ao todo, são 47 tópicos que incluem, entre outros:
Construções de refeitórios;
Implantação de processos de titularidade dos docentes; Publicização de concessão de diárias e passagens; Contratação de novos profissionais;
Recomposição de quadro de pessoal docente; Programas de capacitação e treinamento; Realização de jogos intercampi;
Melhoria de infraestruturas;
Sistematização da política de afastamento; Aquisição de fardamento escolar para alunos; Criação da Pró-reitoria de Assuntos Estudantis.