O caso da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC)

Petrassi et al. (2013) buscou analisar o processo de implementação da gestão estratégica, mais especificamente as ações realizadas pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) durante o período de 2008-2012. De acordo com os autores, o planejamento estratégico em análise decorreu de uma proposta de gestão apoiada pela maioria da comunidade, por meio do voto à administração que assumia.

A referida proposta apresentou pontos fortemente ligados à necessidade de avançar rumo à utilização de ferramentas de gestão, que levassem a universidade a um padrão de funcionamento mais eficiente. Dentre as ideias, estava a utilização do planejamento e gestão, para levar a UFSC a uma posição de destaque.

Com a escolha do modelo de planejamento participativo, a UFSC teve como objetivo a elaboração de um plano constituído pelos níveis estratégico, tático e operacional. Nesse contexto, a equipe do Departamento de Planejamento realizou seminários durante os quais a equipe participante foi estimulada a avaliar os pontos fortes e fracos de sua unidade, bem como suas ameaças e oportunidades. Essa avaliação, unida à definição das questões estratégicas, resultou no plano estratégico da unidade. A partir das questões estratégicas, foram derivadas ações(projetos) a serem trabalhados para o cumprimento dos objetivos, e entregues ao Departamento de Planejamento, que os agrupou por afinidade e os sistematizou por meio do Sistema de Gerenciamento de Projetos “GP-Web”.

Para os autores, os principais elementos que dificultaram a implementação do planejamento estratégico nesta instituição foram:

• Liderança: Dificuldade de envolvimento da liderança central no processo, por estar envolvida com um número de demandas muito grande;

• Autoridade: o processo de implementação demonstrou uma grande dificuldade para que as decisões tomadas pelos diferentes órgãos colegiados fossem efetivamente seguidas para a boa condução do processo;

• Capacitação: A ausência de uma capacitação que atingisse grande parte da comunidade universitária constitui-se em uma grande barreira na condução do processo;

• Sistemas apropriados: Apesar da existência de um sistema operacionalmente funcionando, ainda existe uma série de modificações que poderiam ser feitas e que levariam a uma utilização mais efetiva dele;

• Descontinuidade administrativa: mudanças que ocorrem nos cargos administrativos, em cada substituição da gestão, são normais em organizações que elegem seus dirigentes. Entretanto, o processo de escolha dos dirigentes por meio de eleição faz com que a seleção dos gestores seja fortemente afetada pelo aspecto político, em detrimento dos aspectos de caráter técnico;

• Integração de todas as etapas do processo: a gestão estratégica ainda não é percebida pela maioria das pessoas como um único processo. Percebe-se uma visão segmentada de cada etapa, descolada das outras;

• Orientação pelas demandas internas: predomina o foco nas necessidades internas de cada unidade, como também a visão de curto prazo, das demandas emergenciais, em detrimento da perspectiva estratégica de longo prazo;

• Processos avaliativos: A gestão estratégica, efetivada em sua concepção ampla, necessita da internalização dos processos avaliativos, entretanto o comportamento refratário aos sistemas de avaliação ainda é dominante.

Petrassi et al. (2013) apontaram como fatores facilitadores da implantação do planejamento estratégico na instituição a sua capacidade de utilizar o Ambiente Virtual de Aprendizagem, para facilitar o processo de capacitação dos servidores; a repetição do processo como um elemento que vai permitir o aperfeiçoamento de sua elaboração e implementação ao longo do tempo; o ambiente externo como gerador de pressões, para que as universidades adotem mecanismos de gestão mais racionais e eficientes; a transformação rápida no perfil dos servidores, por meio da renovação do quadro de pessoal com novas contratações, permitindo o ingresso de servidores que apresentam potencial para trabalharem em um ambiente de mudanças, com mais facilidade.

Ao tempo em que Petrassi et al. (2013) relata ter analisado o planejamento realizado para o período 2008-2012, que se refere a um período de uma gestão específica, Harger (2011) traz uma análise sobre um período 2010-2014, referindo-se ao período de um ciclo de planejamento.

Harger (2011) relata o planejamento desse período como um processo realizado de forma participativa, por meio da realização de seminários, elaboração do plano estratégico, definição de projetos/ações, estabelecimento de orçamento/aprovação, execução e avaliação.

O autor decide fazer a análise do processo de planejamento estratégico implantado na UFSC, considerando variáveis que o influenciou durante as seguintes fases:

• Seminários de Planejamento nas Unidades: O seminário foi marcado pela não participação de alguns vice-diretores que, futuramente, seriam diretamente responsáveis por gerenciar o planejamento estratégico em suas unidades. Os seminários também foram marcados por desentendimentos, quanto à metodologia proposta para o processo de planejamento, pouca objetividade, baixa participação e resistência política.

• Elaboração dos Planejamentos pelas Unidades/Subunidades: Os entrevistados destacaram a dificuldade em envolver os professores nas atividades de planejamento. Uma das razões para tal foi o descrédito do instrumento, visto por muitos como apenas uma formalidade administrativa. A ausência de cultura do planejamento e a falta de conhecimento sobre o processo e termos necessários para desenvolvimento do plano também foram destacadas pelos entrevistados.

• Sistematização dos Planejamentos pelas Unidades: Foi destacada a necessidade de um sistema de informação para facilitar a sistematização do processo. As respostas para esse tópico foram bastante dispersas, demonstrando uma ausência de padrão quanto aos procedimentos para sistematizar os planos.

• Orçamentos e Aprovação dos Planos pela SEPLAN, Reitoria, CUn, e Unidades: Os planos não têm vínculos com os orçamentos e vice-versa. A destinação do orçamento não é realizada de acordo com as metas fixadas.

• Implantação dos Planejamentos pelas Unidades/Subunidades: Para o período de implementação, foram apontadas como dificuldades a autonomia dos professores como gerador de barreiras ao desenvolvimento de uma ação central e coordenada, visto a dificuldade para que estes sigam os planos centrais. Ausência de profissionais qualificados para auxiliar no processo de implantação. O autor conclui que essa fase foi marcada por profundos problemas em executar o que foi planejado, e até tentar executar o que não foi planejado.

• Acompanhamento dos Planejamentos pelas Unidades: Os entrevistados demonstraram que têm sido considerados os termos de referência elaborados no início do planejamento para acompanhar sua execução. Como dificuldades para o acompanhamento, apontam a autonomia dos professores, resistência cultural da universidade, ausência de um sistema adequado para alimentação das informações.

Por fim, Harger (2011) elenca as seguintes variáveis, de forma decrescente, de acordo com sua influência ao processo: poder; resistência silenciosa; interdependência; comunicação (falta de clareza); complexidade; cultura; participação; alinhamento; desconhecimento/despreparo; burocracia.