Existem vários modelos propostos pela literatura especializada para orientar a gestão por processos, sendo que, segundo Baldam et al. (2007), a maioria é de forma cíclica, ou seja, parte das atividades se repetem a cada fase. Pode-se citar o modelo de Burlton (2001), modelo de Havey (2006), modelo de Smith & Fingar (2003), modelo de Jeston e Sheer (2002), dentre outros, sendo que todos os modelos supõem que a empresa já possua uma estrutura preparada para realizar o BPM de maneira formal (incluída no organograma) ou não. A próxima subseção irá explicar alguns desses modelos de ciclo de vida. São eles:
a) Modelo de Burlton
Esse modelo faz um alinhamento entre os modos estratégia e o operacional dos processos, cada um é formado por fases. Inicia-se pelo modo de estratégia formado pela Arquitetura, alinhamento e o contexto do negócio. Após, tem-se o modo de design composto pela visão, compreensão e renovação do processo. E por fim, o modo de realização formado pelo desenvolvimento, implantação e o modelo operacional com a função de operar o processo e fazer a melhoria contínua do mesmo (figura 11).
Figura 11 – Modelo Proposto por Burlton
Fonte: Gorte (2016).
b) Modelo de Smith & Fingar
Esse modelo compõe-se de oito grandes fases: pesquisa, projeto, preparação, execução, interação, controle e monitoramento, melhoria e análise de processos. Abaixo faz- se uma descrição de cada uma das fases e são resumidas na figura 12:
Pesquisa ou Discovery: tornam-se explícitas como as atividades são realizadas; Projeto ou design: composta pela modelagem, manipulação e redesenho dos processos, além disso são fixadas métricas para o acompanhamento dos processos;
Preparação ou refinamento: fase em que os modelos são distribuídos a todos os participantes;
Execução: garantia de que todos os participantes irão desempenhar o seu papel nos processos e engloba pessoas, sistemas de computador, outras organizações e processos;
Interação: compreende os usos de sistemas de aplicativos ou portais de acesso para que haja a plena interação das pessoas com os processos de negócios;
Monitoramento e controle: essa fase se aplica aos processos e ao gerenciamento de processos e tem o intuito de manter o bom funcionamento dos processos sob o ponto de vista técnico;
Melhoria ou otimização: permite identificar gargalos ou inconsistências no processo;
Análise: busca-se a medição do desempenho dos processos para a fixação de métricas e para descobrir oportunidades de inovação.
Figura 12 - Ciclo de vida de Smith & Fingar (2007)
Fonte: Gorte (2016)
c) Modelo de Jost e Scheer
Os autores propõem um modelo composto de três fases: a fase inicial de design em que se faz a modelagem, a integração e a documentação do processo. De acordo com os resultados faz-se a implantação dos processos dando início à fase de operação contínua do processo. Posteriormente, tem-se a fase de controle, verificando assim se o processo está seguindo as metas estabelecidas, sendo que os resultados da última fase são usados para realinhar o design dos processos, seguindo o ciclo novamente, conforme a figura 13.
Figura 13 - Modelo de Jost e Scheer
Fonte: Jost & Scheer (2002).
d) Modelo de Khan
O ciclo tem o início pela escolha do processo e após isso inicia-se um ciclo de melhoria contínua, contemplando as fases de modelar, automatizar, gerenciar e aperfeiçoar. Na fase de modelar ocorre a definição dos donos do processo. Na fase de automatização permite-se verificar os possíveis erros antes do processo estar colocado em prática. Após a fase de gerenciar os processos, passam de eletrônicos para reais e acontece o acompanhamento pelos responsáveis pelo processo, solucionando situações não esperadas. Na última fase, de otimização, é aquela em que são usados sistemas de informação para fornecer informações úteis, verificando os custos e os possíveis gargalos nos processos, analisando possíveis trocas de recursos e tarefas, demonstrada na figura 14.
Figura 14 - Ciclo de vida proposto por Khan
Fonte: Khan (2004).
e) Modelo de Harrigton, Esseling e Nimwegen
Conforme Baldam et al. (2007), esse modelo é comumente aplicável em consultorias. Inicialmente, pela organização em que são definidos o plano do projeto e a formação da equipe de trabalho, essa equipe fará uma análise dos processos, irá propor melhorias e executará revisões como medir e reportar resultados. Em seguida, será feito um levantamento da documentação da organização existente e um levantamento dos processos. Depois da terceira fase será feita uma análise de melhorias e em seguida a fase design, em que se modela o novo processo de negócio administrativo. Na fase de design é feita a modelagem dos processos incialmente na situação atual (AS IS), após a proposição de melhorias e a situação futura (TO BE). Na modelagem é feita uma representação da realidade a partir da construção de modelos.
É importante destacar que para se realizar uma modelagem deve-se saber qual método utilizar, quais informações e quais perspectivas são importantes para a devida compreensão do processo como um todo. Lin, Yang e Pai (2002) descobriram algumas informações comuns que aparecem em todas as metodologias, como: atividade, comportamento, recurso, relação entre atividade, agente, informação, entidade de informação, evento, validação e procedimento de modelagem. Baldam et al. (2014) citam quatro principais perspectivas: funcional, comportamental, organizacional e informacional,
as quais são usadas para definir qual técnica de modelagem utilizar, pois cada uma permite a apresentação de apenas algumas das perspectivas (figura 15).
Figura 15 - Modelo de Referência Harrington, Esseling Nimwegen
Fonte: Baldam, Rozenfeld e Valle (2014).
É importante destacar que os modelos apresentados e os demais que constam da literatura realizam basicamente as mesmas etapas, entretanto, em momentos diferentes.
Conclui-se que existem diversos modelos de ciclo de vida BPM, mas existe uma relação entre esses modelos, os quais apresentam a mesma base de atividades e etapas com nomes diferentes.