No capítulo 3, autores como Sordi (2005) e Davenport (2004) destacaram a importância da Tecnologia da Informação no gerenciamento de processos. Conforme Andrade (2017), a TI é uma forte aliada do BPM sob a ótica do gerenciamento de processos, uma vez que os processos, após desenhados e racionalizados, definem com mais precisão as reais necessidades de sistemas e seu impacto sobre os processos e seus resultados.
Com base nos relatos de pesquisa e nos aportes teóricos apresentados no capítulo 3, trouxemos evidências da necessidade da implantação de um BPMS e que as instituições utilizam um sistema próprio de gestão. Esses sistemas não oferecem suporte adequado para o gerenciamento dos processos, sendo assim os BPMS surgiram para suportar e facilitar a gestão por processos de negócio nas organizações, buscando a melhoria do sistema de gestão (que possui visão por processos). A solução de BPMS permite melhorias em sistema workflow2, permitindo o uso de formulário eletrônico, de imagens digitalizadas e regras de negócio para automatizar alguns tipos de decisão.
Conforme Paim (2009), o BPMS pode ser entendido como um conjunto de instrumentos que buscam a melhoria do sistema de gestão, interligam pessoas e processos, gerenciam a transformação e o acesso à informação, tratam exceções e orquestram o fluxo dos processos. No caso da UFJF, já existe um Sistema Integrado de gestão, o SIGA, dessa
2 “É a automação de processos envolvendo combinações de humano e máquina de atividades baseadas,
forma será viável adaptar o sistema existente para que funcione como um BPMS e não será necessário adquirir uma solução proprietária. Assim. a integração do SIGA como BPMS possibilitará a realização de simulações, estabelecimento de regras, registro de processos e o monitoramento a partir da definição de indicadores de desempenho, utilizando a base de dados já existente do SIGA. Além disso, possibilitará analisar os fluxos mapeados e otimizados durante a discussão das melhorias de processos. Em termos práticos, o BPMS é o maestro dos processos da organização, que atua notificando os usuários sobre quando e como realizar cada atividade, evitando os comuns erros de encaminhamento e o engavetamento de processos, promovendo efetivo controle do trâmite e facilitando o acompanhamento do fluxo de trabalho.
Inicialmente, será realizado o cadastramento dos fluxos dos processos mapeados e otimizados no SIGA. Esse trabalho será feito pela equipe do Escritório de processos em conjunto com um analista de TI do CGCO. Posteriormente, serão definidos os indicadores de desempenho para os processos que foram mapeados e otimizados, isso a partir da definição de parâmetros como prazo, custo e qualidade e será utilizado a metodologia dos 6Es de desempenho (eficiência, eficácia, efetividade, economicidade, excelência e execução) em conjunto com uma matriz de avaliação quantitativa de indicadores. O acompanhamento dos indicadores será feito pelos donos do processo e pela equipe do Escritório de Processo (analistas dos processos). Esse grupo, além de acompanhar o processo, tem como função promover o alinhamento dos processos com as estratégias da UFJF que estão inseridas no Plano de desenvolvimento institucional (PDI). Como descrito no capítulo 2, a criação do Escritório de Processos no ano de 2016 seguiu as diretrizes estratégicas do referido plano.
A adaptação do SIGA como um BPMS possibilitará a simulação dos processos, permitindo que alguns indicadores sejam evidenciados automaticamente como: o tempo médio das atividades; o percentual de atividades em dia, em risco ou atrasadas; a quantidade de tarefas próximas ao vencimento; lead time do processo e status das atividades. Para a apresentação dos indicadores serão disponibilizados painéis de controle dos processos.
A adaptação do SIGA para um sistema BPMS deverá permitir a modelagem e a simulação dos processos, a integração, o ambiente de usuário, a gestão e o desenvolvimento.
No quadro 13 serão descritas as funcionalidades necessárias previstas para que o SIGA funcione como um BPMS.
Quadro 13 - Funcionalidades do SIGA como um BPMS
Funcionalidade Descrição
Modelagem e Simulação A ferramenta permitirá descrever processos utilizando a notação BPMN e a simulação dos processos modelados.
Integração Possibilita que um processo acione um web service, bem como permite ser acionado a partir de um web service.
Ambiente do usuário Visualização gráfica da execução do processo.
Gestão Monitoramento do processo, permitindo a
geração de indicadores de desempenho dos processos.
Desenvolvimento Controle de acesso e permissão sobre os níveis de utilização.
Representação dos indicadores. Fonte: Elaborado pelo autor.
Assim, os BPMS auxiliam a comunicação e a integração das pessoas em todos os setores da organização, permitindo um envolvimento mais próximo entre a equipe do Escritório de Processos e a TI no desenho de processo de negócio.
Outro aspecto percebido foi a ausência de um trabalho integrado entre a equipe de TI e o Escritório de processos em um projeto de gestão por processos, principalmente na proposição de melhorias. As TICs têm papel importante na implantação da BPM, seja disponibilizando camadas ou ambiente de integração entre softwares para atender às demandas das soluções BPM, seja na construção de sistemas de informação alinhados aos processos de negócio (DE SORDI, 2012). Para que haja o alinhamento entre a TI e a área de negócios, será definida uma nova sistemática em que exista um trabalho conjunto entre
Escritório de Processos e os analistas de TI do CGCO, possibilitando uma dinâmica de trabalho e a troca de conhecimentos entre as duas áreas.
A inexistência de um padrão de trabalho entre as partes é um problema, pois não se pode determinar ao certo onde o trabalho da TI começa e onde a área de negócios acaba, assim deve existir um planejamento para esta interação. É importante ressaltar que, segundo Torres (2015), um dos problemas verificados nas aplicações de BPM é a falta de integração da equipe de melhoria de processos com o setor de TI. Devido a isso, a sistemática apresentada visa envolver a TI o mais cedo possível, alocando-a não somente nas etapas pós- processos de negócios (desenvolvimento do sistema), mas também como parte integrante na avaliação do processo como um todo, trazendo assim uma visão integrada.
O capítulo 2 descreveu a nova sistemática adotada pelo CGCO com a implantação do Escritório de Processos no desenvolvimento de novas funcionalidades ou novos módulos do SIGA. Esse como o mapeamento e a modelagem dos processos facilita o levantamento dos requisitos para o entendimento das regras de negócio pelos analistas de TI. O mesmo capítulo descreveu o MGOP, o documento que orientou a implantação da gestão por processos na UFJF, que traz as atividades relativas ao Ciclo de Gestão por Processos adotado na instituição. A proposta é definir nesse documento em quais atividades é possível a atuação da TI no aprimoramento do gerenciamento de processos.
Atualmente, como foi descrito no capítulo 2, existe uma nova sistemática para o desenvolvimento de novos módulos ou novas funcionalidades do SIGA, assim todo o processo é previamente mapeado e modelado para então ser automatizado pelo CGCO. Segundo o MGOP (2016), o Ciclo de Gestão por Processos e Estratégia de Implementação engloba as atividades de Mapeamento e Diagramação do processo atual (AS IS), análise do processo atual (AS IS), modelagem do novo processo (TO BE), homologação e publicação do novo processo, implementação do novo processo, monitoramento e controle do processo implementado e refinamento do processo.
Na etapa de Mapeamento e diagramação do processo atual (AS IS) o analista de processo modela a situação atual do processo (AS IS), levantando todas as informações pertinentes. A equipe do Escritório de Processos atua como um elemento facilitador por meio do mapeamento e da modelagem dos processos a serem automatizados via SIGA, o setor trabalha juntamente com a equipe de TI do CGCO no levantamento dos requisitos para o
desenvolvimento de novas funcionalidades no SIGA, permitindo o entendimento das regras de negócio e das reais necessidades dos usuários.
Durante a modelagem, devem ser consultados os atores do processo e, caso sejam desenvolvidos sistemas para o processo, os analistas de TI devem ser consultados também. Logo após, é realizada validação do modelo TO BE entre a equipe de analistas do processo e o analista de TI. Na análise do processo atual os analistas de TI devem participar da definição de melhorias e dos indicadores do processo. A homologação tem por objetivo validar o modelo do processo e definir um plano de ação para a realização das melhorias no processo, tanto de sistema, quanto as outras.