Composição e funcionamento

Inicialmente foram analisadas as atas das reuniões para leitura de forma a observar o funcionamento da CFT. O quadro 5 mostra os dados do funcionamento da CFT no período do estudo, em relação ao número de reuniões, tempo médio de duração e número médio de participantes nas mesmas.

O número total de reuniões programadas de acordo com o calendário anual da CFT para período de Jan 2007 a Dez 2013 foram de 80, das quais 47 (58,7%) foram realizadas, gerando 47 atas (quadro 5). Essas reuniões duraram, em média, 83,1 minutos e contaram com a participação média de 3,83 membros em cada uma delas.

Comissão de Farmácia e Terapêutica Estrutura Resultados Processo

Reuniões realizadas Tempo médio de duração (min) Número médio de participantes 2007 11 66,67 3,64 2008 9 69,29 4,89 2009 11 85,00 4,36 2010 2 102,50 3,00 2011 1 100,00 3,00 2012 7 72,64 5,14 2013 6 85,00 2,83 Total 47 581,10 26,8 Média 6,714 83,01 3,83 Desvio padrão 3,731 13,3 0,8

Quadro 5: Dados de funcionamento da Comissão de Farmácia e Terapêutica entre 2007-2013.

Como pode ser observado na figura 4, o número de reuniões não realizadas em relação às reuniões programadas foi maior nos anos de 2011 (90%) e 2012 (83,3%), período em que não houve um funcionamento pleno da CFT. Cabe informar que o número de reuniões programadas foi auferido dos cronogramas anuais emitido pela secretaria da CFT.

Figura 4: Número de reuniões da CFT programadas, realizadas e não realizadas entre 2007-2013.

Ressalta-se que o pequeno número de reuniões realizadas nos anos de 2010 e 2011 deve- se a uma descontinuidade das atividades da CFT neste período. Esta descontinuidade ocorreu devido ao afastamento do membro presidente da Comissão e apesar da existência de documentos solicitando substituição do cargo não houve manifestação de interesse de outros membros em assumir a condução das atividades, mesmo que em caráter temporário, com o objetivo de manter ativa as atividades da comissão. Apesar de publicação de portaria

12 12 12 11 11 11 11 9 11 2 1 7 6 1 3 0 10 ₁₀ 4 5 0 2 4 6 8 10 12 14 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 N ú m e r o d e r e u n iõ e s Ano Programadas Realizadas Não realizadas

complementar, contendo a substituição do membro, não foi definido oficialmente um novo presidente neste documento. Logo, sem a responsabilização de um presidente, não houve deliberações por todo o período apontado.

No ano de 2007, 11 reuniões (91,67) foram realizadas enquanto em 2009, todas as reuniões programadas foram realizadas. O motivo mais frequente da não realização das reuniões foi a falta de quórum, normalmente devido a problemas de sobreposição de horário dos participantes com as atividades assistenciais.

Apesar da diferença entre o número de reuniões programadas e realizadas, os resultados estão em consonância com aqueles apresentados por Puigventos (2010) que apontam uma média 5 reuniões anuais, com um maior número de reuniões sendo realizados em Hospitais universitários (como é o caso deste estudo) do que nos particulares. Além disso, Hanne e colaboradores (2013) demonstraram uma média de 3 reuniões por ano realizadas em um hospital na Dinamarca. Por outro lado, Alfaro-Laro (2009) e Bagozzi e colaboradores (2005) citam a realização média de 10 reuniões durante o ano.

No Brasil, uma revisão integrativa realizada por Santana e colaboradores (2014) sobre os indicadores adequados para a seleção de medicamentos realizados por CFT em sistemas de saúde apontam uma média de 6 reuniões anuais. Por outro lado, Magarinos-Torres (2011) descreve uma média de 9,7 encontros em trabalho direcionado para revisão do formulário terapêutico de um hospital direcionado ao atendimento materno-infantil de alta complexidade sendo referência nacional em genética médica, perinatologia, cirurgia infantil, doenças pediátricas, endometriose e gestação de alto risco.

A média de 6,714 reuniões realizadas por ano observada, embora esteja de acordo com outros estudos, está abaixo da situação ideal proposta pelo guia prático para CFT da OMS de realização de reuniões mensais. Vale evidenciar que o mesmo guia sugere reuniões trimestrais como um mínimo para garantir as atividades (WHO, 2003). Da mesma forma, e inferior ao preconizado no Estatuto da comissão (anexo VI) do hospital em estudo - capitulo II item XIV, que estabelece que a CFT deve se reunir-se mensalmente ou em caráter extraordinário, por convocação de seu presidente.

Na comissão do Hospital de Clínicas de Porto Alegre (HCPA) daUniversidade Federal do Rio Grande do Sul as reuniões ocorrem semanalmente (LIMA-DELLAMORA et al., 2014). Este hospital brasileiro, considerado como padrão nacional por Lima-Dellamora (2012), possui grande identidade com o preconizado pela OMS, pois possui processo consolidado de seleção de medicamentos pela Comissão de Padronização de Medicamentos (COMEDI) desde 1986 contribuindo positivamente para o cenário nacional. Este fato demostra que o trabalho da CFT

é factível de aplicação na prática corrente de um hospital de grande complexidade.

Os registros permitiram obter informação do tempo de duração de cada reunião em apenas 25 das 47 atas geradas (Figura 5). Foram excluídas, respectivamente, oito, duas, três e duas reuniões nos anos de 2007, 2008, 2009, 2013, além de todas as reuniões do ano de 2012, uma vez não foram encontrados nas atas os registros do tempo de duração das mesmas. Para o ano de 2012, foi realizada uma estimativa do tempo médio de duração, considerando valor de duração médio das demais reuniões. Observa-se que, em média, as reuniões no período total do estudo duraram cerca de 1 hora e 23 minutos cada (quadro 5).

Figura 5: Tempo médio de duração por reunião em minutos, durante o período de 2007 a 2013. (*) Valor estimado pelo valor da média dos demais.

Hanne e colaboradores (2013) analisaram o funcionamento de uma CFT com o objetivo de desenvolver uma lista formulário de medicamentos padronizados, e demonstraram que a duração das reuniões variava entre 1h e 2,5 horas sendo, portanto, semelhante ao resultado observado no presente estudo. Magarinos-Torres (2011), estudando uma CFT no Brasil, apontou o tempo médio de duração das reuniões em torno e 1,3h, valor próximo ao observado para o hospital em estudo.

Quanto à presença dos membros, verificou-se que o número médio de componentes presentes nas reuniões era irregular (Figura 6). Como a CFT é constituída por 7 (sete) membros efetivos, quatro (4) membros compõem o quórum mínimo para deliberações. Cabe citar, ainda, que a assiduidade dos membros nas reuniões não é uma exigência para renovação do mandato da CFT. 66,67 69,29 85,00 102,50 100,00 72,64(*) 85,00 60,00 70,00 80,00 90,00 100,00 110,00 2007 2008 2009 _Ano 2010 2011 2012 2013 T em po M édi o ( m in )

Figura 6: Número médio de participantes por reunião, durante o período de 2007 a 2013.

Os dados apresentados no quadro 5 e na Figura 6 demostram que o número médio de participantes por reunião neste estudo foi 3,83. Poucos foram os participantes assíduos as reuniões. Os membros mais assíduos foram o presidente da comissão (médico e/ou farmacêutico) e o secretário (farmacêutico). Ambos, uma vez que necessitavam se ausentar, sempre enviavam justificativas anteriormente à realização da reunião. Os demais membros tiveram participação irregular, com muita rotatividade sem que fosse feita uma justificativa formal de suas ausências.

Estes dados ratificam a necessidade de agregar recursos humanos que tenham real interesse pela atividade de seleção de medicamentos no ambiente hospitalar, além da necessidade de melhorar a capacitação técnica especializada no ambiente das tecnologias utilizada na área de saúde para inserção de um futuro membro na comissão (OMS, 2003). Segundo Lima-Dellamora (2012), a ausência de “perfil” ou o fato dos membros “caírem de paraquedas” para trabalhar na comissão indicam que a discussão sobre o uso racional de medicamentos é inadequada.

Do total das 47 reuniões realizadas, 16 ocorreram com número de membros inferior ao quórum mínimo e, em todos os casos, ocorreu tomada de decisão (5 em 2007, 1 em 2008, 2 em 2009, 2 em 2010, 1 em 2011 e 5 em 2013). Porém, em função de situações emergenciais 34,04% das atas registram a tomada de decisão com a presença de número inferior ao quórum mínimo. Esta situação contradiz o preconizado pelo guia para CFT da OMS (2003) e pela literatura existente sobre o tema que enfatizam o efeito positivo da forte interação e alinhamento entre os

3,64 4,89 4,36 3,00 3,00 5,14 2,83 2,00 3,00 4,00 5,00 6,00 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Ano N úm er o M éd io de P ar ti ci pa nt es

membros da CFT a fim de reduzir a concentração de poder, divisão de tarefas, conhecimento, atitudes e responsabilidades (MAGARINOS-TORRES, 2011).

Cabe destacar que, em março de 2012, a alta gestão do hospital buscou sensibilizar os membros de todas as comissões permanentes da unidade quanto à importância de seu trabalho, visando à revitalização das atividades das comissões sob a Coordenação das Comissões Permanentes (CCP), conforme Portaria Interministerial n◦ 2.400, de 02 de outubro de 2007 (Anexo IV). Nesta ocasião, foi ressaltada a importância do pleno funcionamento das comissões para a manutenção da certificação hospitalar como hospital de ensino, junto ao MEC. Este fato permitiu um aumento do número de presença dos membros da Comissão (5,14) nas reuniões no ano de 2012 (Figura 6).

No caso específico da CFT, este movimento visava salientar seu papel no fornecimento de informações valiosas para a tomada de decisão das esferas administrativas, acadêmicas e assistenciais, através do desenvolvimento e avaliação de rotinas nas áreas assistenciais, visando inclusive a formação continuada do corpo clínico através da informação prática e da formação de recursos humanos. Este fato contribuiu positivamente, tendo em vista, o aumento da segurança na tomada de decisão e a melhor distribuição das tarefas e responsabilidades entre os membros.

A baixa presença nas reuniões da CFT aponta ainda para a necessidade de disponibilização de recursos humanos especializados, com carga horária definida para execução das ações da comissão (LIMA-DELLAMORA, 2012). Outro questionamento que pode ser feito é da possível existência de membros poucos motivados com o trabalho da CFT e com pouco conhecimento e/ou entendimento quanto as suas funções no processo de trabalho, levando-os a uma participação pequena ou mesmo a nenhuma participação nas reuniões.

O número de itens tratados pela CFT nos anos de 2008, 2009 e 2013 manteve-se constante (Figura 7). Este número foi obtido através da contagem dos assuntos apontados no item “apreciar” e “deliberar”, que constam nas atas. Trata-se do volume de documentos recebidos pela secretaria da CFT, não somente pedidos de exclusões e inclusões de medicamento, contudo este último representa notadamente o maior volume.

Figura 7: Número de itens totais apontados em atas, durante o período de estudo 2007-2013.

A retenção de solicitações de inclusão ocasionada pelo número reduzido de reuniões realizadas nos anos de 2010 e 2011, e a sensibilização dos membros de todas as comissões permanentes para que houvesse participação ativa nas mesmas, podem explicar o volume aumentado de itens discutidos no ano de 2012. Deve-se considerar, também, a existência de 24 especialidades médicas passíveis de geração de demandas junto à CFT. Por outro lado, o baixo número de reuniões em 2010 e 2011 pode ter ocasionado à época a não inclusão de itens imprescindíveis à terapia.

Outra abordagem importante que chama a atenção em relação ao funcionamento é o fato de não haver menção de exigência da declaração de ausência de conflito de interesses e/ou impedimento ético entre os membros. Considerando que a declaração de ausência de conflito diminui o viés mercadológico, dá publicidade ao processo de seleção pela CFT, estimula a reflexão crítica acerca do comportamento médico e, consequentemente, pode atuar na utilização de evidência enviesada por interesses comerciais (MAGARINOS-TORRES, 2011).

Da mesma forma, faz-se necessária uma política institucional para gerir o uso de amostras grátis na instituição, pois a permissão para distribuição de amostras grátis nos serviços públicos é ainda muito comum encontrar amostras grátis de medicamentos em consultórios médicos e unidades de dispensação de medicamentos das unidades de saúde. Na maioria das vezes essas amostras são levadas para as unidades pelos prescritores, que recebem tais amostras e as levam para os serviços com a intenção de ajudar os usuários, podendo prescrever medicamentos não disponibilizados normalmente no serviço e os doando diretamente ao usuário. Este fato dificulta a implementação das ações de assistência farmacêutica no hospital (LIMA-DELLAMORA, 2012).

Aspecto relevante, discutido tanto por Lima-Dellamora (2012) quanto pela OMS (2003), é a possibilidade da CFT dispor de recursos para o financiamento de algumas de suas atividades, com objetivo de custear treinamentos, materiais informativos, entre outros

15 38 37 3 11 78 40 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 2007 2008 2009 Ano 2010 2011 2012 2013 N úm er o de I te ns

elementos necessários a consecução de suas atividades. No entanto, não foi observada disponibilidade deste tipo de recursos pela CFT do hospital em estudo, inversamente ao esperado em se tratando de ambiente universitário.

Chama atenção o fato de ter ocorrido duas mudanças da localização física da Coordenação das Comissões Permanentes (CCP). Este fato gerou uma descontinuidade da curva de crescimento do trabalho da CCP a partir de janeiro 2012, o que influenciou negativamente o trabalho da secretaria da CFT posteriormente, pois além de não possuir instalações próprias, o espaço físico inadequado pode gerar danos irreparáveis ao funcionamento como: perda do registro documentos importantes para consulta futura, demora no tempo de processamento dos documentos, assim como a perda de dados e pessoal administrativo com conhecimento da dinâmica do hospital e do funcionamento da CFT.

Lima-Dellamora (2012) e Santana e colaboradores (2014) ressaltam a relevância da qualidade do processo de armazenamento dos documentos da CFT além da necessidade de organização e método no processo de avaliação. Assim, cabe citar a possibilidade de um trabalho futuro para avaliar a qualidade das análises realizadas durante as reuniões da CFT e o grau do uso de ferramentas adequadas (nível de evidências) além do posicionamento firme da comissão diante das orientações OMS para atingir a sua missão frente aos diversos assuntos tratados pela comissão.

Neste estudo, os documentos referentes aos anos de 2007 a 2011 estavam apensados em forma de processo separados por ano de funcionamento. Documentos anteriores a este período não foram claramente identificados.

Em relação aos anos de 2012 e 2013, os documentos ainda estavam arquivados em pasta suspensa, mas adequadamente armazenados e identificados. Desta forma, pode-se considerar que o cuidado com o arquivamento dos documentos sugerido pela literatura tem sido observado. No entanto, no que se refere a existência de cadastro dos membros da CFT foi observado registro das informações pessoais, cargo e qualificação, além dos dados pessoais e contato de e-mail, apenas nos anos de 2008 e 2009. Nos outros anos de funcionamento ativo somente foram encontrados registros estanques dos dados funcionais de seus membros.