Concepção da Estrutura Documental.

Na fase de concepção da estrutura documental são definidos que tipos de documentos devem compor o sistema, qual a relação entre eles e para que níveis eles devam ser emitidos, bem como as responsabilidades por sua elaboração, aprovação e implementação (CERQUEIRA, 2006).

A figura 13 ilustra a estrutura documental proposta, neste modelo, aqui denominado SGIPP (Sistema de Gestão Integrado para Indústria Processadora de Pescado).

99 Figura 13: Estrutura de Documentação do SGIPP.

O plano de negócio consiste do plano estratégico da empresa previamente desenvolvido pela Alta Direção, com seus valores, missão, visão de futuro, objetivos estratégicos e estratégias de negócio (CERQUEIRA, 2006).

A política do Sistema de Gestão Integrado será abordada no item P.02.06 deste modelo. Porém, ao elaborar a estrutura documental do SGI, se deve considerar que deverão fazer parte da política do SGI, aquelas requeridas pela SA 8000. Para facilitar a sua documentação estas poderão ser estruturadas em documento de segundo nível, desde que referenciadas na Política do SGI global da empresa. Seguem as políticas relacionadas ao Sistema de Gestão da Responsabilidade Social:

1. Política de combate ao trabalho infantil. 2. Política de combate ao trabalho forçado. 3. Política de Saúde e Segurança.

4. Política da liberdade de associação e o direito à negociação sindical. 5. Política Antidiscriminação.

6. Política das práticas disciplinares. 7. Política da Jornada de Trabalho. 8. Política da Remuneração. 9. Política dos Sistemas de Gestão.

Ainda fazem parte da documentação exigida pela norma SA 8000, as listas de verificação de documentos e programa de aprendizagem. Exemplos das Políticas acima enumeradas, bem como de formulários de empresas que atualmente usam a norma estão exemplificadas no anexo A.

Os demais elementos que deverão ser considerados na estrutura documental estão definidos abaixo, conforme Cerqueira (2006):

Plano de negócio.

Política do Sistema de Gestão Integrado.

100

• O Manual de Gestão - trata-se de documento que contém toda a estrutura do Sistema de Gestão Integrada, os processos, suas interações, as políticas de gestão, os níveis de autoridade e responsabilidade e a referência aos procedimentos gerais e específicos aplicáveis à empresa.

• Procedimentos Gerais e, Manual APPCC – consistem em normas de procedimentos aplicáveis a todos os processos da empresa, em função de exigências normativas e das políticas e diretrizes da organização. O manual APPCC deve conter toda a análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle, a definição dos PPROs e também o Programa de Pré-Requisitos.

• Procedimentos Específicos – consistem de normas de procedimentos aplicáveis a processos específicos da empresa que devem ser seguidos obrigatoriamente apenas em determinados sites.

• Instruções de Trabalho – consistem de normas de procedimentos que desdobram e detalham as atividades constantes dos processos específicos da sede corporativa da empresa ou dos sites avançados.

• Registros – contém informações que visam demonstrar a realização dos objetivos e metas e o correto desempenho do SGI.

Observou-se junto às empresas de referência analisadas, que a elaboração da documentação do SGI antes da sua implementação foi uma boa prática que facilitou o processo.

P.02.03.01 Procedimentos de Documentação.

A abrangência da documentação do Sistema de Gestão Integrado deve ser suficiente para demonstrar que o seu sistema é divulgado, compreendido e eficazmente implementado.

Embora a estrutura documental não passe obrigatoriamente pela elaboração de um manual de gestão, recomenda-se – neste modelo – que a empresa elabore o manual de gestão integrada, com os seguintes elementos:

• Indicação do objetivo e campo de aplicação do sistema de gestão integrado;

• Descrição, história, atividades e locais da organização;

• Política do SGI;

• Apresentação da sua estrutura orgânica, de forma a ser perceptível o funcionamento da organização, com particular ênfase na função do SGI;

• Inclusão ou referência a Procedimentos Gerais e Específicos do SGI, relacionando-os com os requisitos de cada uma das funções aplicáveis das normas de referência.

Ao decorrer da apresentação do SGIPP estão ilustrados os seguintes procedimentos gerais:

• Procedimento Geral (PG 01) para a Identificação de Aspectos e Impactos Ambientais, Perigos e Riscos para SST, Perigos para a Segurança dos Alimentos e Fornecedores de risco, tendo em vista requisitos de Responsabilidade Social.

• Procedimento Geral (PG 02) para Manutenção da Legislação Aplicável.

• Procedimento Geral (PG 03)- para o Estabelecimento de Objetivos e Metas.

• Procedimento Geral (PG 04)- para Treinamento de Funcionários.

No apêndice D, nos quadros D.5 e D.6, estão listados os procedimentos gerais, aqueles que documentam requisitos relacionados a todos os processos da empresa e os procedimentos específicos, que documentam requisitos ou atividades realizadas apenas por determinados processos da empresa, que poderiam ser implantados no Sistema de Gestão Integrado.

De acordo com Cerqueira (2006) a tarefa de implantação de procedimentos documentados passa pelas cinco etapas a seguir:

101

• Identificação do processo relacionado com o procedimento;

• Documentação do procedimento;

• Análise crítica visando a buscar o acordo e consenso sobre o seu conteúdo;

• Aprovação pelo gestor que tem responsabilidade sobre o processo;

• Emissão do procedimento.

O autor também coloca que o procedimento documentado deve ter algumas características desejáveis, tais como:

• Elaborado em linguagem simples, clara e objetiva;

• Ser desdobrado em instruções de trabalho para detalhar alguma atividade específica, sempre que isso for aconselhável;

• Conter a descrição 5W1H (o que, quem, quando, onde, porque, como);

• Prever a documentação e a forma de controle dos registros essenciais para assegurar a manutenção das evidências objetivas de que as atividades são realizadas conforme planejado;

• Ter um responsável por sua atualização. P.02.03.02. Manual do SGI.

Embora os referenciais normativos (ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000 e SA 8000) não o exijam, a elaboração de um manual – no caso de sistemas de gestão integrados – é muito importante para que se possa descrever os principais elementos do sistema de gestão e a interação entre eles.

O manual do SGI deve incluir:

• Índice;

• Política da Qualidade, Ambiental, Saúde e Segurança, Responsabilidade Social etc.;

• Estrutura Organizacional;

• Autoridades & Responsabilidades;

• Elementos dos Sistemas;

• Referências;

• Todos os requisitos das normas do SGI aplicados na organização;

• Lista dos procedimentos correlacionados.

No apêndice D, quadro D.7 está exemplificado um índice de manual do Sistema de Gestão Integrado (ISO 22000, ISO 14001, OHSAS 18001 e ISO 9000) de uma das indústrias de referência analisadas.

P.02.03.03. Controle de Documentos

A empresa deve controlar os documentos previstos na estrutura documental, incluindo os impressos (máscaras, formatos ou outras designações equivalentes).

Além dos documentos, devem também ser considerados, e adequadamente controlados, os dados susceptíveis de alteração, como: listas de fornecedores de serviços ou produtos com implicações ambientais, lista de clientes com exigências específicas relacionadas aos produtos, meio ambiente, SST ou responsabilidade social, lista de equipamentos de medição. Ainda se devem considerar, os dados em suporte informático e outros, tais como: produção média mensal de resíduos, consumo médio mensal de água e energia por unidade de produção, entre outros similares.

São também documentos a controlar os que tenham origem no exterior da empresa, tais como boletins de análises ou relatórios de monitoramentos realizadas no exterior, informação técnica de clientes ou fornecedores, normas, regulamentos, legislação, códigos de boa prática, licenças e pareceres de entidades oficiais.

102 Os documentos considerados parte integrante do sistema de gestão integrado têm de ser objetivamente identificados, para que se possam adotar metodologias adequadas para o seu controle, devendo ter uma designação, podendo ainda ter um código/referência.

É recomendável que a empresa identifique todos os tipos de documentos e todas as responsabilidades associadas aos aspectos de controle (elaboração, verificação, aprovação, emissão, lista de distribuição, original, arquivo histórico) sob a forma de uma matriz ou outra equivalente.

A distribuição dos documentos deve garantir que estes estão disponíveis, na versão atualizada, onde são necessários, existindo evidências desta distribuição. Os documentos uma vez alterados (revistos) e/ou extintos (obsoletos) devem ser removidos dos locais de utilização e, sempre que previsto, arquivado um exemplar de cada documento substituído, devidamente identificado. As responsabilidades por estas atividades devem estar estabelecidas.

O controle de documentos, dados e impressos gerados e controlados em suporte informático obriga a estabelecer procedimentos adicionais de validação e, ainda, de segurança, integridade e acesso aos mesmos. Os documentos devem ter formas, assinaturas digitalizadas, siglas, símbolos ou outras soluções, de indicar aos utilizadores, quem são os responsáveis pelo controle dos documentos. Os documentos em suporte eletrônico devem estar incluídos nos sistemas de controle. Atualmente existem softwares para gestão de documentos que podem facilitar muito o processo de controle.

Quanto menor o número de documentos utilizados em cópia física melhor, porque a cópia física necessita ser retirada do posto de trabalho e substituída pela nova edição enquanto que a cópia eletrônica é apenas disponibilizada no sistema informatizado o que reduz muito o trabalho.

Além disso, os softwares também podem realizar a tramitação dos documentos depois da elaboração enviando automaticamente para revisão e aprovação e disponibilizando o documento quando este for aprovado.

P.02.04. Identificação e avaliação de perigos e riscos.

Nesta etapa será abordada a identificação de perigos e riscos para o meio ambiente, saúde e segurança e segurança dos alimentos.

O quadro 7 especifica um procedimento geral para a identificação e avaliação de aspectos e impactos ambientais, perigos e riscos para SST, análise de riscos para a segurança dos alimentos e identificação de fornecedores de risco, quanto ao potencial de atendimento aos requisitos da norma SA 80000.

Após a especificação do procedimento, as etapas P.02.04.01; P.02.04.02 e P.02.04.03 mostrarão o passo a passo para cumprir a identificação e avaliação de perigos e riscos.

Os seguintes formulários e fichas de avaliação auxiliares para o cumprimento desta etapa estão descritos no apêndice D:

• Formulário de Avaliação de Perigos e Riscos para SST e de Aspectos e Impactos Ambientais (FAPSTAIA); quadro D.8

• IT. APSTAIA - Instrução para a atribuição de pontuação no Formulário de Avaliação de Perigos e Riscos para SST e de Aspectos e Impactos Ambientais (FAPSTAIA).

• Formulário para a Análise de Perigos para a Segurança do Pescado (FAPSP); quadro D.11.

• Ficha para a Seleção e Avaliação do Fornecedor, quanto à capacidade de atender aos requisitos da Responsabilidade Social (FSAFRS); quadro D.12.

103 Quadro 07: Procedimento Geral (PG-01) para a Identificação de Aspectos e Impactos Ambientais, Perigos e Riscos para SST, Perigos para a Segurança dos Alimentos e Fornecedores de risco, perante requisitos de Responsabilidade Social.

Responsável Referência Observação

Equipe multidisciplinar: com os responsáveis pelas áreas: SGSA, SST, RSE e SGA. Fluxograma das atividades.

Realizar o mapeamento do processo produtivo para definir os principais processos envolvidos no processamento do pescado. Desmembrar os processos em atividades e tarefas.

Além do processo produtivo, todas as demais atividades e operações desenvolvidas na indústria processadora, tais como escritório administrativo, refeitórios, banheiros, lavanderias, entre outros, devem ser avaliadas quanto a sua interface ambiental e de SST.

Nesta fase efetuar o levantamento dos principais fornecedores da indústria para sua posterior avaliação sobre sua capacidade de atender aos requisitos da responsabilidade social. Equipe multidisciplinar: com os responsáveis pelas áreas: SGSA, SST, RSE e SGA. Fluxograma das atividades, legislação.

Efetuar o levantamento dos principais aspectos ambientais e impactos ambientais ligados às atividades da empresa, dos perigos e riscos para SST e dos principais perigos para a Segurança do Pescado. Para o embasamento da análise de perigos a equipe da segurança dos alimentos pode utilizar informações tais como o histórico, a realidade da organização, a experiência e o conhecimento do setor, informações externas relevantes, requisitos aplicáveis (legais e de clientes, por exemplo). Avaliar os fornecedores de maior risco quando à sua capacidade em atenderem os requisitos da responsabilidade social.

O levantamento deve ser feito pela equipe multidisciplinar, representada através dos seus responsáveis, acompanhando-se de perto a realização das atividades, entrevistando funcionários e técnicos responsáveis, visitando-se e/ou enviando questionários aos seus principais fornecedores. Pode ser útil consultar a inspetores do trabalho e a sindicatos a fim de inteirar-se de possíveis problemas trabalhistas.

(continua) (continua) (continua)

Identificar Aspectos e Impactos Ambientais, Perigos e Riscos para SST, Perigos para a SA e principais

fornecedores. Início

104

Responsável Referência Observação

Equipe multidisciplinar: com os responsáveis pelas áreas: SGSA, SST, RSE e SGA. FAPSTAIA, FAPSP, FSAFRS.

Os aspectos e impactos ambientais, riscos e perigos para SST são preenchidos em um formulário denominado Formulário de Análise de Perigos e Riscos para SST e Aspectos e Impactos Ambientais (FAPRSSTAIA) que tem por finalidade registrar os aspectos e impactos ambientais, bem como os riscos e perigos para SST mais significativos para a indústria processadora de pescado. Os campos para preenchimento desta planilha são: Campo 01: Atividades: São as etapas do processo. Devem-se considerar também como entradas as situações de perigo como incêndios; derrame de produtos etc. Campo 02: Condições de Operação (CO) pode ser “N” ou “A” normal ou anormal (acidentes e incidentes). Situação Normal: condição de operação que está de acordo com os processos e instruções operacionais estabelecidas pela empresa.

Situação Anormal = ACIDENTE: um acontecimento imprevisto do qual resulta uma lesão ou enfermidade ao ser humano ou dano ao equipamento, materiais e o ambiente.

Situação Anormal = INCIDENTE: considera-se como um QUASE-ACIDENTE. Campo 03: Perigo para SST: elemento das atividades, produtos ou serviços de uma organização que pode interagir com o ser humano provocando dano ou doença. Campo 04: Riscos para SST: Risco para saúde ou segurança ocupacional: combinação da probabilidade de ocorrência de um evento perigoso ou exposição e da severidade da injúria ou doença. Campo 05: Parâmetros Legais de SST. É recomendado que para manter o atendimento aos regulamentos, cada responsável por processo identifique e compreenda os requisitos legais aplicáveis em seu processo. Campo 06: Preocupações com a SST. Leva em consideração a significância de cada perigo identificado, podendo ser diferente de um processo para o outro. Campo 07: Aspecto ambiental: elemento das atividades, produtos ou serviços de uma organização que pode interagir com o meio ambiente. Campo 08: Impacto ambiental: qualquer modificação do meio ambiente, adversa ou benéfica, que resulte, no todo ou em parte, das atividades produtos ou serviços de uma organização. Campo 09: Parâmetros Legais Ambientais. É recomendado que para manter o atendimento aos regulamentos, cada responsável por processo identifique e compreenda os requisitos legais aplicáveis em seu processo. Campo 10: Preocupações Ambientais, leva em consideração a significância de cada impacto ambiental identificado, podendo ser diferente de um processo para o outro. Campo 11: Podem ser feitos individualmente, ou seja, controles específicos para perigos relacionados apenas a saúde e segurança no trabalho e apenas relacionados com meio ambiente, ou podem ser feitos controles para perigos relevantes aos dois assuntos.

(Continua) Elaborar Planilha de Aspectos e

Impactos Ambientais e de Perigos e Riscos para SST, de Análise de Perigos para SA e de análise de

fornecedores para RSE. Quadro 07. Continuação.

105

Responsável Referência Observação

Equipe multidisciplinar: com os responsáveis pelas áreas: SGSA, SST, RSE e SGA. FAPSTAIA IT.APSTAIA FAPSP FSAFRS

1. Preencher as colunas na planilha FAPSTAIA (Formulário de Avaliação de Perigos e Riscos para SST e de Aspectos e Impactos Ambientais) com os aspectos e impactos ambientais e riscos e perigos identificados.

2. Siga as instruções de atribuição de pontuação conforme IT. APSTAIA – (Instrução para a atribuição de pontuação no Formulário de Avaliação de Perigos e Riscos para SST e de Aspectos e Impactos Ambientais).

3. Preencha todos os perigos para o pescado relacionados a cada etapa do processamento relacionada no formulário FAPSP (Formulário para a Análise de Perigos para a Segurança do Pescado).

4. Siga as instruções contidas nos passos 1 e 2 do P.02.04.02 para a realização da análise corretamente.

• Responda às questões contidas no formulário FSAFRS (Ficha para a Seleção

e Avaliação do Fornecedor, quanto à capacidade de atender aos requisitos da Responsabilidade Social) e siga as instruções para o seu correto preenchimento contidas no P.02.04.03. Equipe multidisciplinar: com os responsáveis pelas áreas: SGSA, SST, RSE e SGA. FAPSTAIA IT.APSTAIA FAPSP FSAFRS

1. Relativamente à Avaliação de Perigos e Riscos para SST e de Aspectos e Impactos Ambientais, utilize a IT.APSTAIA – (Instrução para a atribuição de pontuação no Formulário de Avaliação de Perigos e Riscos para SST e de Aspectos e Impactos Ambientais) para auxiliar na avaliação da significância dos riscos para SST e impactos ambientais.

2. Relativamente à Análise de Perigos para a Segurança do Pescado, os passos

1 e 2 do P.02.04.02, bem como o quadro 8 auxiliarão nesta tarefa.

3. Quanto à avaliação de risco de fornecedores seguir as instruções contidas no P.02.04.03.

(continua) (continua) (continua)

Preencher a Planilha de Aspectos e Impactos Ambientais e de Perigos e Riscos para SST, de Análise de Perigos para SA e de análise de

fornecedores para RSE. Quadro 7 . Continuação.

Preencher a Planilha de Aspectos e Impactos Ambientais e de Perigos e Riscos para SST, de Análise de Perigos para SA e de análise de

106 Diretor Equipe multidisciplinar: com os responsáveis pelas áreas: SGSA, SST, RSE e SGA. FAPSTAIA IT.APSTAIA FAPSP FSAFRS

As planilhas acima referidas deverão ser analisadas pela equipe multidisciplinar e pelo diretor da empresa, que após avaliação das mesmas junto aos seus especialistas em cada assunto, irá ou não aprová-las.

Caso não haja aprovação revisar todas as atribuições de pontos.

As planilhas devem ser avaliadas anualmente ou quando necessário (novas atividades, novos fornecedores, alterações na estrutura física, entre outros).

Diretor Equipe multidisciplinar: com os responsáveis pelas áreas: SGSA, SST, RSE e SGA.

PG-03 Tendo os aspectos e impactos ambientais significativos, perigos e riscos para SST ,

de perigos significantes para a segurança do pescado e fornecedores com maio risco tendo em vista o potencial em cumprirem requisitos de responsabilidade social devem-se estabelecer objetivos e metas e programas de gestão que os contemplem, visando um melhor desempenho da empresa processadora de pescado. O PG-03 descreve a sistemática para o estabelecimento dos objetivos, metas e programas do SGI.

Fonte: Junior (2006).

Planilha aprovada?

Estabelecer objetivos, metas e programa de gestão.

107 P.02.04.01. Identificação de aspectos e avaliação de impactos ambientais e riscos para SST associados às atividades da empresa.

A identificação dos aspectos e impactos ambientais e a análise de riscos associados às atividades é um dos pontos mais importantes do planejamento do SGI, pois, através dele são investigados todas as atividades e setores que podem gerar danos ambientais e à saúde ou segurança dos trabalhadores.

A organização deve ter uma visão de todas as situações operacionais que envolvem um fator de risco de SST e de seus impactos ambientais significativos. Para isso deve definir uma metodologia de análise que estabeleça critérios para distinguir aspectos e riscos significativos de não significativos. A primeira etapa de sua realização é o desdobramento do fluxo de processo produtivo em atividades e operações, realizando-se uma análise das entradas e saídas de cada operação tanto no foco de SST, como ambiental (SEIFFERT, 2008).

Para esta análise sugere-se a metodologia exemplificada no quadro D.8, apêndice D. P.02.04.02. Análise de Perigos para a Segurança do Pescado.

A exemplo da identificação feita para os aspectos e impactos ambientais relevantes e perigos e riscos para SST, nesta etapa, deve-se realizar um levantamento criterioso dos perigos para a segurança do pescado que podem ser introduzidos, ou que podem se desenvolver no mesmo.

Passo 01. Análise de Perigos

Esta etapa corresponde ao Primeiro Princípio do APPCC que consiste em listar todos os perigos potenciais, conduzir uma análise destes perigos e considerar medidas de controle.

Para o embasamento desta identificação a equipe da segurança dos alimentos pode utilizar informações tais como o histórico, a realidade da organização, a experiência e o conhecimento do setor, informações externas relevantes, requisitos aplicáveis (legais e de clientes, por exemplo) além de toda a informação previamente levantada na etapa P.01.03.

Após a listagem de todos os perigos com probabilidade razoável de acontecer deve-se proceder a uma análise para saber quais perigos devem ser controlados.

Para isto pode-se utilizar um modelo oficial adaptado de USDC/NOAA/NMFS/ Seafood Inspection Program (2006), conforme quadro 8.

Quadro 8: Probabilidade e severidade. Determinação dos perigos significativos.

Probabilidade Severidade Determinação

A Baixa Baixa Não significativo.

B Baixa Média Moderado.

Baixa Alta Moderado.

Média Baixa Moderado.

Alta Baixa Moderado.

C Média Média Significativo.

Média Alta Significativo.

Alta Média Significativo.

Alta Alta Significativo.

108 Após a avaliação, os riscos são classificados em não significativos, moderados ou significativos. Uma vez terminada a análise deve-se avaliar o grau e controle requerido para garantir a Segurança dos Alimentos e qual a combinação das medidas de controle é requerida. Passo 02. Determinação do Nível de Aceitação dos Perigos Identificados no Produto Final.

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