O presente trabalho teve como objetivo analisar os impactos positivos e negativos da implementação do EPM em uma empresa de Engenharia do setor de óleo e gás, que encontra- se situada na capital do estado do Rio de Janeiro.
Inicialmente, foi feita uma revisão bibliográfica para identificar o que a literatura tem escrito sobre a utilização do Enterprise Project Management (EPM). Para realizar esta revisão, foram utilizadas as bases de dados Scopus e Scielo, selecionados 12 artigos que compuseram o referencial bibliográfico do estudo.
Em seguida, foram identificadas as principais vantagens de utilização do sistema de gerenciamento de projetos Enterprise Project Management (EPM) e elaborado um questionário, tendo como base a revisão bibliográfica da pesquisa, para ser aplicado aos usuários do sistema e verificado se a sua implementação conseguiu confirmar as vantagens indicadas. Neste questionário, os usuários avaliaram o grau de influência da implementação do EPM com cada uma das vantagens apontadas pela revisão da literatura.
Sendo assim, o questionário, composto por 18 perguntas fechadas e duas abertas, foi encaminhado para 42 usuários selecionados e destes, 27 o responderam. Em seguida foi realizada a consolidação dados e uma análise geral dos itens das perguntas fechadas, onde foram identificados como os de maior e menor relação com a implementação do Enterprise Project Management (EPM), de acordo com a percepção dos respondentes.
Além disso, cada item foi analisado separadamente por meio de sua frequência absoluta e relativa, bem como por meio da segmentação das respostas pelos perfis de atuação nos projetos. Para os itens de perguntas abertas, os aspectos positivos e negativos da implementação do EPM foram tematizados, possibilitando uma análise dos temas com maior indicação como benefício ou malefício do sistema.
Com a análise dos resultados dos itens de pergunta fechada, pode ser verificado que, pela percepção dos usuários, a centralização completa de funcionalidades que antes eram executadas por outras ferramentas, a melhoria do planejamento de custos ou alocação de recurso dos projetos e a melhoria da eficiência de utilização dos recursos humanos da empresa foram os itens que mais foram influenciados pela implementação do EPM na empresa. Por outro lado, a melhoria da manutenção e disseminação dos conhecimentos obtidos com os projetos, o aumento da agilidade de respostas às mudanças dos projetos e a diminuição de erros ou
retrabalhos durante a execução dos projetos foram os itens que, pela percepção dos usuários, menos foram influenciados com a implementação do EPM.
Ao realizar a análise detalhada de cada um dos itens de perguntas fechadas, pode ser confirmado que, de forma geral, o resultado obtido confirma as vantagens indicadas pelos autores. Entretanto, foi possível verificar algumas oportunidades de melhoria para a implementação realizada, tais como: a melhoria do treinamento e sensibilização dos integrantes de equipe para a identificação de falhas ou práticas inadequadas durante a execução dos projetos, a apresentação das funcionalidades de consolidação de informações dos projetos e a apresentação de funcionalidades relacionadas com o gerenciamento de projetos.
Além disto, foi sugerido também um treinamento em conjunto para coordenadores e integrantes de equipe com o objetivo de promover e sensibilizar estes perfis de atuação para as formas pelas quais o EPM poderia contribuir com a comunicação entre eles. Foi levantada também a necessidade de realização de treinamento específico para os coordenadores com o objetivo de apresentar as funcionalidades do sistema que podem auxiliá-los nas tomadas de decisão durante a execução do projeto e assim agilizar as respostas de mudanças nos projetos. E ainda pode-se oferecer aos colaboradores que utilizam o sistema um treinamento básico para todos os perfis de atuação, o detalhamento de funcionalidades da ferramenta que possibilita que os stakeholders tenham a compreensão acerca das etapas dos projetos e a elaboração de um Brainstorming com a participação de todos os envolvidos para levantamento das alternativas de como o EPM poderia aumentar a eficiência dos recursos do projeto.
De forma a possibilitar que os usuários indicassem quaisquer outras vantagens ou desvantagens da implementação do EPM, foram incluídas duas perguntas abertas onde foi solicitado aos usuários a indicação das principais vantagens ou desvantagens do sistema EPM. As respostas foram tematizadas e os principais assuntos foram confrontados com a revisão bibliográfica e com o resultado da aplicação das perguntas fechadas. Assim, emergiram duas categorias de análise, a saber: aspectos positivos da implementação do EPM; e aspectos negativos da implementação do EPM.
Desta forma, foi verificado que os principais temas categorizados como aspectos positivos da implementação do EPM foram: melhoria no gerenciamento dos recursos; melhoria dos controles dos projetos; centralização de informações, melhoria no planejamento dos projetos e inexistência de malefícios. Este resultado corroborou com as afirmações dos autores utilizados no presente estudo e com o resultado obtido por meio da aplicação das perguntas fechadas.
Na categoria de aspectos negativos da implementação do EPM, os principais temas indicados foram: Custo de overhead, limitação da ferramenta para projetos grandes e complexos, falta de centralização de algumas funcionalidades e usabilidade do sistema. Tais resultados também se encontraram em consonância com os autores utilizados. E ainda reforçaram a necessidade de treinamento e atualização contínua da equipe envolvida, bem como identificada por meio das perguntas fechadas.
Assim, como contribuição do presente estudo, é fundamental o investimento em treinamento e atualização dos funcionários envolvidos e dos novos funcionários que, porventura, comporão as equipes envolvidas nos projetos. Torna-se, ainda, imprescindível a posterior avaliação da usabilidade do sistema. O diagnóstico contínuo dos resultados obtidos por meio da utilização da ferramenta indicará as necessidades de ajustes para melhoria dos processos.
REFERÊNCIAS
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APÊNDICE A FUNDAMENTAÇÃO DO QUESTIONÁRIO
As empresas, de uma maneira geral, produzem um conteúdo significativo de conhecimentos e saberes que estão contidos em pessoas, e-mails , documentos e planilhas. Isto pode representar um problema à medida que o conhecimento pode se perder com a saída dos colaboradores, a informação pode ser difícil de ser encontrada e a duplicação pode levar a inconsistências.
PRESCOTT, B.; DOWNING, J.; DI MAIO, M.; HOW J. (2010)
A noção de más práticas está intimamente relacionada ao risco do projeto, principalmente se ocorrer durante a sua execução. Assim, uma solução para evitar a ocorrência de más práticas é criar mecanismos de anulação de riscos. Numerosas práticas errôneas já foram documentadas, muitas de maneira informal. Esta documentação torna-se importante para prover ferramentas de ensino a gerentes como um todo, de modo a aprender com os erros e evitar sua perpetuação (2010).
STAMELOS, I. (2010)
O PMIS ajuda a detectar problemas latentes antes que eles ocorram, no cumprimento de prazos e economia efetiva de custos e aumento do retorno financeiro. A melhoria na comunicação ajuda a manter todos os envolvidos devidamente informados, o que permite ao gerente monitoramento do progresso e avaliação de risco global.
BRAGLIA, M.; FROSOLINI, M. (2014)
Há relutância dos gerentes de projeto para relatar falhas e práticas inadequadas durante a execução de um projeto. Além disso, esta prática interfere na precisão dos relatórios do projeto e na avaliação de seu sucesso.
RAYMOND, L.; BERGERON, F. (2008)
A noção de más práticas está intimamente relacionada ao risco do projeto, principalmente se ocorrer durante a sua execução. Assim, uma solução para evitar a ocorrência de más práticas é criar mecanismos de anulação de riscos. Numerosas práticas errôneas já foram documentadas, muitas de maneira informal. Esta documentação torna-se importante para prover ferramentas de ensino a gerentes como um todo, de modo a aprender com os erros e evitar sua perpetuação (2010).
STAMELOS, I. (2010)
O PMIS ajuda a detectar problemas latentes antes que eles ocorram, no cumprimento de prazos e economia efetiva de custos e aumento do retorno financeiro. A melhoria na comunicação ajuda a manter todos os envolvidos devidamente informados, o que permite ao gerente monitoramento do progresso e avaliação de risco global.
BRAGLIA, M.; FROSOLINI, M. (2014)
Nº PERGUNTA FUNDAMENTAÇÃO FONTE
Melhoria da
manutenção e
disseminação dos
conhecimentos
obtidos com os
projetos.
1Melhoria da
identificação de
falhas ou práticas
inadequadas
durante a
execução dos
projetos.
2Os problemas surgem quando muitos envolvidos podem modificar conteúdo de planilhas ao mesmo tempo e se a comunicação não for adequadamente mantida. E-mails que podem ser recebidos e ignorados por longos períodos, podendo causar entraves na comunicação.
BRAGLIA, M.; FROSOLINI, M. (2014)
As empresas, de uma maneira geral, produzem um conteúdo significativo de conhecimentos e saberes que estão contidos em pessoas, e-mails , documentos e planilhas. Isto pode representar um problema à medida que o conhecimento pode se perder com a saída dos colaboradores, a informação pode ser difícil de ser encontrada e a duplicação pode levar a inconsistências.
PRESCOTT, B.; DOWNING, J.; DI MAIO, M.; HOW J. (2010)
O SharePoint forneceu à organização em estudo uma plataforma eletrônica unificada para a fusão de informações. Além disso, favoreceu a comunicação no que tange o uso do recurso para organização de reuniões, elaboração de documentos e comunicação de ideias. Os autores revelam que os benefícios da ferramenta podem ser melhor aproveitados por empresas que possuam atuação em diversos continentes, cuja efetividade de colaboração e comunicação dos stakeholders torna-se fundamental.
PRESCOTT, B.; DOWNING, J.; DI MAIO, M.; HOW J. (2010)
Softwares ou sistemas de gerenciamento de projetos, em geral, facilitam a integração dos dados do projeto, a
interação com os sistemas corporativos, a interoperabilidade com a nova tecnologia da informação.
RAYMOND, L.; BERGERON, F. (2008)
O SharePoint forneceu à organização em estudo uma plataforma eletrônica unificada para a fusão de informações. Além disso, favoreceu a comunicação no que tange o uso do recurso para organização de reuniões, elaboração de documentos e comunicação de ideias. Os autores revelam que os benefícios da ferramenta podem ser melhor aproveitados por empresas que possuam atuação em diversos continentes, cuja efetividade de colaboração e comunicação dos stakeholders torna-se fundamental.
PRESCOTT, B.; DOWNING, J.; DI MAIO, M.; HOW J. (2010)
Os problemas surgem quando muitos envolvidos podem modificar conteúdo de planilhas ao mesmo tempo e se a comunicação não for adequadamente mantida. E-mails que podem ser recebidos e ignorados por longos períodos, podendo causar entraves na comunicação.
BRAGLIA, M.; FROSOLINI, M. (2014)
As empresas, de uma maneira geral, produzem um conteúdo significativo de conhecimentos e saberes que estão contidos em pessoas, e-mails , documentos e planilhas. Isto pode representar um problema à medida que o conhecimento pode se perder com a saída dos colaboradores, a informação pode ser difícil de ser encontrada e a duplicação pode levar a inconsistências.
PRESCOTT, B.; DOWNING, J.; DI MAIO, M.; HOW J. (2010)
É fundamental evitar manter uma multiplicidade de diferentes sistemas, servidores e plataformas. Assim, uma ferramenta adequada seria aquela que consiga agrupar funcionalidades, evitando reentrada de dados e utilização de sistemas paralelos.
PRESCOTT, B.; DOWNING, J.; DI MAIO, M.; HOW J. (2010)
Nº PERGUNTA FUNDAMENTAÇÃO FONTE
3
Melhoria da rastreabilidade de
arquivos/docume ntos dos projetos.
Melhoria da integração das informações dos
projetos.
A qualidade da informação que está sendo imputada no projeto, em conjunto com a ampla utilização do sistema também são fatores que influenciam no sucesso do projeto, além de fornecer ao gerente de projeto um melhor suporte para a tomada de decisões.
RAYMOND, L.; BERGERON, F. (2008)
É possivel citar como objetivo dos sistemas de informação de gerenciamento de projetos o aumento da eficiência, por possibilitar a todos os envolvidos o controle de tarefas e a compreensão acerca de todas as etapas do projeto, além de contribuir com o fluxo de informações entre os envolvidos. Isto permite rápidas respostas às mudanças no projeto, fornecimento, produção e entrega, tornando-se fundamental para a cadeia de abastecimento que exige agilidade.
BRAGLIA, M.; FROSOLINI, M. (2014)
O PMIS ajuda a detectar problemas latentes antes que eles ocorram, no cumprimento de prazos e economia efetiva de custos e aumento do retorno financeiro. A melhoria na comunicação ajuda a manter todos os envolvidos devidamente informados, o que permite ao gerente monitoramento do progresso e avaliação de risco global.
BRAGLIA, M.; FROSOLINI, M. (2014)
É fundamental evitar manter uma multiplicidade de diferentes sistemas, servidores e plataformas. Assim, uma ferramenta adequada seria aquela que consiga agrupar funcionalidades, evitando reentrada de dados e utilização de sistemas paralelos.
PRESCOTT, B.; DOWNING, J.; DI MAIO, M.; HOW J. (2010)
Softwares ou sistemas de gerenciamento de projetos, em geral, facilitam a integração dos dados do projeto, a
interação com os sistemas corporativos, a interoperabilidade com a nova tecnologia da informação.
RAYMOND, L.; BERGERON, F. (2008)
O SharePoint forneceu à organização em estudo uma plataforma eletrônica unificada para a fusão de informações. Além disso, favoreceu a comunicação no que tange o uso do recurso para organização de reuniões, elaboração de documentos e comunicação de ideias. Os autores revelam que os benefícios da ferramenta podem ser melhor aproveitados por empresas que possuam atuação em diversos continentes, cuja efetividade de colaboração e comunicação dos stakeholders torna-se fundamental.
PRESCOTT, B.; DOWNING, J.; DI MAIO, M.; HOW J. (2010)
O investimento na comunicação, bem como a eliminação do uso de sistemas paralelos melhoram o fluxo de informação e o rendimento do software , que apresenta melhor desempenho à medida que aumenta o seu tempo de uso.
PELLERIN, R.; PERRIER, N.; GUILLOT, X.; LÉGER, P.M. (2013)
Nº PERGUNTA FUNDAMENTAÇÃO FONTE
Melhoria da qualidade das informações sobre os projetos. 5 6 Centralização completa de funcionalidades (apontamento de horas, controle dos cronogramas, controle de férias e folgas e etc) que
antes eram executadas por
outras ferramentas.
É fundamental evitar manter uma multiplicidade de diferentes sistemas, servidores e plataformas. Assim, uma ferramenta adequada seria aquela que consiga agrupar funcionalidades, evitando reentrada de dados e utilização de sistemas paralelos.
PRESCOTT, B.; DOWNING, J.; DI MAIO, M.; HOW J. (2010)
São observadas vantagens no uso de sistemas de gerenciamento de projetos, principalmente para os gerentes de projetos. Há melhorias na eficácia e na eficiência em tarefas de gestão, por meio de melhor planejamento do projeto, programação, monitoramento e controle. Também há melhorias na produtividade, em termos de tomada de decisão oportuna.
RAYMOND, L.; BERGERON, F. (2008)
A qualidade da informação que está sendo imputada no projeto, em conjunto com a ampla utilização do sistema também são fatores que influenciam no sucesso do projeto, além de fornecer ao gerente de projeto um melhor suporte para a tomada de decisões.
RAYMOND, L.; BERGERON, F. (2008)
A significativa contribuição do PMIS para a gestão bem-sucedida do projeto. Eles citam melhorias na eficácia e na eficiência de tarefas em termos de melhorias no planejamento do projeto, programação, monitoramento e controle. Os autores também citam melhorias relacionadas a tomada de decisão oportuna e no que tange o desempenho do projeto, melhorias no controle do orçamento, de prazos, além do cumprimento de suas especificações técnicas.
RAYMOND, L.; BERGERON, F. (2008)
O PMIS ajuda a detectar problemas latentes antes que eles ocorram, no cumprimento de prazos e economia efetiva de custos e aumento do retorno financeiro. A melhoria na comunicação ajuda a manter todos os envolvidos devidamente informados, o que permite ao gerente monitoramento do progresso e avaliação de risco global.
BRAGLIA, M.; FROSOLINI, M. (2014)
Nº PERGUNTA FUNDAMENTAÇÃO FONTE
7
Qual o grau de
influência da
centralização de
funcionalidades
durante a
utilização do EPM
com a melhoria
do
monitoramento e
controle dos
projetos?
Apesar da especulação de que o uso de tecnologias de computação poderia levar a um aumento significativo na eficiência de transmissão de dados da indústria, esta eficiência ainda precisa ser melhor estudada. Na verdade, seria razoável questionar se o uso de sistemas eletrônicos contribuiu para minimizar ou agravar ineficiências de comunicação.
ARNOLD, P.; JAVERICK- WILL, A. (2013)
Os problemas surgem quando muitos envolvidos podem modificar conteúdo de planilhas ao mesmo tempo e se a comunicação não for adequadamente mantida. E-mails que podem ser recebidos e ignorados por longos períodos, podendo causar entraves na comunicação.
BRAGLIA, M.; FROSOLINI, M. (2014)
O SharePoint forneceu à organização em estudo uma plataforma eletrônica unificada para a fusão de informações. Além disso, favoreceu a comunicação no que tange o uso do recurso para organização de reuniões, elaboração de documentos e comunicação de ideias. Os autores revelam que os benefícios da ferramenta podem ser melhor aproveitados por empresas que possuam atuação em diversos continentes, cuja efetividade de colaboração e comunicação dos stakeholders torna-se fundamental.
PRESCOTT, B.; DOWNING, J.; DI MAIO, M.; HOW J. (2010)
A qualidade da informação que está sendo imputada no projeto, em conjunto com a ampla utilização do sistema também são fatores que influenciam no sucesso do projeto, além de fornecer ao gerente de projeto um melhor suporte para a tomada de decisões.
RAYMOND, L.; BERGERON, F. (2008)
O alto custo que se agrega aos projetos ao longo do caminho e a falta de comunicação entre os stakeholders são a grande causa dos frequentes fracassos de projetos nas grandes empresas.
MAGNO, C; ALEIXO, M. (2005)
Uma série de resultados são esperados com a implementação de um sistema integrado, tais como: redução de erros e retrabalhos, economia de tempo em todas as fases do projeto, melhoria nas comunicações,
planejamento e execução dos projetos, construção de ambiente colaborativo onde todos os envolvidos podem interagir.
BRAGLIA, M.; FROSOLINI, M. (2014)
O investimento na comunicação, bem como a eliminação do uso de sistemas paralelos melhoram o fluxo de informação e o rendimento do software , que apresenta melhor desempenho à medida que aumenta o seu tempo de uso.
PELLERIN, R.; PERRIER, N.; GUILLOT, X.; LÉGER, P.M. (2013)
O PMIS ajuda a detectar problemas latentes antes que eles ocorram, no cumprimento de prazos e economia efetiva de custos e aumento do retorno financeiro. A melhoria na comunicação ajuda a manter todos os envolvidos devidamente informados, o que permite ao gerente monitoramento do progresso e avaliação de risco global.
BRAGLIA, M.; FROSOLINI, M. (2014)
Nº PERGUNTA FUNDAMENTAÇÃO FONTE
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