Todas as empresas, qualquer que seja seu ramo de atuação ou o porte do negócio, devem lidar com documentações, existem documentos que precisam ser mantidos por determinados períodos de tempo, inclusive em caso de solicitação dos órgãos fiscais do país.
Quanto mais organizados estão esses documentos, mais rapidamente podem ser encontrados e, assim, geram agilidade nas atividades da empresa. A gestão de documento é a área do conhecimento que dedica-se aos estudos do arquivamento de documentos, seja de forma física ou virtual, buscando sua maior efetividade, organização, precisão na aplicação de métodos, conservação dos documentos e agilidade nos processos da empresa.
Ocorre que muitas empresas ainda acreditam que a gestão é uma atividade de valor secundário e, assim, não é preciso seguir um método, essa atividade pode ser conduzida quando e se algum colaborador tiver um tempo. No entanto, empresas bem sucedidas vêm percebendo tão claramente o papel dos documentos que já contam com um colaborador ou uma equipe atuando exclusivamente na atenção aos arquivos. Em empresas de grande porte já existe a compreensão de que um arquivo bem organizado, sem erros e pendências representa um diferencial de organização e competitividade e, assim, muitas vêm desenvolvendo um setor ou, pelo menos, destinando um funcionário a ser capacitado e dar atenção exclusivamente a esse setor.
Certamente que com o passar do tempo essa percepção se tornará maior, porém, até que isso ocorra, muitas empresas seguirão tendo problemas em seus processos por não conduzirem uma gestão documental eficiente e, assim, muitas terão de desembolsar valores para o pagamento de multas ou deixarão de receber valores decorrentes de negociações perdidas por não terem investido mais tempo e dinheiro em seus processos de organização e manutenção da documentação de forma precisa.
Para o desenvolvimento deste estudo, foram entrevistados 23 parceiros, sendo que 43,48% deles fazem negócios com o Banco X há mais 7 anos e 17,39% há mais de 5 anos. Quanto à frequência de realização de negócios, verificou-se que 47,83% apresentam média frequência, 43,48% alta frequência e 8,7% baixa
frequência.
Ainda, identificou-se que 26,09% dos entrevistados realizam processos com o Banco X há mais de 7 anos, 21,74% há mais de 7 anos, 21,74% há mais de 2 anos, 17,39% há mais de 3 anos, 8,7% há menos de 1 ano e 4,35% há mais de 1 anos. As respostas apontam que 43,48% realizam processos com outros bancos com alta frequência, 43,48% com média frequência e 13,04% com baixa frequência.
A confusão com processos de outros bancos ocorre com alta frequência para 17,39% dos entrevistados, média frequência para 21,74% dos entrevistados e baixa frequência para 60,87% dos entrevistados. A ocorrência de pendências para resolução do operador do Banco X, foi destacada por 56,52% dos entrevistados como baixa frequência, 13,04% média frequência e 30,43% alta frequência.
A percepção dos entrevistados sobre o nível de dificuldade documental do Banco X foi de 17,39% indicando a dificuldade como média, 21,74% acham que é alta, enquanto 60,87% consideram a dificuldade baixa.
A clareza que o controle da gestão documental da, como citado neste trabalho, concretiza o objetivo principal do mesmo e enfatiza as melhores maneiras práticas para não só ter uma melhor organização de tempo, mas de dinheiro também, pois, sem pendências, ninguém terá gastos com retrabalhos.
Já os principais motivos para a ocorrência de erros e pendências foram elencados como: falta de atenção; assinaturas faltando; falta de folhas no contrato; deixar de entregar toda a documentação correta; dificuldade para achar o lugar da assinatura; comprovantes de renda; demora do cliente para apresentar a documentação necessária; assinatura em local inadequado; excesso de páginas para a assinatura; erros no cadastro.
As possíveis soluções foram citadas como: contratos com menos folhas; todo processo digital por meio do APP; treinamentos anuais para a melhor preparação dos parceiros para essas atividades; eliminar a exigência de comprovante de renda; check-list para minimizar pendências.
Certamente são sugestões que poderiam facilitar as atividades dos parceiros do Banco X, porém, gerariam uma dificuldade dentro da própria instituição, em função da inadequação com as exigências atuais da central quanto aos documentos necessários para a concretização do negócio.
uma forma de assegurar que o cliente entender quais são as especificidades do negócio, os valores contratados, taxas de juros, etc. Assim, a eliminação de algum dos documentos poderia ser mais ágil para os parceiros, porém, deixaria um espaço maior para ações judiciais em face do esclarecimento inadequado das cláusulas de cada negócio.
O Banco X foi informado a respeito dos motivos citados pelos parceiros para as pendências, bem como suas sugestões de medidas que poderiam facilitar os processos. Como algumas medidas sugeridas foram identificadas como inviáveis, o Banco X não buscou incluí-las em seu esforço de mudança.
Por outro lado, a instituição irá providenciar adesivos a serem colados nos contratos, a partir do ano de 2020, para indicar os locais corretos das assinaturas já que muitas vezes os lojistas pegam as assinaturas fora da loja, sendo no trabalho do cliente ou até mesmo na casa do cliente, assim, evita que os clientes deixem de assinar páginas necessárias ou assinem em locais inadequados.
Além disso, o Banco criará uma agenda para que os parceiros possam ser recebidos na instituição a partir do ano de 2020, como um curso rápido de procedimentos e, para que assim, suas dúvidas possam ser esclarecidas, tornando sua atividade mais eficiente. A procura por esse atendimento irá ocorrer de forma bastante ativa, pelo menos um parceiro será atendido a cada dia na instituição, mas em alguns períodos haverá um fluxo maior de atendimento.
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