CONHECENDO A ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL

O Banco X trata-se de uma instituição privada, que deve respeitar as normas legais vigentes no país e é regulamentado pelo Banco Central. Atua no mercado brasileiro há mais de 80 anos. Presente em todos os municípios brasileiros, seja por meio de agência ou posto de atendimento, contam com mais de 28 milhões de clientes correntistas.

Todo financiamento do banco X, feito na empresa Y, tem que passar previamente pela aprovação de crédito bancário, para posteriormente coletar cópias dos documentos solicitados pelo banco, logo em seguida, imprimir o contrato do CDC aprovado para coletar de assinaturas obrigatórias.

A gestão deste processo se dá na atenção aos documentos solicitados do cliente e na coleta de assinaturas, anexando-se as cópias solicitadas ao contrato assinado, para posteriormente o operador do banco X fazer o pagamento do mesmo junto com a alienação do bem adquirido pelo novo dono.

Esses documentos seguem padrões nacionais, de forma que um contrato assinado no Sul de Santa Catarina apresentará as mesmas características, documentos e exigência que ocorrem na região Nordeste, por exemplo. A central do Banco X, por meio de seu setor de logística e distribuição, envia às agências do país os contratos a serem preenchidos.

Há uma criteriosa avaliação do número de propostas enviadas e preenchidas, no sentido de antecipar a necessidade de envio de documentos. Além disso, as agências podem solicitar à central o envio de mais propostas caso percebam que poderá ocorrer a falta desses materiais em breve.

O envio se dá por meio de malotes bancários e, assim, é relativamente rápido e totalmente seguro.

3.2.1 Contratos do Financiamento da Empresa X no Modelo Atual

Inicia-se esta etapa esclarecendo de que forma ocorrem os processos atualmente na instituição analisada, por meio do fluxograma a seguir.

Figura 2: Fluxograma dos processos

Fonte: Do autor (2019).

Quando um cliente adquire um CDC de veículo dentro de uma loja parceira da instituição bancária X, o mesmo deve assinar os contratos pré-estabelecidos e

acordados na compra do bem, como estabelecidos pelas normas do Banco Central do Brasil. Tem-se como contratos obrigatórios, como já citado neste trabalho, a CCB e a CET. A CCB conta com seis páginas negociáveis, sendo necessária a assinatura na área especificada e igual do documento original em três das seis páginas e o cliente tem o direito de levar uma cópia das mesmas. Já a CET conta com duas folhas idênticas, sendo que o cliente assina igualmente o documento original, nas duas páginas, na área especificada, e também tem direito de levar uma cópia consigo.

Existe também o seguro prestamista, o SPF é um produto opcional que o cliente pode escolher na aquisição do financiamento do veículo. Este documento é impresso em uma única folha e também contém uma única assinatura, igual a documento original, e o cliente poderá levar uma cópia.

Ressalta-se que a falta dos documentos solicitados pelo Banco X leva à reprovação do contrato, ou seja, mesmo que o cliente tenha um excelente perfil para a aquisição do bem, a negociação não será efetivada pela pendência documental e, assim, Banco, empresa e cliente são prejudicados.

Os contratos devem ser aqueles padronizados pelo Banco X, ou seja, a empresa não poderá desenvolver um contrato para sua substituição. O contrato traz em seu corpo as cláusulas que regem o negócio, além de seguir os padrões da instituição em nível nacional.

As cópias documentais exigidas devem ser legíveis e os documentos, sempre que possível, devem ser atualizados (como os comprovantes de endereço, renda e carteira de motorista), já que documentos antigos podem não representar a condição atual do cliente de endereço ou trabalho (renda).

Após a aprovação do contrato, esse documento fica com o operador do Banco X por um período de três dias e, posteriormente, é enviado para a central de arquivamento via malote, na qual poderá ser solicitado caso surja alguma necessidade.

3.2.2 Possíveis Pendências nos Contratos

A correta formalização dos contratos com os clientes na hora da assinatura deve ser um momento de mais atenção, pois é nessa hora que os erros mais comuns acontecem. Como já abordado, são oito páginas obrigatórias e mais uma opcional do

contrato. Na CCB somente as páginas três, cinco e seis, devem assinadas nas linhas indicadas para tal. Na CET as duas páginas devem conter assinaturas na linha indicada.

Na página do seguro, documento opcional do financiamento, necessário em uma única página e com a assinatura no devido lugar indicado.

As pendências se dão:

- Quando as assinaturas divergem do documento com foto original apresentado;

- Quando faltam documentos obrigatórios impressos; - Quando falta assinatura nos lugares indicados;

- Quando as assinaturas estão nos lugares distintos da indicação;

- Quando não é anexado junto um documento com foto original do cliente; Essas pendências prejudicam a formalização final, feita pelo operador do banco, na qual seria a vinculação dos contratos no sistema do banco X, para o envio de malote para a Matriz em São Paulo - SP.

Sempre que os contratos são enviados ao Banco X, realiza-se uma análise imediata das assinaturas e documentos anexados, visando identificar rapidamente as falhas e, assim, buscar sua correção imediata, para que essas pendência não venham a fazer o cliente desistir da negociação, perder uma taxa promocional, ou outros problemas que podem ocorrer.

3.2.3 Regularizações de Pendências Atualmente

Atualmente, quando é observada uma pendência documental no contrato de financiamento, o operador informa imediatamente a loja oriunda da documentação para que a mesma possa ajudá-lo na regularização.

Observando-se no contrato o tipo de pendência, a loja e/ou o operador do banco deve entrar em contato com o cliente para que o mesmo regularize o que tenha ocorrido, para ficar tudo certo para a formalização do operador.

Caso este procedimento de regularização não ocorra no prazo de três dias úteis, a loja responsável pela pendência ficará bloqueada para demais operações de financiamentos até a regularização da documentação.

campo por questionários ANEXO I e ANEXO II com perguntas abertas e fechadas.