Conteúdo funcional e o cargo que ocupei

Ao longo do estágio curricular realizado na Adecco Recursos Humanos, tive a oportunidade de desempenhar funções nas áreas de:

 Recrutamento e selecção, à qual será dedicado o ponto seguinte;

 Área administrativa, que implicou a realização de tarefas de carácter administrativo, de forma a dar-se cumprimento a aspectos legais e organizacionais e que se prenderam nomeadamente com:

 Segurança Social

Assim que um colaborador inicia uma actividade profissional, a empresa tem que informar esse início de actividade à Segurança Social. As comunicações devem ser feitas no dia exacto em que o colaborador começa a sua actividade. Estas comunicações são realizadas através do correio electrónico, simultaneamente com uma tabela onde, sucintamente é exposto o (s) nome (s) do (s) colaborador (es) que inicia (am) a actividade. Em situações de primeiro emprego do colaborador, temos que proceder ao preenchimento de uma ficha de inscrição na Segurança Social anexando a cópia dos seus (trabalhador) documentos. (Anexo II)

Também tive a oportunidade de preencher o modelo de declaração de situação de desemprego. Esta condição verifica-se quando o colaborador conclui a sua actividade e solicita o preenchimento da referida declaração por forma a comprovar a sua situação de desempregado.

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 Folhas de Horas

As folhas de horas são a base de informação das horas trabalhadas pelo colaborador num determinado período. As folhas de horas são preenchidas pelo colaborador ou pelo seu responsável na empresa utilizadora, sendo de seguida enviadas para a agência Adecco da zona respectiva, que por sua vez as envia para os serviços administrativos em Lisboa, que procederá ao pagamento do vencimento. É de realçar que a Adecco não procede ao pagamento, sem que primeiramente a empresa utilizadora envie a folha de horas relativa aos trabalhadores em causa. Se o fecho da folha de horas ocorrer no dia 20 de cada mês o trabalhador receberá a 30/31 desse mês; se o fecho de folha de horas ocorrer no final do mês, o trabalhador receberá no dia 7 do mês seguinte. (Anexo III)

 Arquivo

As fichas biográficas após a sua introdução na base de dados são depois arquivadas num dossier, onde seguidamente lhes é atribuído um número (número OLÁ), número este que vai possibilitar a localização do candidato caso este seja contratado por uma empresa utilizadora. Quando o TT é contratado, a ficha biográfica é retirada do dossier onde inicialmente foi arquivada e colocada num outro dossier, identificado com o nome do TT assim como o seu número OLÁ. Este dossier é então arquivado nos TT’s activos ordenados por ordem alfabética e colocados numa capa arquivadora com o nome do cliente/empresa. Este dossier inclui toda a informação referente ao trabalhador, nomeadamente: contrato (s) de trabalho e documentos pessoais. Quando a missão é concluída o TT passa para a secção de arquivo dos TT inactivos.

 Tarefas externas - Sempre que me foi solicitado desempenhei também tarefas externas à agência, nomeadamente idas aos correios ou ao banco para efectuar depósitos em cheques.

 Pesquisa de candidatos na base de dados Adecco (esta tarefa será detalhada posteriormente);

 Marcação de entrevistas, tarefa obrigatória em todos os processos de recrutamento;

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 Agendamento de reuniões com possíveis empresas clientes. Esta tarefa consistiu em, a partir de uma lista com o contacto de várias empresas potenciais clientes, agendar reuniões com os respectivos responsáveis do departamento de Recursos Humanos e a comercial da agência Adecco, no sentido deste apresentar os serviços Adecco. Aqui o discurso tinha que ser sobretudo persuasivo e muito incisivo. Tive que ser bastante persistente, pois os responsáveis das empresas contactadas nem sempre tinham disponibilidade ou simplesmente não estavam interessados. Contudo, estou convicta de ter desempenhado com correcção esta tarefa, pois consegui agendar sete entrevistas num curto período de tempo, o que nem sempre é fácil pelos motivos referidos;

 Elaboração dos currículos dos trabalhadores para os clientes; (Anexo IV)  Contacto telefónico ou por e-mail aos candidatos ou trabalhadores temporários;  Realização de duas entrevistas para operadora de loja, para o Cliente Delta Cafés,

o perfil requerido era bons conhecimentos em inglês, para garantir a qualidade do atendimento a clientes estrangeiros. O candidato teria que ter também boa apresentação, discurso persuasivo e bastante experiência no atendimento ao público. Apesar da minha inexperiência, tentei manter-me calma e principalmente confiante e segura da minha função.

Inicialmente foram feitas as devidas apresentações e o diálogo foi surgindo, posteriormente fui explorando um pouco a situação profissional do candidato, ou seja, fiz questões referentes a:

• Percurso do candidato a nível pessoal, escolar e profissional com o objectivo de conhecer o percurso a nível pessoal, escolar e profissional, detectar incoerências, lacunas, os ritmos de progressão, aquilo que o exalta e aquilo de que não quer falar, as decisões e opções que foi tomando, os porquês e as consequências.

• Funções desempenhadas com o objectivo de obter informações sobre as competências profissionais do candidato e obter uma multiplicidade de indícios

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sobre a sua personalidade, que permitem prognosticarem o comportamento profissional futuro do candidato.

• Empresas anteriores para onde prestou serviços com o objectivo clarificar as responsabilidades assumidas e o nível hierárquico em que se posicionou, aferir o tipo de empresa com o qual o candidato mais se identifica e, consequentemente, perceber como se integrará na empresa a que se está a candidatar.

• Relações de chefia com o objectivo de entender como exercerá funções de chefia caso venha a exercer funções como tal, mas também para perceber como reagirá ao estilo de chefia que irá encontrar.

• Motivações com o objectivo de perceber o que o leva a candidatar-se ao cargo, se por questões económicas ou por gosto relativamente à função.

• Actividades extra profissionais com o objectivo de obter elementos interessantes sobre a personalidade do candidato.

• Conteúdos emocionais com o objectivo prognosticar como reagirá o candidato em situações de maior tensão emocional como uma falha pessoal ou profissional, uma agressão, uma injustiça ou um perigo.

No decorrer da entrevista, optei sempre por atitudes igualitárias, isto é, tentei sempre por anular a relação dominante/dominado ou interrogador/interrogado. Fiz por saber escutar o candidato, e de colocar perguntas, reagindo em função das respostas do candidato, por forma a obter uma sequência lógica de diálogo.

Contudo, no meu entender as entrevistas que realizei não decorreram num clima favorável, isto porque, na agência estava muito barulho e o gabinete onde decorreram as entrevistas não é isolado, e como tal, fui interrompida pela presença da ARS que entrou no gabinete para ir buscar o telemóvel, e mais tarde a estagiária também entrou no gabinete para ir buscar o furador, estas atitudes deixaram os candidatos um pouco constrangidos pela sua presença e no meu entender, transparece um pouco de falta de respeito por parte destas.

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 Recepção/atendimento de candidatos e trabalhadores temporários.

Relativamente aos trabalhadores temporários, o atendimento consistia essencialmente no esclarecimento de dúvidas, relativamente a aspectos ligados à sua actividade, nomeadamente em relação a horários, folhas de horas, recibos de vencimento, salários, entre outros. No que concerne aos candidatos a emprego, efectuava o acolhimento presencial que devia ser prestado de imediato, tentando ser amável, profissional. Quando o atendimento não podia ser imediato, fazia um sinal de cumprimento para demonstrar que a sua presença foi notada e que, logo que possível seriam atendidos. Neste primeiro contacto o candidato é informado sobre as condições mínimas de inscrição, ou seja, para que a sua candidatura fosse devidamente inserida na base de dados, este necessitava de apresentar obrigatoriamente os seguintes documentos: documento de identificação, cartão de contribuinte, cartão de segurança social (exceptuando-se os candidatos em regime de 1º emprego e/ou sem descontos para o Regime de Segurança Social). No caso de trabalhadores estrangeiros aplicava-se o definido pelo departamento jurídico Adecconet. Para além dos documentos de identificação, solicitava-se ainda ao candidato a entrega do seu Curriculum Vitae actualizado, o qual passava a fazer parte integrante do seu processo. Este documento, era solicitado à generalidade dos candidatos inscritos, como forma de facilitar a sua potencial selecção no futuro. Sempre que requerido pelos candidatos eram transmitidas informações sobre a actividade da Adecco e seu funcionamento.

Uma vez estabelecido este primeiro contacto, e sempre que o candidato reunisse as condições necessárias para efectuar a inscrição, este era convidado a preencher uma ficha de inscrição, a ´ Ficha Biográfica `(Anexo V), procedendo-se de seguida à cópia de todos os documentos entregues e respectivo arquivo. Se entretanto o candidato demonstrasse interesse por algumas das ofertas de emprego disponíveis, era-lhe realizada uma entrevista de pré-selecção, que tinha por finalidade verificar se este apresentava o perfil exigido para a função, ou seja, se possuía não só as competências e os conhecimentos técnicos necessários, mas também, capacidade de adaptação a uma nova realidade. Na maior parte dos casos, recorria a perguntas sobre o passado profissional do candidato (tarefas anteriormente desenvolvidas, razões para o despedimento, motivações profissionais e pretensões salariais.) Sempre que um candidato me parecia adequado, comunicava o meu parecer à Técnica de Recrutamento e Selecção e esta, decidia se passava à fase seguinte ou não. A fase seguinte consistia concretamente na realização da

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entrevista de selecção. No caso de a decisão ser negativa, informava, de forma cordial o candidato, de que não possuía o perfil exigido pelo nosso cliente, como tal teria que aguardar por uma outra oportunidade.

Outra das minhas funções passava pelo acolhimento telefónico, em que deveria sempre respeitar uma das seguintes fórmulas: ´ Adecco Recursos Humanos, Bom dia/ Boa Tarde se este fosse feito por parte do candidato e que ainda não fizesse parte da nossa base de dados, então automaticamente convidava-o a visitar o site da Adecco e a realizar o seu registo (pré- inscrição). Caso o candidato optasse por efectuar a sua inscrição numa das nossas agências, comunicava-lhe devidamente as condições mínimas de inscrição (documentos necessários). Tratando-se de um candidato já inscrito ou de um colaborador, a chamada telefónica seria directamente encaminhada para a pessoa habilitada a tratar do assunto, após naturalmente o seu consentimento.

Inicialmente todas estas tarefas foram difíceis de interiorizar, sobretudo porque todo o trabalho se desenrolava num ambiente de puro e constante stress e também, porque tive que assimilar muita informação num curto período de tempo. Apesar da pressão e do stress diário sentido, tentei sempre ter uma atitude positiva e assertiva e desenvolver uma aprendizagem autónoma.