O Processo de Recrutamento e Selecção

“O recrutamento pode ser definido como o conjunto de actividades levadas a cabo por uma organização com o objectivo fundamental de atrair candidatos. A selecção é o processo através do qual as organizações escolhem as pessoas mais adequadas ao exercício de funções específicas, depois de recrutadas/atraídas.” (Gomes et al., 2008)

Para que haja um recrutamento tem que obrigatoriamente existir um pedido inicial, esse pedido é feito por uma pessoa/empresa que à priori se encontra interessado nos serviços Adecco. Este pedido é formalizado pelo cliente através da descrição da função que pretende preencher, bem como, pelo fornecimento de todas as informações complementares que servirão de base à definição do perfil do candidato desejado. Numa fase posterior, a Adecco faz uma proposta do perfil do candidato que entende ir ao encontro das necessidades expostas pelo cliente e apresenta-a para análise deste e possível aprovação. Verificando-se a concordância de ambas as partes, o contrato será formalizado entre a empresa Adecco e a Empresa Cliente. Na eventualidade do acordo

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não se verificar, a proposta será eventualmente renegociada se for esse o entendimento de ambas partes. Se as partes não chegarem a acordo entre si, o pedido ficará sem efeito. Este cargo é única e exclusivamente da responsabilidade da comercial da delegação. É na sequência da aprovação da proposta que passamos a todas as acções inerentes à fase do Recrutamento. Isto implica a recolha de toda a informação relativamente ao cargo, ou seja, a realização da descrição e análise da função (designação, tarefas, requisitos, condições físicas e ambientais), à empresa cliente (denominação, actividade empresarial, localização, etc.), às condições oferecidas (salário, recompensa, horários, etc.) e ao candidato (idade, zona de residência, habilitações, experiência profissional, conhecimentos específicos exigidos para a função, etc.). Esta informação é transmitida à Técnica de Recrutamento e Selecção e à Assistente de Recrutamento pela Comercial em reunião para o efeito. De referir que, enquanto estagiária não me foi nunca permitido participar nem nestas, nem noutro tipo de reuniões. E ainda que discordasse deste procedimento, achando-o mesmo injusto, uma vez que era eu quem estabelecia o primeiro contacto com os candidatos, respeitei sem questionar esta regra, já que não estava em posição de o fazer.

A correcta descrição e análise da função são essenciais neste processo, já que determina a eficácia ou ineficácia do mesmo. Quando esta não é realizada com rigor, põe em causa a qualidade do recrutamento, já que o candidato seleccionado não vai apresentar as características adequadas à função, uma vez que esta foi incorrectamente descrita e analisada. Para exemplificar posso referir o caso de um pedido que surgiu na área da construção civil, em que era solicitado um trabalhador para colocação de pavimentos em vinil. No entanto o cliente não conseguiu, por razões várias e alheias à Adecco, definir de forma correcta e rigorosa a função, o que fez com que a Técnica de Recrutamento e Selecção, não tivesse conseguido recrutar candidatos dentro do prazo definido, resultando daqui a perda do cliente. Já quando a informação é correcta e rigorosa, resulta num trabalho positivo para ambas as partes. É exemplo disso, o caso de um pedido para um Comercial na área da banca, mais concretamente para uma agência do banco Santander Totta. Nesta situação o cliente definiu com o máximo detalhe todos os aspectos ligados à função e ao candidato que pretendiam. Desde os requisitos técnicos exigidos pela função, até aos critérios físicos (aparência física, idade, sexo, etc.), o que resultou num trabalho bastante positivo e em consequência na satisfação do cliente, isto traduziu-se semanas mais tarde, num novo pedido efectuado pelo mesmo

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cliente. Em conclusão, a má comunicação quer por parte da Adecco, quer por parte da empresa Cliente, conduz a um mau trabalho.

De referir ainda que, os requisitos de selecção ou eliminação, são na maior parte das situações, definidos pelos próprios clientes. É assim em relação à idade exigida, à escolaridade mínima obrigatória, experiência profissional mínima, área de residência, conhecimentos específicos, etc. Porém se os clientes não descreverem os requisitos de selecção e exclusão, neste caso a responsável de selecção terá que os determinar. Nestas condições, os clientes simplesmente comunicam que pretendem um candidato para exercer uma dada função e a responsável de selecção, procura apurar os requisitos mais adequados para o cargo, de modo a colocar o candidato certo para a função no menor espaço de tempo possível.

A abundância de instruções, esclarecimentos e informações adequadas, facilita a selecção e motivação do candidato, porquanto permite um entendimento eficaz e imediato da necessidade real do cliente, conduzindo naturalmente a um também eficaz processo de recrutamento e selecção.

No prosseguimento do pedido, e assim que estabelecidos todos os detalhes referentes à descrição do perfil, a Adecco de forma proactiva e criativa, analisa as várias fontes de recrutamento que tem ao seu dispor, por forma a dar uma resposta rápida e exacta às necessidades de cada cliente num curto espaço de tempo. As fontes a que recorremos são: a base de dados interna que se designa ´OLÁ ` e ´ Caderno de Passagem `, os anúncios que se encontram na montra da agência, as blitzs, as candidaturas espontâneas, os anúncios na internet o IEFP e GIP`S entre outros. No ponto seguinte faremos alusão a cada uma destas fontes.

3.2.1 Principais Fontes de Recrutamento

 Base de Dados OLÁ e Caderno de Passagem;

 Anúncios montra;

 Anúncio na Empresa;

 Web Page Adecco e anúncios em sites de emprego;

 Mailing:

 Os curricula Vitae;

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 Instituições de emprego e formação (centros de emprego, GIP`S, centros de formação, escolas ou universidades);

 Operação Blitz de recrutamento:

 Base de dados aplicação informática OLÁ

É a primeira fonte de recrutamento através da qual, e mediante a definição de determinados parâmetros, se localizam as candidaturas inscritas na Adecco correspondentes à necessidade de um processo de recrutamento e selecção.

Sempre que um candidato procura trabalho na nossa agência, perguntamos-lhe primeiramente se já tem registo na Adecco ou se é a primeira vez que se vem inscrever. Se o candidato já está inscrito, então procuramos o seu registo na base de dados, através do seu bilhete de identidade, cartão de cidadão, título de residência ou número fiscal, procedendo a uma actualização da ficha biográfica, se for caso disso.

O OLÁ é a base de dados principal, ou seja, é aquela a que recorremos de imediato, assim que surge uma situação de recrutamento. É neste suporte informático onde inserimos as candidaturas que consideramos as mais válidas e/ou com a maior probabilidade de se virem a tornar um TT da Adecco. Esta pré-selecção assenta em critérios definidos que podem ser comuns às várias agências Adecco, ou ser específicos de cada agência.

Os candidatos que não pertencem à base de dados OLÁ, efectuam a sua inscrição numa ficha biográfica, designada de Flash, que assinam, como prova da veracidade das informações transmitidas. Dela constam os dados pessoais do candidato, as suas habilitações, a sua experiência profissional e a informação relativa à sua disponibilidade (imediata ou não). A esta é anexada cópia dos documentos pessoais do candidato, assim como o seu o CV. Depois de inseridos os dados do candidato no suporte informático OLÁ, é lhe atribuído um número único de inscrição, a que usualmente chamamos de número OLÁ e que é exclusivo para cada candidato da agência. No seguimento da inscrição é-lhes feita uma entrevista exploratória como já foi mencionado anteriormente com o propósito de fazer uma análise global. Esta entrevista é geralmente realizada pela TRS ou pela estagiária. Com o objectivo de obter um conhecimento mais aprofundado dos candidatos, fazemos o preenchimento de um Relatório de Avaliação composto por quatro dimensões previamente definidas:

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Atitude - observação do comportamento do candidato, da sua postura, das suas capacidades de comunicação e da sua apresentação exterior;

Aptidão - análise das competências profissionais que o candidato é capaz de empregar rapidamente e de que já fez prova (formação académica, experiência profissional, ambiente profissional em postos anteriores, …). Análise das qualidades profissionais que podem ser evidenciadas e logo avaliadas através de comportamentos em entrevistas ou em actividades complementares à vida puramente profissional.

Motivação - identificação dos elementos que levam o candidato a escolher um projecto profissional ou áreas de interesse. A identificação dessas motivações deve permitir a realização de um prognóstico sobre o empenho e desempenho no posto e na empresa apresentada ao candidato.

Observações - averiguação dos elementos exteriores ou factores que se revelam como obstáculos ou facilitadores da adaptação do candidato a um posto de trabalho e/ou a uma empresa (ex. situação profissional actual e respectiva disponibilidade, horários, meios de locomoção, pretensões salariais). (Anexo VI)

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Funcionalidades OLÁ

 Inserção no OLÁ

Terminada a inscrição do candidato, procedemos posteriormente há sua inserção na nossa base de dados como já foi indicado anteriormente. O objectivo inicial é preencher os campos indispensáveis, tais como o nome, morada, idade, sexo, e contactos telefónicos. A ficha é composta por diferentes campos com diferentes cores. Assim, todos os campos a amarelo são de preenchimento obrigatório, sendo os campos a branco opcionais, devendo contudo, sempre que possível serem preenchidos, em especial, o contacto telefónico e o endereço do correio electrónico. (Anexo VII)

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 Pesquisa de Candidatos

Quanto à pesquisa de candidatos, esta pode ser feita através da indicação do sexo, idade, qualificações/conhecimentos, zona geográfica, estado civil e nível de estudos. Conforme o perfil que desejamos, colocamos as nossas restrições. (Anexo VIII)

 Envio de SMS

Outras das funcionalidades da OLÁ é o envio de mensagens, que poderão ter três propósitos:

 Informar candidatos relativamente à sua não selecção,

 Informar os TT’s sobre determinado assunto que tenha a ver com a sua actividade e/ou relação contratual,

 Envio de SMS aos candidatos sempre que existe um processo de recrutamento em aberto solicitando a sua passagem pela agência.

 Registo de Contactos

Sempre que contactávamos um candidato para uma entrevista, tínhamos que fazer um registo desse contacto na base de dados, com o intuito de sabermos quantas vezes o candidato foi já contactado. Este registo deve ser efectuado, independentemente do candidato atender ou não o telefone, ou de ter ou não disponibilidade para o emprego. (Anexo IX)

 Confirmação de Assinaturas CUTT E CTT

A Adecco celebrava com o trabalhador um Contrato de Trabalho Temporário (CTT) e com a empresa Cliente um Contrato de Utilização de Trabalho Temporário (CUTT), isto é, um contrato de prestação de serviços. Os contratos que Adecco fazia com o trabalhador e com a empresa Cliente tinham que ser devidamente assinados. Depois de feitas as assinaturas nos respectivos contratos, estas tinham que posteriormente, serem confirmadas na base de dados OLÁ, isto é, no campo ´ confirmação de assinaturas ` eram registadas a (s) data (s) que os contratos foram assinados. (Anexo X)

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 Caderno de Passagem

A Caderno de Passagem é outra base de dados que é feita de modo a que os candidatos não se apercebam da desigualdade de procedimentos que compromete os dois modelos de inscrições, desde a causa, razões e objectivos distintos. Recordo-me de uma situação que a foi a primeira e felizmente a única, já que se demonstrou bastante desagradável, ainda que acredite tê-la resolvido de forma correcta, evitando um possível mal estar com o candidato. Aconteceu quando dois candidatos se apresentaram na agência ao mesmo tempo, para fazerem uma candidatura. Depois de ter falado com cada um deles, verifiquei que para um, poderia haver uma proposta de emprego, o mesmo não acontecendo com o outro. Pelo que um deles iria ser inserido no programa informático OLÁ, tendo-lhe sido por isso entregue uma ficha biográfica, enquanto que o outro foi inscrito directamente no Caderno de Passagem. O resultado foi que o candidato que inseri no Caderno de Passagem apercebeu-se do tratamento diferenciado dado a cada uma das candidaturas e questionou o procedimento. Perante esta situação tentei de forma afável e cuidadosa informá-lo de que para o outro candidato, e tendo em conta a sua experiência profissional, existia a possibilidade de uma proposta de emprego imediata, já no seu caso infelizmente isso não acontecia. Na realidade, a maioria dos indivíduos inscritos no Caderno de Passagem, raramente serão contactados para uma proposta de trabalho.

Nesta situação os dados do candidato são inseridos directamente no computador e não apelamos a uma entrevista tão pormenorizada. Os critérios estabelecidos para o registo de um candidato no Caderno de Passagem são os seguintes:

 Candidatos com má apresentação, por exemplo: roupa suja, cheiro desagradável, vestuário mal conjugado,

 Candidatos de idade elevada que dificilmente serão contratados pelos clientes da Adecco,

 Candidatos que deixem transparecer pelo seu discurso que têm problemas psicológicos,

 Candidatos estrangeiros com dificuldades de comunicação, (Anexo XI)

Sintetizando, os critérios de pré-selecção para a base de dados OLÁ e Caderno de Passagem formalmente definidos pela Adecco são os seguintes:

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OLÁ Caderno de Passagem

Critérios comuns a todas as agências

a)Candidatos com um nível de estudos superior ao 12ºano;

a) Estudantes a tempo inteiro;

b)Candidatos do Sector Terciário; b) Candidatos disponíveis apenas em part-time, salvo se existir um pedido em aberto;

c)Candidatos recomendados por um cliente; c) Candidatos com má apresentação; d)Pedidos actuais;

e) Pedidos antecipados com menos de 6 meses de experiência (qualificados) ou menos de 3 meses (não qualificados);

e)Perfis difíceis/escassos

Critérios a actualizar regularmente

a) Pedidos em aberto; Não se aplica; b)Perfis mais procurados da agência com mais de 6

meses de experiência (qualificados) ou mais de 3 meses (não qualificados; c)Perfis antecipados com mais de 6 meses de experiência (qualificados) ou mais de 3 meses (não qualificados);

Figura 15 Distinção entre Suporte Informático OLÁ e Caderno de Passagem

Fonte: Adecco

Porém se a pesquisa na base de dados não for o suficiente em termos de número de candidatos ou então se as avaliações destes não forem as mais adequadas, aproveitamo- nos de outras fontes de recrutamento especificamente:

 Anúncios na montra

Esta reflecte a actividade de uma delegação e tem por objectivo captar o máximo de candidatos que virão a fazer parte dos ficheiros da empresa. Os anúncios colocados na montra são renovados periodicamente de modo a retratar a dinâmica da nossa actividade, é de salientar que os anúncios por norma, não possibilitam a resposta às necessidades urgentes de um cliente, sendo geralmente utilizada para enriquecimento dos nossos ficheiros / base de dados. A gestão da montra é da responsabilidade do TRS, sendo este a pessoa mais indicada para conhecer a composição dos seus ficheiros e das suas necessidades de recrutamento. (Anexo XII)

 Anúncio na Empresa

Sempre que a base de dados não responde às exigências do pedido do cliente, o anúncio na imprensa poderá ser a opção mais adequada. Sempre que a delegação optar por esta fonte de recrutamento, necessita da obtenção de autorização por parte da Direcção de

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Zona. Para tal, deve submeter o seu pedido, assim como o conteúdo do anúncio que deseja ver publicado, à aprovação da Direcção de Zona. Os anúncios publicados devem respeitar e seguir as directrizes da empresa em termos de imagem institucional divulgada externamente.

 Web Page Adecco e anúncios em sites de emprego

Através destes meios são colocados anúncios na internet com características idênticas aos anúncios colocados na imprensa. Uma vez que se promove a divulgação das nossas ofertas nos sites gratuitos, as agências não necessitam de autorização prévia da Direcção de Zona. Exceptuam-se, contudo, todas as situações que impliquem pagamentos e para as quais as agências necessitam de aprovação.

 Mailing

Divulgação das nossas ofertas de emprego através da distribuição de flyers via CTT. A utilização desta fonte também carece de aprovação da Direcção de Zona.

 Os curricula Vitae

Cada delegação recebe regularmente CV`S na sequência da publicação de anúncios ou de forma espontânea. Estes curricula Vitae são analisados pela TRS que decide o tratamento que estes deverão ter. Temos que:

• Se a candidatura não corresponder às necessidades imediatas da delegação ou não preencher os requisitos necessários para a satisfação dum pedido activo, o Curriculum é imediatamente arquivado numa pasta do Outlook do TRS intitulada de Curriculum Vitae e organizada por categorias profissionais. O prazo de conservação destes CV`S é de uma ano, findo o qual se procede à eliminação das referidas candidaturas;

• Se a candidatura corresponde ao desejado pela delegação, o TRS convoca o candidato para a inscrição na agência e realização da respectiva entrevista de pré- selecção. Aquando da inscrição do candidato o CV é anexado ao dossier constituído nessa fase do processo;

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• Se um Curriculum não corresponde à zona de actuação da sua agência, o TRS procede ao seu encaminhamento para a delegação respectiva.

 Rede de comunicação inter – delegações

Atendendo à proximidade geográfica da nossa rede de agências é viável que ocorra o intercâmbio de candidaturas entre delegações, para além do facto do próprio motor de pesquisa possibilitar a procura de candidatos na totalidade das delegações Adecco.

 Instituições de emprego e formação (centros de emprego, GIP`S, centros de formação, escolas ou universidades)

Podem ser estabelecidos contactos, pessoais e telefónicos, com vários organismos de emprego e formação, de maneira a apresentar os nossos serviços e tentar estabelecer contactos e parcerias de colaboração.

 Operação Blitz de recrutamento

Distribuição de flyers Adecco, em zonas geográficas definidas em função das necessidades em recrutamento de cada delegação.

Todos os candidatos provenientes destas ou de outras fontes de recrutamento devem seguir as mesmas etapas no que respeita ao processo de acolhimento, inscrição e selecção.