No entendimento de Chiavenato (2003, p. 635), o controle, na condição de diretriz indispensável à atividade empresarial, “pode ser definido como função administrativa capaz de medir o desempenho e assegurar que os objetivos organizacionais sejam concretizados.”. Desse modo, cada organização impõe a aplicação de um sistema básico de controles que possibilitem aplicação de seus recursos financeiros, bem como possibilitem a avaliação da produtividade operacional.
Nesse mesmo sentido, Perazzoli e Giasson (2009) dizem ser imprescindível que proprietários e gestores utilizem os sistemas de controle para instalar melhorias nos processos, com vistas ao desenvolvimento de competências, aumentando as oportunidades, sabendo-se que ganha o
mercado de negócios aquela organização que tiver mais poder de tomada de decisão e maiores habilidades administrativas.
Para Franco e Marra (2001), controles internos são os instrumentos organizacionais que têm o propósito de assegurar a fiscalização administrativa, permitindo prever e direcionar os acontecimentos inerentes à atividade empresarial e, a partir deste, obter reflexos patrimoniais.
Attie (1998), por sua vez, define controle interno como conjunto coordenado de métodos e medidas para proteção patrimonial, com o qual se passa à análise de exatidão dos dados financeiros, promovendo, por consequência, a eficiência operacional. Nesse mesmo sentido, o autor salienta, ainda, que:
De certa forma cada vez mais crescente, começamos a dar a devida importância aos métodos científicos de administração, embora seja praticamente desconhecida uma acepção clara de controle interno. Às vezes, imaginar-se o controle interno sinônimo de auditoria interna. É uma ideia totalmente equivocada, pois a auditoria interna equivale a um trabalho organizado de revisão e apreciação dos controles internos, normalmente executado por um departamento especializado, ao passo que o controle interno se refere a procedimentos de organização, adotados como planos permanentes da empresa. (ATTIE, 2010, p.
148).
Percebe-se que os autores não divergem ao conceituarem e definirem os objetivos do controle interno, o bom gerenciamento tem por consequência resultado satisfatório no empreendimento e sua função precípua é permitir que cada organização, por fórmulas próprias, estabeleçam metas, criem ferramentas e alcancem o fim esperado.
Essas definições indicam que a gestão de negócios requer uma capacidade crescente de perceber o ambiente e a necessidade de melhoria contínua na gestão dos recursos disponíveis. O mercado é variável e, assim, de uma hora para outra, um movimento repentino pode mudar o status financeiro, levando-o a sofrer súbita alteração. Ou seja, a gestão deve considerar as variáveis internas e externas, ampliando a perspectiva de atuação nas ações de curto para o longo prazo.
Segundo Almeida (2003, p.63), o controle interno “representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com o objetivo de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis, ajudar na administração e condução ordenada dos negócios da empresa”.
2.1.1 - Tipos de controle interno
É imprescindível a atuação coordenada entre os setores do empreendimento, de modo a possibilitar interação e coordenação dos departamentos. Para esta finalidade, os gestores devem aplicar o tipo de controle que entenderem ser adequado para a atividade fim da organização.
Entretanto, todos os sistemas de controle interno devem conectar-se com outros setores ou departamentos, a fim de coordenar informações, e, assim, os gestores podem analisar os relatórios de gestão e diagnosticar as anormalidades existentes.
Nakagawa (2018) comenta sobre uma ferramenta de gestão criada no contexto de grandes empresas, que tem sido adotada também, mais recentemente, pelos gestores de empresas de menor porte:
A Análise SWOT é considerada uma ferramenta clássica da administração. Não há executivo de grande empresa que não a conheça. Mas a ferramenta ainda é pouco conhecida - e consequentemente pouco usada - por quem tem empresas de menor porte. A Análise SWOT não tem um pai ou mãe definidos, mas muitos acreditam que ela tenha sido desenvolvida na década de 1960 por professores da Universidade Stanford, a partir da análise das 500 maiores empresas dos Estados Unidos. Portanto, como qualquer outra ferramenta considerada clássica na administração, a Análise SWOT também foi pensada considerando o contexto da grande empresa e, posteriormente, passou a ser adotada também em outras situações, como em empresas de menor porte.
Segundo Crepaldi (2008, p.65), “é de fundamental importância à utilização de um controle adequado, sobre cada sistema operacional, pois dessa maneira atingem-se os resultados mais favoráveis com menores desperdícios”.
Na concepção de Chiavenato (2003), o controle interno subdivide-se em três tipos específicos: estratégicos, táticos e operacionais. Ele mostra que os planejamentos estratégicos são importantes para a criação e a definição de estratégias com foco em longo prazo, nas quais são avaliados fatores internos e externos da organização. Para mapear os ambientes, a ferramenta de análise SWOT auxilia na definição da visão da empresa, expressa em objetivos gerais, enquanto os planejamentos são mais direcionados.
O controle tático, por sua vez, permite que os gerentes da organização tenham uma visão por unidades de departamento e, com isso, em médio prazo,
podem definir ações setorizadas. Já o controle operacional trabalha com os supervisores, com visões por tarefas rotineiras, definições de objetivos e resultados específicos em curto prazo.
Pode-se dizer, portanto, que os controles táticos, estratégicos e operacionais são indispensáveis para a segurança do sistema, além disso, possibilita aferir o desempenho, potencializando o alcance das metas estabelecidas. Assim, com o controle interno eficiente, os processos tornam-se ágeis e de fácil entendimento. São três os tipos de controles, segundo Chiavenato (2003, p. 654):
[...} os estratégicos, táticos e operacionais. Sendo o controle uma das formas de medir e corrigir o desempenho, assegurando que os objetivos e os planos que foram estabelecidos serão alcançados e que os controles táticos, estratégicos e operacionais servirão para oferecer segurança ao sistema que foi implantado, a organização também deve se preocupar com o ambiente no qual o controle vai ser inserido. Numa organização, os componentes que fazem parte do controle interno servem de modelo gerencial criado pela mesma, constituindo-se em elementos importantes de todo o processo administrativo.
Compreende-se que o controle interno monitora os procedimentos adotados pela organização dentro da sua estrutura organizacional, devido às amostragens de indicadores fornecidos para a avaliação dos desempenhos.
Essas amostragens atuam de modo a possibilitar um Controle Preventivo, Controle Detectivo e Controle Corretivo.
Com base em Floriano (2006), o controle preventivo atua com a finalidade de evitar a ocorrência de erros, desperdícios ou irregularidades. O controle detectivo é voltado a detectar gargalos, irregularidades e desperdícios no momento em que acontecem e porque acontecem, permitindo a adoção de medidas para sanar o problema. Já o controle corretivo é projetado para que todo e qualquer erro que tenha ocorrido no meio dos processos sejam aplicados após as ações das medidas corretivas.
Os sistemas de controle interno usados nas organizações hoje podem não ter os mesmos resultados amanhã, pois, com o passar do tempo, são necessárias várias revisões e ajustes. Essas mudanças podem ocorrer devido a vários fatores, como: contratação de novos funcionários; falta de recursos, além de outros tipos de controles, portanto, podem e devem ser alterados de acordo com as definições da empresa.
2.1.2 - Benefícios da utilização de controle interno
De acordo com Attie (2010), a proposta primordial do controle interno é garantir que os anseios da empresa sejam alcançados, como, por exemplo, otimizar tempo, reduzir custos e dar eficácia aos processos operacionais.
Significa dizer que, desde que bem dirigidos e concretizados, há efetivação do bom e contínuo desenvolvimento da organização, de modo a se evitar possíveis erros e falhas, dando credibilidade e satisfação aos colaboradores.
Ademais, considerando que o controle possibilita abranger várias áreas, em uma pequena empresa, o gestor pode acompanhar de perto os atos decisórios, supervisionando continuamente a tomada de decisão assertiva.
O controle interno acabou se tonando uma ferramenta indispensável para garantir a confiabilidade das informações adquiridas por meio de relatórios, garantindo a segurança dos bens e dos interesses da organização, guiando-a até o objetivo final, pois sua atuação tem o objetivo de prevenir fraudes, atos ilícitos e evitar desperdícios. Enfim, o controle interno pode ser resumido em quatro objetivos básicos, que Attie (1998, p.117) os coloca, como:
O conceito, a interpretação e a importância do controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e práticas que, em conjunto, possibilitam a consecução de determinado fim, ou seja, controlar.
Regra geral, o controle interno tem quatro objetivos básicos: a) a salvaguarda dos interesses da empresa; b) precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais; c) o estímulo à eficiência operacional; d) aderência às políticas existentes.
O objetivo dos controles é, portanto, fazer com que as transações sejam registradas, quando necessário, permitindo a elaboração por períodos de demonstração, de manutenção, financeiro e todos os processos existentes na empresa.
Para Fávero et al. (1995, p. 14), é preciso mudar o foco:
Infelizmente a informação contábil apresentada pela grande maioria das empresas brasileiras está direcionada unicamente para atendimento das exigências fiscais (usuário alvo-governo). Desta forma, percebe-se que a maioria dos profissionais é aparentemente míope no que diz respeito à informação gerencial.
Toda empresa é criada para a geração de lucro, logo, para que tenha um correto sistema contábil, conseguindo o sucesso e a longevidade, isso se faz por meio do controle interno efetivo, pois, com ele, fará o trabalho monitorando as operações dentro da organização, a fim de que as informações geradas sejam de extrema confiabilidade. E, quando Attie (1998) diz sobre a salvaguarda dos interesses da empresa, está relacionando-a a proteção de qualquer perda de bens devido a erros ou a qualquer irregularidade.
Uma empresa é composta de bens, direitos e obrigações que estão divididos por diversos departamentos e setores, os quais se responsabilizam individualmente por esses. Na concepção de Attie (1998, p. 117):
A salvaguarda dos interesses é obtida através de alguns meios, que são: Segregação de funções; Sistema de autorização e aprovação;
Determinação de funções e responsabilidades; Rotação de funcionários; Carta de Fiança; Manutenção de contas de controle;
Seguro; Legislação; Diminuição de erros e desperdícios; Contagens físicas independentes; Alçadas progressivas.
Com isso, se faz necessário criar sistemas que possam garantir conhecimentos sobre cada um de seus segmentos. Ligando a tese de Fávero à de Attie, conseguimos ver que o controle interno tem uma enorme participação no sucesso da organização, pois a contabilidade dificilmente levantará dados diários de cada fato ocorrido na organização, até porque o mesmo só ocorre quando há documentação suficiente. Segundo Attie (1998, p, 119):
Os principais meios que permitem dar o suporte necessário à empresa para que haja precisão dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais são os que seguem: Documentação contábil;
Conciliação; Análise; Plano de Contas; Tempo Hábil; Equipamento Mecânico.
Passa-se, daqui em diante, à descrição dos métodos e técnicas empregados na pesquisa.