DESENVOLVIMENTO DO PROJETO

Pela classificação utilizada na instituição para os grupos constituídos pelo conselho diretor para o desenvolvimento específico de um projeto, o grupo de trabalho responsável pelo projeto de gestão de processos empresarias, denominado pela sigla GPE, foi classificado como de primeiro nível de prioridade, dado o nível de relevância, complexidade e multidisciplinaridade requeridos para seu desenvolvimento e implementação.

Para garantir a convergência com os objetivos propostos e considerando o diagnóstico realizado, o grupo foi formado por representantes da área responsável pelo modelo de gestão de processos e das áreas responsáveis pelos assuntos que possuem interveniência nesse modelo de gestão e que já possuíam bases de processos e metodologias de mapeamentos próprias (áreas de custo, risco

operacional, segurança), além de representante da área tecnológica da instituição. Ao todo, foram seis funcionários alocados no grupo, em tempo integral.

Foram considerados críticos para a consecução dos objetivos propostos a aquisição e disponibilização da solução BPM, por ser essa a viabilizadora da implementação da base corporativa e do sistema de gerenciamento de processos, e a definição e aprovação da arquitetura de processos empresariais, além da metodologia e da identificação dos processos empresariais críticos da instituição.

Após seis meses de desenvolvimento de atividades do grupo foi apresentada, em reunião de ponto de controle, a situação dos trabalhos:

Atraso de dois meses em esforço de horas motivado pelo processo de compra da ferramenta de TI que suportaria o projeto.

Conclusão da primeira fase para a definição da metodologia institucional para mapeamento de processos.

Finalização da versão preliminar da arquitetura de processos.

Tanto a metodologia de mapeamento quanto a arquitetura de processos foi elaborada com o apoio de consultoria externa especializada no assunto.

Após a apresentação da situação foi decidido pelo início da revisão de dois processos utilizando a metodologia proposta, com a finalidade de validar as proposições realizadas até o momento. Não foram encontrados registros do desenvolvimento nem da avaliação desses trabalhos de revisão.

Em novembro de 2006, faltando pouco mais de um mês para o término do prazo estipulado para a entrega final dos trabalhos, nova reunião de ponto de controle foi realizada e foi apresentada a situação do andamento dos trabalhos.

O ponto principal de atenção foi o atraso na homologação da ferramenta adquirida para suporte operacional do modelo de gestão de processos (solução BPM). O início da homologação, previsto para 31.03.2006, foi realizado em 16.11.2006. Por conseqüência, as ações vinculadas à homologação sofreram atrasos, impactando o cronograma do grupo de trabalho. Abaixo estão listadas as ações programadas para o ano de 2006 que não foram efetivadas:

Homologação da solução BPM;

Segunda fase para definição da metodologia de mapeamento e gestão de processos (adequação à ferramenta - solução BPM);

Disponibilização da base única de processos;

Adequação da forma de disponibilização dos normativos da organização de maneira a garantir as informações sobre os processos atualizados; Definição das diretrizes de integração da modelagem de processos com

o desenvolvimento de sistemas;

Definição dos papéis e responsabilidades pelos processos, pela base única (atualizações e manutenção);

Unificação das metodologias e das bases de mapeamento de processos; Instalação dos projetos-piloto (revisão de processos com a utilização da

metodologia para mapeamento e da solução BPM).

Considerando a situação apresentada, foi decidido pelo encaminhamento ao conselho diretor da instituição de proposta para prorrogação do projeto GPE. Em 16.12.2006, o conselho aprovou a prorrogação por mais 90 dias. Assim, o prazo final da entrega passou de janeiro para abril de 2007.

A dificuldade na homologação da solução BPM durante esse período confirmou um dos pontos mais críticos para o sucesso do projeto identificados no início dos trabalhos, já citado anteriormente: a aquisição e disponibilização da solução BPM.

No decorrer dos noventa dias de prorrogação, tempo estimado para a finalização da homologação da solução BPM, mais uma vez, houve alterações na condução dos trabalhos.

O problema identificado pelo grupo de trabalho foi a necessidade de troca da solução BPM inicialmente escolhida. Dessa maneira, com a escolha de uma nova solução o prazo para entrega e homologação teve que ser alterado, exigindo assim, nova solicitação de prorrogação do prazo final do projeto.

O segundo pedido de prorrogação encaminhada ao conselho diretor foi realizado ratificando-se a importância da implantação da gestão de processos

juntamente com um novo modelo no qual os processos de negócios estariam incorporados em um ambiente tecnológico orientado a serviços. Como para a disponibilização desse novo ambiente integrado era necessário esforço adicional, foi solicitado, além da extensão do prazo final para março de 2008, o incremento na equipe inicial de dezoito funcionários da área tecnológica.

4.4 IMPLANTAÇÃO DO PROJETO GESTÃO DE PROCESSOS EMPRESARIAIS

Em junho de 2008, o grupo finalizou as discussões e apresentou ao conselho diretor proposta para a criação de estrutura permanente na organização para garantir a continuidade dos trabalhos e, consequentemente, a implantação do novo modelo de gestão de processos proposto para a instituição. Ambas as propostas foram aprovadas pelo conselho.

Com a implementação da proposta apresentada pelo GPE, a organização seria provida de metodologia e ferramentas para4:

a) Constituição de base única dos processos da instituição;

b) Definição de modelo para gestão e racionalização de processos, em todos os níveis da organização;

c) Visibilidade dos processos empresariais;

d) Gerenciamento do nível de atendimento dos requisitos dos clientes; e) Infra-estrutura técnica de apoio à apuração de custos;

f) Melhoria da eficiência e eficácia dos sistemas de gestão de custos, risco operacional e qualidade;

g) Identificação, mapeamento e gerenciamento dos indicadores de desempenho;

h) Apoio à implementação de metodologias para atendimento de marcos regulatórios (SOX e Basiléia II);

i) Redução do tempo para o desenvolvimento e entrega de soluções de TI;