01 – Podemos dizer que escrever bem é o mesmo que “falar no papel”, de maneira simples e organizada. Evite usar uma linguagem rebuscada ou expressões que você não usa no dia a dia. Evite usar palavras ou estilo excessivamente formais. Mas também não caia no outro extremo, sendo coloquial em excesso ou usando gírias. O ideal é o equilíbrio.
02 - Não repita a mesma palavra muitas vezes ao longo do texto. Use sinônimos adequados aos contextos.
03 - Use uma linguagem que seja entendida por todos, evitando o uso de jargões. Sempre que puder, prefira escrever uma palavra portuguesa a um termo estrangeiro. Evita mal- -entendido e pedantismo desnecessário.
04 - Não use abreviaturas ou siglas. Escreva por extenso, principalmente se a abreviação não for muito conhecida. Você pode escrever sem problemas: "A pesquisa foi realizada pelo IBGE". Já "Os questionários serão aplicados pela ACVP" não quer dizer muita coisa.
05 - Desenvolva o texto em três partes coerentes: início, meio e fim. Ou seja, apresente o tema, desenvolva-o e faça uma conclusão sobre o que foi tratado. Antes de começar a escrever, faça um breve resumo, listando as principais ideias, tópicos e argumentos do texto. Procure não se desviar do assunto central.
06 - Seja objetivo. Se puder passar seu recado em um parágrafo, não escreva dois. Quanto menor e mais "enxuto" for o seu texto, mais chance ele terá de ser totalmente
53
entendido. Parágrafos curtos são mais fáceis e agradáveis de ler. Da mesma forma, não escreva frases longas, de três ou quatro linhas. A simplicidade é uma virtude.
07 - Prefira a ordem direta e a voz ativa. Evite frases intercaladas. No lugar de "os novos
produtos serão lançados, em dezembro, pela empresa, em todo o Brasil, através do departamento de marketing", escreva: "o departamento de marketing da empresa irá
lançar os novos produtos em todo o Brasil, em dezembro".
08 - Procure utilizar informações precisas a lançar mão de advérbios vagos. Compare as duas frases: "As informações devem ser enviadas rapidamente" e "As informações devem ser enviadas até a próxima quarta-feira". Ou: "Os resultados ficaram sensivelmente abaixo da meta estabelecida" e "Os resultados ficaram 18% abaixo da meta estabelecida". Seja objetivo e passe seu recado com mais eficiência.
09 - Seja moderado no emprego de pontos de interrogação ou exclamação. Um texto com perguntas em excesso cansa o leitor. "Você sabia que sua opinião é muito importante para nós? Que o seu bem-estar é nosso objetivo?". Muito chato e sem criatividade. Da mesma forma, os pontos de exclamação devem ser utilizados em casos bastante específicos.
10 - Seja perfeccionista. Nunca se contente com o primeiro rascunho. Reescreva. Revise. Acima de tudo, corte. Quando se tratar de um trabalho importante, faça uma pausa, entre o primeiro e o segundo rascunho, de pelo menos uma noite. Volte a ele com um olhar crítico e imparcial.
Pronomes de Tratamento
Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD). A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.
Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é:
Senhor Fulano de Tal, (...)
54 No envelope, deve constar do endereçamento: Ao Senhor
Fulano de Tal Rua ABC, no 123 70.123 – Curitiba. PR
Como se depreende do exemplo acima fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.
Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.
Agora, vamos visualizar a estrutura da carta comercial.
Timbre e endereço – são elementos importantes para caracterizar a natureza da empresa e reforçar sua imagem.
Data – é um elemento essencial para garantir a referência do leitor, se no papel de impressão já houver o endereço, pode-se dispensar o local e anotar apenas a data, mas se a empresa tiver várias filiais é importante destacar-se o local.
Destinatário - é a quem se destina a comunicação. Hoje, já não se coloca mais “À/Às/Para/Ilmos. Senhores antes do nome do destinatário. Coloque apenas o nome da empresa ou da pessoa a quem a carta se destina.
Vocativo – há várias formas possíveis (Prezados Senhores, Senhores, Senhores Clientes, Caro Cliente). Após o vocativo pode-se usar vírgula ou dois pontos, hoje é mais comum o uso dos dois pontos, isto porque se considera que a carta é uma enumeração de fatos, ocorrências etc.
Corpo da carta – é o assunto da carta, ele deve ser exposto de forma clara, objetiva, precisa e com parágrafos curtos. Normalmente, são escritos três parágrafos: o da apresentação do tema, o do desenvolvimento do tema em que se deve colocar os problemas e as soluções e o da conclusão.
55
Despedida ou fecho – deve ser simples (Atenciosamente, Respeitosamente). Você só colocará uma despedida mais elaborada se quiser enfatizar algo que disse no corpo da carta.
Assinatura – escreve-se o nome do emissor e logo abaixo o seu cargo.
Veja um exemplo de uma carta comercial que apresenta alguns deslizes, ela possui alguns comentários.
56
Agora, preste atenção em palavras e expressões que devem ser eliminadas ou simplificadas para uma redação de melhor qualidade.
59
O que evitar na correspondência
1) Período longo demais
A menos que tenha muita segurança no que está dizendo, deve evitar períodos longos demais. Muitas informações em um só período quase sempre resultam em falta de clareza e ambiguidade.
Frases longas são cheias de explicações, de parênteses, de vírgulas. Frases curtas são mais compreensíveis; em geral, elas têm de cinco a quinze palavras (incluindo artigos, preposições, conjunções).
Exemplo: “A taxa de inflação – ou deflação – está voltando aos tempos do chapéu e da bengala, período em que a economia do país, que era, sobretudo, agrícola e dependia da monocultura, era baseada no café e os índices de inflação eram bem menos
sofisticados.
A frase ficaria mais leve e de compreensão imediata se fossem eliminadas algumas palavras:
A taxa de inflação está voltando aos tempos do chapéu e da bengala. A economia do país baseava-se no café e os índices de inflação eram menos sofisticados.
2) Frases muito curtas - estrutura incompleta Tendo em vista a queda dos preços.
Comentário: o trecho acima não foi concluído, dessa forma, a estrutura do período tornou- -se incompleta.
3) Mistura de pessoas do discurso
Observe o trecho a seguir em que há mistura de 1ª pessoa do plural com 1ª pessoa do singular:
Comunicamos que o atraso das mercadorias deu-se em função de problemas com
o transporte. Estou providenciando o ressarcimento de seus eventuais prejuízos.
A correspondência empresarial deve ser escrita de maneira impessoal. Para isso, pode-se escrever:
60
a) em terceira pessoa (ele – a de quem se fala). Exemplo: Solicita-se que a organização do setor, pelas novas normas, ocorra no prazo máximo de 72 horas.
b) Pode-se também usar a 1ª pessoa do plural (nós – a que fala): Exemplo: Solicitamos que a organização do setor, pelas novas normas, ocorra no prazo máximo de 72 horas.
4) Pronomes mal-empregados
Uma boa ferramenta para esclarecer dúvidas quanto ao emprego dos pronomes de tratamento é consultar o Manual de Redação da Presidência da República. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/index.htm
Com as formas de tratamento, faz-se a concordância com o sexo das pessoas a que se referem:
Vossa Senhoria está convidado (homem) a assistir ao III Seminário.
Vossa Excelência será informada (mulher) a respeito das conclusões do III
Seminário.
Embora tenham a palavra "Vossa" na expressão, as formas de tratamento exigem verbos e pronomes referentes a elas na terceira pessoa:
Vossa Excelência solicitou...
Vossa Senhoria informou...
Temos a satisfação de convidar Vossa Senhoria e sua equipe para... Na oportunidade, teremos a honra de ouvi-los...
Na empresa, a escrita é coletiva, isto é, você não escreve em seu próprio nome, mas em nome da companhia para a qual trabalha. Por isso, deve pensar não em "eu", mas em "nós". Mesmo na comunicação interna, você deve considerar que se trata da empresa interagindo verbalmente com seus funcionários.
5) Uso da voz passiva
A voz passiva contribui para a obscuridade do pensamento:
61 6) Inversão dos termos da oração
É o caso em que ocorre uma interrupção para a interposição de outro termo. É a inversão da ordem natural das palavras numa oração.
Exemplo 1: Suportou a empresa A da empresa B uma política tempestuosa de preços. A expressão da empresa B interfere na ordem das palavras. Seria muito mais claro o seguinte texto:
A empresa A suportou uma política tempestuosa de preços da empresa B.
Exemplo 2: duplicata vencida em 2 de julho de 2011 ainda não foi quitada (ordem direta). Vencida em 2 de julho de 2011, ainda não foi quitada a duplicata (esta inversão da ordem prejudica o entendimento).
MITOS E VERDADES SOBRE REDAÇÃO EMPRESARIAL MITO: você deve usar linguagem formal erudita.
VERDADE: você deve usar linguagem formal, mas simples.
MITO: você deve apresentar todas as informações.
VERDADE: você deve apresentar apenas as informações pertinentes.
MITO: as pessoas querem ler seu documento. VERDADE: as pessoas prefeririam fazer outra coisa.
62