Dimensão de Concepção de Gestão e Planejamento Estratégico no IF SERTÃO-PE

Na leitura dos conteúdos das respostas dos doze gestores e gerentes ficou claro e sintetizado pelos entrevistados, entre eles o [G 8], as seguintes respostas sobre planejamento e gestão estratégica na instituição; “estamos ainda aprendendo a fazer gestão e planejamento estratégico”, outra frase dita pelo [G 2] foi “não tem uma cultura de planejamento estratégico na instituição, estamos a um ano e um mês nesta gestão e é desafiador implantar está cultura e um planejamento aonde não tem nada”, já o [G 4] disse “não encontrei nenhum documento que

levasse a um planejamento estratégico, o único que encontrei foi o PDI, hoje quer fazer uma administração aberta”. Mostra que não existe a cultura de planejar, nem um modelo de gestão na administração do instituto, sendo o PDI o planejamento e gestão estratégica, mas o mesmo não é de longo prazo.

Para o [G 6], este foi mais além e respondeu “o IF no geral está amadurecendo no planejamento estratégico, em alguns setores está mais avançado a proposta de PE, acho que já exista, somos uma instituição nova, o PE hoje é essencial”, o [G 7] falou “temos muito que avançar sobre PE, não tem uma política de GE e PE, é uma lacuna grande, a auditoria da CGU está exigindo PE, deve ser uma constante e que seja uma política de longo prazo independente da temporalidade de uma gestão”, o [G 11] disse “hoje os pedidos é para serem feitos amanhã, falta planejamento, nós servidores precisamos contribuir, ficamos esperando pelos gestores superiores”. [G 9] “agora estão dando uma melhorada na questão de planejamento, a PROAD está fazendo reuniões com os diretores dos DAPs sobre orçamento, algo que não se fazia. Antes os servidores tinham que começar do zero. Existem agora algumas normativas”. Logo os gestores sabem a importância de planejar e estão preocupados em atender as exigências da CGU em ser estratégico e com temporalidade além de uma gestão para ter continuidade da execução dos objetivos e metas traçadas em documento de planejamento.

Destas respostas podemos extrair que não existe no IF SERTÃO-PE gestão e planejamento estratégico, nem muito menos a cultura para tal intenção, tudo na gestão é para ontem, não foi encontrado nenhum modelo estabelecido, já que é desafiador começar do nada, como disse um dos entrevistados, o relato é que este instrumento de gestão e planejamento estratégico ainda é na instituição o PDI, que sabemos é um plano obrigatório por lei para pensar e planejar o órgão público para cinco anos, logo um médio prazo, sendo limitado pela temporalidade de apenas um mandato, não tendo a continuidade necessária para um planejamento estratégico de longo prazo, cumprindo com seus valores, missão, visando sua visão de futuro, apresentado dentro deste documento único na atualidade de planejamento que é o PDI.

Destaco aqui a fala do [G 12] que embasa esta questão de falta de planejamento e sua cultura difundida na instituição, conforme relatado em função do que foi colhido na análise dos documentos, em especial o relatório de auditoria da CGU e das respostas emitidas nas entrevistas: “PE e GE é feito no início do ano com a direção de ensino e a diretoria de administração (DAP) em cima da LOA, faz o PE a cada cinco anos com o PDI, quando chegar 2018, no termino do atual PDI, nomeia uma comissão e elabora o próximo documento”. Mostra

assim que não existe nada de estratégico, nem um modelo de gestão, pois fazem planejamento com o PDI, mas em pequena reunião entre diretores de ensino e administração que analisam no início do ano a LOA, e apenas elaboram o PDI, pois diz que é para cinco anos, logo médio prazo e não fala de monitorar, avaliar, já que como diz, quando chegar ao final do atual documento, que é agora em 2018, nomeia-se uma comissão e faz-se outro, mostrando falta de compromisso em estimular a participação de vários atores da instituição e fora dela. Tudo isso é confirmado pelo relatório da CGU que diz não haver correlação do PDI com os demais documentos internos e externos e pede para a instituição implantar um planejamento estratégico de longo prazo.

Quanto às ações institucionalizadas, aos instrumentos formais, a capacidade física e instalada de pessoal capacitado para planejar, dirigir, gerenciar, avaliar e controlar estrategicamente os diversos planos institucionais obrigatórios para que a instituição vença os desafios e entraves para ter uma gestão e planejamento estratégico às respostas dos entrevistados foram as seguintes: o [G 2] falou “a PROAD começou um trabalho de planejar as compras, em vários encontros das diretorias de administração e planejamento (DAP) dos campi e reitoria, surgiu-se o SICAP em substituição ao SISPLAN, o problema é que o PDI não condiz com a realidade da instituição, planejar faz com algum jeito, mas na hora da ação faz algo diferente do documento, precisa acompanhar e avaliar, pois nada é feito seguindo os documentos, falta o PDCA, existe espaço físico nos campi, tem profissionais capacitados mas falta a cultura de planejar e capacitar todos os atores usando ferramentas digitais para acompanhar todas as fases de um planejamento e sua execução com a necessária avaliação dos resultados”. Precisa planejar, desenvolver, controlar e avaliar todas as ações dentro dos planos existentes que foram elaborados, mas sem alinhamento com a realidade da instituição, sendo embrionário as iniciativas de planejamento no IF SERTÃO-PE.

O [G 6] disse “o documento que a instituição segue é o PDI, mas este está muito além da capacidade de execução do IF SERTÃO-PE, são metas intangíveis, existe potencial e capacidade do servidores, mas falta capacitação em GE e PE, temos ainda limitações orçamentarias que prejudicam atingir objetivos, o PDI não pode ser construído a toque de caixa, deve ser bem pensado e planejado, a TAM foi uma cobrança do MEC/SETEC para ser cumprido e receber verbas no curto, médio e longo prazo, mas não sabíamos da existência deste documento que inclusive tem metas que não podem ser atingidas dentro do tempo e espaço definido como objetivos a serem cumpridos, hoje não tem como fazer PE para daqui a dez, quinze ou vinte anos por problemas estruturais, já que a mesma é de vinte e nove anos atrás”.

Vemos com esses depoimentos a falta de estrutura para planejar em longo prazo e o desconhecimento dos documentos que devem ser seguidos para fazer parte do PDI e demais planejamentos.

Na visão do [G 1] “não tem nada formalizado, o CONIF contratou uma empresa para fazer PE e alguns institutos estão contratando essa empresa, o IF SERTÃO-PE vai buscar recursos para implantar esta solução, mas não adianta contratar e elaborar, precisa acompanhar, executar os objetivos e avaliar, pois de nada adianta fazer e não cumprir, nossa capacidade instalada de estrutura é boa, mas demanda tempo, planejamento”. Assim, o entrevistado [G 2] corrobora que “hoje na reitoria não existe espaço físico, tem quatro ou cinco servidores com formação em economia ou administração, a cultura de planejar deve ser o guarda-chuva para começar PE, investir forte em capacitações”. Portanto uma saída que pode ser adotada para minimizar a falta de servidores capacitados para executar planejamento estratégico é contratar uma empresa especializada, mas precisa participação dos atores e que realmente o documento seja seguido, monitorado e avaliado.

Nas palavras do gestor [G 3] “o TAM foi um acordo de 2010 e não estava sendo acompanhado e nem se sabia de sua existência, o entrave e a falta de normatização e padronização de rotinas e procedimentos, este documento não foi achado no gabinete, teve que pedir ao MEC para nos enviar, pois não foi encontrado no IF SERTÃO-PE, houve um pedido para os campi fazerem o seu PE, foi um Deus nos acuda e se viu que tem que ser de cima para baixo”. As normatizações de padronização de rotinas e procedimentos é um entrave a ser vencido para que possam fluir os trabalhos, o controle de sua existência e localização para ser acompanhado e inserido nos planos institucionais.

Segundo o entrevistado [G 4] “a sistematização dos fluxos processuais é o primeiro passo para institucionalizar e fazer PE, as pessoas que participam do processo, não conhecem o todo, tem que fortalecer a rede federal dentro dos campi. Desenhar uma estratégia de construção é o pontapé inicial, o PE é além de uma gestão, a gestão atual está com mais de 200 pendências junto ao TCU e CGU, de coisas que não foram feitas a muito tempo, estão fazendo agora a estrutura dos conselhos dos campi, que deveria ser criados desde a fundação do instituto, estão tentando conversar com a comunidade através da plataforma COLABORE. As pessoas reclamam que as decisões tomadas nas discussões demoram, mas ajuda no pertencimento, só tem histórico de relatório de gestão, não conseguiu ver os impactos gerados por ações desenvolvidas, falta um modelo de gestão institucionalizado”. O instituto carece de formalização e institucionalização de sua administração, a gestão vem sendo cobrada pela CGU

e TCU de várias pendencias de muito tempo e mostra desconhecimento de procedimentos para acompanhar, ou um modelo a ser seguido por todos os gestores e gerentes da instituição para eliminar as pendências, tudo passa por planejar todas as ações.

De acordo com [G 7] “não tem uma pratica de gestão de PE. Há uma grande lacuna, e a auditoria da CGU que está exigindo o PE, deve ser uma constante como pratica habitual, não existe nada formal ou institucionalizada. A implantação do SUAP é uma ferramenta de PE, tem profissionais capacitados, mas não são aproveitados Deveria ter um setor de planejamento: os próprios gestores não estão habilitados para planejamento, a auditoria da CGU foi essencial neste momento, pois viu-se que os indicadores não estão sendo atingidos”. Para tanto, o [G 8] afirma que “não tem nada formalizado sobre planejamento e aprovado pelo CONSUP, existem pessoas capacitadas, mas a cultura de planejar ainda não existe, pois estão aprendendo a fazer PE e GE, primeiro passo institucionalizar, para cada campus trabalhar de forma igual, hoje ainda é cada gestão com seu método, outro passo é divulgar para os gestores e comunidade tomar conhecimento”. A CGU vem cobrando há muito tempo que o instituto implante planejamento estratégico para ser uma pratica habitual e formalizada junto a CONSUP e seja seguido de forma padronizada em toda a instituição. Ainda estão discutindo o acompanhamento do PDI que é o documento de gestão e planejamento, mesmo que a curto e médio prazo, tem que seguir recomendação dos órgãos de controle para pensar o IF SERTÃO-PE com estratégias e organização a longo prazo.

Para o [G 9] “com relação a capacidade de pessoal e estrutura física existe, mais em número insuficiente para planejar, quando faz a divisão por setor fica o déficit, os setores administrativos já estão todos lotados no campus e falta sala de aula para crescer número de alunos matriculados. É preciso mais servidores e mais verba para melhorar a gestão. Necessita- se ainda de apoio da reitoria para desenvolver ações administrativas por falta de pessoal qualificado, é muita coisa para se fazer em pouco tempo. Está acontecendo algo, mais lento, por falta de servidores e orçamento”. Conforme o [G 10] “o SUAP não é estratégico ele é operacional, a gestão de pessoas tem que elaborar e divulgar as atribuições dos servidores para cada setor, pois gera conflitos no sentido de planejamento. Tem os servidores no setor e estes não têm obrigações legais, pois não sabem nem o que fazem. É preciso este documento para cobrar atividades e produção, pensar que o setor desenvolve isso e não ficar dependendo somente de um servidor que sabe tudo e quando ele sai para de realizar os serviços”. Vemos comentários que demonstram necessidade de espaço físico, pessoal capacitado, melhora na

verba orçamentaria, definição e divulgação das atribuições dos servidores em cada setor, logo é muita capacidade de gestão e planejamento que necessita implantar.

Analisando e discutindo as respostas dos entrevistados, observamos que realmente não tem GE e PE de forma institucionalizada e formalizada para ser seguida por qualquer gestão, independente da temporalidade da mesma, sendo o PDI o único instrumento, que conforme relato é quem define o caminho a ser seguido para o desenvolvimento da instituição, porém o mesmo tem sido elaborado a toque de caixa, sem uma participação efetiva de todos os campi, reitoria e seus atores e contem metas que são intangíveis, mostrando que não há um diagnóstico preciso de todas as necessidades, nem analise de pontos fortes e fracos, das oportunidades e ameaças confrontando com os cenários que se desenham na atualidade e para o futuro.

O entrevistado [G 9] e o [G 10] deixaram sua visão que justifica os pressupostos desta pesquisa, quando na opinião dos mesmos, falam de pessoal e estrutura física, os quais dizem que tem servidores, mas ainda insuficiente, que falta até sala de aula para aumentar a matricula de alunos nos campi, que precisa de servidores capacitados da reitoria para realizar tarefas administrativas nos campi e que as verbas orçamentarias são defasadas para realizar tantas atribuições exigidas pela lei de criação dos Institutos Federais. Ainda dizem que o setor de gestão de pessoas tem que deixar bem definido as atribuições dos profissionais nos setores administrativos para que se possa cobrar suas tarefas com qualidade e produtividade, ficam dependendo de um servidor especifico que sabe tudo por estar atuando a mais tempo e quando entra de férias ou viaja para alguma capacitação o setor para esperando sua volta, já que ninguém sabe fazer tudo que ele realiza. Mostra assim a falta de organização e estrutura administrativa de pessoal, física e capacidade, ou seja, não tem planejamento e gestão estratégica.

Não existe interligação com os documentos internos que são os planos PPA, LDO, LOA, PPP, PPI, PDTI, PIQ e os externos como a TAM, PNE, os relatórios dos órgãos de controle, da CPA, conforme foi visto quando analisados os documentos institucionais, e comprovados pelo relato dos gestores nestas entrevistas. Falta estrutura, falta cultura de planejamento, falta capacitação, falta acompanhamento, monitoramento, avaliação, logo, falta cumprir o planejamento do PDI. Existem ações de alguns setores, mas nada sincronizado e buscando uma unidade ou uma organização administrativa para gerenciar e principalmente planejar de forma estratégica, para não ficar somente apagando fogo dos problemas que surgem no dia a dia da instituição.