Dimensões de Participação no Plano de Desenvolvimento Institucional e Demais

Vamos discutir como ocorre a participação, a comunicação, os meios utilizados pela instituição para divulgar suas ações, os resultados do PDI e demais planos institucionais, como é o engajamento de todos os atores para construir e desenvolver planos participativos, que reflitam fielmente as necessidades, sendo estabelecidos ações e objetivos possíveis de serem executados dentro de prazo previsto.

As respostas obtidas foram, para o [G 1] “o PDI tem que trabalhar com todos os campi

e atores para ver a demanda, o atual PDI carece de revisão. A participação hoje pode ser pela plataforma COLABORE, não existe evidência de participação de um administrativo com habilidades e condições de conduzir um PE, não existe um modelo de divulgação, mas se coloca na página da instituição, no Facebook, e-mail, revista, mídias sociais. Temos que fazer uma campanha para a participação do servidor, alunos e comunidade, na montagem do PDI, ele não é bem divulgado, tudo perpassa por um PE”, já o disse [G 2] “cultura de participação que não existe, o grupo é pequeno para planejar, a distribuição geográfica dos campi dificulta bastante. A comunicação precisa trabalhar mais esta cultura. É desafiador. Tenho esperança de que consiga um dia ver a instituição funcionando como os livros preconizam, ver o servidor satisfeito e se sentindo participe da instituição”. As distâncias entre os campi e a reitoria não

podem ser um empecilho para a participação de toda a comunidade na vida da instituição. Como já foi dito, os gestores e gerentes precisam ter habilidades para estimular a participação, mas tudo com muita informação e transparência para que se sintam parte do processo, importantes e ouvidos, com respostas aos seus questionamentos, com ouvidoria atuante e ativa, não pode ter setores somente para cumprir as exigências, tem que funcionar com qualidade e presteza.

Para o [G 4] “dificuldade de construção do PDI, precisa ter essa memória e que a

informação chegue completa aos servidores. Precisa-se pensar que é uma instituição única, mas que ela é multi-campi, o PDI é para tempo pequeno, precisa-se pensar para dez anos e fazer avaliações sistemáticas, tem-se que formalizar todos os processos”. Mais uma vez a formalização dos fluxos, o planejamento de longo prazo e a necessidade de bancos de dados bem alimentados para facilitar a tomada de decisão, pensando no bem geral da instituição, seus servidores, alunos, pais destes e a sociedade em geral.

O entrevistado [G 3] comentou que “não existem evidências claras, a nível de planos

institucionais, de que os servidores tenham participado, pois o que sabe hoje é o PDI 2014- 2018, já implantado. É preciso fazer um diagnóstico em cada campus e na reitoria através de oficinas com a finalidade de ouvir a comunidade. Não tem nada formalizado, a única forma de participação atualmente é a plataforma COLABORE, a divulgação ainda é no site e e-mail dos servidores: deveria ser uniformizada uma forma de divulgar, vendo as melhores práticas nas reuniões do DAPs e CODI. Existem hoje nos campi os comitês de administração que são formalizados através de portaria com os responsáveis por distribuir os processos de licitações por DAPs dos campi. É preciso executar todo o orçamento da LOA, para não ser prejudicado no próximo ano com redução de verbas, o ideal era a gestão atual ter entrado logo com um planejamento estratégico de longo prazo para ser do instituto e não de uma gestão”. As gestões devem pensar no Instituto e não somente em uma gestão e para isso tem que existir um plano que extrapole a temporalidade de um mandato. A plataforma COLABORE por vários relatos, vem se colocando como uma ferramenta importante, logo, aperfeiçoar a mesma para ser ágil nas respostas aos anseios dos servidores e alunos, deveria ser a prioridade.

No relato do [G 4] diz que “deve haver transparência dos processos na abertura para a

participação direta da comunidade, a transparência não é a publicidade, o PDI hoje não existe divisão por campus, a dificuldade para participação dos atores passa por estratégias para melhorar a comunicação. Além da disponibilidade das pessoas em querer participar, deve haver sentimento de pertencimento por parte dos servidores para vestir a camisa da instituição, para querer seu crescimento e qualidade dos serviços. Tem gente que somente quer dar as aulas dele

e ir embora. A transparência é fundamental. Não ver divulgação baseada no PDI e demais planos, mas sim da instituição e dos gestores, expõe que falta uma dinâmica maior para chegarem as informações às pessoas, a ideia é não fazer com que as pessoas vão buscar a informação, mas ela chegar a eles”. A comunicação deve elaborar plano para atender não somente a divulgação do que o gestor ou gerente quer divulgar, a instituição é mais importante pelos serviços que presta, do que os gestores, assim as ferramentas de comunicação têm obrigação de informar, com a maior transparência possível, as dificuldades e avanços que existem dentro da gestão, inclusive os objetivos e metas do PDI que devem ser publicados periodicamente para todos conhecerem e acompanhar sua execução e avaliação dos resultados. Para o [G 6] “a comunicação hoje não está 100%, tanto interna quanto externa: a plataforma COLABORE veio ajudar e muito nas discussões para melhor participação dos servidores, as dificuldades ainda são a cultura de querer pertencer a instituição e ver seu crescimento, os meios de divulgação e comunicação, os e-mail, site, plataforma COLABORE, murais, face book, TV no pátio, revistas eletrônicas, enfim mídias sociais. As recomendações para estimular a participação são o diálogo, integração do servidor a vida do campus, a informação tem que chegar ao servidor, ter momentos de lazer, cultura para melhor integração”. Comunicação é uma ferramenta de extrema importância e para que a comunidade queira participar, ela tem que confiar, logo ser fiel na realidade, não mascarar informações, promover campanhas de estímulo à cultura de participação, de planejamento, de respeito, de cuidados com o patrimônio, como meio ambiente, na pratica de esporte, alimentação saudável e proporcionar momentos de lazer e cultura para maior integração e sentimento de pertencimento à instituição.

Nas palavras de [G 7] “não existe orientação clara ainda para a participação dos servidores na vida da instituição, o PDI não teve participação dos atores interessados, inclusive foi feito por uma comissão e nem para a CONSUP referendar aconteceu, foi ad referendo do reitor da época para cumprir prazos e a legalidade, ninguém que estava na gestão conhecia o PDI: ou todo mundo se envolve ou não vai acontecer nada de bom. O que preciso é motivação para a participação e clareza, para saber envolver o servidor, a comunicação ainda é um desafio no IF SERTÃO-PE, mas nem tudo pode ser noticiado. Existem limites de divulgação, nós somos um instituto de tecnologia que menos usa os meios tecnológicos da informação. É preciso humanização das relações dos servidores, gerentes e gestores, os espaços físicos da reitoria são complicados, pois esta se situa em dois prédios separados e distantes um do outro. Tem campus aí que não tem como acomodar todos os servidores, é uma realidade em todos os

campi novos que não têm uma sala individual para docentes, o próprio MEC erra nisso. Os campus são construídos agora e já nascem sem salas de professores individualizadas, depois vem cobrar do instituto, principalmente na avaliação dos cursos superiores”. Os gestores precisam buscar soluções para os problemas e usar todos os meios tecnológicos para ter agilidade nas ações e diagnósticos, buscando soluções discutidas e coerentes, tem sempre que adotar os princípios preconizados na constituição federal de 1988, que devem ser seguidos por todos os gestores públicos, são eles: legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. (BRASIL 1988, art. 37).

Transcrevendo a fala do [G 9], onde diz que “deveria informar claramente a todos os servidores o orçamento de diárias e passagens. Falta inserir alunos nas informações, não fazem reunião com grêmios estudantis e os diretórios acadêmicos. Na comunicação teve um servidor do campus que teve um trabalho aprovado em seminário internacional junto com aluno e a comunicação da reitoria que controla as divulgações não quis divulgar: para estimular a participação tem que haver transparência com muita democracia”. Os alunos são a razão de ser e existir a instituição de ensino, desta forma não se admite que eles fiquem de fora das decisões, informações e conhecimentos para poder debater e opinar.

Na opinião do entrevistado [G 10] “os processos deveriam ser digitalizados para colocar na página e ter seu controle de localização e teor, às vezes tem um custo alto de enviar um motorista a reitoria para buscar processos, deveria ter uma comunicação bem didática para o público alvo, o e mail institucional aumentado a sua capacidade de armazenar e ter várias ferramentas para possibilitar reuniões online, evitando deslocamentos de servidores e gestores para reuniões presenciais, todos os setores passam por questões jurídicas e isso poderia ser evitado com ações preventivas junto a auditoria interna, que atualmente apenas aponta os erros depois que eles acontecem. Deveria ter um setor jurídico nos campi para dar base às suas decisões, ter mini capacitações para os gestores saberem quando cobrar da auditoria interna; tem que ouvir que eles não podem emitir parecer, logo não estão servindo para nada, a ideia era emitir pareceres jurídicos e serem lotados cada um nos campi e não tudo na reitoria”. Portanto a gestão deve rever a localização dos auditores internos, bem como sua atuação, já que os erros continuam acontecendo, algo que deveria ser minimizado se cada um estivesse em um campus e agindo preventivamente para evitar os problemas jurídicos com as exigências legais de processos, licitações, fiscalizações, procedimentos, fluxos e tudo mais na administração de uma organização pública que é complexa, exige muito conhecimento e é constantemente auditada por órgãos de controle. Outra opinião interessante é a digitalização de todos os processos, para

diminuir gastos com papéis e deslocamentos para seu envio, podendo ser usadas as tecnologias para agilidade e economia.

Diante do exposto acima vemos que não existe participação dos atores interessados em qualquer ação, nem qual é a orientação dos gestores para que isso ocorra. Apenas é citado que a plataforma COLABORE é esse canal de abertura para quem quiser emitir sua opinião, o faça. Ficou reconhecido que falta cultura de participação na vida da instituição, mas também não tem nada conduzindo para facilitar e sistematizar algum estímulo e facilidade, mostrando a importância de se viver de fato a organização e se sentir participe do seu crescimento e cumprimento dos seus objetivos.

Os meios de comunicação utilizados não são normatizados, mas usam-se as mídias sociais, e-mail, site da instituição, revista, visitas itinerantes da reitoria aos campi. Como foi dito por um entrevistado, é desafiador e precisa melhorar muito, os gestores e gerentes sugerem que o PDI deva trabalhar em todos os campi e durante sua montagem tem que ouvir servidores, alunos, comunidade interna e externa, traçar cenários, estabelecer estratégias, divulgar todos os passos, apresentar resultados do que foi executado, mostrar evolução, tem que ser proativa e não de notícias estáticas, pois o mundo atual é muito dinâmico e tudo acontece numa velocidade impressionante, portanto tem que ter um plano de comunicação.

As dificuldades apresentadas para ter pouca participação e comunicação, foram as distancias dos campi em relação à sede que vai de 100 km a 350 km, a cultura de participação que não existe, falta de plano definido e estratégico, falta de unidade entre os campi e reitoria, sobre a qual um dos entrevistados diz que deveria pensar numa instituição única, e falta de memória ou dados catalogados para saber histórico, para não partir do zero.

O resumo que podemos extrair de tudo isso é que falta o essencial no IF SERTÃO-PE. estabelecer como obrigatório realizar um planejamento estratégico para quinze ou vinte anos, aprovado pelo conselho superior para ser seguido por todas as gestões independentemente de cor partidária, pois essa deve ser a da organização que tem a obrigação de prestar serviços relevantes para a sociedade. Mas esse documento carece de profissionalização para ter grande participação, refletir a realidade institucional e se relacionar com todos os planos internos e externos, cumprindo, como disse um gestor o que preconiza os livros, para ter servidores e comunidade satisfeita.