A Diretoria de Patrimônio e Material teve sua estrutura atual e competências reconhecidas no regimento interno da PROAF, aprovado pela resolução CONSAD nº 300, de 03 de abril de 2019. Anteriormente a unidade administrativa era reconhecida como Superintendência de Patrimônio e Material - SPM. Em relação a sua estrutura interna, a DPM passou a ter 2 subunidades com enfoque na gestão de materiais e de patrimônio. Assim, temos a Divisão de Gestão de Materiais, cujas atividades são atualmente concentradas no exercício da Seção de Almoxarifado, e, a Divisão de Patrimônio, composta pela Seção de Registros e Controle Patrimonial – SERCONP.
O presente relatório consolida, de forma sucinta, os principais avanços, mudanças, resultados, desafios, oportunidades referentes às atividades desenvolvidas pela Diretoria de Patrimônio e Material – DPM entre julho 2017 até a presente data. Nesse intuito, apresenta-
se no anexo I, o quadro das principais metas atualizadas da DPM, onde são demonstrados
os percentuais gerais de progressão, além de observações e justificativas quanto a descontinuidade, atrasos ou não conclusão de algumas etapas.
4.5.1 - Principais avanços e mudanças
A DPM lida com matérias que tiveram uma tendência histórica de não-planejamento, com enfoque apenas operacional. Assim, a condução de ações pautadas em planejamento, conformidade, responsabilidade, transparência, eficiência, qualidade dentre outros atributos, tem sido um marco decisivo no papel institucional desempenhado na unidade. A seguir, citam- se alguns dos principais avanços alcançados pela equipe da DPM:
a) Definição de procedimentos, aprimoramento de rotinas operacionais e uso de documentos padronizados
A definição e padronização de procedimentos proporciona a institucionalização das rotinas, desvinculando-as de pessoas específicas e viabilizando a continuidade e aprimoramento dos processos. Foram 8 procedimentos operacionais padrão, até então, desenvolvidos com a contribuição da equipe da DPM, que tratam de inúmeras temáticas e
ferramentas de interesse institucional e da unidade.
Quanto aos aprimoramentos de rotinas operacionais, citamos os procedimentos internos incorporados às ações de recebimento, organização e distribuição de materiais. As rotinas são realizadas com alto nível de organização, detalhamento e registros. O recebimento, verificação de materiais e distribuição interna, em sua maioria, tem sido mantidos em formato de agenda, com dia e horários pré-definidos, todos os atos amparados por documentos que registram as informações da operação. Tem sido ainda aprimorado a organização e identificação dos volumes nos galpões de armazenagem. Essas melhorias tem sido possíveis, com constantes revisões e ajustes nas operações.
A conformidade e manutenção de rotinas de controle, resultou na padronização de expediente como ofícios e notificações, amplamente utilizados na estrutura da diretoria.
b) Controle de estoque e fluxo de materiais de consumo
A atuação em aquisições de materiais de uso geral, a exemplo de materiais de expediente, associado a rotinas de controle, como o inventário periódico e registros contínuos de entradas e saídas, possibilitaram que a Seção de almoxarifado reafirmasse seu papel institucional de gestora do fluxo de materiais na Ufra. Os recebimentos de materiais são realizados, registrados e as destinações internas viabilizadas junto as unidades requisitantes.
c) Adequações e organização dos ambientes internos
O ambiente interno, muito embora sempre possa ser melhorado, passou por mudanças sensíveis sobretudo pela reorganização e melhoria no layout com a instalação de divisórias, pinturas internas, mudanças de iluminação. A reestruturação também se deu com a utilização de novos equipamentos, como computadores, ar-condicionados, televisores e mobiliário em geral. A utilização de câmeras de monitoramento é outro exemplo que integra o conjunto de adequações presentes no ambiente.
d) Uso sustentável de bens e destinação adequada de inservíveis
Houve a inauguração de uma política de uso sustentável e destinação adequada de inservíveis, inserida formalmente dentre as competências, planejamento e dentre as principais ações conduzidas e apoiadas pela DPM. As consequências dessas ações são evidenciadas
pelos 7 processos de desfazimento concluídos até o presente momento, que além de evitar desperdícios, tem possibilitado uma melhor organização dos ambientes anteriormente obstruídos por pilhas de inservíveis. Os processos também serviram ao propósito de criar precedentes e referências processuais adequadas as normas vigentes, contemporâneas e que estabeleceram e naturalizaram o fluxo de desfazimento, fato essencial para o eficiente desfecho dos processos seguintes.
e) Aprimoramento de controles e uso de ferramentas gerenciais
Neste ponto destacamos que as ferramentas de sistema e outros recursos tecnológicos, passaram a ser utilizados com maior regularidade e diversidade. Os módulos dos SIPAC que são afetos as rotinas da DPM (Protocolo, Patrimônio móvel, Almoxarifado, Catálogo de materiais), tem seus recursos, antes subutilizados, cada vez mais explorados nas atividades internas. Trata-se de um progresso contínuo que acompanha a vertente de otimização tecnológica dos processos institucionais. O uso de aplicações de comunicação, compartilhamento, gestão e armazenamento de informações como o Trello, Google Drive, Dropbox e Google Meet, estão naturalizados e inseridos no cotidiano laboral.
f) Atuação na contratação e implementação de soluções estratégicas
A DPM tem sido participante em implementações e processos de contratação de soluções estratégicas para a UFRA. Podem ser citados os seguintes exemplos:
• Atuação na instalação de placas de sinalização nos ambientes da UFRA.
• Atuação no fornecimento e instalação de divisórias de ambientes, em diversos setores da UFRA.
• Atuação no processo de aquisição de sistemas de armazenagem dinâmicos para arquivos;
• Atuação no processo de aquisição de soluções em containers.
• Atuação na aquisição de insumos de higienização e proteção, em prevenção a COVID- 19.
4.5.2 - Principais desafios e oportunidades
No anexo I, é possível constatar algumas metas mais desafiadoras, dentre as quais citamos a regularização cadastral e de registros dos imóveis, e, principalmente o estabelecimento de uma governança interna quanto a matéria. Trata-se de um tema administrativamente e politicamente esquecido durante décadas na administração pública (não somente na Ufra), que atualmente demonstra tendência (externa e interna) a se evidenciar e aprimorar. O desafio em si, traz a oportunidade de regularizar a situação da Ufra, além de torná-la uma das referências no assunto. O legado da atuação nesse processo trará muita utilidade pública, interna e externamente.
O rompimento definitivo do acúmulo institucional de inservíveis, a conclusão do inventário geral e a implantação do novo SIADS na UFRA, são os principais desafios visualizados a curto e médio prazo.