O procedimento da Conformidade de Registro de Gestão é um importante instrumento de controle preventivo no ciclo orçamentário, haja vista confirmar, de forma tempestiva, se os registros efetuados no SIAFI por todos os órgãos estão respaldados sob a égide das normas e dos documentos.
De acordo com o artigo 11, da Instrução Normativa STN nº 06, de 31/12/2007, o servidor formalmente designado pelo titular do órgão deve proceder no SIAFI o registro da conformidade de gestão que pode ser seguinte forma:
- Sem Restrição – quando a documentação comprovar de forma fidedigna os atos e fatos de gestão realizados.
- Com Restrição – nas seguintes situações:
I. quando a documentação não comprovar de forma fidedigna os atos e fatos de gestão realizados;
II. quando da inexistência da documentação que dê suporte aos registros efetuados; III. quando o registro não espelhar os atos e fatos de gestão realizados, e não for
corrigida pelo responsável; e
IV. quando ocorrerem registros não autorizados pelos responsáveis por atos e fatos de gestão.”
Ressalta-se que o servidor público responsável pela Conformidade de Registro de Gestão não deve emitir documento, a fim de atender o Princípio da Segregação de Funções. Caso isso não seja possível, o registro deve ser realizado pelo próprio Ordenador de Despesas como determina os itens 3.3 e 3.4 da Macrofunção SIAFI nº 02.03.14.
Quanto ao prazo para lançar a conformidade de gestão, o artigo 10, da Instrução Normativa STN nº 06, de 31/10/2007, estabelece o período de até 03 (três) dias úteis, após a data do registro no SIAFI, para que o servidor nomeado indique o tipo de conformidade de gestão (com ou sem restrição), cuja ausência desse procedimento acarreta ocorrência contábil 315 – Falta/Restrição Conformidade Registro de Gestão.
Acrescenta-se ainda que uma das virtudes da conformidade de registro de gestão, além de certificar os registros diante do suporte documental, é atender ao princípio da oportunidade, pois ocorre de forma muito próxima da execução. Além disso, o processo de avaliar e apontar possíveis erros possibilitam futuras medidas corretivas. Isso representa o controle primário que é de grande valia para os demais sistemas de controle (interno e externo), pois envolve os gestores no controle e sinalizam os trabalhos que normalmente são realizados em exercícios subsequentes.
O controle preventivo é fundamental para a boa execução orçamentária e financeira, pois isso minimiza os riscos na gestão dos recursos públicos e fortalece o controle interno. Sendo assim, a Conformidade de Registro de Gestão, torna-se um instrumento essencial nesse processo. A PROAF que tem compromisso de zelar pela correta aplicação do recurso público e em observância a Instrução Normativa nº 06/2007 expediu a portaria nº 951/2018, de 12 de abril de 2018, visando formalizar a conformidade de gestão que faz um controle preventivo, ou seja, com o intuito de reduzir os riscos da gestão de recurso públicos, consolidando o controle interno e, por essa razão, a conformidade de registro de gestão, que consiste na certificação dos registros e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial, é fundamental no contexto da gestão pública. Por meio desta seção, realiza-se a verificação dos registros de execução orçamentária, financeira e patrimonial da UFRA para garantir a segurança de que os mesmos são realizados em observância às normas vigentes. Essa conformidade de registro de gestão é apoiada no Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI) e na existência e disponibilidade de documentos que respaldam as operações, tornando-se uma ferramenta crucial no processo de gestão e controle das organizações públicas.
4.2.1 - Principais Ações
No período de abril/2018 até janeiro/2021, a Seção da Conformidade de Registro de Gestão apresentou algumas ações e avanços como:
A SECREG é composta de 03 (três) servidores efetivos e tem espaço físico adequado. Servidores capacitados através de cursos ou visitas técnicas em outras instituições.
b) Análise Processual
• Atualização do Check List;
• Análise Processual no tempo determinado (3 dias úteis);
• Atualização do Procedimento Operacional Padrão (POP), atuação e restrição nos processos (Notas Fiscais), suporte para os demais setores da UFRA
• Atuação em conjunto entre a Seção de Conformidade de Registro de Gestão e a Diretoria de Finanças e Contabilidade para a solução de problemas referente nota de empenho, liquidação e ordem bancária.
c) Adaptação ao Serviço Remoto, conseguindo fazer as analises dentro do período, cabendo destacar o serviço da STIC que deu o auxilio necessário nas horas de conhecer melhor o Sistema SIPAC (mesa virtual);
d) O trabalho da Diretoria de Patrimônio Material, através do seu Diretor Vinicius, que disponibilizou o NOTEBOOK, instalou os sistemas necessários como o JAVA para que a Seção de Conformidade de Registro de Gestão conseguisse fazer o seu trabalho remotamente. e) O trabalho dos Pró-Reitores de Administração e Finanças do conformista Ezequiel e do ex estagiário Gleydson que dão o suporte necessário para a criação e funcionamento da SECREG
Tabela 05 - Quantitativo de documentos emitidos no SIAFI e analisados pela SECREG nos anos de 2019 e 2020:
Ano NE (*) NS (**) OB (***) DARF DAR GPS
2019 1.002 6.291 6.648 1.334 312 149
2020 732 4.672 4.996 823 251 164
Fonte: Equipe SECREG
2.848, e em 2020 foi 1.642, porém, não consideramos no cálculo de documentos analisados os empenhos de Reforço e de Anulação pois não os consideramos na análise de conformidade.
(**) A quantidade de documentos Nota de Lançamento de Sistema (NS) emitidos no SIAFI em 2019 foi 25.699, e em 2020 foi 21.238 porém, não consideramos no cálculo de documentos analisados as NS de liquidação de auxílios PNAES, pois, por serem em grande quantidade, as análise são feitas por amostragem.
(***) A quantidade de documentos Ordem Bancária (OB) emitidos no SIAFI em 2019 foi 26.206, e em 2020 foi 21.648, porém, não consideramos no cálculo de documentos analisados as OB de pagamento de auxílios PNAES, pois, por serem em grande quantidade, as análise são feitas por amostragem.
Média de documentos analisados por mês e por dia
Ano Média mensal Média diária 2019 1311 60 2020 970 44 4.2.2 – Perspectivas
Fortalecimento da equipe através da vinda de mais servidores e capacitação.
4.2.3 – Documentos SIAFI a serem analisados
Listamos abaixo os principais documentos gerados no SIAFI que foram objeto de análise, bem como, uma breve descrição de cada um deles:
• Nota de empenho – NE: Primeiro estágio da despesa pública. Sua origem está
formalizada em processo específico, fundamentado na lei 8.666/93 e alterações posteriores. Documento usado unicamente para emissão de empenhos, reforço de empenhos ou anulação de empenhos, à conta dos créditos consignados no orçamento ou em créditos adicionais; • Nota de lançamento - NL: A Nota de Lançamento é um documento utilizado para os
mais diversos fins, tais como: registro da previsão da receita, apropriação de despesas, assinatura de contratos, ou seja, basicamente é adotado em todos os fatos que não envolvam movimentação financeira. Permite registrar eventos contábeis não vinculados a documentos específicos. Alguns lançamentos são efetuados de forma automática pelo Siafi, gerando um documento específico chamado NS – Nota de Lançamento de Sistema;
• Ordem bancária – OB: Documento utilizado nas transferências financeiras da
Unidade Gestora relativas a pagamento a fornecedores, pessoal etc. Todos os desembolsos financeiros do órgão somente poderão ser realizados por intermédio da Ordem Bancária. • Guia de recolhimento da previdência social – GP: Documento utilizado pelas
unidades gestoras integrantes da Conta Única do Tesouro Nacional, com o objetivo de propiciar o recolhimento das contribuições devidas para a seguridade social, transferindo os recursos de forma automática para a conta única do INSS;
• Documento de arrecadação municipal – DAR: Documento utilizado pelas unidades
gestoras integrantes da conta única para o recolhimento de tributos e outras receitas municipais, sem necessidade de passar pela rede bancária;
• Documento de arrecadação de receitas federais – DARF: Documento utilizado pelas
unidades gestoras integrantes da conta única para o recolhimento de tributos e outras receitasfederais imediatas e diretamente para o Tesouro Nacional, sem necessidade de passar pela rede bancária;
• Nota de dotação – ND: Documento utilizado basicamente no registro e alterações do
orçamento das despesas. Detalhamento de orçamento nas unidades e setorial contábil. Permite registrar alterações decorrentes de desdobramento do Plano Interno, Natureza de Despesa e/ou por Fonte de Recursos;
• Nota de movimentação de crédito – NC: Documento utilizando para movimentação
dos créditos orçamentários e/ou adicionais entre Unidades Gestoras da UFRA ou para outro órgão;
• Programação Financeira – PF: Movimentação dos recursos financeiros do Tesouro
recursos financeiro de/para outra Unidade Gestora;
• Pré-empenho – PE: Documento utilizado somente para efetuação de bloqueios
orçamentários por meio do instrumento denominado de pré-empenho, que consiste em tornar os créditos orçamentários indisponíveis temporariamente para empenho.
4.2.4 - Outras atribuições e Principais dificuldades do setor;
A Seção de Conformidade de Registro de Gestão possui atualmente dois servidores a frente da execução dos trabalhos, o conformista titular (chefe) e o conformista substituto. Além das atribuições relacionadas a conformidade de registro de gestão, os servidores também ficaram responsáveis, nos anos de 2019 e 2020, pela emissão de senhas SERPRO e SIAFI, pela autorização de pagamentos (via Siafi Web), levantamento de situação orçamentária (crédito disponíveis e limite de empenho), controle de despesas fixas e de auxílios a estudantes (empenho, liquidação e pagamento).
Essas atividades extras somadas às atribuições da seção, mesmo que algumas delas não sendo executadas de forma contínua, acabam sobrecarregando os servidores no momento em que são solicitados a executá-las. Como dito antes, são apenas dois servidores na execução, e quando um é deslocado para essas atividades acaba sobrecarregando o outro.
É importante, também, alertar-se ao fato de que se um servidor tirar férias ou adoecer, todo o trabalho da seção ficará a cargo de apenas um servidor. Isso com o tempo pode causar problemas tanto ao bom andamento dos trabalhos da SECREG quanto a saúde desses únicos servidores que compõe a seção.
4.2.5 - Dificuldades da Seção de Conformidade;
- Deficit de Pessoal: O número reduzido de servidores para fazer a análise dos
documentos gerados pelo SIAFI se contradiz com o alto volume de processos recebidos. Diante desse cenário, a mecânica de atuação está baseada na criticidade e volume de recursos envolvidos. Com isso, é necessãrio o fortalecimento da equipe para que a unidade possa atuar de maneira mais abrangente, chegando a analisar todo o volume de processos de forma
tempestiva e fidedigna.
- Atribuições Legais: Segundo o Regimento Interno da Pró-Reitoria de Administração e
Finanças (PROAF/UFRA), a Conformidade dos Registros de Gestão deverá ser registrada em até 3 dias úteis a contar da data do registro da operação no SIAFI, podendo ser atualizada até a data fixada para o fechamento do mês. Porém, por conta de questões operacionais fica a cargo da SECREG, 03 (Três) atribuições operacionais da Divisão de Controles e Conformidades – DCCONF veladas no Regimento Interno da Pró- Reitoria de Administração e Finanças (PROAF/UFRA), como:
I. Prestar esclarecimentos e apresentar relatórios orçamentários, quando solicitado;
II. Atuar apoiando o Pró-Reitor e o Ordenador de Despesas quanto a regularidade da execução de despesas;
III. Apresentar propostas de aperfeiçoamento nos procedimentos administrativos de execução orçamentária, visando a regular aplicação do recurso público.
Por conta dessas atribuições adicionais e somado ao deficit de pessoal da seção, há uma sobrecarga dos servidores para que sejam analisados de forma tempestiva todos os documentos oriundos do SIAFI respeitando o principio da legalidade da administração pública velada pela Constituição Federal e de forma institucional pelo Regimento Interno da Pró-Reitoria de Administração e Finanças (PROAF/UFRA) e cumprir com atribuições supralegais por está Seção de Controles e Conformidades – SECREG.