Empresa 4

A empresa 4, uma multinacional dinamarquesa, situada no Brasil desde 1970, com fábricas em Sorocaba/SP e Montes Claros/MG, atua no mercado de embalagens de polpa moldada, e passou no 2° semestre de 2007 por um processo de aquisição por outro grupo também dinamarquês.

Após o processo de aquisição houve uma reestruturação na alta administração responsável pelas plantas do Brasil. Nesta reestruturação, toda a alta direção foi desligada da empresa e as funções outrora desenvolvidas por esses executivos foram absorvidas pelas médias gerências da empresa.

Com a mudança estrutural, a própria comunicação interna, que no passado tinha papel operacional, passou a ter um papel estratégico dentro da empresa, sendo desenvolvida com muita atenção pelo departamento de Recursos Humanos que está diretamente subordinado ao gerente geral da empresa no Brasil.

Com um quadro de 270 empregados na planta de Sorocaba/SP e 80 empregados na planta de Montes Claros/MG, a empresa detém 45% do mercado nacional, e após a reestruturação que gerou uma redução em seus custos fixos, ela está investindo em maquinários, capacitação dos seus empregados, melhorias nas dependências, tais como refeitórios, vestiários, estacionamento, além da construção de uma área para a recreação dos funcionários e melhoria no sistema de transporte oferecido aos empregados, para que assim os

mesmos fiquem mais satisfeitos com o que a empresa lhes oferece e consequentemente isso se reflita em seus trabalhos.

4.6.1 A comunicação interna na empresa 4

Como já enfatizamos na breve descrição da empresa 4, a comunicação passou por uma reestruturação após aquisição da empresa por outro grupo de investidores, e passou de um patamar operacional para um patamar estratégico.

Desenvolvida pelo próprio departamento de Recursos Humanos, que após reestruturação passou a ter um contato mais próximo com o chão de fábrica da empresa (85% dos empregados); a comunicação interna tem o aval da gerência geral, e é considerada pelo departamento de Recursos Humanos como uma função estratégica das demais desenvolvidas por ele. Para exemplificar o quão estratégica ela é, basta dizer que ela é desenvolvida diretamente pela supervisora do departamento que se reporta diretamente ao gerente geral.

A comunicação interna, conforme relato da supervisora do departamento de Recursos Humanos, tem como seu princípio a transparência e visa não apenas informar, mas principalmente motivar os empregados.

Devido à recente alteração do controle acionário de empresa, ela informa que a revisão da missão, visão e valores ainda está sendo elaborada, e que os mesmos itens relacionados ao antigo grupo ainda estão enraizados nos funcionários. A mudança neste sentido será gradual, mesmo porque a intenção é fazer com que essa transição seja o menos turbulenta possível.

A empresa utiliza diversos meios de comunicação para atingir seus empregados, a saber:

• Informativos eletrônicos. • Murais de informações.

• Diálogo diário com os empregados.

• Reunião da gerência geral com lideranças e demais empregados. • Canal de denúncias, no qual os empregados não são identificados. • Código de conduta da empresa.

• Programa de integração. • Caixa de sugestões.

Além dos meios acima descritos, a empresa possui uma política “de portas abertas”, é descrito como o programa que mais traz a confiança dos empregados à alta administração.

Neste programa os empregados têm acesso livre ao gerente geral do grupo no Brasil, podendo expor suas idéias, tirar suas dúvidas, fazer suas reivindicações, etc.

Após a reestruturação da empresa a alta administração ficou mais próxima do chão de fábrica, as reuniões são feitas pelo gerente geral nos três turnos, e coisas que não aconteciam com a antiga administração hoje são realidade. Com isso os empregados sentem que a empresa está mais preocupada, não apenas com o negócio, mas com cada um deles.

Para avaliar a administração em geral, e consequentemente a comunicação interna, a empresa aplica pesquisa de clima em todos os níveis da organização. A última pesquisa, ocorrida há 02 anos (a próxima ocorrerá no final deste ano) apresentou 96% de confiabilidade na administração e nos programas desenvolvidos pela empresa. O departamento de Recursos Humanos estima que a próxima pesquisa tenha uma repercussão ainda mais positiva, pois algumas das antigas reivindicações já foram atendidas pelos novos acionistas, como por exemplo, a melhoria no transporte oferecido pela empresa, a reforma nos vestiários, a construção de um estacionamento mais próximo da fábrica, a construção de uma área de lazer, a reforma do refeitório, incentivo a educação continuada com bolsa de estudos, bolsa de estudo para idiomas estrangeiros e a distribuição de material escolar aos filhos dos empregados.

O departamento de Recursos Humanos ainda ressalta que na última pesquisa de clima os resultados com relação aos itens acima descritos eram de 80%, e que hoje, pela empresa ter um acesso mais fácil com todos os níveis hierárquicos, é possível ter uma idéia do clima antes mesmo da pesquisa ser aplicada, e que isso permite que a alta administração possa tomar ações pontuais para solucionar os problemas cotidianos.

Com as informações coletadas em entrevista, podemos observar que ela está trilhando um caminho em que a comunicação interna está tomando força e se estruturando como uma ferramenta estratégica. A nova administração tem, através de sua percepção, sentido que a motivação dos funcionários e a confiança deles na nova alta administração está crescendo.

Os velhos fantasmas da antiga estrutura estão sendo aos poucos deixados para trás, permitindo que novas ações de comunicação interna sejam incorporadas a empresa, permitindo assim que ela atinja seu objetivo de motivar os empregados.

Em entrevista com o departamento comercial da empresa 4, levantamos que a mesma não possui um sistema formal de avaliação de satisfação de seus clientes, portanto a entrevista foi baseada apenas pela percepção que o departamento comercial possui com relação a isso.

Conforme o departamento Comercial, os clientes estão em sua grande maioria satisfeitos com a empresa. Aponta como variáveis problemáticas os atrasos nas entregas, que em geral ocorrem por problemas de transporte, fugindo assim da responsabilidade da empresa, e os problemas de qualidade que são esporádicos e não representam nem 0,45% do faturamento da empresa, problemas esses ocasionados por conta de maquinários obsoletos.

Hoje, com os novos acionistas da empresa, os assuntos relacionados aos maquinários obsoletos já estão sendo resolvidos, e a meta da empresa é diminuir ainda mais o índice de devoluções.

Os problemas com os clientes são pontuais e em todos os casos os clientes são prontamente atendidos e seus problemas acompanhados pelas áreas envolvidas.

Mesmo os diálogos diários dos empregados e as reuniões com a alta gerência que acontecem conforme estratégia da comunicação interna facilitam o fluxo de informações entre as áreas e fazem com que os problemas sejam respondidos com mais rapidez, mantendo junto ao cliente uma imagem positiva e não perdendo sua credibilidade.

Para ilustrar como esses dois programas facilitaram a troca de informações e a agilidade para atender aos clientes, podemos usar os números de devolução que hoje são irrelevantes, ficando na faixa de 0,45% do faturamento da empresa, mas que em 2005 era 250% acima disso e em 2006 era 220%. Uma melhor comunicação administrativa é apontada como um dos elementos que ajudou na redução dos índices de devolução.

O projeto “de portas abertas” ainda é apontado pelo departamento Comercial como uma ferramenta que ajudou a reduzir esses índices de devolução, pois hoje quando há qualquer problema na produção, as informações não ficam restritas ao supervisor da produção, elas chegam diretamente ao gerente geral que trata de solucionar os problemas com urgência para que o mercado fique abastecido e a empresa cresça e consiga atingir suas metas operacionais.

Desta maneira, podemos concluir que as ferramentas de comunicação interna são utilizadas como facilitadoras dos processos operacionais da empresa e se refletem positivamente no que os clientes esperam da organização.