Encomendas e aprovisionamento

Para que a farmácia possa realizar e receber encomendas necessita de um fornecedor. A seleção de fornecedores processa-se, normalmente, de duas formas: aquisição de produtos através de distribuidores grossistas ou compra direta aos laboratórios.

Durante o estágio pude constatar que a farmácia sempre que possível recorre à aquisição de produtos diretamente aos laboratórios, pois assim obtém condições mais vantajosas a nível financeiro, nomeadamente no que diz respeito às bonificações e descontos. Normalmente, os produtos requeridos por esta via são os de elevada rotação. As encomendas realizadas diretamente aos laboratórios são periódicas e mediadas pelos delegados comerciais que visitam regularmente a farmácia.

A aquisição de produtos a armazéns e cooperativas é o meio mais frequente de aquisição, apresentando como principal vantagem a reposição rápida e diária de stock permitindo uma gestão eficaz, mas também o fato de comercializarem todo o tipo de produtos que a farmácia dispensa ao público. A escolha dos fornecedores é feita de acordo com as condições financeiras que proporcionam, com a rapidez, flexibilidade das entregas, facilidade de devolução, de resolução de prazo de validade e de contato. Os fornecedores preferenciais são a OCP e a COOPROFAR.

Como já salientado anteriormente, na realização de qualquer tipo de encomenda, pude verificar que existe sempre um cuidado especial no que diz respeito ao número de produtos em stock. Esta realização de encomendas e definição de stocks máximos e mínimos encontra- se de braços dados com a gestão da farmácia, pois só tendo um cuidado especial nesta atividade é que a farmácia consegue superar todos os obstáculos financeiros existentes atualmente.

5.1 Elaboração de Encomendas.

A Farmácia S. João elabora normalmente dois tipos de encomendas: encomenda diária que é gerada pelo sistema informático, automaticamente, e que tem por base os produtos vendidos, as informações do stock mínimo e máximo e do fornecedor preferencial do produto estipulados na ficha do produto e as encomendas manuais que são feitas sempre que é necessário encomendar um produto que a farmácia não tem nesse momento. Esta proposta é analisada na farmácia por um farmacêutico, aprovada e enviada ao fornecedor via modem. Todo este processo possibilita a rápida e frequente reposição de stocks de acordo com as necessidades diárias, evitando a acumulação de produtos de baixa rotação e a expiração dos prazos de validade. No que concerne às compras diretas, a encomenda é realizada através dos delegados comerciais. Uma nota de encomenda é, então, preenchida e o duplicado guardado na farmácia para posterior conferência quando da entrega e receção da encomenda.

5.2 Receção e Conferência de Encomendas.

A receção e a conferência de encomendas são bastante importantes para a gestão da farmácia pois vão influenciar toda a logística de stocks.

O transporte da encomenda até à Farmácia é da responsabilidade dos fornecedores, sendo esta depois recebida por um dos funcionários da farmácia.

No caso dos distribuidores grossistas, as encomendas chegam à farmácia em contentores rígidos, também denominados por banheiras, com cores características de cada fornecedor, sendo que os medicamentos que necessitam de armazenamento no frio chegam acondicionados em caixas providas de termoacumuladores. Estes contentores vêm identificados com o nome da farmácia, um código numérico e um código de barras.

Após a receção das encomendas na farmácia existe sempre o cuidado de verificar se as mesmas se fazem acompanhar das faturas e caso estas se tenham extraviado, é retirado de imediato uma cópia através do site do fornecedor. De seguida, seleciona-se no sistema informático a encomenda a rececionar e é introduzido o número da fatura que lhe corresponde. Posteriormente, verifica-se se existem produtos de frio, registando-se, imediatamente, os produtos enviados, o número de embalagens de cada produto e os prazos de validade. Estes produtos são arrumados no frigorífico e introduzidos no sistema informático através do código da fatura, evitando-se assim a quebra da cadeia de frio. São introduzidos os produtos individualmente, através da leitura do código de barras ou através do registo do código do produto que está indicado na embalagem ou na fatura. Para cada produto conferem-se os seguintes parâmetros na fatura: quantidade enviada, integridade do produto, conferência do preço, bónus concedido pelo fornecedor e prazo de validade.

Durante o processo de entrada de encomendas tive sempre o cuidado de verificar se os produtos existem na lista de encomenda e aquando da entrada dos mesmos no sistema, verifiquei sempre se a validade do produto é inferior à dos produtos já existentes em stock e caso não fosse procedi à sua alteração. É ainda necessário ter em conta a introdução correta do Preço de Faturação à Farmácia (PVF) e o Preço de Venda ao Público (PVP). Foi-me ainda incutido na farmácia durante o estágio que deveria ter sempre em conta as condições de conservação da embalagem, pois caso esta se encontrasse danificada procedia-se à devolução da mesma. No caso de medicamentos não sujeitos a receita médica, estes não possuem um PVP definido pelo que é a farmácia a realizar a marcação de preços através da impressão de etiquetas. Para estes produtos encontra-se estipulado um fator de conversão de preços consoante o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) dos mesmos seja de 6% ou 23%. De forma a calcular o preço de marcação, este fator de conversão é multiplicado pelo PVF de forma a obter-se o PVP. De seguida as etiquetas são impressas automaticamente e coladas no produto.

No caso dos medicamentos psicotrópicos e estupefacientes, o sistema solicita a introdução do número da fatura. Antes de se confirmar a saída da encomenda transferem-se os produtos

que vieram a zero para outro fornecedor (se a encomenda vier da OCP transfere-se para a COOPROFAR e vice-versa). As faturas são arquivadas.

Caso sejam enviados produtos não encomendados ou com algum defeito é efetuada uma nota de crédito ou uma troca mas, nestes casos, a farmácia tem de efetuar uma guia de devolução que acompanha o produto a ser devolvido. No caso das encomendas realizadas por via telefónica ou através da página dos distribuidores grossitas, é necessária a criação de uma encomenda manual no sistema informático que não é transmitida. Depois de criada e de ter chegado o produto dá-se entrada e verifica-se para quem se destina o produto (o funcionário que elabora a encomenda manual).

5.3 Encomendas de Psicotrópicos e Estupefacientes.

As encomendas destas especialidades farmacêuticas realizam-se normalmente, tal como acontece com as restantes, mas durante a gestão é necessário cumprir determinados procedimentos. No final da gestão o sistema informático pede o número da fatura ou guia de requisição em duplicado e gera automaticamente um código de registo de entrada. O original fica arquivado na farmácia durante três anos e o duplicado é reenviado ao armazenista.

5.4. Armazenamento de produtos.

No final das etapas de receção e conferência de encomendas procede-se ao armazenamento dos produtos recebidos, o qual deve ser organizado e funcional, de maneira a que os produtos sejam facilmente acessíveis para proporcionar ao utente um serviço de qualidade. A política do medicamento é elaborado tendo em conta diversos aspetos, como sejam, o acesso fácil e rápido, espaço disponível, dimensões adequadas aos produtos farmacêuticos, obrigações legais e que permita uma rotação de stocks adequada, isto é, de acordo com o prazo de validade, sendo que o primeiro a sair de stock deverá ser o que tem menor prazo de validade – princípio FIFO. Assim garante-se que os produtos cuja validade termine mais rapidamente sejam escoados rapidamente, evitando a retenção de produtos mais antigos. Por conseguinte, os medicamentos são repostos de imediato nos locais pré-definidos (gavetas deslizantes e lineares) de modo a torná-los mais disponíveis e acessíveis na altura do atendimento ao utente. O excedente, caso exista, é arrumado no armazém.

Contudo para que o armazenamento seja apropriado é também fundamental assegurar as particularidades de conservação, bem como respeitar a suas características e estabilidade, como a temperatura, humidade e luminosidade. Os produtos de frio são exemplo disso. O frigorífico deve, se possível, ter uma porta de vidro, para que se possa localizar o produto sem a abrir, evitando assim a subida de temperatura aquando da procura do produto, colocando em risco a sua estabilidade. Os restantes produtos são armazenados em condições de humidade inferior a 60% e temperatura inferior a 25ºC controladas, e na ausência de luz solar direta.

A receção e o armazenamento de encomendas foi o meu primeiro elo de ligação com a prática farmacêutica, permitindo uma familiarização com as marcas comerciais e respetivos princípios ativos, dosagens e a subsequente arrumação nos locais corretos. Apesar da sua simplicidade, torna-se fundamental e imprescindível para a perfeita integração na atividade farmacêutica, sendo uma excelente base para a posterior cedência ao balcão.

5.5. Controlo de prazos de validade

O controlo dos prazos de validade é indispensável não só para a salvaguarda do utente, já que os produtos cujo prazo de validade expirou podem não apresentar a qualidade, segurança e eficácia esperadas, mas também pela expiração representar prejuízo para a gestão da farmácia, o que pode ser minimizada pela devolução atempada dos mesmos. O controlo de prazos de validade é feito não só aquando da receção de encomendas, mas também pela elaboração duma listagem de produtos cujo prazo de validade tem término num período de tempo próximo e que é previamente estipulado pela Farmácia, 2 meses no caso da Farmácia S. João. Este controlo é bastante facilitado pelo sistema informático. Assim, todos os meses é pedido ao sistema informático que emita a lista dos produtos cujo prazo de validade termine daí a dois meses. Os produtos apresentados na lista são separados e posteriormente devolvidos aos fornecedores acompanhados de nota de devolução, devidamente justificados com o motivo “fora de validade”.

Além destes procedimentos referidos, é importante que o farmacêutico verifique o prazo de validade no ato de dispensa de medicamentos e produtos farmacêuticos.

5.6. Gestão de Devoluções.

Existem vários motivos que podem levar à deterioração da embalagem ou do produto, tais como: deterioração da embalagem ou do produto, o fornecedor ter enviado um produto por engano, existência de uma disparidade entre a quantidade enviada e a faturada, produtos cujo prazo de validade se encontra próximo do fim ou ainda segundo circular da Autoridade Nacional do Medicamento e Produtos de Saúde I.P. (INFARMED). Quando estas situações acontecem é necessário realizar uma nota de devolução onde consta o fornecedor ao qual adquirimos o produto, número da fatura, identificação dos produtos e quantidade a devolver, os dados da farmácia e o motivo da devolução. A nota de devolução é emitida em duplicado, sendo que um exemplar fica arquivado na farmácia e o outro é enviado ao fornecedor. Se a devolução for aceite, o fornecedor pode emitir uma nota de crédito, indicando o valor a ser descontado num pagamento futuro, ou então enviar a mesma quantidade do produto restituído ou de produtos cujo somatório de preços iguala o valor da devolução. Caso o fornecedor não aceite a devolução, os produtos regressam à farmácia e entram nas quebras, saindo assim do stock desta.

Na minha passagem pela Farmácia S. João pude observar e ainda realizar algumas devoluções. Existem inúmeras de devoluções, no entanto apenas assisti a devolução de produtos enviados

e não faturados, de medicamentos danificados durante o transporte e devolução de medicamentos fora de prazo de validade como descrito no ponto anterior.

Outro motivo para devolução é o caso de serem enviados produtos que não foram encomendados ou que foram enviados sem serem faturados. Uma vez que a farmácia não tem interesse em ficar com estes produtos ou necessita da fatura de forma a poder dar entrada no sistema, estes produtos são devolvidos ao fornecedor.

Para além dos casos já descritos, assisti ainda a alguns casos em que durante o processo de transporte as embalagens ficaram danificadas ou se encontravam visivelmente degradadas. Nestes casos, foi feita uma reclamação ao fornecedor pedindo desta forma a troca do produto ou crédito do mesmo.

Devido ao facto de muitas reclamações demorarem bastante tempo a serem resolvidas, é prática na farmácia registar todas as reclamações na fotocópia da fatura onde consta a faturação indevida do medicamento. Assim a cada final de mês é possível saber o estado das reclamações e o número de situações que se encontram pendentes.