Encomendas e aprovisionamento

4.1. Efetuar, rececionar e conferir encomendas

As encomendas podem ser efetuadas de vários modos, utilizando o programa Sifarma 2000, pelo telefone ou pessoalmente com delegados comerciais. A encomenda vem acondicionada em contentores de plástico ou em caixotes de cartão, de forma a garantir uma boa proteção dos produtos. No caso dos medicamentos com condições especiais de armazenamento ou necessidade de conservação a temperaturas mais baixas, vêm acondicionados em caixas térmicas com covetes frias sendo sempre os primeiros a serem rececionados e armazenados.

Para efetuar as encomendas tem-se em conta o stock e a rotação do produto. No caso de ser a encomenda diária, o programa informático apresenta uma listagem com os produtos que foram vendidos durante o dia cujo stock existente está abaixo do stock mínimo. Esta listagem é validada pelo funcionário responsável pelas compras, podendo eventualmente ser alterada.

Sempre que a encomenda for feita através do programa informático, apenas se faz a receção da mesma com a leitura optica de todos os produtos encomendados com o registo do preço de venda à farmácia (PVF), do número da fatura e do seu valor. No caso de a encomenda ser realizada por uma das outras formas já enunciadas, antes da receção tem de se fazer a proposta manual no computado. Essa proposta inclui a designação do produto, a quantidade e o fornecedor.

Na encomenda deve ser sempre conferida a quantidade e a designação do produto pois podem haver enganos por parte do distribuidor ou da farmácia na altura da receção. Ao conferir a encomenda também é muito importante apontar a data de validade de cada produto, assim como o preço marcado de cada medicamento. A gestão da data de validade dos medicamentos é necessária uma vez que terão que ser devolvidos os medicamentos de uso humano cuja validade termina em três meses, no caso dos medicamentos veterinários em seis meses e no caso dos medicamentos para diabetes em quatro meses, e se este dado estiver introduzido no programa é mais fácil idenficar os que se encontram nessa situação. O preço dos medicamentos sofre alteração regular, daí a necessidade de ir atualizando o preço dos mesmos.

4.2. Preços

No caso dos medicamentos, o preço de venda ao público (PVP) é autorizado pelo INFARMED e inclui o preço de venda ao armazenista (PVA), a margem de comercialização do distribuidor grossista, margem de comercialização do retalhista, a taxa sobre a comercialização de medicamentos e o imposto sobre o valor

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acrescentado (IVA). A margem de comercialização, para a farmácia, não é fixa e depende do PVA do medicamento, pelo que quanto maior o PVA menor a margem para a farmácia. O preço apresentado pelo INFARMED é o preço máximo que pode ser comercializado pela farmácia. [7] O PVP vem marcado obrigatoriamente no acondicionamento secundário, ou primário caso a ausência de acondicionamento

secundário, para que o doente saiba qual o preço aplicado.[8]

Os produtos de parafarmácia já não têm um valor fixo, pelo que a farmácia tem liberdade em colocar a margem que mais se adequa, tendo em conta a sua concorrência comercial. A margem é colocada sobre o PVF, podendo alterar-se por algumas campanhas que os fornecedores fazem, com exceção dos produtos de alimentação infantil. Os leites são aumentados de uma margem precisa de 13%, as farinhas e os cereais de 20% e os boiões de 23%. Como o PVP dos produtos de parafarmácia é diferente em cada farmácia, tem de se proceder à impressão e colagem de etiquetas nas embalagens. As etiquetas contêm a designação do produto, o código de barras, o preço e o IVA aplicado.

4.3. Correto armazenamento dos medicamentos

O armazenamento dos medicamentos é um ponto muito importante na organização da farmácia e garantia de qualidade dos medicamentos. De forma a otimizar o tempo na procura do medicamento, estes estão organizados de uma forma lógica que seja compreendida por todos os elementos da farmácia. Sendo assim, o armazenamento dos medicamentos, tanto nas gavetas como no armazém, é feito por ordem alfabética e forma farmacêutica (comprimidos e cápsulas, pomadas e cremes, xaropes, pó e granulados, ampolas e supositórios).

Outro aspeto a ter em conta são as condições de armazenamento dos medicamentos, de forma a manter a qualidade pretendida para a utilização prevista. Existem algumas variáveis como a temperatura, a humidade e a luz que condicionam a qualidade dos medicamentos. Para garantir a qualidade dos medicamentos em geral, exige-se um ambiente seco e com temperatura não superior a 25ºC, que é

monitorizado por um sistema de medição e registo de temperatura e humidade.[3]

Alguns medicamentos são fotossensíveis e por isso devem ser armazenados sem exposição direta do sol. Os medicamentos que necessitam de condições especiais de armazenamento, são guardados num frigorífico cuja temperatura também é monitorizada.

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4.4. Prazos de validade e devolução de medicamentos

Nas farmácias não pode haver medicamentos em mau estado de conservação nem podem ser fornecidos produtos que excedam o prazo de validade, de forma a garantir a eficácia da terapêutica. “O prazo de validade de um medicamento é aquele durante o qual as características físicas, químicas, microbiológicas, galénicas, terapêuticas e toxicológicas não se alteram ou sofrem eventuais modificações dentro de limites aceitáveis e bem definidos.” [9]

Assim sendo, cerca de três meses antes de acabar o prazo de validade dos medicamentos estes têm de ser separados e devolvidos ao fornecedor. Quando os produtos de parafarmácia estão próximos da data limite do prazo de validade fazem-se algumas promoções de venda de forma a assegurar uma maior rentabilidade para a farmácia. Uma vez ultrapassado o prazo de validade têm, tal como os medicamentos, de ser devolvidos. De forma a evitar que muitos medicamentos ultrapassem o prazo de validade, os técnicos e farmacêuticos devem ter o cuidado de colocar os medicamentos com maior prazo de validade em último lugar e assim vender sempre, em primeiro lugar, os que têm menor prazo de validade.

Sempre que se justifique, o INFARMED, atempadamente, envia comunicados às farmácias, como o do Anexo 1, sobre os medicamentos que têm de ser retirados do mercado por motivo de alerta de contaminação, ineficácia, reavaliação...[3] Tal como acontece com os medicamentos que ultrapassaram o prazo de validade, estes também têm de ser devolvidos ao fornecedor.

A devolução dos produtos ao fornecedor também pode ser feita no caso de engano do fornecedor ou engano do pedido pela farmácia. Em cada uma das situações expostas é necessário esclarecer o motivo de devolução e os fornecedores poderão, ou não, enviar uma nota de crédito.

No caso do fornecimento por outra farmácia detida, explorada ou gerida pela mesma pessoa, a farmácia que fornece também tem de executar uma devolução em nome da farmácia que receberá os produtos.

4.5. Características de exposição

Como a área de exposição de produtos da FN não é muito grande, é fundamental uma boa organização para chamar à atenção aos principais produtos que a farmácia pretende vender. Assim, até finais de maio estavam nas prateleiras centrais (aquelas que os doentes vêm em primeiro lugar) alguns antigripais, antihistamínicos, antitússicos, pastilhas para a garganta, sprays de lavagem nasal, entre outros produtos usados para gripes e constipações. Na periferia encontram-se as diversas gamas de cosméticos, produtos para os pés e para cuidados específicos de

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bebés.Com o aumento da temperatura, são mais procurados os produtos de proteção solar assim foi necessário proceder à substituição dos produtos expostos nas prateleiras centrais, por algumas gamas de protetores solares e pré solares. Chama- se assim à atenção os produtos que as pessoas mais procuram, favorecendo assim a sua venda.

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