Entrada e Processamento de Pedidos

Segundo Ballou (1993, p.260), o processamento de pedidos se subdivide em tarefas importantes como a entrada de pedidos, que se baseia nas atividades que estão na interface entre o cliente e a organização fornecedora, ou seja, como a informação de venda é fornecida, tem como objetivo ter o máximo de velocidade e o menor custo possível; tratamento do pedido, que se refere as atividades antes do pedido ser montado e despachado, garantindo assim que os pedidos não cheguem de forma incompatível com a produção, armazenagem ou transporte; relatórios de andamento e cobrança do pedido, esta etapa traduz a necessidade de informar ao cliente o estágio atual de seu pedido, desde a aprovação do crédito bem como as etapas seguintes de separação e embarque para entrega até o fechamento inicial do ciclo que é a entrega do pedido ao destinatário.

Para Ballou (1993, p.266), o processamento de pedidos é uma das principais atividades da logística, se traduz pela necessidade das informações fluírem de forma rápida e precisa, nesta etapa, a necessidade da existência de um sistema de informações eficiente é fundamental e imprescindível para o bom andamento de todo o processo, pois ele poderá auxiliar em decisões estratégicas dentro da organização, ou seja, a organização onde a comunicação ocorre de forma lenta e imprecisa, tende a pagar um preço alto com perdas de vendas diretas e de consumidores em potencial, o que poderá resultar em estoques excessivos e setores de produção com preparações desnecessárias.

Laudon (2004, p.7) registra que:

Um sistema de informações pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes interligados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de

uma organização.

Segundo Ballou (2006, p. 133):

o propósito maior da coleta, manutenção e processamento de dados no âmbito de uma empresa, é sua utilização no processo decisório, que vai de medidas estratégicas a operacionais. (...) O aumento cada vez maior do espaço de memória, computação rápida, intensificação do acesso à informação ao longo da organização a partir de sistema de informação empresariais tais como SAP, Oracle, Baan e J.D. Edwards, e as plataformas cada vez mais aperfeiçoadas para transmitir informações tais como: EDI e Internet, acabaram criando a oportunidade para que as empresas compartilhem informações de maneira conveniente e cada vez menos dispendiosa ao longo de toda a cadeia de suprimentos.

Ele ainda enfatiza que compartilhar informações selecionadas com vendedores e compradores, são ações que conseguem reduzir as incertezas, na medida que seus usuários encontram maneiras de tirar proveito da disponibilidade da informação.

Para Fleury (2003), o ciclo do processamento de pedidos é composto por etapas que necessitam de uma comunicação eficiente entre elas para que se possa progredir de acordo com o programado. Segundo ele a primeira etapa se baseia na preparação do pedido, que tem seu início a partir da identificação de uma necessidade e/ou aquisição de um produto; a segunda etapa é a transmissão do pedido, ou seja, repassar a informação da necessidade identificada; a terceira etapa se baseia no recebimento do pedido transmitido, efetuando a entrada do pedido no sistema de processamento, normalmente nesta etapa, é necessário a digitação dos dados do pedido, porém com a utilização cada vez maior da Internet, esta etapa normalmente é automatizada; ele informa ainda que, após a conclusão da terceira etapa, diversas verificações e decisões são realizadas para que se possa realizar a confirmação do pedido, dentre elas: disponibilidade de estoque e a confirmação do crédito do cliente, nesta fase é que se calcula a estimativa de data de entrega, tomando como base a disponibilidade de estoque, pedidos pendentes e status da produção (em casos onde o produto é confeccionado por encomenda); Verificações realizadas e estando tudo certo, passa-se para as etapas de atividades físicas de separação, embalagem e expedição do pedido.

Mas podem ocorrer problemas durante estas etapas iniciais, segundo Fleury (2003) existem três que são considerados os mais comuns: Percepções conflitantes entre cliente e fornecedor, onde se utiliza métricas distintas para avaliação de um mesmo fenômeno, por exemplo o início da contagem do prazo de entrega, para o cliente ele pode considerar a partir da formalização do pedido, enquanto o fornecedor pode considerar a partir do momento que o pedido é recebido e dado entrada no sistema; Fleury (2003) ainda cita a variabilidade dos tempos de ciclo, como outro problema comum, ou seja, variabilidade de processos que resultam em variabilidades de tempo de ciclo, pode-se afirmar que quanto menor a padronização de processos e menos sofisticados forem os sistemas de controle, maiores serão as variações de tempo de ciclo; outro problema comum são as flutuações da demanda, ou seja, os picos e vales existentes durante o decorrer do dia que são influenciados por diversos fatores, alguns deles que podem estar fora do controle da organização, impossibilitando esta de realizar previsões de demanda.

Então, verifica-se que quando o rito é seguido sem problemas, de acordo com o já descrito e com entendimento pleno das partes envolvidas, tende-se a ter um ciclo de processamento perfeito, sem atrasos, com cumprimentos dos prazos pré-estabelecidos, porém

quando um dos problemas mais comuns ocorre, pode gerar aborrecimentos, cancelamentos, desperdícios e retrabalhos em alguma das etapas do processo.

Para Lambert (1998, p. 518), a última etapa do ciclo do pedido é a entrega e descarregamento no cliente, ou seja, quando o cliente supre a sua demanda inicialmente estabelecida no início do ciclo do pedido. Esta entrega normalmente é terceirizada e realizada por um Operador Logístico local, com conhecimento mais aprofundado da cidade de destino do produto e que tenha a capacidade de desenvolver uma Logística Urbana de forma mais eficiente.