ERMS (Electronic Records Management System)

Quando falamos em ERMS deparamo-nos com o conceito de “record” e de “Records Management”.

Nas definições apresentadas, um “record” pode ser tanto um “objeto tangível” ou informação digital: por exemplo, certidões de nascimento, documentos de escritório, bases de dados e email. Pode ser também informação armazenada, sob qualquer forma, incluindo dados em sistemas de computador, criado, recebido ou mantido por uma

organização ou pessoa na transação de negócios ou na condução dos assuntos e mantidos como evidência de tal atividade (Norma AS 4390:1-1996).

Por sua vez, a “records management” está principalmente preocupada com as provas de atividades de uma organização e, geralmente, é aplicada de acordo com o

valor dos “records”, em vez do seu formato físico. É pois, a prática de manter os

“records” de uma organização a partir do momento que são criados até à sua avaliação e seleção final, podendo isso incluir a classificação, armazenamento, proteção e destruição, ou preservação em arquivo.

Esta gestão começou por ser dada a “records management” não usados no quotidiano, mas que necessitavam de ser mantidos. No entanto, com o tempo foi sendo associada ao ciclo de vida da informação, desde a sua criação até à sua eliminação. A ISO 15489-1 (2001), define “records management” como “o domínio da gestão responsável pelo controlo eficiente e sistemático da criação, receção, manutenção, utilização e disposição dos “records”, incluindo os processos de captação e manutenção e informação sobre atividades de negócio”. Define ainda “records” como informação criada, recebida e mantida por uma organização ou pessoa, tanto em cumprimentos de obrigações legais como em atividades de negócio. Por outro lado, o Conselho Internacional de Arquivos (CIA) define registo como sendo informação registada produzida ou recebida no início, derivada da atividade institucional ou individual, e que tem conteúdo, contexto e estrutura suficientes para evidenciar essa atividade.

A natureza de um ERMS varia de organização para organização e, mesmo sendo complexa e requerendo uma vasta gama de funcionalidades para ser bem aplicado, haverá sempre a necessidade de desenvolver políticas de gestão específicas, desenhar procedimentos e elaborar manuais de complemento aos mesmos.

A sua implementação requer um software especializado que pode consistir num pacote específico, em diversos pacotes integrados ou, mesmo, um software desenvolvido à medida.

Para o efeito foi elaborada a MoReq, o modelo europeu de especificação de requisitos que visa orientar o desenvolvimento de um ERMS. A MoReq concentra-se principalmente nos requisitos funcionais da gestão de documentos eletrónicos através do ERMS. Essa especificação pode ser aplicável em organizações do sector público e privado que desejam introduzir um ERMS. Podemos identificar o que é passível de inclusão de “records management”:

 Determinação de políticas e normas;

 Estabelecimento e promulgação de procedimentos e diretrizes;

 Fornecimento de uma gama de serviços relacionados com a gestão e utilização de “records”;

 Conceção, implementação e administração de sistemas especializados para “records management”;

 Integração de “records management” em sistemas e processos de negócios; É referido, ainda, que esta gestão pode envolver:

 Planeamento das necessidades de informação de uma organização;  Identificação da informação a ser capturada;

 Criação, aprovação e aplicação de políticas e práticas sobre os “records”, incluindo a sua organização, avaliação e seleção;

 Desenvolvimento de um plano de armazenamento de “records”, que inclui o armazenamento de “records” físicos e de informação digital (são assim referenciados) de curto e longo prazo;

 Identificação, classificação e armazenamento de “records”;

 Coordenação do acesso aos “records” internos e externos da organização, equilibrando os requisitos de confidencialidade do negócio, privacidade de dados e acesso público;

 Execução de uma política de retenção relativa à eliminação dos “records” que já não são necessários por razões operacionais.

Os sistemas em que os “records” são armazenados devem ter as seguintes características (McGee 1999):

 Confiabilidade

Sistemas de “records”, procedimentos e práticas devem trabalhar de forma confiável para assegurar a autenticidade e fidedignidade dos “records”. Todos os sistemas de “records management” têm de ser capazes de ter um funcionamento contínuo e regular.

 Integridade

As medidas de controlo como a monitorização de acessos, verificação do utilizador e destruição autorizada devem ser implementadas para evitar a destruição, alteração ou remoção de “records” não autorizada.

 Conformidade

Os sistemas de “records” devem ser geridos em conformidade com as exigências das atividades decorrentes, ambiente organizacional e expetativas da comunidade.

 Abrangência

Os sistemas de “records” devem gerir “records” resultantes da gama completa de atividades de negócios que a organização desenvolve.

 Sistemático

Os “records” devem ser criados, mantidos e geridos de forma sistemática.

 Criação e manutenção através da conceção e operação dos “records” e sistemas de negócios.

 Gestão através da efetivação de políticas, responsabilidades e metodologias documentadas.

Para a implementação de um ERMS é necessário existir um desenvolvido trabalho prévio e à instalação do software. É, por isso, necessário identificar os documentos que devem ser geridos no sistema, compreender os requisitos, definir bem as fases e “quando” e “como” é que os “records” vão “entrar” no ERMS. A tecnologia e os utilizadores finais são partes cruciais para o seu sucesso, uma vez que o ERMS representa uma mudança cultural para toda a organização. As melhores práticas enunciadas apontam para:

 perceber os requisitos para a implementação;  ter um plano para todos os “records”;

 perceber que fases vão provocar mudanças;

 iniciar com um projeto-piloto que tem como referência uma unidade com um pequeno conjunto de “records”.

São diversos os desafios com que se confrontam estes sistemas, sobretudo no que respeita à metainformação do ERMS.

No caso das aplicações direcionadas à criação e gestão de documentos (EDMS), apesar de criarem a sua própria meta-informação não significa que todos vão passar para o ERMS ou com a mesma configuração, a meta-informação criada numa tecnologia não é tão fácil de traduzir uma vez que diferentes sistemas têm meta- informação diferente, e por fim, a questão do software, porque quando o software fica obsoleto o “record” e a meta-informação correm o risco de ser perdidos caso não

existido um plano prévio para a sua “migração”.

Em síntese, os sistemas ERMS procuram fornecer segurança especializada e funcionalidades de auditoria adequadas às necessidades dos gestores da informação. Procuram, igualmente, fornecer informação sobre uma variedade de tópicos, tais como formatos e nomes de arquivo, estratégias de gestão de registos eletrónicos, procedimentos, gestão de conteúdos web, assinaturas digitais, etc. Servem, principalmente, para desenvolver uma estratégia para gerir “records” eletrónicos

arquivados.

Apresentamos a seguir uma tabela que sintetiza as principais diferenças entre estes sistemas de gestão.

EDMS ERMS

 Não é restrito aos registos.

 Geralmente não inclui o aspeto contextual dos registos.

 Permite que os documentos possam ser modificados e que tenham várias versões.

 Pode permitir que os documentos sejam excluídos por seus proprietários.

 Pode incluir controlo da sua retenção.

 Pode incluir a classificação de documentos e uma estrutura de armazenamento, que pode estar sob o controlo de utilizadores.

 Destina-se principalmente para suportar o uso da documentação para fins comerciais.

 É um sistema de manutenção de “records”.  Deve incluir o aspeto contextual dos “records” e

suas relações.

 Prevê que os “records” sejam modificados e eliminados.

 Deve incluir um controlo rigoroso da retenção.  Deve incluir um esquema de classificação que

determina a estrutura do “record” em que o "administrador" é responsável pela manutenção.  Deve suportar o trabalho do dia-a-dia, mas

destina-se principalmente a fornecer um repositório seguro ao longo do tempo para a preservação e acesso a “records” de negócio significativos.

Tabela 2 - Diferenças entre EDMS e ERMS

Para concluir, e apesar das várias diferenças apontadas, a principal reside no facto do EDMS controlar a criação, uso e destruição de documentos eletrónicos para facilitar o workflow/fluxos de trabalho, e o ERMS permitir a captura e gestão de documentos eletrónicos necessários a permanecer como “records” ingeridos num qualquer repositório.