Gestão da Informação nas Organizações

A gestão no seu sentido lato, “compreende os domínios de ação, como o planeamento, estruturação, direção e controlo, podendo ser vista como um recurso unificador de todos os recursos utilizados pela organização, para que os objetivos definidos sejam alcançados como desejado” (Varajão 1998). Compreende três níveis: o planeamento estratégico (decidir quais os objetivos e recursos que vão ao encontro da estratégia da organização); o controlo de gestão (processo onde os gestores asseguram que os recursos são usados de acordo com os objetivos) e o controlo operacional (onde se assegura o cumprimento de tarefas de forma eficiente e eficaz). Deste modo, a gestão tem sempre em vista a melhoria da eficiência das atividades de uma organização.

Importa referir que organização é entendida como “um grupo social em que existe uma divisão funcional de trabalho e que visa atingir através da sua atuação, determinados objetivos, e cujos membros são, eles próprios, indivíduos

intencionalmente coprodutores desses objetivos e, concomitantemente, possuidores de objetivos próprios (…) fazendo parte de um sistema social com características, culturais, económicas, éticas e sociais próprias (envolvente contextual), com o qual interage (clientes, fornecedores, stakeholders, entre outros) na decorrência das suas atividades (envolvente transacional) (Sousa 1990).

Assim, através da definição anteriormente dada de informação e tendo em conta a conjuntura atual, podemos afirmar que na gestão da informação, a informação é a matéria-prima principal, tanto externa como interna à organização e a base dos processos de negócio, que caso seja mal gerida pode levar ao insucesso da organização.

A gestão da informação tem as suas origens num período anterior ao da disseminação dos computadores através de autores como Paul Otlet, que já se preocupava com a informação e o conhecimento enquanto fenómenos relevantes do ponto de vista da produtividade pessoal e empresarial e, portanto, merecedores de esforços de gestão.

A gestão da informação teve assim origem na área da Documentação e começou a despertar o interesse da comunidade académica e empresarial, sobretudo a partir da década de 1980. Trata-se de algo fundamental para o funcionamento eficiente e eficaz das organizações que dependem do “conhecimento”. O seu desenvolvimento decorre e dá-se a par do aparecimento e especialização crescente das tecnologias de informação e comunicação nas organizações e são vários os autores que se têm debruçado sobre o tema, estabelecendo uma ligação muito próxima às tecnologias.

Desde logo, o termo gestão da informação refere-se ao envolvimento da organização, dos seus colaboradores e ao “ciclo de operações e atos de uma organização que vão desde a produção ao uso de decisões inteligentes” (Silva 2009), no entanto, em Ciência da Informação (DELTCI 2011) assume uma “vasta problemática ligada à produção da informação (do meio ambiente à estrutura produtora, a operacionalização, e utilidade da memória orgânica, os atores, os objetivos, as estratégias e os ajustamentos à mudança) em contexto orgânico institucional e informal”. Segundo Pinto a gestão da informação, “envolve toda a organização e os seus colaboradores, acompanha o dia-a-dia da organização e abarca todo o ciclo de vida da informação desde o planeamento, à criação, fluxo, avaliação, classificação, até ao armazenamento, preservação e disponibilização” (Pinto 2005). Com o passar do tempo, relaciona-se com a Gestão da Qualidade e “com o planeamento estratégico das empresas, com os processos organizacionais, sejam eles de gestão, de produção ou de implementação de tecnologias”. Ainda segundo a mesma autora, “é impensável estruturar um sistema de garantia de qualidade, tendencialmente direcionado aos processos e à sua avaliação no

sentido de uma maior satisfação das necessidades implícitas e explícitas dos seus clientes (internos e externos), da melhoria contínua e da promoção do trabalho em equipa, sem assumirmos a "Gestão da Informação" como algo estratégico para a organização”.

A AIIM compara-a à capacidade das organizações capturarem, gerirem, preservarem, armazenarem e entregarem a informação certa às pessoas certas no momento certo (AIIM 2012).

Wilson define a GI como "a aplicação dos princípios de gestão para a aquisição, organização, controlo, disseminação e uso de informação relevante para o funcionamento eficaz das organizações de todos os tipos" (Wilson 2003).

Da mesma forma, Choo define-a como a gestão de processos para adquirir, criar, organizar, distribuir e utilizar informação e exige a adoção e adesão aos princípios orientadores que incluem ativos de informação (Choo 2003). A informação deve ser disponibilizada e partilhada e aquela que a organização necessita manter deve ser gerida e mantida em grupo. Choo relaciona-a ainda com a gestão de recursos de informação, gestão da tecnologia da informação ou políticas de gestão da informação.

Alguns autores colocam as suas origens/raízes na Biblioteconomia e Ciência da Informação (Macevičiūtė and Wilson 2002), onde afirmam que a gestão da informação diz respeito à gestão dos processos e sistemas que permitem criar, adquirir, organizar, armazenar, distribuir e utilizar informação, o que acontece quer a nível coletivo, quer individual, em qualquer organização, seja pública ou privada, independentemente da sua dimensão e da denominação do serviço responsável (arquivo, biblioteca, serviço de gestão de informação, etc.). O objetivo, segundo Choo, é “aproveitar recursos de informação e capacidades de informação de modo a que a organização aprenda e se adapte ao seu meio ambiente em mudança”, e no nosso ponto de vista, ajuda paralelamente as pessoas e organizações no acesso, processamento e utilização da informação, de forma mais eficiente e eficaz.

Assim, irá ajudar simultaneamente as organizações a operar de forma mais competitiva/estratégica e as pessoas a realizar melhor as suas tarefas. A gestão de processos envolvidos no ciclo da informação tem como objetivo auxiliar uma organização a atingir os seus objetivos de forma competitiva e estratégica.

De acordo com Wilson, a gestão da informação é entendida como a gestão eficaz de todos os recursos de informação relevantes para a organização, tanto de recursos gerados internamente como os produzidos externamente (Wilson 1989). Estes processos são vistos como uma vantagem estratégica que oferece quatro tipos de

benefícios para uma organização: redução de custos, redução de incertezas ou riscos, valor agregado aos produtos e serviços já existentes e a criação de novos valores através da introdução de novas informações à base de produtos e serviços (Choo et al. 2008). Suporta ainda a tomada de decisão, apoia de forma interativa a evolução da estrutura organizacional, ajuda a formar uma imagem da organização, do seu projeto e seus produtos, contribui para a eficiência dos serviços de informação, melhora a recuperação de informação e comunicação e promove a estratégia de gestão baseada em inteligência competitiva.

Com tudo isto, pode-se afirmar que, neste projeto, a gestão da informação “significa lidar, administrar, encontrar soluções práticas desde a génese até ao efeito multiplicador do fluxo da informação e compreende um conjunto diversificado de atividades, a saber: produção, tratamento, registo, comunicação e uso da informação” (Silva 2006). Assume-se ainda a gestão da informação como campo de estudos da Ciência da Informação, dada a necessidade do enfoque científico na informação e em todas as fases do seu ciclo de vida. Recorrendo ao processo infocomunicacional e ao peso crescente do meio digital nas organizações, emerge a própria preservação da informação como uma variável da gestão da informação, acompanhando todo o ciclo de vida e de gestão da informação.

Para as organizações, a gestão da informação é muito ativa economicamente e responde a fenómenos de mercado e internacionalização, dando uma resposta à adesão à globalização. A informação adquire um caráter estratégico na medida em que apoia a tomada de decisão e permite regular o funcionamento das atividades desenvolvidas pela organização profissional com padrões externos, ou seja, o fluxo da informação.

Como referido, o processo da gestão do sistema de informação corporiza a gestão do conhecimento explícito da organização. Assim, para prover à produção, acumulação, uso e preservação do SI é imprescindível conhecer, compreender e representar o contexto organizacional para depois conhecer, compreender, organizar e representar o próprio sistema de informação e estar apto para o gerir, disponibilizar e preservar ao longo do tempo (Pinto 2009). Desta forma, a gestão do conhecimento não deriva apenas das soluções tecnológicas e cabe ao gestor planear, implementar e gerir os processos complexos que têm em vista a construção, fluxo, comunicação, uso e preservação da informação, começando desde logo pela análise orgânico-funcional da estrutura produtora da informação, seguindo-se os processos organizacionais e fluxos informacionais.