Espaço de armazenamento da documentação do Arquivo

Desde 1959, o ano de criação do Serviço de Arquivo e Estatística, até ao ano de 1998 os processos clínicos eram arquivados em processos de formato A5, o formato adotado na altura. Como se pode averiguar acima, estes processos encontram-se depositados em dois espaços de armazenamento afetos ao Arquivo, encontrando-se os anos de 1959- 1991 no Piso 02 do Arquivo e os anos 1992-1998 no Piso 1 do mesmo Serviço. O SAAI possui 67 espaços de armazenamento divididos pelos espaços do CHSJ, entre garagens, salas, corredores ou outros, entre espaços de arquivo clínico e não clínico. Para o estudo em questão, interessa-nos focar em apenas 5:

Tabela 28 - Espaços de armazenamento da documentação clínica do Setor de Arquivo e Acesso à Informação Designação do espaço de armazenamento de documentação Área útil do espaço de armazenamento com documentação (m2) Dimensão total da documentação armazenada (m.l.) Dimensão da documentação acumulada e não tratada (m.l.) Espaço disponível para armazenamento de documentação (m.l.) Piso 01 – Arquivo Central 2007-atual 290 799 14 0 Piso 02 – Arquivo Clínico 1959-1991 105 989 0 45 Piso 02 – Arquivo Clínico 2002-2006 175 1417 0 0 Piso 1 – Arquivo Clínico 1992- 1998 113 1041 0 74

179 Designação do espaço de armazenamento de documentação Área útil do espaço de armazenamento com documentação (m2) Dimensão total da documentação armazenada (m.l.) Dimensão da documentação acumulada e não tratada (m.l.) Espaço disponível para armazenamento de documentação (m.l.) Piso 1 – Arquivo Clínico 1999- 2001 101 776 0 0 Piso 02 – Arquivo Clínico Cirurgia Torácica 14 65 0 0

A principal desvantagem dos processos em formato A5 passa pela necessidade de dobrar os documentos que o processo clínico contenha o que, por conseguinte, fará com que seja alocado um espaço maior para o seu arquivamento. Não obstante, estes processos estavam pensados nos formatos da altura, sendo que os formulários eram dobrados desta forma ou consistiam em fichas dimensionadas ao tamanho deste processo. Este formato pequeno do processo clínico contribuiu ainda para que os processos de cardiologia e outras especialidades fossem arquivados separadamente do restante processo clínico do doente, uma vez que o seu tamanho ultrapassava o do processo clínico da altura, e os mesmos não podiam ser dobrados por possíveis danos que poderiam vir a causar ao processo em causa. Para ultrapassar estes constrangimentos e localizar os processos de doentes que têm processo de cardiologia e cirurgia torácica, arquivados fisicamente à parte, atualmente é colocado no processo uma folha que remete para a existência de registos cardiologia ou CCT arquivados à parte a considerar. A partir de 1999, com os processos clínicos em formato A4, os processos de cardiologia passaram a ser integrados juntamente com o restante processo clínico do doente, sendo que apenas em 2011 foram integrados no Arquivo.

Analisando a Tabela 28 - Espaços de armazenamento da documentação clínica do Setor de Arquivo e Acesso à Informação, de facto, o depósito com mais documentação armazenada, em metros lineares (m.l.), é relativo ao depósito do Arquivo que armazena os processos de 2002 a 2006. Contudo, como se constatou acima, está evidenciado que os processos em formato A5, cujos espaços de depósito estão assinalados na Tabela 28 - Espaços de armazenamento da documentação clínica do Setor de Arquivo e Acesso à Informação a sombreado, são aqueles em que está instalado mais documentação em m.l.. Tendo em consideração a área útil de armazenamento com documentação, em metros quadrados (m2_{), todos os espaços apresentam, em média a mesma área, não}

sendo possível assinalar um que se distancie do valor de outros. Por este facto, está mais uma vez comprovado que os processos clínicos em formato A5 ocupam um maior

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volume na área de armazenamento da documentação. Não obstante, deve-se assinalar que, dos 55 anos de existência do CHSJ, o processo em formato A5 esteve em uso de 1959 até 1998, e o formato A4 desde 1999 até 2014, tendo presente a introdução do PCE em 2005 e a gradual diminuição do papel.

Com vista a reduzir o volume ocupado pelos processos, propõe-se a promoção do processo de digitalização de processos clínicos de doentes ativos do CHSJ, com vista a maximizar o acesso e reduzir o volume ocupado por estes processos, permitindo a sua instalação em espaços de arquivo de reduzida utilização.

O aumento de variedade de MCDT e a diversidade de formatos com que diariamente o Setor de Arquivo se depara, assim como o elevado número de documentos diários a serem integrados nos processos, ocasionou situações de acumulação de exames por arquivar, sendo que muitos se foram perdendo (Gonçalves, 2011). Atualmente isto já não acontece, pois todos os documentos e MCDT recentes são arquivados no próprio dia, sendo que apenas os registos retrospetivos podem ser arquivados nos dias seguintes. Não obstante, assiste-se atualmente a uma tendência decrescente na área dos MCDT (-1,8% que em 2012), sobretudo graças à otimização dos serviços que o CHSJ disponibiliza ao utente, não só no que concerne à estrutura tecnológica mas também na redução de exames redundantes, e à diminuição verificada nas linhas de produção da Urgência e Hospital de Dia (Centro Hospitalar de São João, 2013h). Verificou-se que em 2013, as linhas de produção com mais peso na requisição de exames são o Internamento (37,1%), a Consulta Externa (43,5%) e a Urgência (15,6%) (Centro Hospitalar de São João, 2013h). Os MCDT requisitados ao exterior têm vindo a diminuir ao longo dos anos, assinalando-se que os serviços de Patologia Clínica, Imunohemoterapia, Medicina Física e de Reabilitação e Radiologia representam 85% do total da produção de MCDT realizados no CHSJ. Relativamente aos MCDT realizados no exterior, as linhas de produção que mais requisitam estes exames são a Consulta Externa com 87% da produção e o Internamento com 12%. Das especialidades que mais requisitam estes exames ao exterior encontram-se os exames de Ressonância Magnética (29%), Patologia Clínica (22%) e Exames de Transplantação (+45%), Genética Médica (+24%) e Radiologia (+15%) (Centro Hospitalar de São João, 2013h). Tal como atrás afirmado, os MCDT realizados no exterior implicam muitas vezes que estes sejam arquivados separadamente do processo clínico, uma vez que o seu formato assim o obriga. Tendo-se verificado que especialidades, de que é exemplo a Ortopedia, apenas pediam a requisição do processo quando este continha MCDT, o Arquivo substituiu as habituais listagens por umas alternativas, em que as especialidades de Ortopedia e Ortopedia Infantil apenas incluem processos de doentes com MCDT

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pedidos na última consulta ou na anterior, caso o doente tenha faltado à última. Esta medida foi implementada após o diálogo com os responsáveis da consulta, e permitiu racionar o número de processos que vão para a consulta, com base na análise daquilo que o profissional de saúde faz com o processo. Dentro das especialidades que pedem os processos com MCDT incluem-se também a Oftalmologia, grande parte das especialidades de Obstetrícia (exceto Obstetrícia – Nutrição), Medicina Física de Reabilitação, entre outras (Gonçalves, 2011).

Considerando a futura desmaterialização dos MCDT, será possível redesenhar o procedimento de envio dos MCDT às consultas, por forma a dispensar o papel e melhorar a eficiência, contribuindo para uma melhor qualidade de serviço ao utente. Isto vai permitir garantir a segurança dos MCDT e evitar que sejam extraviados, como acontece frequentemente, principalmente nas situações em que se verifica que o médico fornece o MCDT ao doente. Com a referida medida pretende-se diminuir as perdas de MCDT, garantindo a qualidade na prestação de cuidados de saúde por parte dos profissionais.

Tendo presente a elaboração de medidas preventivas no sentido de diminuir a perda de MCDT, e sabendo-se que o circuito do MCDT vindo do exterior passa pelo Gabinete de MCDT e segue para a Consulta – no caso de a consulta não estar agendada para breve – ou para o Setor de Arquivo, sendo que o mesmo pode nem chegar a passar pelo Arquivo no caso de seguir de imediato para a consulta e não regressar dela, o processo de desmaterialização deveria ocorrer logo no Gabinete de MCDT por forma a garantir que todos os MCDT, independentemente de chegarem ao Arquivo ou não, possam ser integrados no PCE SClinico. Nesta linha é aqui proposto pensar no desenvolvimento de uma plataforma eletrónica que permita a transferência e integração dos MCDT para suporte digital.