Objetivos
• Conhecer as metodologias de controle do prazo na gestão de projetos.
• Entender as ferramentas de controle de custos e orçamento.
• Gerenciar a qualidade na implementação do projeto.
Introdução
Todo projeto tem um paradigma apoiado em três elementos: prazo, custo e qualidade. Esses elementos têm uma relação entre si muito direta: quando o prazo se altera, o custo também se altera, a qualidade depende do dimensionamento do custo que, por sua vez, depende do cumprimento do prazo. Portanto, seu tratamento correto é de extrema importância para o projeto. Você entenderá agora como esses elementos são tratados em gestão de projetos.
1. Gestão de Tempo
Tempo é um recurso precioso e não renovável, e a maioria das pessoas gostaria de ter mais tempo para suas atividades, que frequentemente exigem mais tempo do que o estimado.
Porém, na gestão de projetos, exigir mais tempo, ou estimar prazos de forma muito distante do tempo real, pode ser desastroso. Você verá, a seguir, processos que guiam a gestão do tempo, baseados no PMBOK, que garantem a precisão.
1.1 Definição das Atividades
O processo de definição de atividades inclui ações a serem realizadas para produzir as entregas declaradas no escopo do projeto e evidenciadas na EAP. Cada processo descrito na EAP é detalhado no nível de atividades, gerando uma lista, sem considerar qualquer
sequenciamento, atribuição de data ou responsável. Outro documento resultante do processo é a lista de marcos (milestones) que identifica pontos importantes, mas que não envolve trabalho, são apenas pontos de referência para o cumprimento de alguma meta e também podem servir para identificar o início ou término de alguma atividade importante. Normalmente, o gerente de projetos necessita de apoio de especialistas no processo operacional relacionado às atividades para descrevê-las. É normal que um gerente de projetos não conheça todos os detalhes operacionais da fabricação de um carro, por exemplo, principalmente se for seu primeiro projeto. Assim, a ajuda de um especialista é fundamental.
A simples identificação e listagem das atividades não apresentam as relações de precedência das atividades, ou seja, o que deve ser priorizado ou a relação de dependência entre as atividades. Por esse motivo, é necessário sequenciar as atividades de forma a organizar e clarificar essas relações. Entenda, a seguir, como esse processo é realizado.
1.2. Sequenciamento das Atividades
O processo de sequenciamento das atividades é o momento em que o relacionamento entre as atividades é identificado e documentado, e sua importância é vital ao projeto, pois um erro pode comprometê-lo, já que desencadeia um efeito dominó.
Para que as atividades sejam sequenciadas, é preciso descrever, passo a passo, cada atividade e suas relações. Um método utilizado frequentemente é o Método do Diagrama de Precedência (MDP) ou, como também é conhecido, Atividade no Nó (ANN).
O MDP define quatro tipos de relacionamentos lógicos entre as atividades:
- Término para Início (TI): o término da atividade predecessora determina a data para o início da atividade sucessora. Quando a tarefa predecessora for finalizada, a tarefa sucessora será iniciada.
- Término para Término (TT): o término da atividade predecessora determina a data para o término da atividade sucessora. Quando a tarefa predecessora for finalizada, possibilitará o término da tarefa sucessora.
- Início para Início (II): o início da atividade predecessora determina a data para o início da atividade sucessora. A atividade sucessora apenas se iniciará se a predecessora tiver sido iniciada.
- Início para Término (IT) (raramente utilizado): ocorre quando o início da tarefa predecessora determina a data de término da tarefa sucessora. Essa relação é utilizada quando uma tarefa precisar terminar antes de uma etapa ou da data do término do projeto, havendo a necessidade de criar uma relação em que o atraso no término da predecessora afetará a sucessora.
Note que o encerramento de teste depende do encerramento da construção, isso porque, no desenvolvimento de softwares, há várias interações entre as equipes de testes e construção, no esquema “detecta, corrige e testa novamente”.
Logo, só se avança para a entrega ao cliente se o teste e a construção estiverem concluídos.
No exemplo aqui utilizado, a EAP foi usada para extrair um nível macro de atividades, tornando o diagrama mais compacto e didático. O ideal é basear-se na lista de atividades, que permite um detalhamento maior.
Após sequenciar todas as atividades, o diagrama de rede do projeto estará concluído, apresentando as inter-relações entre as atividades do projeto. Como esse processo exercita a listagem de atividades, não é raro identificar novas atividades, por isso, quaisquer mudanças também devem ser refletidas em outros documentos do projeto.
1.3 Métodos de Estimativa de Duração de Atividades
A estimativa da duração de atividades é um processo que compreende prever o tempo necessário que uma atividade levará para ser concluída. Alguém já lhe perguntou quanto tempo leva para que você faça algo? A resposta é sempre dada com uma dúvida na mente:
será possível cumprir o prazo dado? Realmente, estimar a duração de atividades não é algo simples, por isso, há duas metodologias para apoiar as previsões, uma baseada no esforço e outra baseada no tempo.
Na metodologia baseada no esforço, o conceito de esforço é definido como a quantidade de tempo necessária para realizar uma determinada tarefa: uma vez que é dada a quantidade Aula 02 | Estabelecendo Prazos, Custos e Qualidade
de horas envolvida, você saberá o tempo total de uma macroatividade (EAP). Nesse caso, os tempos das atividades descendentes (sucessoras) são somados para descobrir o tempo das ascendentes (predecessoras).
Já na metodologia baseada em tempo, é utilizada uma tabela em que são inseridos os recursos do projeto e os tempos padrão de alocação para as atividades do projeto. O esforço é ajustado, controlando-se a quantidade de recursos alocados para cada atividade, a disponibilidade para a atividade (de 0 a 100%), períodos de inatividade e períodos das jornadas de trabalho.
Independentemente da metodologia utilizada, o prazo não deve ser encarado como resultado de uma equação polinomial, mas sim como o resultado de uma negociação com quem executa a atividade.
1.4 Desenvolvimento e Controle do Cronograma
Nesse momento, a lista de atividades sequenciadas e com duração estimada está pronta.
Agora, é necessário associar os responsáveis e formatá-la, de modo que seja possível enxergar claramente as atividades em ordem cronológica. Para isso, deve ser criado um cronograma, utilizando o método do caminho crítico.
Qual é a duração total do projeto descrito acima?
Vamos percorrer o diagrama desde o início: o plano de projeto leva 5 dias para ficar pronto.
Ele inicia-se junto com o requisito do produto e leva 15 dias. Nesse diagrama, o detalhe do projeto depende dos dois produtos citados, pensando no tempo total. A conclusão somente ocorrerá quando o mais longo terminar, portanto, 15 dias. Somando-se mais 20 dias para detalhar o projeto, 60 dias para a construção e 30 dias para os testes, chega-se ao total de 125 dias para encerrar o projeto. Como no exemplo um produto único foi entregue no final, não há a possibilidade de entregas parciais. Já em um cenário de entregas parciais, é possível estimar as datas e entregar o projeto por partes, o que pode ser muito útil em determinados casos. Para que essa estimativa seja mais precisa, há um método denominado caminho crítico.
O método do caminho crítico calcula as possíveis datas de início e término mais curtas e mais longas, sem se ater às limitações de recursos, navegando pelos caminhos da rede do cronograma. Essas datas calculadas são elementos norteadores, e não necessariamente serão utilizadas no cronograma. Assim, é possível prever a ordem de finalização das atividades.
Observe, a seguir, os caminhos no diagrama:
T1 -> T4 -> T6: duração de 20 dias.
T1 -> T3 -> T5 -> T7: duração de 17 dias.
T2 -> T4 -> T6: duração de 23 dias.
Qual leitura pode ser realizada?
A tarefa T5, por exemplo, tem duração estimada de 6 dias. Ela será iniciada após 7 dias do início do projeto (T1 + T3). Portanto, seu término esperado é de 13 dias após o início do projeto. Porém, qualquer mudança nos prazos refletirá em todas as estimativas dependentes.
É por isso que uma ferramenta denominada “linha de base” é utilizada.
A linha de base é uma foto do planejamento, ou seja, é uma visão de como foi planejada a execução do projeto. Na maioria dos softwares, é possível salvar a linha de base (baseline) associada a um diagrama denominado “Gráfico de Gantt” para comparar, fundamentalmente, o desvio entre o que foi planejado e a execução.
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Saiba Mais
Gráfico de Gantt
Segundo o PMBOK (2008), o gráfico de Gantt é uma ferramenta que realiza a representação de informações referentes ao cronograma, consistindo em um gráfico de barras no qual as atividades do cronograma ou fases são listadas verticalmente do lado esquerdo e, do lado direito, as datas são apresentadas, horizontalmente, na parte superior.
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Figura 2.1: Gráfico de Gantt
O controle do cronograma é uma das atividades em que o gerente de projetos será mais exigido, pois deverá atualizar a situação do projeto, gerenciar as influências que podem causar mudanças no cronograma e as próprias mudanças. Esse controle, na maioria das vezes, é realizado por meio de reuniões de atualização e, devido à sua frequência em algumas organizações, é conhecido como o ritual de atualização do projeto. Uma vez estabelecido o cronograma, você aprenderá, a seguir, a estimar os custos de um projeto.