O primeiro capítulo diz respeito à forma (“layout”) da carta comercial em inglês. Depois de referirmos o papel importante desempenhado pela carta comercial na empresa, são sugeridas algumas linhas de orientação para a sua escrita, de acordo com os manuais dos vários autores analisados. Finalmente, são apresentadas as diferentes partes de uma carta comercial em inglês consideradas pelos autores que as referem nos seus manuais, sendo destacada a sua distribuição no papel de carta e referido o que cada uma deve incluir. O rigor na gestão da folha de papel envolve objectivos específicos, como a garantia de um resultado prático e a projecção de uma imagem e tudo o que ela implica, correspondendo às
expectativas de uma comunidade. O critério que preside à escolha desta forma de comunicação visual não é, assim, arbitrário. O capítulo encerra com uma análise da forma das cartas dos diferentes países dirigidas à empresa portuguesa.
No segundo capítulo do nosso trabalho, é feita uma análise da linguagem das cartas dos manuais de correspondência comercial em inglês que seleccionámos. Aqui, a principal referência é uma lista de termos incluída numa obra de um autor americano do Século XX, William Butterfield, que merece toda a credibilidade, dado o seu envolvimento académico e profissional na área da correspondência. Em Effective Personal Letters. For Business and Social Occasions, de 1946, obra que faz parte de uma extensa lista de outras sobre o mesmo tema, Butterfield apresenta uma série de termos e expressões que, segundo o autor, deveriam ser banidos da correspondência, uma vez que estão obsoletos. Compreendemos que a lista de termos que Butterfield apresenta é condicionada por diversos factores, mas não deixa de ser um importante ponto de partida para a nossa análise.
Através da utilização dos programas de computador adequados já referidos, é possível concluir se existem autores dos diferentes grupos dos manuais seleccionados que utilizem expressões da lista de Butterfield e, se isso acontece, são procuradas razões para essa realidade. É feito também um levantamento de expressões utilizadas pelos autores dos manuais que, não sendo coincidentes na íntegra com as da lista de William Butterfield, delas se aproximam. São analisados essa aproximação ou esse afastamento e encontradas razões para o facto. Finalmente, e continuando a ter Butterfield como referência, é reconhecida a evolução de determinadas palavras utilizadas nos manuais analisados, ao nível do significado e ao nível da categoria gramatical.
Ainda no segundo capítulo, é feita a análise da linguagem da correspondência comercial em inglês, mas no que diz respeito à prática, ou seja, tendo em conta o conjunto de cartas dirigidas à empresa
Continuando a ter como ponto de partida para este estudo, a lista de Butterfield, é possível concluir se existem cartas, num panorama de diferentes origens, que incluam no seu texto expressões da lista deste autor americano. Foi possível aqui constituir dois grupos: um primeiro grupo constituído por quatro territórios que pertenceram no passado ao Império Britânico e um outro grupo, constituído pelos restantes quinze países. A prática da correspondência comercial em inglês evidencia particularidades nos discursos destes dois grupos que procuramos explicar através de diversos factores.
É ainda feita uma análise comparativa entre as expressões incluídas na lista de Butterfield utilizadas pelo conjunto de cartas dirigidas à empresa portuguesa, as expressões utilizadas pelos autores de 40/50, os de 60/70 e os de 90/00.
Embora se verifique que algumas expressões da lista de Butterfield se mantêm, um grande número não é utilizado por nenhum dos corpora analisados, nem teórico nem prático. Existem razões que apresentamos e que consideramos plausíveis para o seu desaparecimento.
Relativamente às expressões da lista de Butterfield que se mantêm no corpus prático, é feito um levantamento do número de vezes que cada uma dessas expressões é utilizada. Se a mesma expressão figura em várias cartas do mesmo país, é pertinente saber se é sempre a mesma empresa que a utiliza, se são empresas diferentes e quais, para se perceber se a sua utilização é apenas pontual ou se se trata de uma prática generalizada.
Sendo possível concluir que existem, efectivamente, expressões da lista de Butterfield que continuam a figurar nos corpora analisados, são apresentados factores de vária ordem, gerais e mais específicos, que procuram explicar essa permanência.
Reconhecido o valor funcional como factor de permanência, o capítulo termina remetendo para os manuais de correspondência comercial que incluem uma secção dedicada a expressões-padrão, extremamente úteis para quem tem a seu cargo a escrita de cartas
comerciais em inglês, sobretudo aqueles com maiores dificuldades no domínio desta língua.
No quarto capítulo, é utilizada a secção final do manual de Eckersley e Kaufmann, English Commercial Practice and Correspondence, que diz respeito a expressões-padrão da correspondência comercial em inglês agrupadas de acordo com os vários tipos de cartas. Com o objectivo de chegar a uma conclusão relativamente à permanência destas expressões, é feita uma análise comparativa entre elas e expressões iguais ou semelhantes que figurem nas cartas incluídas nos outros manuais analisados. Uma vez mais, é feita também a análise comparativa com o corpus prático.
Esta análise diz respeito não só a termos e expressões específicos e recorrentes da correspondência comercial em inglês, mas também a estruturas gramaticais, sendo algumas categorias gramaticais analisadas como o verbo, o advérbio e o adjectivo. Relativamente às duas primeiras, verbo e advérbio, são apenas feitas algumas considerações gerais, devidamente fundamentadas com a apresentação de tabelas relativas a estudos de frequências do material analisado. No que diz respeito ao adjectivo, dada a sua importante utilização neste tipo de discurso, merece um destaque especial e o quinto capítulo é-lhe inteiramente dedicado.
Assim, é feita uma análise detalhada do adjectivo nas cartas dos diferentes manuais que inclui: a frequência da sua utilização, os adjectivos participiais, o agrupamento semântico, o grau, os modificadores de que se faz acompanhar para lá dos determinantes de grau, as adjectivações dupla e tripla e a sua posição relativamente ao nome que qualifica. É calculada a frequência dos adjectivos para cada um destes pontos, aplicando a fórmula proposta por Douglas Biber em Variation Across Speech and Writing. Na maior parte dos casos, é também calculada a percentagem. Foi ainda possível concluir se existe evidência estatística nas diferenças encontradas, sendo para tal utilizado o teste de Mann- Whitney, um teste não paramétrico que permite comparar dois grupos
Análise semelhante é feita relativamente aos adjectivos encontrados nas cartas dos dezanove países dirigidas à empresa portuguesa.
Os numerosos apêndices que incluímos no final do trabalho, elaborados a partir dos manuais de correspondência comercial e das cartas a que tivemos acesso dirigidas à empresa portuguesa, são essenciais na nossa análise. Correspondem a um longo trabalho de reflexão e organização que nos permitiu chegar a conclusões solidamente fundamentadas. Ao longo do texto, iremos remeter frequentemente para os múltiplos quadros, listas e gráficos que os constituem, procurando, assim, ilustrar as nossas afirmações.
Entendendo ser pertinente o estudo da carta comercial em inglês, espero, pois, com este trabalho, poder tirar conclusões válidas relativamente à especificidade deste discurso e aos factores que a condicionam, contribuindo para um entendimento mais completo da articulação entre a norma e a prática no contexto actual da utilização da língua inglesa.
II
–A forma da carta comercial em inglês
1. A carta comercial e a empresa
Independentemente da evolução que possa ter existido na correspondência comercial ao longo do tempo, ela tem desempenhado sempre um papel fundamental na imagem que projecta da empresa. A carta comercial é o reflexo do funcionamento da empresa e a maior parte dos manuais que analisámos, apesar de serem de épocas bem diferentes, referem essa realidade.
Já Fontana da Silveira no seu livro de 1944, O Correspondente Comercial, refere a carta comercial como representando “o nervo dos negócios, o bom nome e o crédito da casa, a consideração, o respeito e a deferência em que os estranhos podem tê-la”. Ela é também “a primeira e importante peça do grande mecanismo comercial, base de todos os seus contratos, pedra angular das suas operações e do seu crédito” (1944: 138). Mais à frente, o autor refere ainda como uma carta bem escrita pode permitir adivinhar uma casa comercial bem orientada e organizada:
Amenizai as vossas cartas, dai-lhes vida, tornando-as agradáveis de ler. Dessa maneira impondes a Casa ao serviço de quem vos encontrais, tornando-a notada pela perfeição e cuidado da sua correspondência, espelho da orientação, ordem e lisura com que realiza os seus negócios e os orienta. (1944: 140)
José Vieira, em Cartas Comerciais (em Inglês), de 1956, fala da necessidade de se dedicar a maior atenção à escrita da correspondência comercial, pela importância do seu significado na imagem da empresa:
[A] correspondência tem um significado que não é para desprezar: dá uma ideia da organização e da categoria da empresa que a expede, dá-nos a perceber os seus métodos de trabalho. Por isso, ela deve merecer os mais meticulosos cuidados. (1956: 11)
Em Cartas Comerciais, de 1963, uma adaptação do livro de Francis Berset, Correspondance Commerciale en Quatre Langues, é referida, na “Apresentação”, a importância da carta comercial nas transacções comerciais e a acção, favorável ou desfavorável, que ela pode exercer a nível psíquico. O autor descreve como “as grandes firmas importadoras, estabelecidas nos grandes mercados compradores, são muito sensíveis à ‘qualidade’ das cartas comerciais que recebem dos seus eventuais fornecedores estrangeiros” (1963: “Apresentação”); é a partir da carta que estas firmas deduzem o valor real da firma que se lhes dirige.
Também C. E. Eckersley e W. Kaufmann, no seu manual A Commercial Course for Foreign Students, referem o papel crucial da carta comercial, na medida em que ela pode ser o único elemento de ligação entre a empresa fornecedora e a empresa cliente; a imagem que têm uma da outra é transmitida através da correspondência comercial. Pretende-se, naturalmente, que essa imagem seja favorável e daí a necessidade de se saber escrever uma carta comercial:
The letters that you as a businessman send out are of vital importance. Many of your customers, scattered perhaps over all parts of the world, you may never see. You can’t visit them; you may never even telephone them because you don’t speak their language. Their only link with your firm is the correspondence that goes between you. The image they form of you is that created by the letters you write. Naturally, you will want the image to be a favourable one, reflecting a firm that is efficient and business-like too, clear, concise and courteous. (1970: 167)
F. W. King e D. Ann Cree em English Business Letters, de 1997, descrevem a carta comercial como parte essencial do negócio, na medida em que ela é o elemento comprovativo de uma combinação ou de um contrato. Independentemente de serem longas ou curtas e do seu grau de importância, todas as cartas devem ser cuidadosamente escritas:
Letter-writing is an essential part of business. [...] The letter is often evidence of an arrangement or a contract, and must therefore be written with care; even the shortest and most usual of letters may have this importance. (1997: 1)
Em A Handbook of Commercial Correspondence, de 1996, Ashley refere igualmente o empenhamento que deve existir na elaboração de uma carta comercial por parte das empresas, no que diz respeito ao conteúdo e à linguagem, reconhecendo assim, uma vez mais, à semelhança de autores anteriores, a forma decisiva como ela pode contribuir para uma boa imagem da empresa. Assim, saber escrever correspondência comercial, tal como saber contabilidade e economia, faz parte dos requisitos indispensáveis a quem está envolvido no mundo dos negócios: “Typed or produced on a word processor it reflects you or your business. Therefore what is written and how it is expressed is as much a part of a business education as accountancy and economics” (1996: “Introduction”). No manual de 2003, Oxford Handbook of Commercial Correspondence, o autor sublinha de novo a importância da correspondência comercial, incluindo agora nela não só a carta, mas também o fax e o correio electrónico. A correspondência reflecte o profissionalismo e a competência da pessoa que a escreve e da empresa para quem essa pessoa trabalha. Saber ou não escrever correspondência comercial pode condicionar o negócio de forma positiva ou negativa:
Correspondence, whether it is by letter, fax, or e-mail, is a key aspect of the world of commerce and business. It reflects on the
competence and professionalism of the person who has written it and the company he or she works for. Clear, effective correspondence is an important part of running an efficient business, and can promote good relations. Unclear or confusing correspondence can cause many problems and can lead to misunderstandings, delays, lost business, and poor relations between individuals, departments, and companies. (2003: 5)
2. Linhas gerais de orientação na escrita de uma carta