A apresentação da carta comercial é fundamental na impressão que esta pode causar no leitor. Ela tem em conta não só o aspecto físico da carta: o tipo de papel, a cor, o tamanho da folha, mas também a disposição correcta dos elementos na folha e o que cada um desses elementos deve incluir. É este ponto que iremos analisar de seguida.
Para estudarmos a evolução da carta comercial em inglês a vários níveis, sendo um deles o da forma (“layout”), considerámos um conjunto de manuais que vão de 1857, primeiro manual sobre correspondência comercial a que tivemos acesso, a 2003. Relativamente aos manuais mais antigos, não pudemos fazer uma selecção, mas antes utilizar para análise todos aqueles que encontrámos; a partir de 1946 foi já possível seleccionar os manuais que considerámos mais representativos, uma vez que existe um número razoável sobre este tema. Para aferir essa representatividade, tivemos em conta o curriculum dos autores e editor e ainda o número de edições e reimpressões dos manuais que, nalguns casos, ultrapassam as duas dezenas. No próximo capítulo, retomaremos
este ponto e justificaremos mais detalhadamente as nossas escolhas. De momento, passamos a apresentar os manuais analisados por ordem cronológica, tendo em conta a data da edição:
MONLON Arte da Correspondência Comercial ou Escolha de Cartas sobre o Comércio, para Uso dos Jovens que se destinam
ao Negócio
1857
ANDERSON Practical Mercantile Correspondence 1867
CASTRO, Augusto de Manual de Correspondência Comercial em Português e
Inglês 1915
DAVISON, E. B. The MASTER Letter Writer 1920
LAUGHLIN, J. Nouveau Correspondant Commercial en Français et en
Anglais. Recueil Complet 1926 BUTTERFIELD, William
H. Effective Personal Letters. For Business and Social Occasions 1946 PITMAN (ed.) Commercial Correspondence and Commercial English: a
Guide to Composition for the Commercial Student and the Business Man
1946 PITMAN (ed.) Pitman’s Dictionary of Commercial Correspondence s.d. PITMAN (ed.) Pitman’s Mercantile Correspondence s.d.
RILEY, Edmond The Commercial Correspondent (Portuguese-English) 1952 QUEIRÓS, Henrique
José da Silva Manual Técnico do Correspondente em Inglês 1955
VIEIRA, José Cartas Comerciais (em Inglês) 1956
PINHEIRO, Eduardo Manual Prático de Correspondência Comercial Inglesa, com Vocabulário Inglês - Português e Vocabulário
Português – Inglês
1958
LOBO, Acácio Curso Prático de Inglês Comercial: Compreendendo Correspondência e Conversação, Expressões, Termos e
Fórmulas de Comércio
1959
Cartas Comerciais, adaptação do livro de Francis Berset, Correspondance Commerciale en quatre langues 1963 ECKERSLEY, C. E. and
W. Kaufmann A Commercial Course for Foreign Students 1970 ALLEN, Maria José
Souto Método Prático para a Correspondência Comercial em Português – Inglês 1972 MACLEAN, Helen Correspondência Comercial e Particular em Português,
Inglês, Alemão 1973
ECKERSLEY, C. E. and
W. Kaufmann English Commercial Practice and Correspondence 1978
LORD, Gordon Business Communication 1987
METHOLD, K. and J.
Tadman Office to Office 1990
NATEROP, Bertha J. Business Letters for All 1994
ASHLEY, A. A Handbook of Commercial Correspondence 1996 KING, F.W. and D. Ann English Business Letters 1997
ASHLEY, A. Oxford Handbook of Commercial Correspondence 2003 Tabela n.º 1 - Manuais de correspondência comercial analisados, por ordem cronológica
No que diz respeito à forma da carta comercial em inglês, pode dizer-se que não reconhecemos alterações de fundo entre os primeiros manuais analisados e os mais recentes; houve, sim, a introdução de algumas alternativas, que passaram a ser mais utilizadas, sem, no entanto, pôr fim às anteriores. Assim, quando pensamos que determinada tendência foi ultrapassada, um novo autor retoma-a ou refere a sua utilização a par com a mais recente, havendo mesmo autores, como A. Ashley que, em A Handbook of Commercial Correspondence, ao referir-se à apresentação do corpo da carta em bloco ou com reentrâncias, defende que se trata apenas de uma questão de escolha: “It is a matter of choice” (1996: 5).
Nos manuais cuja data de publicação é 1970 ou posterior é sempre dedicada uma secção às partes de uma carta comercial, excepto no manual de K. Methold e J. Tadman, Office to Office, em que são apresentados exemplos dos vários tipos de cartas, sem existir previamente um texto explicativo relativamente às partes que as constituem.
Nos manuais mais antigos, anteriores a 1970, embora as cartas comerciais neles incluídas sejam apresentadas na sua forma completa, raras vezes é dedicado um capítulo às partes de que se compõem. No entanto, através da apresentação da carta na sua forma completa, está implícito um modelo com as partes que a constituem e o que deve ser incluído em cada uma delas. A maior parte destes manuais apresenta apenas algumas linhas de orientação relativamente à forma de apresentar uma carta comercial.
Afinal, mais do que existirem razões expressas, há a realidade e o peso de uma tradição, práticas consagradas que passam a ser um valor adquirido.
Monlon, no seu manual de 1856, Arte da Correspondência Comercial ou Escolha de Cartas sobre o Comércio, para Uso dos Jovens que se destinam ao Negócio, faz algumas considerações sobre a sua apresentação e conteúdo:
Quanto à forma, ordinariamente tem posto em frente da carta, sobre a direita, o lugar donde se a escreve e a data; deixa-se uma linha em branco. À esquerda, abaixo da linha branca, põe-se o nome do correspondente a quem se a escreve e a cidade onde ele habita. Deixam-se duas linhas em branco e começa-se o texto da carta. Termina-se por alguma certeza de seu zelo ou de sua dedicação, etc.(1857: 6)
Em The Master Letter Writer, de 1920, Davison fala na necessidade de a carta possuir um cabeçalho, que pode ser escrito do lado direito da página ou ao centro, e de ter boas margens. O autor aconselha a deixar dez espaços no início da primeira linha de cada parágrafo, embora reconheça que haja quem deixe menos espaços ou mesmo nenhuns. Sugere ainda que seja deixado um espaço duplo entre as linhas de uma carta. Indica as abreviaturas que podem ser utilizadas para os meses do ano e refere que não há necessidade de utilizar as terminações do numeral ordinal para o dia do mês, pois essa prática está, segundo o autor, desactualizada (1920: 20). Davison diz ainda que a pontuação do nome e da morada do destinatário pode ser omitida no fim das linhas, excepto depois das abreviaturas. Ao referir-se à assinatura, quando se trata de uma senhora a assinar a carta, o autor diz que esta deve ser seguida do nome do marido entre parênteses. Este facto faria sentido numa determinada época, obviamente, num contexto de relações pessoais bem diferentes das actuais. Com a emancipação da mulher e a sua crescente integração no mercado de trabalho alterou-se um quadro social e cultural, pelo que este exemplo ilustra bem a interdependência da comunicação
escrita relativamente a um contexto geral. A carta comercial deve assumir o seu dinamismo, reflectindo um conjunto de realidades.
Butterfield, no manual Effective Personal Letters. For Business and Social Occasions, de 1946, não dedica qualquer texto às partes que devem constituir uma carta comercial, limitando-se a referir as diferentes formas possíveis de apresentação de uma carta deste tipo, tendo apenas em conta os espaços deixados em relação à margem: o corpo da carta e cada linha do nome e morada do destinatário são escritos contra a margem (“block or straight-edge form”); o corpo da carta apresenta reentrâncias no início de cada parágrafo, mas o nome e morada do destinatário aparecem em bloco, contra a margem (“combination or semi-block form”); tanto o corpo da carta como o nome e morada do destinatário apresentam reentrâncias (“indented or stepped-in form”); o corpo da carta apresenta reentrâncias e o nome e a morada do destinatário aparecem no fim da carta, contra a margem, seguidos da referência (“official form”) (1946: 297-300).
O manual editado por Pitman, Commercial Correspondence and Commercial English: a Guide to Composition for the Commercial Student and the Business Man, é o primeiro, entre os seleccionados, a incluir um capítulo sobre as partes de uma carta comercial. Aqui, são consideradas partes da carta: “the heading” (place and date); “the inside address”; “the salutation”; “the body of the letter”; “the complimentary close”; “the signature”. Cada uma destas partes é analisada em pormenor, sendo descrita a informação que deve conter (ver tabela relativa à descrição das partes de uma carta comercial de acordo com o manual editado por Pitman no Apêndice I).
É dado particular relevo à pontuação a seguir, não só na saudação e no cumprimento final, como também no próprio cabeçalho e na morada do destinatário. Nos manuais posteriores, é também referida, por vezes, a pontuação a utilizar, mas em nenhum deles com o rigor que encontramos neste manual.
No manual de Eduardo Pinheiro, Manual Prático de Correspondência Comercial Inglesa com Vocabulário Inglês - Português e Vocabulário
Português - Inglês, de 1958, são consideradas como partes essenciais de uma carta comercial: “the date”; “the inside address”; “the salutation”; “the body of the letter”; “the complimentary close” e “the signature”. O número de partes consideradas é o mesmo que o do autor anterior, mas no manual anterior a data está incluída no cabeçalho; por outro lado, neste manual não é referido o cabeçalho, porque certamente se prevê que esteja já impresso no papel de carta. De acordo com este autor, o cumprimento final inclui não só a expressão final, mas ainda toda a frase final que a antecede.
São feitas igualmente considerações relativamente ao conteúdo de cada uma das partes da carta (ver tabela relativa à descrição das partes de uma carta comercial de acordo com o manual de Eduardo Pinheiro no Apêndice I), sendo aqui uma preocupação constante a localização de cada um dos elementos no papel.
A Commercial Course for Foreign Students, de C. E. Eckersley e W. Kaufmann, cuja edição de 1964 (4ª) em 1970 vai já na 15ª impressão (aquela que seguimos), dedica um subcapítulo às partes principais de uma carta de negócios, sendo cada uma delas referida com pormenor. São introduzidos como elementos novos em relação aos manuais anteriores “the subject line”, “the opening paragraph” e “the closing paragraph”; o parágrafo de abertura e o parágrafo final da carta são considerados independentemente do corpo da carta. As partes que constituem uma carta comercial são assim: “the heading”, “the greeting”, “the subject line”, “the opening paragraph”, “the body of the letter”, “the closing paragraph” e “the complimentary close”. Algumas partes da carta, como “the heading” e “the complimentary close” incluem elementos que noutros manuais são considerados partes independentes da carta. Exemplo disso são a referência, a data, o nome e a morada do destinatário, que, neste manual, estão incluídos no cabeçalho ou a assinatura, incluída no cumprimento final (ver tabela relativa à descrição das partes de uma carta comercial de acordo com o manual de C. E. Eckersley e W. Kaufmann no ApêndiceI).
Em English Commercial Practice and Correspondence, outro manual de C. E. Eckersley e W. Kaufmann, cuja edição de 1973 (3ª) tem em 1978 a sua 6ª reimpressão (aquela a que tivemos acesso), são consideradas as mesmas partes da carta comercial que o manual anterior já apresentara, seguindo-o muito de perto, variando apenas nos exemplos dados. No entanto, no que diz respeito à saudação e ao cumprimento final, o primeiro manual parece menos flexível quanto à utilização da saudação Dear Mr X associada ao cumprimento final Yours sincerely, que só devem ser usados quando há já um longo relacionamento entre as empresas.
O manual Business Letters for All, de Bertha J. Naterop, Erich Weis e Eva Haberfellner, editado em 1977 e reimpresso em 1994 pela 22ª vez, inclui dois capítulos sobre correspondência de negócios. No segundo capítulo, são dados exemplos dos vários tipos de cartas de negócios, mas antes disso, no primeiro capítulo, estabelece-se a distinção entre a forma da carta de negócios de origem britânica e a forma da carta de negócios de origem americana e referem-se as partes que constituem uma carta de negócios: “the printed letterhead”, “the reference”, “the date”, “the inside address”, “the attention line”, “the salutation”, “the subject line”, “the body of the letter”, “the complimentary close”, “the signature” e “the enclosures”, quando as há (ver tabela relativa à descrição das partes de uma carta comercial de acordo com o manual de Bertha J. Naterop, Erich Weis e Eva Haberfellner no Apêndice I).
Segundo este manual, a forma da carta de origem americana difere em relação à forma da carta de origem britânica nalguns pontos: em pormenores do nome e morada do destinatário; na saudação, que, para cartas formais, pode ser, no caso americano, Dear Sir, Gentlemen, Dear Mr. Brown, Dear Miss Smith, Dear Mrs Brown e para cartas informais Dear Mr Brown ou Dear Miss Roberts, todas elas seguidas de dois pontos, ao passo que as saudações utilizadas nas cartas de origem britânica são, no caso das formais, Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Mesdames e no das informais Dear Mr. Brown, Dear Miss Smith, seguidas por uma vírgula; no cumprimento final, que nas cartas de origem americana pode ser para as
cartas formais Very truly yours, Sincerely yours e Yours very truly, e para as informais Sincerely yours e Cordially yours, enquanto nas cartas formais de origem britânica, o cumprimento final é Yours faithfully e nas informais Yours sincerely ou Yours truly; na data, em que, nas cartas de origem britânica, aparece, em primeiro lugar, o dia do mês, com ou sem terminação relativa ao numeral ordinal, e só depois o mês (12th November, 2004) e nas cartas de origem americana, primeiro o mês e só depois o dia (November, 12, 19_).
As principais diferenças existentes entre os dois manuais de Eckersley e Kaufmann e este manual são poucas: neste último manual é introduzida uma nova parte da carta, que não aparecera em nenhum dos manuais anteriores, “a linha da atenção”; a referência pode combinar não só letras (em princípio dois grupos), mas também números; relativamente à data, Eckersley e Kaufmann apresentam-na sempre com a terminação do numeral ordinal e neste manual é possível o numeral ser ou não seguido dessa terminação; finalmente, nos manuais de Eckersley e Kaufmann, o cumprimento final (Yours faithfully, /Yours sincerely,) pode ser precedido de We are/We remain. Esta é talvez a diferença mais relevante na medida em que aponta para uma evolução a nível da linguagem. Os próprios autores Eckersley e Kaufmann, no primeiro dos dois manuais analisados, A Commercial Course for Foreign Students, reconhecem a formalidade destas expressões e referem a tendência para o seu desaparecimento: “this type of formal ending is being passed over in favour of a complete and direct statement” (1970: 173). Tendo em conta os manuais em análise, não voltamos a encontrar estas expressões nos manuais posteriores ao de Eckersley e Kaufmann.
Em English Business Letters, de F. W. King e D. Ann Cree, cuja edição de 1979 tem, em 1997, a 19ª impressão, há também um capítulo sobre a forma da carta comercial, “The letter heading and the layout”. Neste manual, continua a não haver praticamente diferenças em relação aos manuais anteriores. São reconhecidas como partes de uma carta de
“the salutation”; “the subject line”; “the complimentary close”, “the signature” e “the enclosure” (ver tabela relativa à descrição das partes de uma carta comercial de acordo com o manual de F. W. King e D. Ann Cree no Apêndice I).
Segue-se o manual de A. Ashley, A Handbook of Commercial Correspondence, cuja edição de 1992 (2ª) tem a sua 7ª impressão em 1996 e em que o primeiro capítulo é sobre a estrutura e apresentação da carta de negócios. Ashley não refere as partes de uma carta de negócios, mas as características (“features”) de uma carta de negócios. Para isso, apresenta três cartas diferentes e em todas elas aparecem elementos novos. Se reunirmos esses elementos, apresentados nas três cartas, encontramos: “the letterhead”; “the references”; “the sender’s address”; “the date”; “the inside or receiver’s address”; “private and confidential”; “attention line”; “subject line”; “salutation”; “body of the letter”; “complimentary close”, “signature”; “per pro”; “company position”; “enclosure” e “copies” (ver tabela relativa à descrição das partes de uma carta comercial de acordo com o manual de A. Ashley no Apêndice I).
Neste manual, encontramos alguns elementos que podem constar de uma carta de negócios que não tinham sido ainda referidos nos manuais anteriores como: “privado e confidencial” (que aparece no segundo manual de Eckersley e Kaufmann numa carta de resposta a pedidos de referência, mas a que não é dado particular relevo) e “cópias”; é ainda dado destaque a elementos que autores anteriores incluíram em pontos maiores como por exemplo: a expressão per pro e o cargo desempenhado na empresa por quem assina a carta, ambos incluídos nos outros manuais que os referiam em “assinatura”. Relativamente à descrição de cada um dos elementos apresentados, no caso da referência não é considerado o terceiro grupo de letras mencionado por Eckersley e Kaufmann; no caso do cumprimento final, devem ser evitadas expressões como We remain yours faithfully, Respectfully yours.
Segue-se de novo um manual de Ashley de 2003, Oxford Handbook of Commercial Correspondence, que segue muito de perto o manual de
1996. No que diz respeito às partes da carta comercial, são consideradas as mesmas do manual anterior, sendo apenas substituído o nome da parte que se refere ao cargo desempenhado na empresa: “company position” passa a ser, no novo manual, “job title”.
Finalmente, passamos a referir um último manual, Business Communication, de Gordon Lord. Gostaríamos de o considerar, não pelo número de edições ou reimpressões, uma vez que o manual que consultámos é uma edição de 1987, cujas reimpressões, se as houve, desconhecemos, mas por abordar o tema de forma um pouco diferente, como veremos de seguida. O manual inclui o subcapítulo “Letters” no capítulo “English at work”. Neste subcapítulo, o autor, depois de nomear os principais tipos de cartas de negócios, refere, muito sucintamente, a sua forma no que diz respeito às partes que as constituem. Segundo Gordon Lord, estas cartas têm três partes principais: um começo, um meio e um fim; seguidamente, apresenta um diagrama com as diferentes informações de uma carta de negócios, do qual não faz parte o cabeçalho porque se parte do princípio que as cartas são escritas em papel já com o cabeçalho devidamente impresso com o nome e morada da empresa. Fazem parte desse diagrama: “the Reference Nos.”; “the date”; “the name and address of recipient”; “the greeting”; “the subject title”; “the first section” que pode ser constituída apenas por uma frase para introduzir o assunto e/ou para acusar a recepção de qualquer carta anterior; “the second section”, que apresenta os pormenores da carta de forma lógica, podendo ser constituída por vários parágrafos numerados; “the third section”, uma conclusão que pode incluir um pedido ou constituir simplesmente o final da carta; “the complimentary close” e “the signature”. Ao contrário da maior parte dos autores anteriores, para quem o corpo da carta aparecia como um todo, para este autor o corpo da carta aparece dividido em três secções, tendo cada uma delas uma função definida. Nos manuais de Eckersley e Kaufmann, o texto entre a saudação e o cumprimento final já aparecia dividido em três partes: “the opening
O autor refere um estilo de apresentação da carta quanto à sua forma, ainda não referido anteriormente, a que chama “semi-indented”, em que a data aparece à direita, cada parágrafo começa afastado da margem e o cumprimento final é centrado; refere ainda o estilo “fully blocked”, que é aquele em que todas as linhas, incluindo a da data, começam encostadas à margem. Segundo o autor, este estilo é cada vez mais utilizado hoje em dia, até por ser mais rápido.
Se olharmos para as seis tabelas incluídas no Apêndice I, que dizem respeito à descrição das partes da carta comercial em inglês, verificamos que as diferenças existentes são poucas e as principais, de pouca importância, foram sendo referidas ao longo do texto. As semelhanças são, no entanto, muitas e passamos a referir as que consideramos mais relevantes.
As partes fundamentais da carta comercial em inglês são consideradas por todos os autores, embora alguns possam referir elementos com uma presença menos regular, como a referência, a linha da atenção e a linha do assunto. Mesmo quando alguns autores parecem ter ignorado a existência de determinadas partes fundamentais, consideradas e descritas por outros (ver Apêndice II, relativo a partes da carta comercial de acordo com os autores analisados), o que na realidade, por vezes, acontece é que essas partes ou estão impressas no papel de carta, não sendo por isso necessário referi-las, ou foram incluídas noutras maiores. É o caso, por exemplo, de Eduardo Pinheiro, em que o espaço referente a “heading” se encontra por preencher; o mesmo acontece com Pitman (ed.) no que diz respeito à data ou com Eckersley e Kaufmann