ETAPA 2 DO FRAMEWORK : Análise e desenho do processo

Nesta etapa do framework será realizado o entendimento do processo selecionado e a proposição de uma nova versão que terá o objetivo de minimizar os problemas identificados, por meio de mecanismos de gestão que serão propostos. Desse modo, foi realizada a estruturação abaixo os passos presentes nesta etapa no framework que consta na Figura 10:

4.3.2.1 ―Mapear o processo que possui relação direta com os indicadores críticos identificados, destacando possíveis problemas e/ou fragilidades‖:

Neste passo do framework iniciou-se a análise do processo de controle acadêmico dos discentes por meio de entrevistas realizadas com a coordenação do curso. Esse processo compreende desde a entrada do aluno até a sua homologação do diploma, tendo como objetivo coordenar as atividades necessárias para a formação do aluno. Desse modo, constatou-se que, na instância do Programa de Pós-graduação, o controle acadêmico inicia com o processo de seleção de discentes, organizado pela Coordenação do Programa, em conjunto com a secretaria do curso.

Finalizado o processo seletivo, a secretaria executa o cadastro dos aprovados. A partir desse cadastro, o aluno tem possibilidade de realizar matrículas nos componentes curriculares. É válido considerar que, no decorrer do curso, o discente precisa cumprir uma carga horária de componentes curriculares exigida em regulamento, bem como realizar exame de proficiência de língua estrangeira.

Adicionalmente, na execução do projeto de pesquisa, o aluno é acompanhado por um professor orientador, que realiza os feedbacks para que o aluno execute os ajustes necessários. Em continuidade, é obrigatório que o aluno realize o exame de qualificação e, após os ajustes no projeto serem realizados, o discente execute o exame de defesa da dissertação. Concluídas essas etapas, o aluno pode solicitar a homologação da dissertação na secretaria do curso, que se encarregará de cadastrar o processo de homologação. Assim, destaca-se abaixo, na Figura 12, a modelagem (AS-IS), prevista na etapa 2 do modelo proposto, para o processo de controle acadêmico:

Figura 12- Modelagem (AS-IS) do processo de controle acadêmico na instância do programa de mestrado

Ao questionar a coordenação sobre a principal dificuldade encontrada no fluxo desde a entrada do aluno até a saída no mestrado, percebeu-se um problema relacionado à deficiência de mecanismos que promovam o monitoramento dessas etapas do processo. Para a coordenação do curso, é fundamental acompanhar os projetos dos discentes, uma vez que por meio desses projetos são geradas as produções científicas e elementos que são amplamente observados pela CAPES, bem como a qualidade das dissertações produzidas.

Quadro 6 - Fragmento de entrevista com o Coordenador do Curso acerca da oportunidade de melhoria Entrevistador: Qual (is) oportunidade(s) de melhoria(s) no processo de controle acadêmico que pode(m) contribuir para o atendimento dos objetivos de avaliação da CAPES?

Coordenador do curso: O monitoramento dos projetos é um dos caminhos para buscar melhorias na avaliação do curso, uma vez que a maioria das produções científicas partem dos projetos com os alunos e a qualidade dos trabalhos também é avaliada.

Fonte: Dados da Pesquisa (2019)

4.3.2.2 ―Buscar mecanismos de gestão orientados aos objetivos da CAPES para melhoria do processo mapeado e propor o redesenho do processo com base nesses mecanismos‖:

Diante da análise documental realizada, observou-se que o regimento interno do mestrado acadêmico selecionado elenca como obrigação do aluno a realização e apresentação do relatório de pesquisa, quando solicitado. Com base nessa previsão do regulamento, a coordenação do curso indicou submissão do relatório de pesquisa como atividade importante para pensar o redesenho do processo em questão, possibilitando a geração de mecanismos de monitoramento e controle.

Visando uma aplicação para essa discussão, elaborou-se um fluxograma (Figura 13) que traz uma visão do processo de controle acadêmico com o incremento da atividade de submissão do relatório de pesquisa, na busca do alinhamento do processo com os objetivos da avaliação CAPES.

A primeira iniciativa de mudança no processo de controle acadêmico é a elaboração de um plano de ação para orientar as atividades que compreendem desde a entrada do aluno no curso de mestrado, até a homologação da dissertação do discente.

A proposição de redesenho do processo prevê também o acompanhamento dos projetos desenvolvidos no mestrado acadêmico, por meio de uma comissão científica composta por professores. Essa proposta está orientada com os indicadores de avaliação CAPES, uma vez que busca monitorar prazos, verificar a qualidade e promover feedbacks, visando o envolvimento de alunos e professores na busca de melhores desempenhos no atendimento desses indicadores.

Na nova ótica do processo, o aluno fará o envio de um relatório de pesquisa ao professor orientador. Esse envio deverá acontecer a cada semestre, na semana de matrícula. Como regra de controle o coordenador estipulou a possibilidade de que, caso o aluno não envie o relatório, não terá a matrícula confirmada no sistema.

Também foi definido pela Coordenação que, em prosseguimento ao envio do relatório, o orientador emitirá um parecer preliminar sobre o andamento do projeto. De posse desse documento, o relatório de pesquisa deverá ser submetido à comissão científica.

A partir desse momento, a comissão científica irá analisar o andamento dos projetos e possíveis fragilidades que comprometem a qualidade da pesquisa. Também ficou definido com a Coordenação do Curso que o parecer da comissão científica deve ser recebido pela coordenação, que promoverá possíveis atualizações no plano de ação inicialmente elaborado, feedbacks e ações integradas com o orientador e/ou aluno.

Deve-se ressaltar que a proposta da comissão científica não é retirar a autonomia do orientador sobre o projeto, mas cooperar auxiliando a coordenação no acompanhamento do cumprimento do prazo de conclusão dos projetos e para avaliar qualidade dos trabalhos realizados no programa de mestrado. Assim, ao contribuir com a emissão de pareceres acerca da qualidade dos projetos, esse controle pode promover orientações que cooperem para melhoria da qualidade das pesquisas, podendo contribuir na geração de oportunidades de publicações em periódicos qualificados junto a CAPES.

Vale considerar que, por meio do redesenho do processo de controle acadêmico, os alunos, orientadores, comissão científica e coordenação enxergam suas responsabilidades de maneira formalizada, favorecendo a conformidade do processo e atendimento aos objetivos da CAPES. Assim, apresenta-se abaixo o desenho (TO-BE) do processo de controle acadêmico com a atividade de submissão de relatório de pesquisa para uma comissão científica:

Inicialmente consideraram-se quatro principais mecanismos de gestão advindos do incremento da comissão científica no fluxo convencional do processo, a saber: ―acompanhamento dos prazos dos projetos de pesquisa‖, ―avaliação da qualidade dos projetos de pesquisas‖, ―feedbacks com orientações para melhoria dos projetos‖ e a ―realização de um plano de ação‖.

Dessa forma, extraíram-se indicadores do documento de avaliação da área do Programa de Pós-graduação selecionado relacionados com cada mecanismo de gestão identificado no redesenho do processo de controle acadêmico.

Assim, a proposta de cada mecanismo de gestão é atender os respectivos objetivos de avaliação CAPES que foram escolhidos pelo critério de ter relação com o que se pretende monitorar no processo de controle acadêmico. A partir desse entendimento, com base em entrevistas com a Coordenação do Programa, foi realizada a classificação de cada mecanismo de gestão, advindo da proposição do redesenho do processo, indicando respectiva ―relação direta‖ ou ―relação indireta‖ com indicadores que estão presentes nos objetivos da avaliação CAPES.

Desse modo, realizou-se uma adaptação no modelo de Müller (2014), demonstrado na Figura 6, para apresentar essas relações do redesenho do processo de controle acadêmico com objetivos da avaliação da CAPES, na ótica da coordenação do curso selecionado.

Vale ressaltar que no fluxo do redesenho é possível visualizar figuras que estão correlacionadas com cada mecanismo de gestão identificado. O Quadro 7 abaixo deixa claro o significado de cada figura, vinculando com cada mecanismo de gestão demonstrado no redesenho do processo de controle acadêmico. Adicionalmente, o Quadro abaixo também traz as relações diretas e indiretas de cada mecanismo de gestão com os indicadores da CAPES selecionados.

Quadro 7 - Relação dos mecanismos de gestão do redesenho do processo com objetivos CAPES

MECANISMOS DE GESTÃO DO REDESENHO

DO PROCESSO DE CONTROLE ACADÊMICO

INDICADORES DA CAPES SELECIONADOS

―3- Corpo Discente, Teses e

Dissertações‖ ―4-Produção Intelectual‖

Tempo médio de titulação de bolsistas em nível de Mestrado Número de alunos titulados no Mestrado /Número de matricula dos Prêmios de teses e dissertações Produção de artigos (expressa em pontos) com discentes/ Média de docentes permanentes no quadriênio Publicações com autoria discente/ Total de publicações 1. Acompanhar prazos dos projetos de pesquisa X X 2. Avaliar a qualidade dos projetos de pesquisa X X X 3. Promover Feedbacks com orientações para melhoria dos projetos X X X 4. Realizar plano de ação X X X X

"X" Relação direta5 _{com os indicadores de avaliação CAPES;} " " Relação indireta com os indicadores CAPES.

Diante das relações dos mecanismos de gestão com os indicadores CAPES, visualizadas no Quadro 7, cada mecanismo de gestão, advindo do redesenho do processo de controle acadêmico, visa atender de forma mais específica a determinados indicadores de avaliação da CAPES, conforme detalhamento apresentado adiante.

5 _{A classificação de ―relação direta‖ é dada pela ótica do coordenador de curso que foi entrevistado acerca dos}

impactos que cada mecanismo de gestão pode causar nos indicadores de avaliação da CAPES. Fonte: Dados da pesquisa (2019) - Modelo adaptado de MÜLLER (2014).

 MECANISMO DE GESTÃO 1: Acompanhar prazos dos projetos de pesquisa

Com o redesenho do processo de controle acadêmico dos discentes, indicando uma comissão científica para monitoramento da execução dos projetos, um dos propósitos é o acompanhamento dos prazos dos projetos de pesquisa o que, segundo a Coordenação de curso entrevistada interfere diretamente nos indicadores CAPES, conforme fragmento de entrevista exposto abaixo:

Quadro 8 - Fragmento de entrevista com o Coordenador do Curso sobre monitoramento de prazos Entrevistador: Em relação ao mecanismo de Acompanhamento dos prazos dos projetos de pesquisa advindo da comissão científica, como interfere nos indicadores de avaliação da CAPES?

Coordenador do curso: Sem dúvida pode impactar positivamente na avaliação em torno do tempo de conclusão dos alunos, como também na proporção de alunos titulados e matriculados, uma vez que existirá um

acompanhamento dos projetos. Fonte: Dados da Pesquisa (2019)

Com base nessa ótica observa-se que esse mecanismo de gestão, proveniente do redesenho do processo de controle acadêmico, visa atender, de forma mais objetiva, aos indicadores relacionados ao ―tempo médio de titulação dos discentes‖ e na ―razão entre discentes titulados e matriculados‖.

A proposição de atender a esses indicadores CAPES advém da iniciativa do redesenho do processo relacionada principalmente à atividade presente no redesenho do processo de ―analisar relatórios de pesquisa‖, que alimentará o posterior plano de ação para minimizar problemas que podem impactar nos prazos das pesquisas dos discentes.

 MECANISMO DE GESTÃO 2: Avaliar a qualidade dos projetos de pesquisa

O redesenho do processo de controle acadêmico também sugeriu um mecanismo de gestão relacionado à avaliação da qualidade dos projetos de pesquisa, por parte da comissão científica. Para o coordenador do curso, essa iniciativa pode contribuir para melhoria da avaliação do programa junto a CAPES. Essa percepção pode ser constatada no fragmento de entrevista adiante:

Quadro 9 - Fragmento de entrevista com o Coordenador do Curso sobre avaliação dos projetos Entrevistador: Em relação ao mecanismo de qualidade dos projetos de pesquisa advindo da comissão científica, como interfere nos indicadores de avaliação CAPES?

Coordenador do curso: Além de acompanhar os prazos, a proposta da comissão científica é avaliar a qualidade do que está sendo produzido pelo aluno. Esse acompanhamento pode interferir positivamente em produções de

artigos e na qualidade das dissertações. Fonte: Dados da Pesquisa (2019)

Diante da opinião da coordenação do curso entrevistada, observa-se esse mecanismo de gestão, relacionado à avaliação dos projetos dos alunos, visa atender indicadores de avaliação CAPES mais específicos, a saber: ―prêmios de teses e dissertações‖, ―Produção de artigos (expressa em pontos) com discentes/Média de docentes permanentes no quadriênio‖ e ―Publicações com autoria discente/total de publicações‖.

Algumas atividades do redesenho do processo de controle acadêmico cooperam para apoiar o atendimento desses indicadores. A análise e posteriormente a emissão de parecer dos projetos são atividades que sinalizam de forma mais objetiva esse mecanismo de gestão, presente no com a inserção da comissão científica no processo de controle acadêmico.

 MECANISMO DE GESTÃO 3: Promover Feedbacks com orientações para melhoria dos projetos

É importante ressaltar que o feedback é a retroalimentação da comunicação a uma pessoa ou grupo para o fornecimento de informações que podem interferir no atingimento de objetivos e metas. Assim, geralmente o feedback promove mudanças de comportamento (MATOS, 2009).

Com a proposta do redesenho do processo de controle acadêmico, os feedbacks da comissão científica com orientações para melhoria dos projetos de pesquisas, foram apontados pela coordenação como importantes para atender os indicadores de avaliação CAPES relacionados com ―prêmios de teses e dissertações‖, ―Produção de artigos (expressa em pontos) com discentes/Média de docentes permanentes no quadriênio‖ e ―Publicações com autoria discente/total de publicações‖.

Atividades do redesenho do processo de controle acadêmico como envio de pareceres à coordenação do curso, bem como as comunicações e ações integradas com alunos e

orientadores colaboram para promover esses feedbacks ao longo do processo, visando apoiar aos indicadores CAPES citados.

Além das informações apresentadas acima, destaca-se adiante um fragmento da entrevista com o Coordenador de curso reforçando a importância da proposição da comissão científica para esses indicadores:

Quadro 10 - Fragmento de entrevista com o Coordenador do Curso sobre feedbacks no processo Entrevistador: Em relação à proposta de realizar feedbacks, como a comissão científica pode influenciar na melhoria dos indicadores CAPES?

Coordenador do curso: O trabalho como o de uma comissão científica para avaliação dos projetos dos alunos é importante para este curso, pela possibilidade de feedbacks dos projetos a alunos e professores, possibilitando intervenções necessárias para melhoria das pesquisas, podendo intervenções impactares nos indicadores de

avaliação da CAPES relacionados à qualidade das dissertações e produções científicas. Fonte: Dados da Pesquisa (2019)

Vale salientar que a proposta da comissão científica, não interfere na autonomia do orientador, sendo um elemento no processo que gera mecanismos de monitoramento e controle, promovendo feedbacks aos projetos dos alunos.

 MECANISMO DE GESTÃO 4: Realizar Plano de ação

Inicialmente, vale considerar que um Plano de Ação é um produto do planejamento que possibilita a orientação de diversas ações que devem ser implantadas. O Plano de Ação também serve de referência na tomada de decisão, pois possibilita um acompanhamento adequado do desenvolvimento das atividades (CNMP, 2013).

Por meio do redesenho do processo de controle acadêmico, outro mecanismo de gestão apresentado está relacionado à realização de um plano de ação para colocar em prática as melhorias que poderão ter impacto nos objetivos da avaliação CAPES.

Quadro 11 - Fragmento de entrevista com o Coordenador do Curso sobre o plano de ação proposto Entrevistador: Em relação à proposta de realizar um plano de ação, como pode influenciar a melhoria dos indicadores CAPES?

Coordenador do curso: A construção de um plano de ação é fundamental para tirar do papel as proposições que foram identificadas no trabalho de acompanhamento dos projetos, de forma a buscar melhoria da avaliação do curso.

Fonte: Dados da Pesquisa (2019)

No redesenho do processo de controle acadêmico esse mecanismo de gestão é alimentado pelas etapas de análise e parecer dos projetos dos alunos. Assim as fragilidades

apontadas poderão ser tratadas de forma objetiva, uma vez que serão propostas ações, responsáveis e prazos para operacionalizar as oportunidades de melhorias identificadas.