Etapas no desenvolvimento e implementação do SGQ

Apresenta-se em seguida, no Quadro 4, uma possível metodologia para implementar um SGQ numa organização, onde foram identificadas as actividades consideradas relevantes para a execução do mesmo.

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Quadro 4 – Etapas e Respectivas Actividades no desenvolvimento de um SGQ (Fonte: Adaptado de Branco, 2008)

Etapas Identificação das Actividades Descrição das Actividades

1ª- Preparação do Projecto

Definição do âmbito do SGQ;

Definir a (s) norma (s)de referência para o SGQ;

Decidir se vai recorrer a uma empresa consultora;

Em caso afirmativo escolher a empresa consultora (consultar a NP EN ISO 10019:2007)

Definir um prazo global para o Projecto de concepção e implementação do SGQ (sujeito a confirmação na sequência das fases seguintes)

O planeamento do Projecto constitui, por excelência, a ferramenta essencial para o controlo da execução de todas as actividades identificadas neste quadro. Deverão estar identificadas todas as actividades necessárias à concretização dos objectivos do programa, os prazos para a sua concretização, as responsabilidades, as interdependências, etc. Independentemente do formato e suporte do planeamento, é com base neste que deverão incidir as actividades de controlo.

Designar o coordenador do projecto e constituir uma equipe de trabalho definindo as responsabilidades para todos os elementos envolvidos.

Assegurar a formação inicial da equipe de trabalho. Actividade relevante, quando a organização decide não recorrer a uma empresa de consultoria.

2ª- Desenvolvimento

Estabelecimento da política e dos objectivos da qualidade. Compete à gestão do topo estabelecer a política e os objectivos da qualidade.

O estabelecimento da política da qualidade e dos objectivos da qualidade proporciona à organização um enfoque para a sua gestão. A Política e os Objectivos da Qualidade devem estar alinhados com a Missão, a Visão e com as necessidades e expectativas dos clientes e de outras partes interessadas da organização. partes interessadas da organização.

Identificação e descrição dos processos do SGQ

Para o funcionamento eficaz das organizações, estas têm de identificar, definir, gerir os processos inter-relacionados e interagindo entre si bem como atribuir as responsabilidades na cadeia dos processos. Pretende-se encorajar a adopção da abordagem por processos na gestão de uma organização em vez da tradicional abordagem "departamentalizada".

Estabelecimento da sequência dos processos

do SGQ Uma vez definidos os processos do SGQ, é necessário estabelecer a sua sequência e a respectiva interacção, incluindo a descrição das partes intervenientes.

Realização do levantamento ambiental; Consiste em fazer um levantamento ambiental dos aspectos e práticas ambientais relevantes para os processos incluindo os seus impactes no ambiente.

Identificação dos requisitos da norma ISO 9001 relevantes para cada processo;

Nesta fase, o objectivo consiste na construção de uma matriz que relacione os processos identificados com os requisitos da norma ISO 9001. A ISO 9001:2008 está estruturada de modo a facilitar o estabelecimento, de uma forma geral, da inter-relação entre os seus requisitos e os processos identificados e definidos nos passos anteriores. Desta forma é possível identificar facilmente quais os requisitos da norma ISO 9001 que cada processo deve satisfazer e assim definir e implementar os procedimentos do SGQ

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Quadro 4 – Etapas e Respectivas Actividades no desenvolvimento de um SGQ (Fonte: Adaptado de Branco, 2008)

Etapas Identificação das Actividades Descrição das Actividades

2ª- Desenvolvimento (cont)

utilizando a abordagem por processos. Identificação dos requisitos dos clientes,

legais e regulamentares aplicáveis. Nesta fase é importante identificar os requisitos do cliente, legais e regulamentares aplicáveis a cada processo do SGQ.

Determinação dos critérios e métodos de

medição, análise e melhoria Nesta etapa devem ser determinados os métodos de operação, medição, controlo e análise dos processos do SGQ, do (s) produto (s) e da satisfação dos clientes. Entre os principais mecanismos de avaliação de desempenho, consideram-se a nível específico, a avaliação da satisfação de clientes através da realização de inquéritos, os relatórios das auditorias, a monitorização dos processos e dos produtos, a análise de não conformidades, incluindo as reclamações dos clientes, e a nível global inclui-se a revisão do sistema que consiste numa análise global do SGQ.

Documentação do SGQ Nesta fase os requisitos de cada um dos processos do SGQ devem ser documentados em termos de procedimentos, instruções de trabalho, planos de qualidade e outros documentos de forma a assegurar o cumprimento dos requisitos identificados nas etapas anteriores. O passo seguinte consistirá em construir uma matriz que relacione os processos identificados com a documentação já existente e criar a documentação em falta; Implementação do SGQ Esta fase consiste na implementação e

integração dos elementos do SGQ na gestão da organização;

Promover cursos de Formação, relativamente às Normas NP EN ISO 9001:2008, NP EN ISO 19011:

Assegurar a formação de todos os colaboradores e dirigentes do LREC.

3ª- Avaliação Interna do SGQ Implementado

Escolher a Equipa Auditora (É necessário que os Auditores tenham as competências adequadas e sejam independentes das áreas a auditar (se auditores internos à organização);

Após a implementação do SGQ é necessário, nesta fase, conduzir uma avaliação interna dos diferentes elementos do SGQ, identificar falhas, e aplicar medidas correctivas. Definir o plano de Auditoria (para a

definição, realização da auditoria e apresentação dos resultados poderá ser útil consultar as linhas de orientação definidas na NP EN ISO 19011: 2003);

Realizar a Auditoria;

Documentar e apresentar os resultados (Relatório da Auditoria)

4ª- Revisão (acções de melhoria)

Analisar as constatações da Auditoria; Rever o SGQ em termos dos resultados, identificar e implementar mecanismos de melhoria. Esta revisão pode incluir a identificação da necessidade de adaptar a política e os objectivos da qualidade às diferentes necessidades e expectativas das partes interessadas. A revisão inclui, ainda, a Definir as acções de melhoria mais

adequadas;

Implementar as acções de melhoria;

Confirmar a eficácia das acções de melhoria implementadas;

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Quadro 4 – Etapas e Respectivas Actividades no desenvolvimento de um SGQ (Fonte: Adaptado de Branco, 2008)

Etapas Identificação das Actividades Descrição das Actividades

Actualizar a documentação do SGQ (quando aplicável)

identificação da necessidade de acções a implementar, nomeadamente as correcções38_,

acções correctivas39 _{e acções preventivas}40_.

Esta abordagem aplica-se igualmente à manutenção e melhoria de um SGQ existente.

5ª- Auditoria de Concessão (certificação)

Escolher o organismo de certificação; Proceder à instrução do processo de certificação junto do organismo de certificação;

Entrega do Processo;

Realização da Auditoria de Concessão Apresentar o Plano de Acções Correctivas (se aplicável)

Aguardar a confirmação da obtenção da certificação (informação do organismo de certificação).