Fase de Disseminação

Com a incumbência de difundir e compartilhar os conhecimentos criados e armazenados, a fase de disseminação inclui a troca de conhecimentos tácitos e explícitos entre indivíduos, grupos e unidades de mesmos e diferentes níveis organizacionais (HOLSAPPLE; JOSHI, 2002; KHALIL; CLAUDIO; SELIEM, 2006). Dependendo do tipo de conhecimento criado e a quem interessa ou se faz necessário, a disseminação pode ocorrer pela transferência automática (LIEBOWITZ, 1999)

ou pela divulgação da existência de um novo conhecimento e respectivas possibilidades de acesso (GOLDONI; OLIVEIRA, 2007). Percebe-se novamente a importância de se possuir um mapa de conhecimentos atualizado para que os conhecimentos sejam entregues em tempo hábil, no local e ao usuário correto (GOH et al., 2007), transferindo-os somente aos usuários que realmente necessitam para a execução de suas atividades, evitando assim transferências desnecessárias e/ou excessivas (COAKES, 2006).

Como envolve transferências entre pessoas, de pessoas para sistemas e de sistemas para pessoas (MENTZAS, 2001), a disseminação de conhecimentos deve estar embutida em uma cultura voltada à criação e ao compartilhamento de conhecimentos (NDLELA; TOIT, 2001). Para fomentar a cultura da transferência e resolver atritos inibidores, Davenport e Prusak (1998) sugerem que as organizações devem construir relacionamentos baseados na confiança mútua, criar uma linguagem comum para facilitar a comunicação, criar locais e tempo para trocas de conhecimentos, avaliar e oferecer incentivos a quem compartilha conhecimentos, capacitar funcionários para atividades de obtenção de conhecimentos armazenados, contratar colaboradores capacitados à exploração de repositórios, estimular extinção de hierarquia em atividades de compartilhamento e tolerar erros e pedidos de ajuda em atividades colaborativas, inclusive recompensando erros criativos.

Definido como um contexto compartilhado para interação de indivíduos no intuito de criar e trocar conhecimentos, o termo japonês “BA” é utilizado para descrever ambientes estruturados para a realização de interpretações cognitivas de informações e conhecimentos na busca pela ampliação de seus significados para a criação de novos conhecimentos ou para que conhecimentos socializados sejam compreendidos no momento da interação e sob influências do próprio ambiente (TAKEUCHI; NONAKA, 2008). Depois de estruturado para proporcionar as melhores condições para o compartilhamento de conhecimentos, cabe à organização disponibilizar recursos tecnológicos que possibilitem a distribuição dos conhecimentos armazenados e a efetiva incorporação do conhecimento pelo receptor, momento que se concretiza a transferência (BEESLEY; COOPER, 2008).

Ao analisar portais corporativos, Goh et al. (2007) observaram que as colaborações podem acontecer da organização para o usuário e de usuário para usuário. Auxiliados por moderadores, usuários utilizam salas de bate-papo virtuais (chat rooms) ou sistemas de mensagens instantâneas para realizar transferências sincronizadas de conhecimentos ou as fazem de forma

direta via mensagens transmitidas por correio eletrônico (CAMERON; WEBSTER, 2005; GOH et al., 2007). A troca direta de conhecimentos explícitos também é propiciada por plataformas computacionais preparadas para o compartilhamento de ideias e opiniões, tais como os fóruns

eletrônicos, blogs e wikis (GOH et al., 2007).

Com a intenção de possibilitar aos executivos um ambiente propício à criação compartilhada de soluções para problemas estratégicos, Adamides e Karacapilidis (2005) sugerem a utilização de um software suportado por conectores lógicos (Knowledge Breeder) e elaborado para que vários executivos compartilhem suas experiências e conhecimentos e ajudem na construção de um modelo para a resolução de situações problemáticas. No mesmo sentido, o

Raciocínio Baseado em Casos possibilita que conhecimentos de casos, ou experiências contadas

em forma de estórias, sejam compartilhados de forma automática com os demais colaboradores, função essa automatizada pelos recursos de inteligência artificial que auxiliam o sistema na identificação de colaboradores que devam ser informados e receber o conhecimento explicitado (ALTHOFF; WEBER, 2006).

No caso de conhecimentos tácitos produzidos nas mentes e presente nas ações (DAVENPORT; PRUSAK, 1998), Takeuchi e Nonaka (2008) sugerem que indivíduos e grupos realizem a socialização desses conhecimentos para que experiências, modelos mentais e habilidades técnicas sejam compartilhadas, possibilitando a troca e a negociação de ideias, entendimentos e posicionamentos. Dentre as possíveis formas de socialização, destacam-se: encontros sociais informais (TAKEUCHI; NONAKA, 2008), reuniões informais com sessões de brainstorm (WANG, 2006), diálogos com fornecedores e clientes (NONAKA; TOYAMA; KONNO, 2000), por observação, imitação e prática (TAKEUCHI; NONAKA, 2008). Como o foco dessas socializações não se concentra na articulação para armazenamento em repositórios (PITT; MACVAUGH, 2008), as organizações devem encontrar formas de identificar e mapear os proprietários de conhecimentos peculiares para o gerenciamento de futuros eventos de socialização (JARRAR, 2002).

Conforme Jasimuddin (2007), os mecanismos de transferência são: (1) a personalização, onde o conhecimento é transferido através de interações pessoais feitas de forma presencial, por

telefone ou videoconferência; e (2) a codificação, onde o conhecimento é articulado e codificado

cuidadosamente para que a tecnologia faça o transporte, como no caso dos sistemas de software baseados em tecnologia de rede, os quais realizam o compartilhamento ao prover links de acesso

aos conhecimentos armazenados na Intranet e na Internet. Soma-se a esses mecanismos a

audioconferência que permite a troca de conhecimentos em reuniões que utilizam sistemas

telefônicos para permitir conversas entre três ou mais pessoas (COSSULIN, 2007). É importante salientar que a transferência de conhecimentos tácitos ocorre efetivamente quando existe uma compatibilidade de esforços cognitivos no diálogo, onde ambos possuem similar estrutura de referenciais, permitindo assim a compreensão completa da mensagem transmitida, a qual é recebida com base nos modelos mentais e na realidade do receptor (BENNET; BENNET, 2008).

No Quadro 3 são apresentadas as tecnologias da informação e comunicação relacionadas com as práticas de GC da fase de disseminação nesta seção abordada.

Tecnologias da Informação e Comunicação Autores

Portais Corporativos Goh et al. (2007)

Sala de bate-papo virtual (chat room) Goh et al. (2007)

Fóruns Eletrônicos Randeree (2006)

Blogs Goh et al. (2007)

Wikis Goh et al. (2007)

Correio Eletrônico (e-mail) Goh et al. (2007)

Mensagens Instantâneas Cameron; Webster (2005)

Raciocínio Baseado em Casos Althoff; Weber (2006); Wang (2006)

Telefone Jasimuddin (2007)

Videoconferência Jasimuddin (2007)

Audioconferência Cossulin (2007)

Intranet / Internet Bennet; Bennet (2008)

Quadro 3 – TICs identificadas na Fase de Disseminação.

Fonte: elaborado pelo autor

Finalizada a fase de disseminação, os conhecimentos criados e armazenados estão prontos e disponíveis para que utilização, conforme é analisado na próxima subseção.