É possível gerenciar tarefas que estiverem associadas a uma Lista, Campanha On Demand ou Campanha Corporativa. A guia Fluxo de Trabalho fornece uma planilha na qual é possível listar todas as tarefas. É possível designar datas e os membros da equipe para cada tarefa.
Quando um gerente de projeto cria uma Campanha Corporativa, Campanha On Demand ou Lista Avançada, o modelo selecionado pode fornecer um fluxo de trabalho inicial. O gerente de projeto pode, então, usar a guia Fluxo de Trabalho para customizar o fluxo de trabalho que é fornecido pelo modelo para atender às necessidades específicas.
Os membros da equipe que são designadas para uma Campanha Corporativa, Campanha On Demand ou Lista Avançada usam a guia Fluxo de Trabalho para rastrear seu trabalho. Qualquer membro da equipe que estiver envolvido na Lista Avançada, Campanha On Demand ou Campanha Corporativa (com a permissão de acesso adequada) pode editar qualquer valor na guia Fluxo de Trabalho.
Para ajudá-lo a concluir diferentes esforços relacionados ao fluxo de trabalho, a guia Fluxo de Trabalho oferece diferentes modos de visualização e um modo de edição.
Conceitos de Fluxo de Trabalho
Fluxos de trabalho organizam as tarefas, tarefas de aprovação, estágios e marcos para cada projeto. Fluxos de trabalho medem o tempo que é gasto em cada parte do projeto e as pessoas que estão designadas a trabalhar nele.
Tarefas
Tarefas são etapas no fluxo de trabalho nas quais um usuário ou o sistema atua. A tarefa não estará concluída até que a ação esteja concluída.
Estágios
É possível agrupar tarefas sob títulos chamados estágios. Os estágios podem ajudá-lo na organização da tarefa. Por exemplo, é possível criar um estágio que possui todas as tarefas que seus usuários específicos de comerciantes de campo executam. No modo de visualização de planilha ou no modo de edição, os estágios são os títulos em negrito que agrupam as tarefas.
Datas
Os fluxos de trabalho contêm os seguintes tipos de datas.
v Datas Reais especificam quando as tarefas iniciam e encerram.
v Datas previstassão datas que são usadas para planejar o planejamento do . Tipicamente, elas são definidas no início do projeto.
v Datas ancoradassão datas fixas que não podem mudar, mesmo se as datas das tarefas das quais elas dependem mudarem.
v Como o Horário fora do horário de trabalho representa datas em que as pessoas não trabalham, o sistema ignora essas datas ao calcular durações das tarefas. O
Distributed Marketing atualmente suporta horários fora do expediente em todo o sistema que se aplicam a todas as tarefas. Depende do Lista, Campanha On Demand ou Campanha Corporativa determinar se a substituição de alguma dessas datas é necessária. Os administradores do sistema inserem e mantêm essas datas.
v Datas nos finais de semanasão datas que são usadas para especificar o trabalho que ocorre em um final de semana basicamente por tarefa. É possível planejar o trabalho em uma data nos finais de semana usando a opção Programa Em para cada tarefa.
Duração
A duração é o número real de dias que são designados a uma tarefa. Se você designar datas de início e de encerramento reais, o sistema automaticamente calcula a diferença entre a data de início real, e a data de término real para uma tarefa. É possível designar a duração ao usar qualquer número não negativo. Por exemplo, é possível usar 0.25 para designar um quarto de um dia como a duração da tarefa.
Esforço
O esforço de trabalho em dias (em oposição à duração) que leva para um usuário concluir uma tarefa. Por exemplo, uma tarefa leva três dias para ser concluída, mas o proprietário da tarefa gasta apenas metade do dia na tarefa para cada um dos três dias. O esforço para a tarefa é de um dia e meio, apesar de a duração ser de três dias.
Tarefas Bloqueadas
Quando uma tarefa é editada, a tarefa é bloqueada para que nenhum outro usuário possa editá-la ao mesmo tempo.
Se alguém tentar editar uma tarefa bloqueada, ele receberá uma mensagem de aviso indicando que a tarefa está em uso.
Pessoas e Funções
É possível designar tarefas a membros da equipe individuais ou é possível designar tarefas a todos os membros da equipe em cada função. Quando você designa uma tarefa para um ou mais membros da equipe, eles são considerados como proprietários da tarefa. Você designa funções a membros da equipe na guia Pessoas da Lista, Campanha On Demand ou Campanha Corporativa..
Fluxos de trabalho usam os conceitos a seguir para identificar pessoas no fluxo de trabalho.
v Proprietários de tarefasão as pessoas responsáveis pela execução ou gerenciamento de tarefas de fluxo de trabalho.
v Funçõessão usadas como uma ponte entre tarefas e pessoas. Quando uma função é designada a uma tarefa em uma Lista, Campanha On Demand ou Campanha Corporativa, todos os usuários associados a essa função são proprietários da tarefa. Os modelos podem conter funções para determinadas tarefas. Em seguida, ao criar uma Lista, Campanha On Demand ou Campanha Corporativa, algumas (ou todas as) tarefas possuem uma função padrão que já está associada a elas.
Sobre Supressões Globais e Segmentos de Supressão Global
Use o recurso de supressão global para especificar uma lista de IDs (em um único nível de público) que sejam automaticamente excluídos de todas as células nos fluxogramas em Campaign.
Essa operação é realizada criando essa lista de IDs exclusivos como um segmento estratégico e, em seguida, especificando esse segmento como um segmento de supressão global ou um nível de público particular. Apenas um segmento de supressão global pode ser configurado para cada nível de público.
Nota: A especificação e o gerenciamento de segmentos de supressão global requerem as permissões adequadas e são executados por seu administrador do Campaign. Para obter detalhes, consulte o Guia do Administrador do Campaign.
Tarefas do Sistema
Tarefas de sistema são tarefas de fluxo de trabalho que iniciam automaticamente com base em uma combinação de data de início e conclusão de tarefas das quais elas são dependentes.
É possível criar esses tipos de tarefas de sistema: v Assinatura
v Execução de Fluxograma
v Notificar Pessoas do Marketing de Campo v Revisão de Lista
v Recorrência
Nota: Quando você pausa um fluxo de trabalho, as tarefas de sistema planejadas durante o tempo em que o fluxo de trabalho é pausado não são executadas até que o fluxo de trabalho continue.
Tarefa de Sistema Execução de Fluxograma
Uma tarefa de sistema Execução de Fluxograma permite especificar um fluxograma que deve ser executado em um local específico no fluxo de trabalho.
Quando uma tarefa de sistema Execução de Fluxograma é criada, você especifica um dos seguintes itens:
v Para comerciantes corporativos que trabalham com campanhas corporativas, o nome do fluxo de trabalho na campanha vinculada (no Campaign) no fluxo de trabalho.
v Para comerciantes de campo que trabalham com Campanhas On Demand e Listas, o nome da guia que está associada ao fluxograma na Campanha On Demand ou Lista que deseja usar para reunir dados.
Quando o Distributed Marketing executa uma tarefa de sistema Execução de Fluxograma, a execução do fluxograma é iniciada no Campaign.
As tarefas do sistema Execução de Fluxograma são iniciadas e concluídas automaticamente quando houver um fluxograma correspondente no Campaign, quando a data de início prevista for atingida e quando todas as tarefas das quais ele depender forem concluídas; não é necessário iniciar ou parar manualmente uma tarefa de sistema Execução de Fluxograma. O campo % Concluída é preenchido automaticamente conforme a tarefa progride.
Tarefas de Execução de Fluxograma Sem Fluxograma Designado
O ícone para a tarefa de sistema Execução de Fluxograma é exibido em vermelho quando nenhum fluxograma conhecido estiver designado à tarefa. Após designar um fluxograma, a cor do ícone muda para a cor preta.
Tarefas de Execução de Fluxograma e Campanhas Corporativas
Para Campanhas Corporativas, para a tarefa de sistema Execução de Fluxograma executar corretamente, você deve salvar e publicar o fluxograma da campanha vinculada no Campaign.
Tarefa de Sistema Revisão de Lista
Uma tarefa de sistema Revisão de Lista permite identificar o tempo dentro do fluxo de trabalho durante o qual os Comerciantes de Campo estarão revisando listas de contato resultantes de uma execução de fluxograma.
Diferente de qualquer outra Tarefa de Fluxo de Trabalho, esta tarefa pode ser concluída por um link presente na Guia Resumo da Campanha On Demand. Sem acessar a guia do fluxo de trabalho, é possível concluir esta tarefa diretamente na Guia Resumo.
Nota: Uma tarefa de sistema Revisão de Lista deve ser dependente de uma tarefa de sistema Executar Fluxograma.
Tarefas de sistema Revisão de Lista iniciam e concluem automaticamente. É possível concluir manualmente uma tarefa do sistema de Revisão de Lista quando tiver certeza de que todos os Comerciantes de Campo tiverem concluído a revisão. Após concluir manualmente a tarefa Revisão da Lista, a próxima tarefa dependente (se houver) no fluxo de trabalho iniciará quando sua data de início prevista tiver sido atingida.
Quando a Revisão de Lista é concluída, manual ou automaticamente, a Lista é bloqueada para as pessoas do marketing de campo; as pessoas do marketing de campo não podem mais alterar suas partes da Lista.
As duas permissões, Atualizar Status da Tarefa do Sistema e Atualizar todas as Tarefas do Sistema, são aplicadas a todas as Tarefas do Sistema de Fluxo de Trabalho junto com Tarefa de Revisão da Lista. Se estas permissões não forem concedidas, então uma tarefa não pode ser concluída a partir do fluxo de trabalho junto com Tarefa de Revisão da Lista. A revisão da lista pode ser concluída na guia resumo de uma Campanha On Demand usando o link Concluir Revisão da Lista, mesmo se estas permissões de segurança não forem concedidas na Política de Segurança.
Para especificar o número de registros a serem mostrados, é possível usar a opção Limitar Visualização de Lista. No Gerenciador de Lista, apenas o número de registros especificado na tarefa de revisão da lista é exibido.
Os campos para limitar as adições são os seguintes:
v No pop-up de revisão da lista para modelos da Campanha On Demand, Campanha Corporativa e Listas Avançadas.
v Campanha Corporativa – é exibida e editada apenas por comerciantes corporativos. No caso de campanhas corporativas, os comerciantes de campo
não podem acessar esse pop-up com base nas configurações de segurança. Mesmo se eles tiverem permissão de acesso, poderão visualizar, mas não poderão editar as configurações.
v Campanhas On Demand e Listas Avançadas - esses campos são exibidos, mas não podem ser editados
Se o valor da opção Limitar Visualização de Lista for configurado para limitar o número de registros que podem ser visualizados, o campo será configurado automaticamente para selecionar o segundo botão de opções com o valor configurado como "0". Você obtém uma mensagem explícita de que nenhum registro pode ser incluído quando a visualização de lista está limitada. Se houver caracteres Unicode no código de Lista ao incluir um prefixo de ID ou inserir manualmente, não será possível exportar uma lista de clientes a partir da janela do Gerenciador de Lista.
Nota: O usuário não pode configurar ambos: número e percentual. Por exemplo, para limitar a 10%, com um máximo de 100.
No Gerenciador de Lista, é possível especificar os Formatos de Exibição disponíveis. É possível identificar ou filtrar por Nível de Público. Apenas os formatos selecionados na Tarefa de Revisão de Lista estão disponíveis.
Tarefas de Sistema de Revisão de Lista e Fluxos de Trabalho
Recorrentes
Nas Campanhas On Demand ou Campanhas Corporativas recorrentes, é possível ativar atualizações permanentes para que quaisquer inclusões ou remoções que ocorram durante a Revisão de Lista são automaticamente aplicadas em todas as ocorrências.
Tarefas de Sistema Revisão de Lista e Campanhas com Diversas
Ofertas
Em Campanhas On Demand ou Campanhas Corporativas com diversas ofertas, é possível dividir uma lista que é gerada por uma única tarefa de sistema Executar Fluxograma em vários segmentos. Os resultados da tarefa de sistema Executar Fluxograma são apresentados como diversas Listas.
Tarefa do Sistema de Recorrência
A recorrência inicia quando os predecessores estão concluídos. Em seguida, ela recalcula tarefas dependentes anteriores que visam a data de início quando estas tarefas anteriores estão configuradas.
Os tipos de recorrência disponíveis são Mensal, Semanal, Diária e De Hora em Hora. Os cálculos de data e hora devem se aplicar a horários de expediente e dias úteis.
Na guia Recorrência, você tem a opção de escolher o tipo de Fluxo de Trabalho da Campanha (Não Recorrente ou Recorrente). Após selecionar o tipo de fluxo de trabalho, você pode escolher Frequência e Tempo entre ocorrências.
Pode haver apenas uma tarefa de recorrência em uma sequência de tarefas dependentes. Um controle é feito ao salvar o fluxo de trabalho.
Recorrência de Hora em Hora
Para Recorrência de Tarefa de Fluxograma de Execução de Modelo, você tem a opção de Término na qual é possível escolher sem Término ou Número Total de Ocorrências. Também é possível escolher Permissões para modificar a recorrência na instância (Todas as Opções, Sem Opção e Todas as Opções, Exceto Frequência). Execute as propriedades da Tarefa do fluxograma se a recorrência na tarefa for escolhida. Também é possível obter uma visualização das próximas ocorrências.
Nota: Todas as opções permitem que você alterne de Não Recorrente para Recorrente.
Para Tarefas de fluxograma de Execução de Instâncias, sob a guia Recorrência, você tem uma data de início para escolher junto com o Término (sem término, número total de ocorrências e terminar por).
Criando uma Tarefa de Execução de Fluxograma
Crie uma tarefa de execução de fluxograma por meio da planilha de fluxo de trabalho.
1. Na planilha de fluxo de trabalho, na visualização de Edição, selecione a linha após a qual a tarefa Execução de Fluxograma aparecerá.
2. Clique no ícone Incluir Linha de Tarefa ( ). 3. Selecione Execução de Fluxograma.
Uma nova linha de tarefa é incluída no fluxograma.
4. Na coluna Nome do Fluxograma, execute uma das tarefas a seguir: v Para Campanhas Corporativas, insira o nome do fluxograma de sua
campanha vinculada.
v Para Campanhas On Demand e Listas, selecione o nome da guia que executa o fluxograma do Campaign.
5. Preencha os campos Programar em, Início Previsto, Encerramento Previsto,
Duração e Função do Membro conforme necessário. Também é possível alterar o nome da tarefa.
6. Clique em Salvar e Concluir.
Se o fluxo de trabalho for parte de uma Campanha Corporativa, você deve salvar e publicar o fluxograma associado no Campaign.
Criando uma Tarefa de Sistema Revisão de Lista
É possível criar uma tarefa de sistema Revisão de Lista por meio da planilha de fluxo de trabalho.
1. Na planilha de fluxo de trabalho, na visualização de Edição, selecione a linha após a qual a tarefa Execução de Fluxograma aparecerá.
2. Clique no ícone Incluir Linha de Tarefa ( ). 3. Selecione Revisão de Lista.
Uma nova linha de tarefa é incluída no fluxograma.
4. Preencha os campos Programar em, Início Previsto, Encerramento Previsto,
Duração e Função do Membro conforme necessário. Também é possível alterar o nome da tarefa.
5. Torne a nova tarefa de sistema Revisão de Lista dependente de uma tarefa de sistema Executar Fluxograma.
6. Clique em Salvar e Concluir.
7. Se estiver trabalhando em uma campanha com diversas ofertas: a. Clique no nome da tarefa de sistema Revisão de Lista.
A tela de Propriedades da tarefa é exibida.
b. No campo Código do Segmento, insira o nome do segmento como ele aparece no fluxograma em sua campanha vinculada.
c. Clique em Salvar e Retornar.
Agora é possível ativar atualizações permanentes em uma lista.
Ativando Atualizações Permanentes em uma Lista
Para ativar atualizações permanentes em uma lista, selecione a caixa de opção
Permitir Atualizações Permanentes.
1. Na planilha de fluxo de trabalho, na visualização de Edição, clique duas vezes na tarefa de sistema Revisão da Lista que deseja alterar.
A caixa de diálogo Pós-Tarefa é exibida.
2. Marque a caixa de seleção Permitir atualizações permanentes.
Tarefas do Usuário
Tarefas do usuário são tarefas de fluxo de trabalho que você define e que devem ser manualmente iniciadas.
Por exemplo, é possível incluir uma tarefa do usuário no fluxo de trabalho para acomodar o tempo necessário para desenvolver material de criação para a campanha, seguida por uma tarefa do usuário para aprovar as criações.
Os usuários devem atualizar manualmente o status e o progresso para tarefas do usuário.
Sobre o Status de Tarefa
Cada tarefa em um fluxo de trabalho possui um status, que é mostrado na visualização de planilha.
Também é possível visualizar e modificar o status clicando a tarefa para abrir a caixa de diálogo Pós-Tarefa.
O status de tarefa pode ser: v Ativa
v Pendente v Finalizado v Ignoradas
Importante: Se o status de uma tarefa for alterado de Finalizada para Pendente, você deve alterar o valor do percentual de conclusão para 0%.
Para Editar uma Planilha de Fluxo de Trabalho
Antes de poder editar um fluxo de trabalho, a Lista Avançada, Campanha On Demand ou Campanha Corporativa não deve estar no estado Em andamento. Se estiver, você deverá pausá-la.
Quando você cria um Campanha Corporativa, Lista Avançada ou Campanha On Demand, um assistente que é baseado no modelo selecionado coleta informações. Quando você concluir as páginas do assistente, é possível customizar o fluxo de trabalho padrão fornecido pelo modelo do .
A habilidade de customizar fluxos de trabalho fornecidos por modelo é controlada por suas permissões de usuário. Se os ícones da barra de ferramentas estiverem desativados ou os valores forem somente leitura, você não possui as permissões apropriadas para editar o fluxo de trabalho.
1. Abra a nova Lista Avançada, Campanha Corporativa ou Campanha On Demand e clique na guia Fluxo de Trabalho. O fluxo de trabalho é exibido conforme fornecido pelo modelo.
2. Clique em Editar ( ). A planilha é exibida no modo de edição. Para obter informações sobre as opções desse modo, consulte “Sobre a Barra de
Ferramentas do Modo de Edição” na página 72.
3. Para alterar a tarefa e os nomes de estágios padrão para refletir suas tarefas e estágios específicos, clique nas células na primeira coluna para fazer suas edições. Também é possível alterar dependências de tarefa. Para obter mais informações sobre dependências, consulte “Gerenciando Dependências de Tarefa” na página 53.
4. Inclua quaisquer estágios e tarefas conforme necessário.
v Para incluir um estágio, clique no ícone Incluir Linha de Estágio ( ). v Para incluir uma tarefa de usuário, clique no ícone Incluir Linha de Tarefa
( ).
5. Insira datas efetivas de destino ou para as tarefas.
v É possível inserir uma data de início, data de encerramento e duração para uma tarefa. Se você inserir qualquer um desses dois valores, o sistema calcula o terceiro valor automaticamente. Por exemplo, se você inserir uma data de início previsto e uma data de encerramento previsto, o sistema calculará a duração.
v Enquanto a coluna Planejar Por indica dias de trabalho para uma tarefa, é possível inserir qualquer data como uma data de início ou de encerramento. Por exemplo, para uma tarefa que não estiver planejada para incluir finais de semana, ainda é possível selecionar um domingo como a data de encerramento.
6. Para especificar que uma tarefa é um marco, tal como uma data de descarte, clique na coluna Tipo de Marco e selecione um marco na lista.
Seu administrador configura as opções de marcos nessa lista.
7. Selecione os membros ou as funções para designar a tarefa nas colunas
Membrose Funções de Membros. Para obter mais informações, consulte “Incluindo Funções e Membros nas Tarefas” na página 51.