4.3 Proposta de sistema de informação
4.3.6 Funcionamento do software
O software proposto por este trabalho serve como modelo e baseia-se nas necessidades constatadas nas empresas entrevistadas e na referencia bibliográfica a partir da analise dos processos de gestão de pessoas quanto à educação continuada.
O programa possui menu principal e menus secundários. O menu principal é dividido em oito opções: cadastros, descrição de cargos, treinamento, matriz de treinamento, recrutamento e seleção, turmas de treinamento, relatórios de escolaridade, relatórios de estagiários e outros relatórios.
A figura 21 ilustra a tela do menu cadastros, que possui os menus secundários colaborador, treinamento, cargo, atividade e departamento.
Se a organização não possui nenhum tipo de cadastro informatizado, nesta tela, o operador do sistema, que pode ser um colaborador do departamento de recursos humanos, irá digitar os cadastros necessários do sistema.
No menu secundário colaborador, conforme marcação com o círculo vermelho na figura 21, o operador irá incluir, localizar, alterar ou excluir o funcionário no sistema. Clicando em incluir, irá aparecer uma tela como demonstra a figura 22.
Figura 22 – Inclusão de colaborador
Portanto, depois de recrutado e selecionado, as informação pessoais do novo profissional serão digitados nesta tela. Para o funcionamento do sistema de gestão de pessoas voltado à educação continuada e a emissão dos relatórios propostos as informações necessárias são: nome do colaborador, departamento, cargo, data de nascimento, data de admissão e escolaridade.
Para localizar as informações dos colaboradores, na tela da figura 20, basta clicar em localizar e o usuário poderá efetuar uma busca por código ou por nome do colaborador, conforme figura 23.
Figura 23 – Localizar colaboradores
Ainda no menu principal cadastro e menu secundário colaboradores, pode-se excluir o colaborador da empresa, no momento em que ele for demitido, clicando no botão excluir ao lado do colaborador demitido. Quando houver erros cadastrais ou atualização de informações do profissional, basta clicar em alterar.
As demais opções do menu cadastro obedecem o mesmo raciocínio do menu secundário colaborador, sendo que:
no menu secundário treinamento pode-se incluir, localizar, excluir e alterar treinamentos no sistema de informações que serão utilizados na descrição de cargos e nos treinamentos realizados pelos colaboradores;
no menu secundário cargo pode-se inclui, localizar, excluir e alterar cargos existentes na organização;
no menu secundário atividade pode-se incluir, localizar, excluir e alterar atividades existentes na organização que serão utilizados na descrição de cargos;
no menu secundário departamento pode-se incluir, localizar, excluir e alterar departamentos existentes na organização;
Clicando na opção descrição de cargos do menu principal, pode-se incluir ou excluir as atividades e os conhecimentos, habilidades e atitudes de cada cargo, conforme ilustra figura 24. Neste local, poder ser impresso a descrição de cargo
atualizada a qualquer momento. Para localizar uma descrição basta clicar em localizar.
Figura 24 – Descrição de cargos
Todos os treinamentos realizados pelo colaborador, tanto os internos quanto os externos, são digitados pelo operador do sistema na opção treinamento do menu principal. A figura 25 é um exemplo desta tela.
Figura 25 – Treinamentos dos colaboradores
Nesta mesma opção, clicando em solicitação de treinamentos do menu secundário, o usuário irá incluir solicitações de treinamentos geradas pelos departamentos ao recursos humanos. Quando for constatado um treinamento ineficaz ou uma necessidade de treinamento em uma avaliação de desempenho, o supervisor irá emitir a solicitação de treinamento (apêndice B) ao departamento de gestão de pessoas.
O profissional de gestão de pessoas deve acessar o sistema na opção treinamentos e solicitação de treinamentos do menu secundário e digitar as informações do documento. A tela da solicitação de treinamentos está representada na figura 26. A ilustração também demonstra que o usuário pode incluir, localizar, excluir ou alterar a solicitação. Em empresas maiores ou com filiais distantes, para minimizar os custos e o tempo do processo, sugere-se a adaptação do sistema para que a solicitação de treinamento possa ser digitada diretamente pelo supervisor do departamento.
Figura 26 – Solicitação de treinamentos
O relatório matriz de treinamento, acessado no menu principal conforme indicação do circulo vermelho da figura 27, pode ser impresso por departamento ou em branco para eventuais necessidades.
A matriz cruza todos os colaboradores do departamento com os treinamentos existentes na empresa. Se o treinamento não for necessário para o cargo que o profissional ocupa, é marcado na matriz um traço (-) que indica que o treinamento não se aplica ao colaborador. Quando o treinamento for necessário e o colaborador ainda não foi treinado, o sistema marca uma bolinha (•) que significa: treinar. E, por fim, se houver um “X” na matriz de treinamento significa que o funcionário já possui o treinamento que o cargo exige. O apêndice C é um exemplo de relatório de matriz de treinamento.
Figura 27 – Matriz de treinamento
A próxima opção do menu principal é o recrutamento e seleção que está representada na figura 28. O departamento de gestão de pessoas poderá encontrar profissionais da própria organização capacitados para todos os cargos existentes.
Conforme demonstra o apêndice D, a pesquisa relaciona todos os colaboradores com os treinamentos obrigatórios para determinado cargo. Se o colaborador possuir o treinamento, ele recebe 1 ponto, senão recebe 0 ponto. Os colaboradores que conquistarem mais pontos serão mais indicados para a serem promovidos e ocuparem o cargo.
Esse relatório facilita a valorização do colaborador da empresa que está em busca de crescimento e desenvolvimento.
Figura 28 – Recrutamento e seleção interna
As turmas de treinamento são geradas através da tela ilustrada na figura 29. Esse relatório é o resultado do somatório dos treinamentos solicitados na descrição de cargos e da solicitação de treinamento, menos os colaboradores que já possuem o treinamento. Portanto, ele indica todos os colaboradores que necessitam de determinado conhecimentos, habilidade ou atitude na empresa.
Um modelo de relatório de turma de treinamento é o apêndice E. Essa pesquisa facilita a formação das turmas, indicando as pessoas certas para participarem do treinamento.
Figura 29 – Turmas de treinamento
A opção relatórios de escolaridade pode emitir lista de escolaridade da empresa (modelo apêndice F), lista de escolaridade por departamento (modelo apêndice F), índice de escolaridade da empresa (conforme figura 30) e índice de escolaridade por departamento. Esses relatórios permitem a análise do nível de escolaridade da empresa.
Figura 30 – Relatórios de escolaridade
O sistema permite a geração diversos relatórios que facilitam a gestão de pessoas como por exemplo a de lista de estagiários e a número de estagiários por departamento através do menu principal relatório de estagiários, como demonstra a figura 31. Os estagiários, geralmente, possuem contratos estabelecidos em sua admissão, portanto esta listagem facilitará o controle de términos de contratos.
Figura 31 – Relatórios de estagiários
Outros relatórios que a organização pode utilizar são: média de idade dos colaboradores, média de tempo de empresa dos colaboradores e relação de tempo de empresa. A figura 32 ilustra esta tela do software proposto neste trabalho.
Figura 32 – Outros relatórios
As organizações podem presentear os colaboradores com determinados tempo de empresa valorizando-os e motivando-os. O relatório, ilustrado na figura 33, é um modelo de lista de colaboradores por tempo de empresa.
CONCLUSÃO
Dentro de uma organização o departamento de pessoas não é mais ou menos importante que outra divisão, mas é igualmente relevante. No entanto, é base de modificações edificantes, porque não usa matéria-prima, máquinas, equipamentos ou tecnologia, mas pessoas.
Desta forma, este trabalho de conclusão de curso de Administração realizado na Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul – Unijui constata que o sistema de gestão de pessoas informatizado proposto, não é apenas uma necessidade de organizações do ramo metal mecânico, mas também, de empresas de médio e grande porte ou ainda que possuam departamentos ou filiais distantes da área de gestão de pessoas. O sistema facilita o controle, o armazenamento e a geração de relatórios no processo de educação continuada.
Empresas que possuem estruturas pequenas, porém, dispostas a tornarem- se médias ou grandes também necessitam transformar informações de seus profissionais em relatórios importantes para a tomada de decisão.
A partir da realização das entrevistas percebe-se também que as empresas estão passando por momentos distintos, por isso a gestão de pessoas de cada organização está estruturada diferentemente.
A Empresa A, de médio porte, está recuperando-se de uma crise financeira, possui um departamento de gestão de pessoas que efetua todos os processos e um software que administra alguns deles.
Já a Empresa B, é uma organização pequena que está em crescimento econômico. Possui em torno de 25 colaboradores, mas o aumento das vendas, a conquista de novos mercados e a aquisição de máquinas para produção trazem a necessidade da contratação de mais colaboradores. Não existe departamento específico para a gestão de pessoas. Parte dos processos de recursos humanos são desenvolvidos pelos sócios e parte pelo escritório contábil.
A outra empresa, que não possui um departamento específico de gestão de pessoas é a empresa C. Ela está em fase de crescimento econômico e estruturando- se para tornar-se de porte maior. Atualmente, não possui um sistema de informação de gestão de pessoas informatizado e quem realiza parte dos processos de recursos humanos é o escritório contábil.
Diferentemente a organização D, é uma empresa de grande porte, com o departamento de gestão de pessoas estruturado e com um sistema de gestão de pessoas próprio que auxilia em alguns processos.
A gestão de pessoas de todas as empresas em pesquisa ainda é considerada um processo operacional e participa pouco nos objetivos e estratégias da organização. No entanto, todas elas possuem o processo de recrutamento, seleção, ambientação, modelagem de trabalho, avaliação de desempenho e treinamento e necessitam de um software de gestão de pessoas que auxilia no processo de tomada de decisão em educação continuada.
O software modelo proposto por este trabalho pode ser utilizado de duas formas, usando a base de dados existente ou formando uma nova base de dados , o que traz muitos benefícios para as empresas, como armazenamento e controle de informações de colaboradores, cargos, departamentos, descrição de cargos e treinamentos. Além disso, ele gera relatórios como matriz de treinamento, turmas de treinamentos, recrutamento e seleção interna e tempo de empresa que auxiliam no processo de tomada de decisão em educação continuada.
O estudo proporcionou a verificação de ampliação do sistema no processo de recrutamento e seleção, na solicitação de treinamento e o desenvolvimento do sistema de treinamento a distância. O software proposto pode ser ampliado, adaptado e tornar-se produto base para incubação de um novo negócio, de um novo estudo e de ponto de partida para futuras pesquisas. Além disso, poderá oferecer as empresas uma solução para a gestão de pessoas quanto a educação continuada de seus profissionais.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas: e o novo papel dos recursos humanos nas organizações. 2ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004.
BANCO BRADESCO SA. Disponível em:
<www.bradesco.com.br/br/politicas/rh/rh.htm> acessado em: 12/10/2011.
DESLANDES, Suely Ferreira. Pesquisa social: teoria, método e criatividade. Rio de Janeiro: Vozes, 1994.
ETZIONI, Amitai. Organizações Modernas. São Paulo: Pioneira. 1989.
FERRAZ, Eduardo. Treinamentos dão resultado?. Revista Você RH. Editora Abril. Disponível em: <revistavocerh.abril.com.br/2011/artigos/conteudo_641861.shtml> acessado em: 12/10/2011.
GIL, Antônio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 3ª ed. São Paulo: Editora Atlas, 1991.
MANTOVANI, Fernando. Como antecipar o processo de Recrutamento e Seleção. Revista Você RH. Editora Abril. Disponível em: <revistavocerh.abril.com.br/2011/artigos/conteudo_626347.shtml>. Acessado em 17/10/2011.
MARCONI, Marina de Andrade; LAKATOS, Eva Maria. Fundamentos de metodologia científica. 5ª ed. São Paulo: Editora Atlas, 2003.
MILKOVICH, George T.; BOUDREAU, John W.. Administração de Recursos Humanos. São Paulo: Editora Atlas, 2000.
NIEDERAUER, Juliano. Guia de consulta rápida: Integrando PHP 5 com Mysql. 2ª Ed. São Paulo: Novatec Editora, 2008.
NIEDERAUER, Juliano. Desenvolvendo Websites com PHP. 2ª Ed. São Paulo: Novatec Editora, 2009.
REZENDE, Denis Alcides; ABREU, Aline França. Tecnologia da Informação: Aplicada a Sistemas de Informações Empresariais. 6ª Ed. São Paulo: Editora Atlas, 2009.
ROBBINS, Stephen P. Administração: mudanças e perspectivas. São Paulo: Editora Saraiva, 2003.
SENDIN, Tatiana. A reinvenção do treinamento. Revista Você RH. Editora Abril. Disponível em: <revistavocerh.abril.com.br/2011/edicoes/conteudo_613378.shtml>. Acessado em 19/10/2011.
VERGARA, Sylvia Constant. Projetos e Relatórios de Pesquisa em Administração. 8ª Ed. São Paulo: Editora Atlas, 2007.
ANEXOS
ANEXO B – Acompanhamento de Contrato de Experiência Empresa A
ACOMPANHAMENTO DE CONTRATO DE EXPERIÊNCIA
Nome: Chapa Função: Unidade:
Nome do Centro de Custo:
I. Acompanhamento Inicial de 30 dias de DD/MM/AAAA a DD/MM/AAAA
Comportamento Funcional Ruim Regular Bom Ótimo
Assiduidade ( ) ( ) ( ) ( )
Conduta Pessoal ( ) ( ) ( ) ( )
Integração ao grupo ( ) ( ) ( ) ( )
Iniciativa e cooperação ( ) ( ) ( ) ( ) Desempenho (qualidade, quantidade de serviço) ( ) ( ) ( ) ( ) Observância e Cumprimento das Normas de Segurança no Trabalho ( ) ( ) ( ) ( ) Obs: ... ...
( ) Prorrogar por mais ...dias ( ) Demitir ...
Gerência
======================================================================= ACOMPANHAMENTO DA PRORROGAÇÃO DE EXPERIÊNCIA
Contrato prorrogado de .../.../... a .../.../...
Comportamento Funcional Ruim Regular Bom Ótimo
Assiduidade ( ) ( ) ( ) ( )
Conduta Pessoal ( ) ( ) ( ) ( )
Integração ao grupo ( ) ( ) ( ) ( )
Iniciativa e cooperação ( ) ( ) ( ) ( )
Desempenho (qualidade, quantidade de serviço) ( ) ( ) ( ) ( ) Observância e Cumprimento das Normas de Segurança no Trabalho ( ) ( ) ( ) ( )
Apto Não-Apto
Conhecimento na função (processos especiais via teste prático) ( ) ( )
Obs: ... ...
( ) Efetivar ( ) Demitir Reajuste padrão 5,64% ( ) Reajuste proposta gerencial ______ % ( )
... Gerência
OBS: A presente avaliação deve retornar preenchida, ao Depto Pessoal, até 5 dias úteis antes do término do contrato de experiência ou prorrogação.
ANEXO D – Registro de Treinamento Empresa A
REGISTRO DE TREINAMENTO
Unidade / Divisão: Nº / ano Atividade:
Carga horária: Local: Instrutor / Entidade:
PARTICIPANTES Nº ASSINATURA / INSTRUTOR Eficácia Re-treinar 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.
Local e data: Assinatura do Instrutor:
Nota: O instrutor avalia a eficácia e o desempenho dos treinados durante o treinamento, se o mesmo verificar que os treinados não alcançaram níveis satisfatórios, os mesmos são novamente treinados.
ANEXO E – Exemplo de Descrição de Cargo Empresa C DESCRIÇÃO DE CARGO Cargo: Engenheiro Eletricista
Depto.: Projeto e Desenvolvimento Cód. CBO: 2143-05
Descrição Sumária: Executam serviços elétricos, eletrônicos e de telecomunicações, analisando
propostas técnicas, instalando, configurando e inspecionando sistemas e equipamentos, executando testes e ensaios. Projetam, planejam e especificam sistemas e equipamentos elétricos, eletrônicos e de telecomunicações e elaboram sua documentação técnica; coordenam empreendimentos e estudam processos elétricos, eletrônicos e de telecomunicações.
Condições gerais de exercício: Trabalham em ramos de atividade econômica variados. Na área
industrial, encontram-se na fabricação de máquinas, aparelhos e materiais elétricos e eletrônicos e de equipamentos de telecomunicação. É expressiva a presença desses profissionais na atividade de serviços de apoio à indústria, tais como empresas de manutenção, na geração, distribuição e transmissão de energia elétrica, água e gás, e na construção civil. Trabalham em empresas pequenas, médias e grandes nas áreas pública e privada, como empregados ou prestadores de serviços. Suas atividades costumam se desenvolver em equipe multidisciplinar com supervisão ocasional. Em algumas atividades, podem estar submetidos a condições especiais de trabalho, por exemplo, grandes alturas, altas temperaturas, ruído intenso, exposição a material tóxico, alta tensão e radiação.
Dados de Perfil
1. Instrução mínima exigida para execução adequada das tarefas: Ensino superior (em: Engenharia Elétrica).
2. Conhecimentos/treinamentos mínimos necessários:
Norma Regulamentadora Nº 10 – segurança em instalações e serviços em eletricidade, engenharia elétrica, informática (Word, Excel, Outlook, Internet Explorer), integração, primeiros socorros, saúde e higiene do trabalho, noções de ISO 9000, política e objetivos da qualidade, instruções de trabalho, técnicas de liderança.
3. Experiência necessária mínima de: Quatro anos de experiência profissional. 4. Esforço físico (muscular) é de nível: Leve.
5. Esforço visual é de nível: Moderado.
6. Pode por a vida de outras pessoas em acidentes: Fatais.
7. Principais recursos de trabalho:
Microcomputador, calculadora HP, impressora, normas e regulamentos técnicos,
escalímetro, luxímetro, varímetro, detector de alta tensão, terrômetro, GPS, multímetro, geradores de sinais, analisadores de protocolo, analisadores de rede, analisadores de espectro, voltímetro, ferramentas, instrumentos de medição, wattímetro, calibradores, reflectômetro, frequencímetro, fasímetro, osciloscópio, telefone fixo e celular, internet e correio eletrônico (e-mail).
8. Equipamentos de proteção individual obrigatórios: (Apenas para levantamento em campo)
Camiseta de uniforme empresa, capacete de segurança, óculos de segurança, par de botinas de segurança, protetor auricular, respirador semi-facial.
Principais Atividades do Cargo
Analisar e aprovar projetos técnicos;
Incentivar a melhoria contínua dos projetos, analisando as alternativas e promovendo os meios;
Elaborar cálculos de parâmetros de linhas, transformadores e equipamentos e preparar casos para estudos de transmissão com esses dados;
Elaborar estudos de fluxo de potência, curto-circuito, transitórios eletromagnéticos e eletromecânicos, confiabilidade, econômicos e de qualidade de energia;
Realizar detalhamentos técnicos e especificações de equipamentos;
Recomendar de novas alternativas tecnológicas para a operação adequações de sistemas elétricos;
Realizar estudos de subestações novas e ampliações, sistemas de transmissão de energia elétrica, recomendando arranjos e esquemas para funcionamento adequado; Realizar estudos energéticos visando aumentar desempenhos de sistemas elétricos; Realizar estudos de controle de tensão e freqüência e esquemas especiais de proteção; Realizar atividades de engenharia elétrica relativa a especificações técnicas, montagem, testes de materiais e equipamentos, bem como em estudos e projetos, visando atender necessidades de manutenção de equipamentos;
Realizar ensaios, avaliar resultados e orientar procedimentos para aceitação de equipamentos especiais;
Confeccionar laudos técnicos;
Inspecionar e controlar os sistemas de unidades geradoras, subestações, e sistemas auxiliares;
Auxiliar desenhistas na elaboração de desenhos técnicos como plantas, projetos, catálogos, croquis, normas, e desenhos artísticos.
APÊNDICES
APÊNDICE A – Roteiro de Entrevista
1) Como está estruturado o sistema de gestão de pessoas?
2) Quais são os dados necessários para o planejamento de gestão de pessoas?
3) Quais são os dados necessários para o recrutamento?
4) Quais são os dados necessários para a seleção?
5) Quais são os dados necessários para a ambientação/integração do novo colaborador? Há treinamento de integração?
6) Quais são os dados necessários para a modelagem de trabalho?
7) Quais são os dados necessários para a avaliação de desempenho?
8) Quais são os dados necessários para o treinamento?
9) Quais informações são necessárias do sistema de gestão de pessoas em relação ao treinamento para o processo decisório da empresa?
APÊNDICE B – Solicitação de treinamento
SOLICITAÇÃO DE TREINAMENTO
Departamento Data:_________________ Código do Colaborador:____________________ Nome do Colaborador:________________________________________________ Treinamento desejado: _________________________________________________ Origem: ( ) Avaliação de desempenho ( ) Treinamento não eficienteMotivo do treinamento: __________________________________________________ _____________________________________________________________________ Supervisor solicitante: _________________________________________________
___________________ Assinatura
Departamento de Gestão de Pessoas
( ) Aprovado ( ) Reprovado. Motivo:__________________________
___________________ Assinatura