Gabinete de Relações Internacionais FSEV

Dentro da UKBA cada faculdade possui o seu próprio Gabinete de Relações Internacionais. Estes gabinetes estão sob a alçada do vice-diretor para as relações internacionais e mobilidade.

As principais funções do gabinete incluem:

 A implementação da Estratégia de Internacionalização e criação de um plano de ação que forneça apoio para a Internacionalização da Universidade.

 Desenvolvimento de alianças estratégicas e gestão de parcerias e colaborações institucionais, ao abrigo dos diferentes programas de mobilidade.

 Colaboração com os diversos departamentos para o desenvolvimento das agendas internacionais. Esta colaboração inclui acordos internacionais, oportunidades de financiamento, informações sobre o intercâmbio de estudantes, participação em visitas e perfil de sensibilização e divulgação da instituição.

 Construir perfil internacional para FSEV através de visitas, publicações, eventos e conferências.

 Desenvolvimento e gestão de oportunidades internacionais para os alunos e staff, mobilidade estudos, estágios internacionais, staff weeks, mobilidade de professores…

5.4.1 Atividades desenvolvidas:

No decorrer do período de estágio, de 7-01-2015 a 30-06-2015, desenvolveram-se atividades necessárias ao funcionamento do gabinete.

Durante as duas primeiras semanas foi necessário levar a cabo o processo de arquivamento e catalogação dos processos referentes aos alunos em mobilidade Erasmus no ano letivo 2013-2014. Esta tarefa requer o uso de um sistema de códigos criados para o efeito e que permitem o acesso aos referidos processos quando estes já estão em arquivo, é de lei que sejam preservados pelo período de 5 anos.

Esta tarefa, ainda que morosa, é acima de tudo necessária do ponto de vista da logística do gabinete e da economia de espaço, pois o volume de papel necessário e o consequente espaço que este ocupa obriga a que se repita esta tarefa todos os anos.

Após terminado o arquivamento, passou-se à preparação dos dossiers dos alunos que iniciariam a mobilidade no segundo semestre. Para esse efeito elaborou-se uma cheklist (lista de verificação), que anexada ao processo de cada aluno, permitiu um controlo mais eficaz dos documentos recebidos e/ou em falta. A posteriori foram enviados emails para os alunos em alguns casos ou para os GRI das instituições parceiras em outros, pedindo que retificassem as situações e enviassem os documentos em falta. Com toda a documentação reunida voltou-se a fazer o controlo através das checklists e confirmando que estava tudo em conformidade encerrou-se esta fase de pré-mobilidade.

Após o término do 1º semestre foi necessário proceder à elaboração dos transcripts (boletim de registo académico) (anexo 1) de notas dos alunos incoming. O transcript é o documento no qual a instituição acolhedora reúne as notas dos alunos e envia para a instituição da qual os estudantes são provenientes.

Ainda dentro das funções administrativas foi necessário prestar auxílio ao departamento de admissão de estudantes para organização de processos individuais dos estudantes nacionais.

Em termos de relações públicas e estratégias de internacionalização da UK procedeu- se ao estreitamento de relações com instituições parceiras através de alargamento de acordos bilaterais para diferentes áreas de estudo e a criação de novos acordos com novas instituições. Tendo em conta algumas barreiras linguísticas, foi uma mais-valia o caráter multilingue da equipa do Gabinete, para que a comunicação pudesse ser mais eficaz e frutífera.

Após a elaboração dos acordos e renovação dos protocolos já existentes, tendo em conta que 2014 foi o ano limite dos anteriores, os acordos elaborados dirão respeito aos anos letivos compreendidos entre 2015 e 2021, sendo que há sempre a possibilidade de inclusão de novas parcerias no decorrer desse período.

O GRI é também corresponsável por organizar a chamada “Welcome Week”, nessa semana foi feita a receção dos novos alunos que estiveram em mobilidade durante o segundo semestre. Nessa semana, no primeiro dia, o vice-diretor responsável pelas relações

APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DE RESULTADOS

internacionais, juntamente com staff do GRI orientaram os alunos recém chegados, não só nas questões burocráticas mas na criação do horário, troca de UC no “Learning Agreement” (Compromisso de Reconhecimento Académico) (anexo 2) caso haja a necessidade de o fazer. Foram mostradas as instalações da faculdade e através de uma apresentação interativa foi mostrado como trabalhar no AIS, a plataforma virtual na qual se trata tudo o que seja relativo a, aulas, horários, marcação de exames, afixação de notas, assiduidade e material fornecido pelos professores. Esta semana foi feita em parceira com todas as faculdades da UK, como tal, houve uma série de atividades com o intuito de promover a intrusão dos alunos ERASMUS quer na Universidade quer na cidade de Bratislava.

Os meses de março e abril foram dedicados à preparação para as mobilidades no ano letivo seguinte. Assim, como primeiro passo foram divulgadas as vagas disponíveis para as futuras mobilidades.

O processo passou pelo preenchimento da candidatura online na plataforma da FSES (Anexo 3) juntamente com a elaboração de uma carta de motivação para cada vaga que pretender concorrer, CV em inglês e em eslovaco, fotografia e certificados de aptidão linguística. Uma vez recebidos estes documentos, faz-se novamente o controlo através das

checklists e, quando todos os processos estão completos, são feitas entrevistas aos candidatos

para avaliar a aptidão para efetuar a mobilidade. A eleição é feita através de sistema de pontos atribuídos mediante o ano em que se encontram, o ciclo de estudos, o nível de domínio da língua e por fim das cartas de motivação.

Após reunidos todos os pontos e feita a seleção dos candidatos, passou-se ao processo de nomeação, isto é, dar conhecimento às universidades parceiras do número de alunos e os seus dados que foram eleitos para mobilidade.

Enquanto instituição acolhedora, foram recebidas as nomeações e os dados dos alunos que farão mobilidade no ano letivo seguinte. Recebidas as nomeações, procedeu-se à abertura dos processos individuais de cada aluno, reuniram-se os documentos recebidos por via postal e emitiram-se as cartas de aceitação (anexo 4) para cada um dos alunos que foram enviadas por correio e por email.

Finalizado o processo acima mencionado, foi feita uma listagem com os contactos e informações relevantes de cada um dos alunos para uma mais fácil gestão dos ficheiros.

Tendo passado o maior volume de trabalho, foi requerida uma vez mais a cooperação interdepartamental para a organização do processo de candidaturas aos ciclos de estudo do ano 2015-2016. Assim, nesta tarefa foram categorizadas as candidaturas pelos programas de estudo e os ciclos de estudo, após isto verificou-se se os candidatos reuniam todas as condições necessárias à aceitação no programa de estudos e procedeu-se então à filtragem dos candidatos aceites e recusados.

Tendo em conta que a FSES possui programas de estudo em inglês, houve alunos estrangeiros, não falantes da língua eslovaca que concorreram a programas de licenciatura, mestrado e doutoramento, como tal foi necessário efetuar a tradução das cartas aceitação, em como o guia de procedimentos de eslovaco para inglês.

Chegado o fim do ano letivo, emitiram-se transcripts e certificados de comparência dos alunos incoming, e receberam-se os transcripts dos alunos outgoing. Fez-se uma vez mais o controlo dos documentos e encerraram-se os processos preparando-os para serem arquivados.

Com o encerramento das atividades do gabinete, procedeu-se ao envio das tabelas com os dados referentes aos alunos da FSES para a reitoria da UK para que possam ser incorporados nos relatórios anuais e nas estatísticas oficiais da instituição. (anexo 5)

O tipo de trabalho efetuado foi sobretudo burocrático e de assistência aos alunos em caso de necessidade. Requereu conhecimentos linguísticos e de administração uma vez que os processos têm que ser tratados com a máxima responsabilidade para que possam ser consultados de maneira rápida a qualquer momento. As competências linguísticas permitiram que a comunicação fosse mais eficiente já que o nível de inglês de muitos dos alunos é baixo. O domínio de outras línguas nomeadamente o espanhol, o francês e o português permitiram que os problemas e as dúvidas dos alunos fossem esclarecidas de forma mais rápida permitindo aos estudantes uma sensação de maior proximidade com o GRI.

No que toca a minha experiência pessoal a atividade que foi mais interessante para mim foi o processo de candidaturas , especificamente as entrevistas e a avaliação das competências linguísticas dos alunos.

O número reduzido de atividades relatadas prende-se com a duração de cada uma delas, são tarefas morosas e que requerem um dispêndio de tempo muito elevado. Nenhuma

APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DE RESULTADOS

das tarefas que se realizaram durante o período de estágio teve duração inferior a três semanas acontecendo inclusive que, algumas delas decorressem em simultâneo.

6 Apresentação e Análise de Resultados

Como vem sendo referido neste relatório, o ponto principal é a mobilidade ERASMUS na Universidade Comenius em Bratislava.

A propósito do estágio realizado no gabinete de relações internacionais, surgiu a oportunidade de fazer a análise dos números e da realidade da mobilidade ERASMUS no período de 2007 a 2014. Assim, seguidamente serão analisados os dados fornecidos pela Universidade.

Os dados que serão apresentados em seguida fazem parte da publicação da reunião do departamento de relações internacionais da Reitoria da Universidade Comenius realizada no dia 23 de janeiro de 2015, esta reunião contou com todos os coordenadores dos gabinetes de relações internacionais das várias faculdades que constituem a universidade a fim de fazer o balanço do ciclo de 7 anos que terminou em 2014 e preparar o novo, já com o programa ERASMUS + em vigor.