Gestão de documentos

Nesta pesquisa não cabe entrarmo-nos no contexto histórico e epistemológico da arquivologia, mas, é interessante pontuarmos, a partir do contexto da II Guerra mundial, a ascensão da gestão de documentos e o aparecimento do novo profissional da área da arquivologia o “gestor de documentos” ou “records manager”.

O arquivo pode ser considerado, um grande centro informacional. Basta, somente, que os profissionais de arquivo deixem para trás os velhos conceitos de que os arquivos só servem para custodiar os documentos, ou seja, os arquivistas devem melhorar e ampliar suas atividades para atender e atrair o público em geral. Com isso, os arquivistas passarão a ser vistos como disseminadores da informação na sociedade. Conforme Santos (2009, p.188) para que o arquivista tenha um papel de disseminador da informação é necessário usar “[...] os verbos modificar, melhorar, participar, inovar e recriar representação ações técnicas, porem criativas e pró-ativas que os arquivistas devem assumir, muito além, aquelas características relacionadas a um mero guardador de papeis”.

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Saber fazer, termo tirado do texto: BELLUZZO, Regina Célia Baptista. As competências do profissional da informação nas organizações contemporâneas. Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação, São Paulo, v.7, n.1, p. 58-73, jan./jun. 2011.

As informações fixadas em qualquer suporte (documento) é a maneira que as instituições possuíam e possui para comprovar as ações realizadas. Este pensamento pode ser afirmado com a idéia de Indolfo (2007. P.29), que diz, “o documento ou, ainda, a informação registrada, sempre foi o instrumento de base do registro das ações de todas as administrações, ao longo de sua produção e utilização, pelas mais diversas sociedades e civilizações, épocas e regimes”. A incessante busca dos indivíduos pela informação fez com que surgisse a necessidade de gerir a mesma, e o arquivista junto com a gestão de documentos veio para mostrar a importância que os documentos possuem. Ou seja, os documentos são grandes fontes de informação nos arquivos, e os mesmo, tanto servem para comprovar algo como servem para preservar a memória de uma dada instituição.

A gestão de documentos, no inicio, era vista como uma atividade auxiliar da administração que tinha por finalidade otimizar as funções administrativas, evitar custos e o acumulo documental. As administrações tratavam os arquivos correntes e os arquivos permanentes de forma distinta. A fase corrente dos documentos era vista apenas como parte das funções administrativas e a fase permanente dos documentos trabalhava apenas com os documentos considerados de valor histórico. Sendo que, o arquivo é um todo orgânico e as informações tanto na fase corrente como na fase permanente fazem parte do mesmo arquivo e não podem ser tratados como duas coisas distintas, ou seja, conforme Rosseau e Couture que analisa e defende as perspectivas da arquivística integrada. Ou melhor, para formar um fundo de arquivo é necessário que as informações documentais sejam produzidas de forma orgânica (natural). Segundo Llansó I Sanjuan (1993. p.18), os documentos de arquivo devem ser considerados como um conjunto orgânico, e sua divisão em arquivos correntes, intermediários e permanentes podem ser usados para facilitar o tratamento dos mesmos, mas sem esquecer a sua totalidade.

Para melhor entendimento do que é principio de respeito aos fundos: “consiste em manter agrupados, sem misturá-los a outros, os arquivos provenientes de uma administração, de uma instituição ou de uma pessoa física ou jurídica” (DUCHEIN, 1983 apud SOUSA, 1997, p. 31). Com isso, o documento de arquivo deve ser tratado de forma orgânica, ou seja, manter suas relações entre si. As informações nos documentos de arquivo permitem a recuperação do contexto de produção e execução de um ato, atividade ou função realizada por suas instituições.

A função do arquivista como gestor de documentos, muitas das vezes, é comparada com as atividades dos administradores. A relação existente entre a gestão de documentos e a administração ainda é muita forte, pois, segundo Indolfo (2007) no inicio da

aplicação dos conceitos de gestão de documentos foram necessários princípios administrativos, como: organização, planejamento, controle, entre outros. Estes princípios foram utilizados para alcançar eficiência, eficácia e economia na realização da gestão de documentos, e esses fatores, são utilizados por diversos autores da área da Arquivologia para conceitualizar gestão de documentos. A semelhança entre estas duas áreas acarreta a não identificação da gestão de documentos como uma forma de disseminar a informação. Ou seja, deixa o seu conceito enraizado há anos atrás, onde, a gestão de documentos era considerada uma ferramenta auxiliar da administração

Mesmo com a relação existente entre os administradores e os arquivistas, observa- se, a falta de importância com os arquivos e os seus profissionais nas administrações, tanto públicas quanto privadas. As atividades que deveriam ser de responsabilidade dos profissionais de arquivo são desempenhadas, na maioria das vezes, por administradores ou pessoas sem qualificação na área, tendo como resultado a ineficiência das atividades arquivísticas. No Brasil, por exemplo, “[...] observa-se a formação de dois grandes acervos: os arquivos montados nos setores de trabalho e as massas documentais acumuladas” (SOUSA, 1997, p. 33), ou seja, a falta de tratamento adequado, a não utilização dos princípios arquivísticos e a falta de gestão de documentos nas instituições, geram as massas documentais. Com isso, aumentam-se os ruídos na transmissão das informações. E os maiores prejudicados são os usuários, pois, na hora da busca, pela informação, não alcançam uma resposta eficiente e eficaz. Portanto, segundo Santos (2009), as atividades referentes ao tratamento da documentação de arquivo devem ser realizadas pelos profissionais de arquivo e pelas técnicas presentes na gestão de documentos.

O gestor de documentos proporciona para instituição um trabalho eficiente e eficaz, pois, trata, organiza, padroniza e dissemina as informações contidas nos documentos de arquivo. As idéias dos autores Llansó I Sanjuan (1993) e Rhoads (1983), assemelham-se no que diz respeito à função gestor de documentos ou records manager (como é chamado nos E.U.A), pois, ambos tratam o gestor de documentos como um dos principais responsáveis pela transmissão da informação contida no arquivo. O gestor de documentos trabalha com todo a ciclo vital dos documentos, desde sua criação até a sua eliminação ou permanência nos arquivos, e isso, de certa forma, acaba dando ao gestor a autonomia de dispor as informações contidas nos arquivos.

Já para Santos (2009, p. 177) o gestor de documento ou records manager “estão assumindo seu papel como profissionais essenciais à consecução dos objetivos das instituições à qual estão vinculados”. A importância desses profissionais vem crescendo junto com os

avanços das novas tecnologias, ou seja, com o novo conceito de explosão informacional, a sociedade tem buscado profissionais especializados para garantir a confiabilidades dos documentos.

A gestão de documento, como já foi dito anteriormente, visa reduzir as massas documentais dos órgãos e otimizar as atividades no fase corrente e intermediária de forma econômica, eficiente e eficaz nas administrações. Conforme Jardim (1987), esta perspectiva de garantir uma administração mais eficiente é baseada nas experiências americana e canadense.

Em contrapartida, um bom tratamento dos documentos na fase corrente e intermediaria, com o uso dos princípios da gestão de documentos, não favorecerá somente as administrações, mas também refletirá na fase permanente dos documentos.

A gestão de documento é uma operação arquivística “o processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa”. (LAWRENCE BURNET, apud JARDIM, 1987, p. 35)

Nesse contexto, a gestão documental visa preservar a memória da instituição, evitando-se o acumulo documental e preservando os documentos de valores históricos.

Contudo, observa-se que a gestão de documentos perpassa por todo ciclo de vida dos documentos desde a criação até a sua eliminação ou guarda permanente. Rhoads (1983, p. 19, tradução nossa), define a gestão de documentos, como:

Um sistema integral de gestão de documentos se ocupará de tudo o que sucede os documentos de uma organização através do seu “ciclo vital”, isto é, desde seu nascimento, passando por sua vida ativa e produtiva como meio de cumprir com as funções da organização, até sua morte ou destruição se tiverem cumprido com todas as finalidades pertinentes, ou sua reencarnação como arquivos que tem valores que justifiquem sua conservação. As três fases básicas da gestão de documentos são, pois, as seguintes: 1) criação, 2) utilização e mantenimento, e 3) eliminação dos documentos.

Llansó I Sanjuan (1993), afirma este pensamento, dizendo que o período de criação até eliminação ou guarda permanente dos documentos, fazem parte da “denominação genérica” de gestão de documentos, isto é, a gestão de documentos esta presente em todo ciclo vital do documento. Logo, é uma preocupação desse gestor formar um arquivo de qualidade, atendendo às demandas da administração em sua fase corrente e permitindo, a partir de uma cuidadosa avaliação, que os documentos de caráter permanente alcance o objetivo de servir não somente como presunção de prova, mas também como fontes de informacionais para os indivíduos.

Sob tal perspectiva, os documentos da fase corrente também possuem valor informacional nos arquivos, ainda que o público seja restrito a seus administradores. O

arquivo é um todo orgânico, logo todas suas funções (fase de vida dos documentos) são fundamentais para construção da historia ou da memória dos órgãos. Ou seja, tanto a fase primaria (fase administrativa) como a fase secundaria (fase que vale como testemunho) dos documentos de arquivos possuem valor informacional. O bom funcionamento do arquivo permanente é o reflexo de uma gestão de documentos realizada de forma adequada e coerente. Com isso, a fase corrente e intermediaria dos arquivos também fazem parte da formação dos arquivos e também são denominados “arquivos instituições”.

Nos dias atuais onde a informação é indispensável, observa-se que, a mesma é o fator primordial para tomadas de decisões nos órgãos. Nas unidades de arquivo as informações geralmente são mais técnicas e administrativas, seria inovador se o gestor de documentos passasse a ampliar suas maneiras de disseminar informação e torna-se efetivamente um agente primordial nas tomadas de decisões. Essa idéia fundamenta-se com Santos (2009, p. 188) “a demanda contemporânea é de que o arquivista, ou o profissional de informação de forma geral, seja atuante no ciclo decisório que envolve os objetivos institucionais”.

O gestor de documentos vem agregando os elementos eficiência, eficácia e economia (nas administrações), com a importância da informação do documento de arquivo. “[...] hoje o papel da gestão de documentos para o controle do ciclo vital ganha uma revitalização incomparável a sua função torna-se primordial para garantir cada vez mais eficiência, eficácia e qualidade nos negócios, nas decisões e na preservação da memória”. (INDOLFO, 2007, P. 42).

O profissional da informação junto à gestão de documentos vem desempenhado um papel de disseminador e de administrador da informação. A informação tem ocupado um lugar estratégico nas tomadas de decisões nas organizações. De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 65), “a gestão da informação orgânica, permitindo a pesquisa retrospectiva, reduz a incerteza e melhora a tomada de decisão, aprofundando o conhecimento da cultura institucional e do processo de decisão.” Por fim, a arquivologia e a gestão de documentos podem ser inseridas nesta nova era informacional, pois, os mesmos detêm de metodologias, teorias e técnicas que fortalecem a entrada e permanência do arquivista nesta nova fase que a sociedade se encontra, ou seja, uma fase informacional que propõe gerar conhecimento e informação a todos os cidadãos.