Identificação dos Riscos

A Fase de Execução foi dividida em apenas três etapas, sendo elas:

Autorização de Inicio de Objeto, execução e envio da documentação ao agente financeiro.

Após a divisão das fases, similar à fase de licitação, o gerenciamento dos riscos foi feito

com base no Guia PMBOK®, seguindo também as etapas de identificação, análise

qualitativa, planejamento e implementação de respostas e monitoramento dos riscos. O

Quadro 10 demonstra quais os itens identificados nesta fase.

Quadro 12 – Identificação dos riscos na fase de execução

Nº FASE DE EXECUÇÃO

1.0 Autorização de Início de Objeto

1.1 Falta de Aprovação da SPA no Ministério devido

1.2 Demora na Emissão da Ordem de Serviço

1.3 Após emissão da OS, atraso no início da obra pela empreiteira

2.0 Execução

2.1 Contratação de empresa de qualidade duvidosa

2.2 Problemas de projeto que divergem da realidade

2.3 Necessidade de utilização de materiais que divergem do previsto

2.4 Intempéries climáticas

2.5 Atraso no pagamento

2.6 Retrabalho após fiscalização

2.7 Glosa Financeira

2.8 Materiais da planilha de referencia não encontrados no mercado

2.9 Atraso na entrega dos pedidos de materiais

2.10 Engº Fiscais com excesso de demanda

2.11 Atraso no cronograma físico-financeiro previsto

2.12 Vencimento da licença ambiental antes do prazo de conclusão

3.0 Envio da documentação ao agente financeiro

3.1 Longo período de análise para autorizar saque

3.2 Constatação de pendências administrativas que impossibilitem a autorização

3.3 Constatação de erros nos cálculos dos quantitativos medidos

Fonte: Autoria Própria (2018).

A despeito de ter tido metade do número de etapas da fase de licitação, isto

não significa que seja uma fase que possui menos riscos, na verdade a etapa anterior

possuía riscos de caráter estritamente administrativo e burocrático, porém aqui, além

destes, temos os riscos da fase operacional do processo, como por exemplo, atraso nas

entregas dos pedidos ou dificuldade de encontrar os materiais solicitados no mercado

local.

Esta fase apresentou uma quantidade de riscos similar à fase anterior, sendo

um total de dezoito riscos subdivididos de forma desigual, sendo três na etapa de AIO, três

no envio da documentação ao agente financeiro e os demais doze riscos na fase de

execução, o que corrobora com a ideia de que aqui esta é uma etapa delicada do processo

como um todo.

As categorias e subcategorias dos riscos foram determinadas e agrupadas na

Estrutura Analítica dos Riscos – EAR, conforme a Figura 9.

Figura 9 – Estrutura Analítica dos Riscos na fase de execução

Depois de identificados, foram analisadas as causas e os efeitos de todos os

riscos, para assim pensar na melhor forma para minimizá- los e combatê- los, como pode-se

observar no Quadro 11.

Com relação ao primeiro risco identificado, sobre a homologação da Síntese

do Projeto Aprovado - SPA, o efeito é o atraso na AIO e sua causa está atrelada a alta

demanda do ministério responsável pela análise do projeto. Esse risco é uma peculiaridade

que ocorre apenas para contratos de repasse firmados até 2016, que por não terem sido

executados em tempo hábil, necessitaram de reprogramação financeira e consequente

mudança no projeto inicial, tendo que novamente ser submetido à aprovação do

ministério. Para contratos firmados após esse período, atendendo à portaria interministerial

nº 424, de 30 de Dezembro de 2016, tendo decorrido certo tempo, caso a obra não inicie, o

recurso é perdido.

A prefeitura ao final de cada ano fecha seu orçamento para fazer o balanço

final de suas contas e durante este período algumas vezes pode se encerrar o processo

licitatório e contratar uma empresa para executar a obra, porém a Ordem de Execução de

Serviços só poderá ser dada após a reabertura do orçamento no ano seguinte, isto pode

acarretar certo prolongamento no tempo total do processo.

Quadro 13 – Causa e efeito na fase de execução

IDENTIFICAÇÃO DOS

RISCOS ^{EFEITO CAUSAS}

Autorização de Início de Objeto Falta de homologação da

SPA no Ministério devido

Atraso na AIO pela instituição mandatária

Alta demanda do Ministério; Baixo nº de pessoal.

Demora na Emissão da

Ordem de Serviço ^{Atraso no tempo de processo}

Alta demanda do setor financeiro; Não abertura do orçamento anual; Após emissão da OS,

atraso no início da obra pela empreiteira

Atraso no tempo de processo

Empresa de pequeno porte com dificuldades financeiras; Falta de documentação de algum

órgão licenciador;

Motivos individuais da empresa. Execução

Contratação de empresa de qualidade duvidosa

Frequente acometimento a problemas diversos; A obra terá qualidade duvidosa também;

Possibilidade de distrato futuro.

Falta de concorrentes melhores no processo licitatório; Legislação rigorosa.

Problemas de projeto que divergem da realidade

Aumento do valor previsto; Aumento do tempo de execução previsto.

Falta de visitas técnicas na fase de projeto;

Alterações no ambiente de execução devido a intempéries climáticas

Quadro 14 – Causa e efeito na fase de execução

IDENTIFICAÇÃO

DOS RISCOS ^{EFEITO CAUSAS}

Utilização de materiais que divergem do previsto

Diminuição na qualidade da obra; Erros futuros nas planilhas de medição de serviços executados.

Necessidade de readequação financeira, caso tenha ocorrido um gasto maior imprevisto; Utilização de material de qualidade inferior ao previsto pela empresa contratada.

Intempéries climáticas

Retrabalho; Aumento do tempo

de execução previsto. ^{Imprevistos, chuvas, dentre outros.}

Atraso no

pagamento

Diminuição no ritmo da obra, ou até paralisação.

Falta de planejamento; Demora na autorização de saque pela instituição mandatária.

Retrabalho após fiscalização

Aumento do tempo de execução previsto

Trabalho executado com qualidade duvidosa ou divergindo do que seria necessário

Glosa Financeira Diminuição no ritmo da obra.

Serviço executado fora do período em que deveria ou de forma diferente do previsto.

Materiais da planilha de referencia não encontrados no mercado

Obra paralisada por falta de material

Falta de planejamento dos materiais; Mercado em escassez de produtos; Desatualização das especificações do orçamentista;

Atraso na entrega dos pedidos de materiais

Obra paralisada por falta de material

Falta de organização e planejamento da empresa; Questões meteorológicas; Falta de comunicação com os fornecedores; Irresponsabilidade do fornecedor.

Engº Fiscais com excesso de demanda

Maior liberdade para erros por parte da empreiteira executora; Demora na elaboração das planilhas de medição enviadas à instituição mandatária

Engº com grande número de obras sob sua fiscalização; Atrasos em outras obras, aumentando a demanda naquele momento.

Atraso no

cronograma físico-financeiro previsto

Valores de referência inutilizados pela mudança de valor do dinheiro no tempo.

Falta de planejamento; Má elaboração de cronograma.

Vencimento da licença ambiental antes do prazo de conclusão

Suspensão das autorizações de saque até que a obra esteja regular

Falta de planejamento em solicitar a renovação da licença; Demora na renovação por parte do órgão licenciador.

Envio da documentação à instituição mandatária Longo período de

análise para autorizar saque

Atraso no tempo de execução previsto

Alta demanda da instituição mandatária; Complexidade das planilhas de medição enviadas; Baixo nº de pessoal.

Pendências

administrativas que impossibilitem a autorização

Atraso no tempo de execução previsto

Documentação faltosa no que foi encaminhado à instituição; Erros acumulados de outros períodos; Constatação de erros

nos cálculos dos quantitativos

medidos

Solicitação de encaminhamento de nova planilha retificada; Retrabalho; Atraso no tempo de execução previsto.

Falta de atenção na elaboração da planilha; Engº com grande número de obras sob sua fiscalização.

Outros riscos identificados têm como causa principal a contratação de

empresas sem grande capital, ou de qualidade duvidosa, que posteriormente acarretam

inúmeros outros problemas no andamento da obra, fazendo com que muitas vezes a obra

seja distratada, gerando reprogramações financeiras e necessidade de novo processo

licitatório e deixando a população mais tempo sem os benefícios das obras, ou mesmo que

não ocorra isso, pode acarretar retrabalho de serviços executados incorretamente após a

fiscalização do agente financeiro. Isto se justifica muitas vezes porque existem poucas

empresas de boa qualidade na região que se interesse por obras públicas, ou ainda que

existam boas empresas nas concorrências licitatórias, a legislação pode ser rigorosa de

forma a eliminar as mesmas por preço em detrimento de qualidade.

Durante a fase inicial da licitação, as empresas têm a oportunidade de fazerem

visitas técnicas para conhecer o local onde se situará o empreendimento pretendido, porém

muitas vezes estas se abstêm desse direito, apresentando declaração de que abre mão disto

na fase habilitação, fato este que futuramente pode ocasionar problemas, tendo em vista

que seus projetos (orçamento, arquitetônico e outros) foram feitos com base apenas nos

projetos de referência da prefeitura e não com base em uma análise própria do local da

obra. Isto pode tanto onerar a obrar, quanto prolongar seu tempo de execução, fazendo

necessário elaborar aditivos contratuais e outros problemas.

Alguns outros riscos já não ocorrem por culpa da empresa, mas de outros

agentes como as intempéries climáticas, atrasos no paga mento e glosa financeira, que é

quando o agente financeiro por alguma razão resolve não pagar todos os serviços

executados durante aquele período, adicionando o valor referente aos serviços não pagos

em períodos futuros, conforme deseje.

4.1.2.2 Realização da análise qualitativa dos riscos

Logo após a identificação dos riscos existentes, foi levantado o grau dos riscos

da fase de execução, de maneira análoga à fase de licitação.

Nesta análise, apontam-se: quatro riscos de grau considerado alto, quatro de

grau baixo e dez riscos de grau médio. Constitui-se uma fase onde deve se ter uma atenção

especial, tendo em vista que apenas quatro riscos foram considerados baixos dos dezoito

riscos identificados, com relação à probabilidade e impacto, conforme o Quadro 12.

Quadro 15 – Grau do risco da fase de execução

IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS ^{Probabilidade}

de Ocorrência

Grau de

Impacto

Grau de

Risco

Autorização de Início de Objeto

Falta de Aprovação da SPA no

Ministério devido

Provável

(2)

Alto

(3)

Alto

(6)

Demora na Emissão da Ordem de

Serviço

Pouco Provável

(1)

Médio

(2)

Baixo

(2)

Após emissão da OS, atraso no início da

obra pela empreiteira

Provável

(2)

Médio

(2)

Médio

(4)

Execução

Contratação de empresa de qualidade

duvidosa

Pouco Provável

(1)

Alto

(3)

Médio

(3)

Problemas de projeto que divergem da

realidade

Provável

(2)

Médio

(2)

Médio

(4)

Utilização de materiais que divergem do

previsto

Provável

(2)

Médio

(2)

Médio

(4)

Intempéries climáticas ^{Pouco Provável}

(1)

Alto

(3)

Médio

(3)

Atraso no pagamento ^{Muito Provável}

(3)

Alto

(3)

Alto

(9)

Retrabalho após fiscalização ^Provável

(2)

Médio

(2)

Médio

(4)

Glosa Financeira ^Provável

(2)

Médio

(2)

Médio

(4)

Materiais da planilha de referencia não

encontrados no mercado

Pouco Provável

(1)

Alto

(3)

Médio

(3)

Atraso na entrega dos pedidos de

materiais

Provável

(2)

Médio

(2)

Médio

(4)

Engº Fiscais com excesso de demanda ^{Muito Provável}

(3)

Baixo

(1)

Baixo

(3)

Atraso no cronograma físico-financeiro

previsto

Muito Provável

(3)

Alto

(3)

Alto

(9)

Vencimento da licença ambiental antes

do prazo de conclusão

Pouco Provável

(1)

Médio

(2)

Baixo

(2)

Envio da documentação à instituição mandatária

Longo período de análise para autorizar

saque

Muito Provável

(3)

Alto

(3)

Alto

(9)

Constatação de pendências

administrativas que impossibilitem a

autorização

Provável

(2)

Médio

(2)

Médio

(4)

Constatação de erros nos cálculos dos

quantitativos medidos

Pouco Provável

(1)

Médio

(2)

Baixo

(2)

É importante enfatizar, que a análise foi feita com base na matriz de

probabilidade e impacto, e os riscos considerados de grau médio e baixo podem ter um

impacto bastante significativo, porém foram assim classificados por terem tido baixa

ocorrência.

4.1.2.3 Planejar as respostas aos riscos

De maneira análoga à fase de licitação, os riscos de grau alto foram

classificados como urgentes, tendo em vista que são riscos frequentes de impacto

significativo no andamento dos repasses. O Quadro 13 demonstra as respostas a esses

riscos, quais ações devem ser tomadas no intuito de evitar que ocorram.

Quadro 16 – Planejamento de respostas aos riscos de grau alto na fase de execução

Risco Estratégia Urgência Ações Necessárias

Falta de

Homologação da

SPA no Ministério

devido

Prevenção Sim

1 - Envio do novo projeto com mais

antecedência;

2 - Cobrar mais agilidade do

ministério;

3 - Iniciar processo licitatório apenas

quando houver previsão da

homologação do SPA.

Atraso no

pagamento ^{Prevenção Sim}

1 - Estipular prazos para análise de

documentação que viabiliza a

Autorização de Saque do agente

financeiro, para que não ultrapasse 30

dias;

Atraso no

cronograma

físico-financeiro previsto

Mitigação Sim

1 - Fazer estimativas realistas sobre o

empreendimento pretendido;

2 - Buscar a maior eficiência em todos

os processos, evitando retrabalhos e

imprevistos.

Longo período de

análise para

autorizar saque

Transferência Sim

1 - Desenvolvimento de sanções para o

caso de atraso na autorização;

2 - Incitar a concorrência entre as

instituições que atuam como agente

financeiro para que seja prestado um

melhor serviço à PMM;

Fonte: Autoria Própria (2018).

O risco relacionado à homologação da SPA, que possui impacto significativo

na execução, é de fácil prevenção, tendo em vista que se o processo licitatório for iniciado

apenas após a homologação, não existirá empecilho para a obra ser iniciada ao fim da

licitação.

O Quadro 14 aponta o planejamento de respostas aos riscos de grau médio da

fase de execução. Para este grau, as estratégias incluem a aceitação de alguns riscos

conforme descrito.

O risco que tem como estratégia a mitigação ou aceitação é o risco das obras

serem acometidas por intempéries climáticas. É bem verdade que não existem maneiras de

evitar que esses fenômenos ocorram, porém os profissionais conhecem a região e devem

ainda na fase de projeto assumir as intempéries que podem acometer o projeto, assim é

necessário o desenvolvimento de respostas eficientes no intuito de minimizar os efeitos

deste risco, tendo o mínimo de prejuízo para todas as partes. Nesse momento de

planejamento é preciso contar que uma vez ocorrendo esses eventos, a obra será

paralisada.

A municipalidade não pode arcar com o ônus de ter as obras pleitadas

atrasando seu início após a emissão da OS, assim, é imprescindível que esse risco e suas

consequências sejam transferidos à empresa contratada, e ainda sejam estabelecidas multas

e sanções para cada dia em que a obra fique parada, visando o início imediato da obra após

emissão de OS. Riscos que estão relacionados à qualidade das empresas que a PMM venha

a porventura contratar, também devem ser transferidos a esta.

Foram cinco os riscos que tiveram como estratégia a prevenção, estando todas

as respostas a esses riscos bastante associadas à eficiência dos profissionais envolvidos nas

situações. É possível perceber que muitos dos problemas que hoje ocorrem tem relação

com o pouco preparo do pessoal que atua nesse processo, assim, com o empenho desses

funcionários em buscar fazer projetos mais condizentes com a realidade do local da obra,

exercer uma fiscalização eficaz e detalhada sempre, capacitações e treinamentos

adequados, informações claras sobre como deve ser o processo para todos aqueles

envolvidos nele de fácil acesso, as chances de alguns riscos ocorrerem seriam bem

menores.

Quadro 17 – Planejamento de respostas aos riscos de grau médio na fase de execução

Risco Estratégia Urgência Ações Necessárias

Após emissão da OS,

atraso no início da obra

pela empreiteira

Transferência Não

1 - Estabelecimento de multas e sanções

para cada dia que a obra permaneça sem

início;

Contratação de empresa

de qualidade duvidosa ^{Transferência Não}

1 - Desenvolver sanções para a empresa

que não apresentar justificativa cabível

sobre a desistência neste;

2 - Buscar meios de impedir que

empresas com histórico problemático

participe das licitações, através de

processos administrativos.

Problemas de projeto

que divergem da

realidade

Prevenção Não

1 - Buscar conhecer bem o local onde a

obra será localizada, através de visitas

técnicas e estudos sobre o local, na fase

de elaboração de projetos.

Utilização de materiais

que divergem do

previsto

Prevenção Não

1 - Buscar exercer fiscalização mais

atuante, impedindo que a empresa

utilize tais materiais.

Intempéries climáticas ^{Mitigação /}

Aceitação ^Não

1 - Ter em mente ainda no

planejamento, quais impactos a natureza

pode exercer sobre o empreendimento;

2 - Estar preparado para responder aos

incidentes de maneira eficaz caso

necessário;

3 - Quando houver chuva, trovoadas,

ventanias, entre outros, a obra deve ser

paralisada.

Retrabalho após

fiscalização da equipe

técnica do agente

financeiro

Prevenção Não

1 - Inspeção no término da atividade;

2 - Análise detalhada dos pontos

cruciais;

Glosa Financeira Prevenção Não

1 - Buscar executar a obra de acordo

com o cronograma físico- financeiro

encaminhado ao agente financeiro, sem

antecipar serviços ou trocar o serviço

previsto por outro de mesmo valor.

Materiais da planilha de

referencia não

encontrados no mercado

Prevenção Não

1 - Comunicação prévia com a

contratante;

2 - Análise do material no mercado.

Atraso na entrega dos

pedidos de materiais ^{Prevenção Não}

1 - Análise de fornecedor;

2 - Pedido de compra realizada num

período antes do projeto;

3 - Boa comunicação da empresa.

Constatação de

pendências

administrativas que

impossibilitem a

autorização de saque

Prevenção Não

1 - Buscar melhor eficiência em cada

fase do processo, não gerando

pendências condicionantes ao longo

deste.

Ainda de acordo com o Quadro 14, totalizam-se duas estratégias de

transferência, sete de prevenção e uma que se divide em mitigação e aceitação.

4.1.3 Implementação das respostas aos riscos

Este trabalho não teve como objetivo a implementação das respostas em seu

escopo, porém é sugerido à instituição, tendo em vista a importância vital desta etapa, que

seja elaborado o plano de gerenciamento dos riscos indicando os papéis e as

responsabilidades dos integrantes da equipe do projeto e de outras partes interessadas

quanto ao gerenciamento dos riscos. Estas informações serão usadas para alocar

responsáveis pelas respostas aos riscos aqui levantadas. O plano de gerenciamento dos

riscos também define o nível de detalhe da metodologia do gerenciamento dos riscos do

projeto, devendo especificar ainda, os limites dos riscos do projeto com base no apetite ao

risco das principais partes interessadas, que define a meta aceitável a qual deve ser

alcançada pela implementação das respostas aos riscos.

A implementação das respostas aos riscos aqui identificados irá resultar em

uma grande mudança nas linhas de base de custos, cronograma e de outros componentes

do plano de gerenciamento do projeto, irá otimizar os processos inerentes às transferências

de recursos federais e irá trazer de maneira melhor, mais rápida e com menos custos as

condições de infraestrutura prevista. Isto irá evitar que os riscos sejam transferidos apenas

às construtoras, tornando a PMM corresponsável na prevenção destes.

No documento UNIVERSIDADE FEDERAL RURAL DO SEMI-ÁRIDO PRÓ-REITORIA DE GRADUAÇÃO CENTRO DE ENGENHARIAS DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA E CIÊNCIAS AMBIENTAIS CURSO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO RAQUEL ALVES TRIGUEIRO (páginas 59-69)