LANÇAMENTOS CONTABILÍSTICOS

Entende-se por lançamento contabilístico o registo de qualquer facto patrimonial nos livros de contabilidade. Para obter um registo correto dos documentos é necessário passar por cinco fases:

 RECEÇÃO DOS DOCUMENTOS

O processo contabilístico tem início com a receção dos documentos, tanto emitidos como recebidos, de cada empresa (entregues mensalmente ou trimestralmente à EGIPOC, mediante o regime de IVA em que estão enquadrados), para que sejam comprovados todos os movimentos registados na caixa e nos respetivos bancos.

Os documentos são entregues pelas empresas clientes da EGIPOC através do correio eletrónico, do correio ou pessoalmente pelos clientes. No entanto, sempre que é necessário, desloca-se uma

Página | 60

colaboradora da EGIPOC à empresa em questão, a fim de recolher a documentação necessária para serem cumpridos os prazos legalmente estipulados por lei. Os prazos diferem conforme o regime de IVA em que se enquadrar cada cliente.

 ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Após a receção dos documentos, estes são analisados e organizados cuidadosamente, examinando se estes preenchem os requisitos necessários para serem aceites contabilisticamente. Seguidamente são separados os documentos relevantes daqueles sem caráter contabilístico, como por exemplo, as guias de transporte e as despesas fora do âmbito da empresa cliente.

Como referido no Capitulo 2 deste relatório, as faturas ou documentos equivalentes para serem aceites contabilisticamente devem conter os elementos estabelecidos no nº 5 do Artigo 36º do CIVA (AT, 2017e).

Na empresa EGIPOC os documentos são separados mensalmente, e posteriormente são organizados e arquivados em dois dossiers: dossier contabilístico e dossier fiscal, para cada cliente com a respetiva identificação (nome do cliente, ano e período de tributação), facilitando assim a sua consulta sempre que necessário.

 Dossier Contabilístico – abrange os documentos contabilísticos que depois de terem sido organizados e separados por mês são colocados nesta pasta.

Os documentos estão organizados por uma ordem estipulada na empresa, começando do fim para o princípio da pasta, sendo que no princípio da pasta terá de ser colocado as imputações à contabilidade que são retiradas do programa de Processamento de Salários (Software Filosoft SIGEP.32);

 Dossier Fiscal – abrange os documentos da administração da empresa referentes ao ano fiscal, demonstrando o cumprimento das obrigações fiscais e contabilísticas ao longo do ano.

Página | 61

 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Após a organização dos documentos em pastas específicas, estes são classificados, a esferográfica vermelha, no canto superior direito, onde os primeiros dois dígitos correspondem ao mês de lançamento e os restantes três dígitos correspondem à numeração do próprio documento, como se ilustra na Tabela 13:

Mês Número de Documento Número Final

06 035 06035

Tabela 13: Classificação dos Documentos Fonte: EGIPOC

 LANÇAMENTO DOS DOCUMENTOS NO SOFTWARE

A classificação dos documentos é realizada simultaneamente com o lançamento, ou seja, insere- se a classificação feita manualmente em cada documento, de forma ordenada, no programa de contabilidade e posteriormente realiza-se o lançamento de acordo com o SNC e o Plano de Contas utilizado por cada entidade.

As empresas podem adaptar o seu Plano de Contas à sua realidade, subdividindo as subcontas previstas no SNC por taxas, mercado, entre outros. Assim, o Plano de Contas de cada entidade é subdividido em três tipos de contas: as contas do Razão (são as contas de dois dígitos, previstas no SNC), as contas Intermédias (são as contas que se encontram entre as de Razão e as de Movimento, que servem para agrupar devidamente as contas de Movimento), e as contas de Movimento (são as contas utilizadas diretamente no registo das operações).

Os lançamentos apresentam valores a Débito e valores a Crédito, sendo que no final o lançamento tem de estar saldado, ou seja, o total dos débitos tem de ser igual ao total dos créditos. As regras de movimentação das contas são apresentadas na Tabela 14:

Página | 62

Descrição Débito Crédito

Contas do Ativo: Debitam-se pelos valores iniciais e pelos

aumentos, e Creditam-se pelas diminuições +A -A

Contas do Passivo: Creditam-se pelos valores iniciais e pelos

aumentos, e Debitam-se pelas diminuições -P +P

Contas do Capital Próprio: Creditam-se pelos valores iniciais e

pelos aumentos, e Debitam-se pelas diminuições -CP +CP

Contas de Gastos: Debitam-se pelos valores iniciais e pelos

aumentos, e Creditam-se pelas diminuições +G -G

Contas de Rendimentos: Creditam-se pelos valores iniciais e pelos

aumentos, e Debitam-se pelas diminuições -R +R

Tabela 14: Movimentação de Contas Fonte: (Oliveira, 2016/2017)

 ARQUIVO DOS DOCUMENTOS

Após os procedimentos descritos anteriormente, os documentos vão ser arquivados, em pastas de arquivo devidamente identificadas e procede-se à sua arrumação. Normalmente, a EGIPOC fica com a posse dos documentos contabilizados durante o ano corrente, até ser realizado o encerramento de contas, e posteriormente estes são devolvidos ao cliente, ficando à sua responsabilidade o arquivo e a conservação durante o tempo mínimo legal obrigatório, de acordo com o nº 1 do Artigo 52º do CIVA (AT, 2017e):

“1 - Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos.”

Página | 63

Após terem sido realizadas todas as cinco fases para o registo dos documentos, acabadas de referir, é necessário a realização da reconciliação bancária, para se verificar se existem documentos em falta (se existirem, estes devem ser solicitados aos clientes, com a maior brevidade possível), ou ainda para verificar as diferenças que existem entre o extrato bancário e o extrato contabilístico (balancete).

Os sujeitos passivos realizam diariamente transações financeiras (pagamentos, recebimentos, transferências, investimentos, entre outros), que aparecem nos extractos bancários emitidos pelo banco, e que, por vezes não coincidem com os balancetes contabilísticos sendo, por isso, necessário a realização da reconciliação bancária, para identificar claramente as diferenças encontradas entre o extrato bancário e o registo na contabilidade, com as respetivas justificações.

A reconciliação bancária é o processo de manter o controlo do saldo interno e dos extratos bancários alinhados, através de comparações entre as entradas e saídas, e as transações bancárias da empresa. Para que esta seja realizada corretamente a estagiária seguiu quatro passos fundamentais:

1º Passo: Lançamento dos movimentos financeiros – todos os movimentos financeiros de

uma empresa devem ser declarados recorrendo ao Software Filosoft SNC.32;

2º Passo: Confirmação do saldo bancário – após todos os documentos se encontrarem

lançados, é necessário conferir se os números do saldo bancário, e do saldo inicial e final do balancete estão idênticos;

No extrato bancário fornecido pela entidade cliente da EGIPOC (Figura 13) encontram-se descritos os pagamentos e os recebimentos realizados durante o período em questão com o respetivo valor a débito ou a crédito, e ainda o número do documento contabilístico que é introduzido pelo contabilista para assim ser mais fácil encontrar o respetivo movimento no balancete contabilístico (Figura 14).

Página | 64

Figura 13: Extrato Bancário Fonte: EGIPOC

Página | 65

Figura 14: Balancete Contabilístico Fonte: EGIPOC

Página | 66 3º Passo: Análise pormenorizada das transações – confirmar se as datas e os valores de

todos os movimentos bancários estão de acordo com os movimentos contabilísticos. Os movimentos que não têm equivalência devem ser assinalados para ser realizada a reconciliação bancária;

Ao confirmar se os valores de todos os movimentos bancários estão de acordo com os movimentos contabilísticos, observa-se que os valores que se encontram a débito no extrato bancário, em contrapartida encontram-se a crédito no balancete contabilístico, e vice-versa.

4º Passo: Correção das inconsistências – no processo de reconciliação bancária podem ser

encontrados movimentos que não estão devidamente lançados. Perante cada irregularidade deve ser apurado e pesquisado o motivo, e posteriormente devem ser corrigidos para assim o saldo estar idêntico e coerente.

Posto isto, a reconciliação bancária, que se encontra no Anexo 12, apresenta a situação financeira de uma empresa cliente da EGIPOC, no período de 01/11/2016 a 30/11/2016.

Na origem desta reconciliação encontra-se o extrato bancário (Figura 13) e o balancete (Figura 14), que após serem analisados foram retirados os seguintes valores para se proceder ao preenchimento da reconciliação bancária:

 Saldo final do banco para o período em questão: 3.782,16€;

 Saldo final do balancete contabilístico para o mesmo período: 3.783,66€;

 A diferença entre ambos resulta de:

o Movimentos lançados a débito na contabilidade ainda não registados no banco: 0,00€;

o Movimentos lançados a crédito na contabilidade ainda não registados no banco: 1,10€;

o Movimentos a débito no banco ainda não lançados na contabilidade: 2,60€ (estes correspondem ao pagamento da Via Verde na data de 04/01/2016 através do

Página | 67

banco, não tendo sido até novembro desse mesmo ano, creditado na contabilidade);

o Movimentos a crédito no banco ainda não lançados na contabilidade: 0,00€.