Lista de funcionalidades

Após uma análise exaustiva da oferta tecnológica para o Balanced Scorecard e das características dos sistemas de informação que suportam este conceito, vamos definir aquela que consideramos ser a lista de funcionalidades esperadas pelos utilizadores deste tipo de sistemas de informação.

Adoptando o modelo usado no inquérito, apresentam-se de seguida as funcionalidades agrupadas nos mesmos cinco grupos:

MODELO PRINCIPAL

● Definição da missão Descrever a missão definida para a organização.

● Definição da visão Descrever a visão definida para a organização.

● Definição da estratégia Descrever a estratégia definida para a organização.

● Definição dos objectivos estratégicos Indicar os objectivos traçados.

● Indicação de objectivos, indicadores, metas e iniciativas para cada um das perspectivas padrão

Atribuir a cada perspectiva os objectivos, indicadores, metas e iniciativas definidas.

● Indicação das fórmulas de cálculo dos

indicadores Para cada indicador indicar a respectiva fórmula de cálculo. ● Estabelecimento de ligações entre objectivos,

indicadores, metas e iniciativas Possibilidade de criar ligações que ilustrem a que objectivos correspondem determinados indicadores, metas e iniciativas.

● Mapa de relações de causa-efeito Possibilidade de criar o mapa de relações de causa e efeito entre os objectivos estratégicos, enquadrando-os nas respectivas perspectivas.

● Possibilidade de interligar objectivos em

diversas camadas (em cascata) Possibilidade de estabelecer uma relação de interdependência entre os objectivos, em forma de árvore.

● Atribuição de objectivos a utilizadores

específicos ou grupos de utilizadores Definir responsáveis pela concretização de objectivos específicos.

● Definição de várias metas para cada objectivo

(meta interna, meta benchmark) Definição de várias metas que ilustrem vários graus de concretização do objectivo.

● Definição de indicadores específicos

(utilizador) e gerais (organização) Criação de indicadores específicos para certa área de negócio ou utilizador e indicadores gerais ao nível da organização.

● Assistentes para ajuda aos utilizadores na

realização de determinadas tarefas Existência de assistentes (wizards) para ajuda aos utilizadores na realização de tarefas não rotineiras.

● Possibilidade para inserir um número ilimitado de objectivos, indicadores, metas e iniciativas para qualquer perspectiva

Possibilidade para atribuir um número ilimitado de objectivos, indicadores, metas e iniciativas para cada perspectiva.

COMUNICAÇÃO

● Introdução de comentários aos objectivos, indicadores, metas e iniciativas por parte dos utilizadores do sistema

Possibilidade dos empregados introduzirem comentários ou sugestões sobre objectivos, indicadores, metas e iniciativas.

● Sistema de alertas sobre os indicadores,

comentários introduzidos e mensagens. Sistema que produza alertas (mensagens de e-mail, telemóvel) quando determinado indicador atingir níveis definidos nos parâmetros.

● Apresentação gráfica da ligação entre os

objectivos Apresentação da ligação gráfica (usando caixas, setas, etc.) estabelecida entre os objectivos. Possibilidade de realizar alterações no modelo gráfico.

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mensagens de correio, aplicações externas,

etc., a indicadores e objectivos informação que permita avaliar a evolução do indicador no tempo e um histórico das medidas tomadas.

● Uso de informação gráfica (ex: semáforos, imagens, gráficos, etc., na representação das tendências de evolução dos indicadores)

Uso de informação gráfica para facilitar a compreensão clara e rápida do grau de desempenho de cada objectivo.

● Uso de informação qualitativa para descrever a evolução de indicadores (bom, mau, aumentou, baixou, positivo, etc)

Uso de informação qualitativa que descreva o nível de evolução dos indicadores.

● Existência de relatórios e modelos de relatórios pré-definidos (perspectivas, indicadores vs metas)

Existência de relatórios genéricos já disponíveis na aplicação e modelos que permitam a rápida criação de outros.

NEGÓCIO

● Relatório do desempenho actual e histórico

de cada indicador Documento que evidencie e compare o desempenho actual e histórico de cada indicador.

● Monitorização (gráfica e descritiva) do índice

de satisfação de cada objectivo. Monitorização em tempo real do índice de satisfação de cada objectivo, indicador, meta e iniciativa. A qualquer momento deve ser possível observar o grau de concretização de determinado objectivo.

● Existência de vários tipos de

indicadores/métricas Existência de vários tipos de indicadores predefinidos por perspectiva.

● Capacidade para desdobrar a informação em

diversos níveis de detalhe Possibilidade do utilizador ir desdobrando a informação em diversos níveis de detalhe até encontrar a origem dos factos que observa.

● Definição de empregados responsáveis por

iniciativas e indicadores Definição de empregados responsáveis pelo desempenho de determinado indicador ou realização de determinadas tarefas.

● Associação de sistema de recompensas às

metas e iniciativas individuais Associação de sistema de recompensas sobre metas e iniciativas individuais.

● Análises multi-dimensionais (ferramentas

OLAP) OLAP – que permitem realizar análises sobre dados em diversas Online Analytical Processing, designa as ferramentas perspectivas (dimensões).

● Acompanhamento e medição do desempenho individual (por empregado) e respectiva contribuição para a satisfação dos objectivos estratégicos

Possibilidade de obter o desempenho de cada empregado e respectiva contribuição para o alcance dos objectivos estratégicos.

FLEXIBILIDADE

● Importação de dados provenientes de sistemas externos (folhas de cálculo, bases de dados)

Alimentação do sistema com dados provenientes de fontes externas.

● Exportação de dados em diversos formatos

(XML, texto, Ms EXCEL, etc) Exportação de informação em diversos formatos. ● Possibilidade de implementações totais (toda

a organização) ou parcelares (departamentos) O sistema de informação deve permitir implementações parciais (por unidade de negócio) e ser escalável para depois ser alargado ao resto da organização.

● Possibilidade de arquivar informação do

sistema actual para histórico Possibilidade de mover informação para base de dados de histórico, como meio de aumento da performance do sistema e eliminação de informação excessiva e desnecessária para o dia-a-dia.

● Administração centralizada do sistema Administração centralizada do sistema.

● Definição de políticas de segurança

(utilizadores/permissões/acessos) Definição de políticas de segurança, controlando acessos e permissões (leitura e escrita).

● Opção para alterar a terminologia utilizada

(ex: nomes de perspectivas) Opção para alterar os termos ou conceitos utilizados no sistema. Por exemplo poder alterar o nome das perspectivas.

63 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

● Funcionamento em várias plataformas ou

sistemas operativos (Windows, UNIX) O sistema de informação deverá funcionar em vários sistemas operativos.

● Desenvolvimento do sistema em tecnologia

WEB (HTML, ASP, PHP, .NET, J2EE) Desenvolvimento do sistema em tecnologia web, para que funcione na intranet da organização através do browser.

● Sistema assente num Sistema de Gestão de Base de Dados Relacional (SQL Server, Oracle, Informix)

Sistema assente numa base de dados relacional.

● Fácil de usar e intuitivo Facilidade de utilização do sistema, cumprindo as regras de usabilidade.

● Sistema baseado em ambiente de janelas Sistema baseado em ambiente de janelas e multi-tarefa conforme o princípio do MS Windows.

● Sistema cliente/servidor Sistema cliente/servidor.

Tabela 2 – Lista final de funcionalidades

3.6 RESUMO

Este capítulo termina a primeira grande parte desta dissertação. Começou-se por estudar o

Balanced Scorecard (BSC) enquanto instrumento de gestão estratégica, estudo este que não foi muito

aprofundado porque não se justificava neste contexto. Depois partimos para o estudo do suporte tecnológico, cujo objectivo era avaliar a oferta tecnológica existente para suporte ao BSC.

Neste capítulo estruturámos o estudo da oferta tecnológica ao BSC em três fases, permitindo- nos assim simplificá-lo com o necessário nível de detalhe. Na primeira fase analisou-se diversa documentação do instituto Balanced Scorecard Collaborative, tendo-se extraído as funcionalidades mínimas para um sistema de informação de suporte ao BSC. A segunda fase consistiu numa recolha e análise mais leve sobre os sistemas de informação certificados pelo mesmo instituto B.S. Collaborative. Em todas as aplicações analisadas verificou-se a existência de um conjunto de funcionalidades comuns, pelo que se recolheram as restantes funcionalidades consideradas igualmente importantes para o sistema. Na última fase foi constituída uma lista genérica de todas as funcionalidades consideradas importantes e, como meio de a validar, optou-se por inquirir organizações nacionais e estrangeiras com experiência nesta área.

O resultado final deste capítulo é uma lista de funcionalidades que consideramos serem as esperadas pelos utilizadores, servindo de base aos próximos capítulos desta dissertação. Na perspectiva dos consultores acreditamos que esta lista é uma forte contribuição para a identificação das necessidades dos seus clientes, podendo também constituir um guia para auxílio em futuras implementações de sistemas de informação relacionados com o BSC. Na perspectiva dos fornecedores esta lista encerra um estudo das funcionalidades esperadas pelos utilizadores, constituindo assim uma base de conhecimento útil tanto para o melhoramento dos seus SI, como para a prestação de melhor serviço aos seus clientes no futuro. Por fim, e segundo a perspectiva dos utilizadores deste tipo de sistemas, este estudo por um lado dá a conhecer as funcionalidades mínimas a exigir junto dos

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fornecedores de sistemas de informação de suporte ao BSC, e por outro serve para difundir a opinião de um conjunto de organizações que também têm suportado o seu BSC num sistema de informação próprio.

O próximo capítulo serve de introdução à segunda parte desta dissertação, onde serão estudadas algumas das mais recentes metodologias de desenvolvimento de software, com vista à escolha daquela que servirá de base à modelação conceptual de um sistema de informação para suporte ao BSC.