6. PROPOSTAS PARA MELHORIA DA INTEGRAÇÃO DP-PCP
6.3. MÉTODO PARA MELHORIA DA INTEGRAÇÃO DP-PCP
A partir do que foi exposto e analisado até o momento, promover a integração total entre DP e PCP no contexto estudado, envolve a superação ou eliminação das barreiras funcionais e a interligação efetiva de seus processos. Uma representação simplificada desta ideia é mostrada na figura 28, explorando-se o conceito central de processo de negócio e os aspectos apontados com base nas observações de Ward (2002) apud 3 Cardoso e Miyake (2004), classificados aqui como barreiras funcionais, as quais são: a) Handoff (transferência) – ilustrado pela separação de conhecimento e responsabilidade entre as áreas e manifestado pela transferência de informações entre as áreas (saídas de um processo que se tornam entradas de outro); b) Scatter (ruído) – deficiências no processo de comunicação entre as áreas e/ou uso de ferramentas pobres para o compartilhamento de informações; c) Wishfull thinking (mentalidade otimista) – desconhecimento dos processos, causando problemas na
3 WARD, A. Curso “Sistema Lean de Desenvolvimento”. Lean Institute Brasil, São Paulo,
qualidade da interação entre as áreas. Acrescentando-se, também, o conflito de objetivos, o qual se manifesta como uma significativa barreira funcional, impedindo ações colaborativas.
Figura 28: Interligação dos processos e superação de barreiras entre DP e PCP.
Fonte: Elaboração própria
A figura 28 mostra que DP e PCP são partes de um processo maior, os quais recebem entradas e geram saídas, utilizando-se de processos pertinentes à área e ferramentas de trabalho que suportam a execução deste processo.
A fim de que tais barreiras possam ser superadas e a integração interfuncional efetivamente ocorra, interligando os processos das áreas funcionais um método é proposto.
Algumas definições para método apontam-no como sendo o caminho pelo qual se chega a um determinado resultado ou como o conjunto de meios dispostos de modo conveniente para se chegar a um fim desejado (AULETE, 1970; FERREIRA, 1975). Campos (1992) corrobora estas definições ao conceituar método como uma sequência lógica de atividades necessárias para se atingir um determinando objetivo.
Alinhada a estas definições, esta tese apresenta um método composto por uma sequência de passos que almejam a melhoria da integração entre DP e PCP em empresas que adotam a ERD ETO.
A fim de superar as principais deficiências presentes na interface DP-PCP e efetivamente promover a melhoria da integração entre as áreas o método desta tese propõe a realização de dois estágios de melhoria, para os quais os passos envolvidos são apresentados nos quadros 21 e 22.
Quadro 21 – 1º Estágio de Melhoria: Passos básicos para melhoria da integração interfuncional
Passo Ação Recomendada Orientações para Execução
1.1 Calcular o NI da situação atual Levantar dados sobre as variáveis utilizadas no NI e atribuir os valores conforme quadro 20
1.2 Analisar o NI atual
Os resultados da tabela 1 permitem inferir que um NI < 0,6 (pesos conforme situação A), indica necessidade de melhoria em pelo menos duas das variáveis que impactam na integração, demonstrando-se insatisfatório
1.3 Se NI insatisfatório, seguir para o passo 1.4, caso contrário, iniciar o 2º Estágio de Melhoria (quadro 22)
Um NI satisfatório demonstra que a configuração atual das variáveis básicas para melhoria da integração encontra-se adequada, podendo ainda demandar melhoria nas interfaces das áreas funcionais (2º Estágio) 1.4 Identificar a(s) variável(eis) que tornou(am) o NI atual insatisfatório Cálculo similar ao apresentado na tabela 1 para a situação analisada 1.5 Definir ações para sanar inadequações da(s) variável(eis) De acordo com a característica da variável a ser tratada 1.6 Executar as ações definidas, aplicando-as nos próximos atendimentos de pedidos A elaboração de um plano de ação e seu acompanhamento é recomendado 1.7 Recalcular o NI levando em conta dados de um novo histórico de atendimento de pedidos após
implementação das ações
Levantar dados sobre as variáveis utilizadas no NI e atribuir os valores conforme quadro 20
1.8 Retonar ao passo 1.2 ----
Fonte: Elaboração própria
Quadro 22 – 2º Estágio de Melhoria: Passos para melhoria das interfaces e coordenação interfuncional DP-PCP
Passo Ação Recomendada Orientações para Execução
2.1 Defina um líder para coordenar a integração DP-PCP e que irá atuar nos futuros atendimentos de pedidos
Recomenda-se a nomeação de um profissional isento, que não faça parte das equipes de DP ou PCP, que tenha condições de consolidar e aglutinar os esforços destas áreas para que a integração ocorra (como exemplo a figura de um gerente de projeto, preocupando-se com os objetivos relacionados ao atendimento do pedido e não simplesmente os objetivos de desempenho isolados das áreas funcionais) 2.2
Elabore um modelo representativo da principal interface entre DP e PCP, especificando dados, informações, pré-requisitos e os meios de compartilhamento
Reúna profissionais do DP e PCP e promova um Brainstorming para elaboração desta representação da interface
2.3
Verifique se os elementos-chave para a promoção da integração estão adequados às características, objetivos e processos vigentes da organização
Exemplo: elevado compartilhamento de informações se faz necessário, porém não existem procedimentos definidos e tecnologia que suporte esta necessidade
2.4
Identifique ‘Zonas de Problemas’ na interface entre as áreas e solucione-as a partir da adequada aplicação dos elementos-chave (métodos de organização, tecnologias e pessoas)
Atribua responsabilidades às atividades, dados e informações que se perdem nas interfaces das áreas
2.5 Identifique as oportunidades e formas de se promover a integração no cruzamento das atividades das áreas
Leve em conta a necessidade de consecução dos objetivos de desempenho considerados prioritários para a organização e verifique as atividades das áreas que os suportam
Na figura 29 são mostradas algumas fases e ações recomendadas no ciclo de atendimento de pedidos para melhoria da integração. Propõe-se que a reunião de consenso seja utilizada para entendimento e formulação conjunta dos objetivos a serem atingidos no processo de atendimento de um novo pedido e a partir daí as ações individuais de cada uma das áreas funcionais sejam desdobradas fazendo-se uso intensivo das formas de compartilhamento de informações disponíveis (integração via interação) e, quando necessário, ações coletivas sejam desdobradas para análise e solução de problemas de modo conjunto (integração via colaboração), notadamente nas atividades em que elevada interdependência é observada entre as áreas funcionais. Ao final do processo de atendimento de pedido, propõe- se uma avaliação da consecução dos objetivos previamente determinados, servindo de registro de lições aprendidas e identificação de pontos de melhoria para processos de atendimento futuros (aspecto que não foi observado em nenhuma das empresas estudadas).
Figura 29: Ações recomendadas no ciclo de atendimento de encomendas para melhoria da integração
Fonte: Elaboração própria
O método proposto, assim como o conjunto de propostas apresentadas, não visam esgotar as oportunidades possíveis para melhoria da integração entre as áreas, mas sim organizar aspectos e ações que sejam condizentes com a melhoria da integração interfuncional em um ambiente complexo como o estudado. Espera-se que ao decorrer do processo de melhoria e em função das especificidades da empresa, outras ações sejam desdobradas.
6.4. AVALIAÇÃO DAS PROPOSTAS PARA MELHORIA DA