Métodos

Atualmente, o backoffice da FV conta com 224 gavetas, segundo a seguinte distribuição: 145 gavetas para éticos, 5 gavetas com produtos de saúde relacionados com o controlo da Diabetes

Mellitus, 67 gavetas para genéricos e 7 gavetas vazias. Nestas gavetas existe a organização

Com este projeto, pretendi melhorar, principalmente, a organização das gavetas, de forma a criar um sistema de organização mais intuitivo, quer para a arrumação dos MPF, na chegada de encomendas, quer no levantamento destes mesmos MPF, durante o atendimento (Figura 1).

Figura 1 - Sugestão de reorganização das gavetas do backoffice

Dentro de cada uma das 8 secções a organização seria: Nome comercial do medicamento > Dosagem > Nº de comprimidos > Forma farmacêutica (comprimidos, comprimidos gastrorresistentes, comprimidos de libertação modificadas, cápsulas, cápsulas gastrorresistentes, formas farmacêuticas tópicas).

A organização dos medicamentos éticos, produtos de saúde para o controlo da Diabetes

Mellitus e medicamentos genéricos manter-se-ia semelhante ao que é atualmente.

A criação de uma secção para medicamentos oftálmicos (colírios, gotas e géis) deveu-se ao facto destes medicamentos pertencerem à mesma categoria terapêutica, terem um local de aplicação específico e serem facilmente reconhecidos pelos colaboradores da farmácia, no atendimento ao utente. Além disso, visto que existe um número muito reduzido de genéricos desta classe terapêutica, o seu agrupamento com os produtos de marca libertaria espaço nas gavetas dedicadas aos medicamentos genéricos. Mais ainda, esta compartimentação melhora a qualidade de atendimento ao utente, visto que seria mais fácil e rápido recolher os medicamentos desta classe terapêutica, reduzindo o tempo de atendimento, e o tempo que seria utilizado a procurar estes medicamentos, caso estivessem misturados com outros, poderia ser utilizado no aconselhamento ao utente.

A criação de uma secção de pílulas é corroborada, não só pelo facto de pertencerem à mesma classe terapêutica, mas também por serem medicamentos com substâncias ativas semelhantes, o que torna o seu reconhecimento fácil, no atendimento ao utente. No caso particular das pílulas, esta compartimentação é ainda justificada pelo facto da arrumação de algumas pílulas ser feita por nome comercial e outras por nome da substância ativa, o que se torna confuso para alguém que integra a equipa da farmácia pela primeira vez e também durante o atendimento ao utente, caso se procure

estes medicamentos segundo a ordem do nome comercial, quando estes estão arrumados junto dos medicamentos com a mesma substância ativa..

A criação de uma secção para xaropes é suportada pelo facto de serem uma forma farmacêutica particular e, mais uma vez, por serem facilmente reconhecidos no atendimento ao utente. Devido ao facto de serem embalagens pesadas e frágeis, devem ser arrumadas nas gavetas inferiores, o que minimiza a hipótese de ocorrer um acidente.

A criação de uma secção para MNSRM prendeu-se com o facto de criar uma separação clara destes medicamentos com os MSRM. Apesar do SI emitir um aviso quando se insere erradamente um MSRM, esta organização evitaria contratempos deste género, poupando tempo no atendimento ao utente. Em segundo lugar, ao existir uma secção de MNSRM, os colaboradores da farmácia teriam mais facilidade nos atendimentos em que o utente não sabe exatamente o que quer, mas precisa de algo para melhorar o seu estado de saúde. Ao concentrar todos os MNSRM na mesma secção, os colaboradores da farmácia podiam apresentar ao utente, de forma rápida e eficaz, várias soluções para o seu problema. Em terceiro lugar, esta compartimentação evitaria a memorização dos MNSRM, visto que estariam todos concentrados num determinado número de gavetas.

Com o aproveitamento das gavetas vazias e a reorganização das restantes, certamente, iria existir mais espaço livre, o que possibilitaria colocar os suplementos alimentares nesta secção. A criação desta secção permitiria uma separação clara na arrumação de medicamentos e suplementos alimentares, mas principalmente poderia concentrar os suplementos todos no mesmo local de arrumação, visto que estes se encontravam arrumados em dois locais diferentes – juntamente com os MSRM e no armário dos “Perdidos”, existente na farmácia. Mais uma vez, particularizar esta secção permitiria melhorar a qualidade do atendimento ao utente, quando pede especificamente um suplemento. O colaborador da farmácia tem a possibilidade de mostrar ao utente as várias opções existentes na farmácia, rápida e eficazmente, sem ter a necessidade de procurar um determinado suplemento nos 2 locais possíveis de arrumação.

1.2.2. Alterações Complementares

De forma a facilitar o reconhecimento das diferentes secções, sugeri colocar uma etiqueta grande e com o fundo colorido (Figura 1), à semelhança daquelas que já existem produtos de saúde para o controlo da Diabetes Mellitus”, no início das secções. Adicionalmente, de forma a evitar a perda de espaço, o início da arrumação dos medicamentos genéricos nas novas secções iria começar logo a seguir ao fim dos medicamentos éticos. Esta separação seria marcada com uma etiqueta no separador da gaveta com a identificação “Genéricos”. Além disso, na parte exterior da gaveta existiria uma indicação que a arrumação dos genéricos daquela classe terapêutica tem início naquela gaveta. Esta indicação seria feita com uma etiqueta pequena com a identificação “Genérico” (Figura 2).

Com o intuito de ultrapassar a atual identificação incorreta, de algumas gavetas, com os marcadores escuros e letras brancas, a minha sugestão foi colocar uma etiqueta em cada gaveta

com as quatro letras inicias do primeiro medicamento arrumado nessa gaveta. Desta forma, caso alguma vez estas letras se alterassem seria mais fácil de atualizar a identificação (Figura 2).

Figura 2 - Sugestão da nova identificação das gavetas

1.2.3. Reaproveitamento do armário “Perdidos”

Esta arrumação por secções iria juntar-se às secções já existentes na FV – Champôs, Buco dentários e Produtos de higiene íntima. Como referido anteriormente, a libertação dos suplementos alimentares do armário “Perdidos” permitiria utilizar este armário apenas para os produtos que não se encaixam em nenhum grupo de MPF particular.

Neste ponto, a FV teria toda a arrumação do backoffice devidamente identificada, sendo que no

frontoffice a arrumação dos produtos seria relativamente simples, uma vez que já se encontram

1.2.4. Análise SWOT do Projeto

Tabela 4 - Análise SWOT do Projeto (Strenghts; Weaknesses; Opportunities; Threats)

Forças (S) Fraquezas (W)

- Maior aproveitamento comercial da farmácia - Melhor controlo dos prazos de validade - Melhor gestão das encomendas - Menor tempo de atendimento - Maior qualidade de atendimento

- Período de adaptação ao novo esquema de arrumação

- Necessidade de maior cuidado na arrumação das encomendas durante o processo de transição

- Combater o hábito criado de arrumar determinado MPF em determinado sítio

Oportunidades (O) Ameaças (T)

- Aproveitar para acrescentar outra secção de arrumação se necessário / justificável

- Criar espaços de arrumação claros para os MPF

- Processo que se pode tornar demasiado moroso e colidir com a receção encomendas, enquanto se reorganizam as gavetas