Mapas e planilhas auxiliares de fluxo de caixa

Os mapas auxiliares são fundamentais para a elaboração do fluxo de caixa, sendo eles utilizados no recebimento de vendas a prazo, recebimento de clientes a prazo com atraso e pagamento de compras a prazo, também proporcionam um melhor planejamento do fluxo de caixa da empresa, proporcionando ao administrador uma forma de planejar suas despesas administrativas, despesas de vendas, despesas financeiras, (ZDANOWICZ, 1995).

Segundo Sá (2012, p.159) os quadros auxiliares “têm por objetivo decompor as variações dos saldos das diversas contas em seus elementos constitutivos, de forma a permitir a visualização do processo de formação destes saldos”. Pode-se assim dizer, que os mapas auxiliares tem a função de demonstrar as despesas com vendas, despesas financeiras, impostos, vendas a prazo, vendas a vista, recebimentos com atraso, despesas administrativas.

Existem diversos modelos de mapas e planilhas auxiliares, sendo eles: mapa auxiliar de recebimento de venda a prazo, mapa auxiliar de recebimento de venda em atraso, mapa auxiliar de pagamento de compra a prazo, planilha de recebimento, planilha de projeção de compras, planilha de pagamento, planilha de despesas administrativas, sendo o administrador o responsável pelas as informações disponibilizadas nos mapas e planilhas auxiliares.

Não é possível determinar a quantidade de mapas e planilhas auxiliares, pois isso vai depender do tamanho da empresa e de sua atividade econômica, porém, a prática tem nos demonstrado que quanto mais detalhado for sua forma de gerenciamento e organização, mais mapas e planilhas a mesma irá necessitar, busca-se sempre uma maneira de simplificar a vida dos administradores na tomada de decisão fazendo com que sejam aplicados de forma correta os instrumentos gerenciais. Já que para as empresas não existem quantidade limite de planilhas auxiliares a ser utilizada, isso depende do tamanho da entidade e o quanto ela vem a ser organizada, quanto mais planilha ela utilizar maior vem a ser a sua organização, e maior será o seu controle o autor Dettruz (2011, p.19:21) em seu trabalho defende que:

Mapa auxiliar de recebimento de venda a prazo: nesse mapa auxiliar será realizado o controle de recebimento de clientes nas vendas a prazo, com ele é possível fazer uma projeção futura, devendo ser feito um controle mensal, onde permita ao administrador fazer um maior controle junto ao fluxo de caixa;

Mapa auxiliar de recebimento de venda em atraso: com esse mapa é possível identificar os clientes em atraso, proporcionando um maior controle dos inadimplentes, podendo assim, verificar e acompanhar as contas em atraso;

Mapa auxiliar de pagamento de compra a prazo: nesse mapa o administrador tem o controle dos fornecedores, devendo ser nele informado todas as compras realizadas a prazo, obedecendo sempre a política de pagamento da empresa, e as informando no fluxo de caixa;

Planilha de recebimento: com essa planilha é possível verificar a disponibilidade de caixa da empresa, sendo ela indispensável no setor financeiro, pois, proporciona ao administrador uma forma de avaliar as contas a receber, as contas a pagar, os clientes inadimplentes podendo se ter uma melhor visão da situação da entidade. Planilha de projeção de compras: essa planilha auxilia ao administrador na compra de estoque da empresa, pois, com ela é possível analisar o quando precisa ser comprado/investido, sendo ela a responsável pela entrada de mercadoria e posterior desembolso de caixa, ela é fundamental para se evitar surpresas.

Planilha de pagamento: ela é uma planilha fundamental para o administrador, pois com ela pode-se acompanhar as contas a pagar, os fornecedores que já foram pagos, as contas em atraso, possibilitando um acompanhamento de todo o saldo devedor da entidade;

Planilha de despesa administrativa: acredita-se que essa seja uma das planilhas mais importantes para a vitalidade de uma empresa, por isso é muito importante que o administrador tenha muita responsabilidade em elabora lá e não desembolse mais do que embolse, devendo ser controlado as despesas administrativas da empresa com total seriedade.

Os mapas e planilhas auxiliares na realização do fluxo de caixa são fundamentais para que as informações disponibilizadas no fluxo de caixa estejam com maior exatidão, proporcionando melhor controle, sendo ele diário, mensal, trimestral ou semestral. Para o gestor os mapas e planilhas auxiliares são indispensáveis no sistema gerencial e administrativo da empresa.

No quadro 8, apresenta-se o mapa auxiliar das vendas a prazo o qual serve de subsídio para o gestor controlar o recebimento de suas vendas a prazo, devendo ser feito o controle mensal e anual para se obter um melhor resultado.

Quadro 8 - Mapa auxiliar de recebimento das vendas a prazo

Mês da Venda Mês de Recebimento $

Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Total

Outubro X * * Novembro X X * Dezembro X X X Janeiro X X X Fevereiro X X X Março X X X Abril X X X Maio X X X Junho X X X Julho X X X Agosto X X X Setembro X X X Total

NOTAS: * Recebimentos ocorridos no ano anterior

a. O somatório mensal de cada linha deverá ser transportado para o fluxo de caixa.

b. As condições de recebimento das vendas a prazo da empresa, obedecem à seguinte programação financeira, 40% a 30 dias, 30% a 60 dias e 30% a 90 dias, for a o mês.

O quadro 9 refere-se ao mapa auxiliar de controle de pagamento das compras de fornecedores a prazo, com ele é possível controlar com maior eficácia o valor devido a terceiros, e assim como o mapa auxiliar de recebimento de vendas a prazo, deverá ser feito o controle mensal e anual.

Quadro 9 - Mapa auxiliar de pagamentos das compras a prazo

Mês da Compra Mês do Pagamento $

Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Total

Outubro X * * Novembro X X * Dezembro X X X Janeiro X X X Fevereiro X X X Março X X X Abril X X X Maio X X X Junho X X X Julho X X X Agosto X X X Setembro X X X Total

NOTAS: * Pagamentos efetuados no ano anterior

a. O somatório mensal de cada linha deverá ser transportado para o fluxo de caixa.

b. As condições de pagamento das compras a prazo da empresa, obedecem a seguinte política: 50% a 30 dias, 30% a 60 dias e 20% a 90 dias, for a o mês.

Fonte: Zdanowicz, (1995, p.68)

O quadro 10 é uma planilha que serve de auxílio para o setor administrativo, onde é possível fazer uma projeção de quanto se necessita comprar para os meses ou anos seguintes, sendo possível controlar o estoque com cautela, fazendo uma projeção segura não prejudicando o caixa da entidade.

Quadro 10 - Planilha de projeção das compras

Mês: /

Material

(código) Quantidade Fornecedor

Data de Entrega Data de Pagamento Valor Ordem de Compra IPI Material Total

Fonte: Zdanowicz, (1995, p.71)

As planilhas auxiliares tem a função de controlar as movimentações financeiras da empresa, sendo elas fundamentais para uma gestão financeira de sucesso, com ingressos positivos, visando sempre considerar as informações e dados adquiridos com a devida importância que possuem, utilizando-as para beneficio da empresa, devendo essas ser precisas e confiáveis.