Por meio da ferramenta Mapeamento do Fluxo de Valor - MFV, realizou-se o mapeamento do estado atual do processo de produção e revisão dos módulos do PEPSUS - Programa de Educação Permanente em Saúde da Família, que está ilustrado na Figura 5.
Figura 5 – Mapeamento do estado atual.
Fonte: Elaborada pela autora.
A Coordenação Geral do AVASUS envia instruções aos conteudistas sobre a capacitação que é ministrada, de forma presencial, por uma equipe definida pela coordenação geral. Feito isso, os conteudistas estão aptos a produzir os conteúdos. Após a produção, os conteudistas enviam os módulos para a equipe responsável pela Revisão técnico-científica – RTC, que revisa e adequa os módulos às regras da EAD e do conteúdo específico.
A etapa seguinte é a Revisão Pedagógica – RP, na qual os módulos são revisados e ajustados quanto aos aspectos pedagógicos gerais e específicos da EAD. Em seguida a equipe de Revisão de Estrutura - RE - realiza a revisão e adequações relacionadas à Língua Portuguesa. A etapa de Normatização revisa e faz as adequações quanto à ABNT - Associação Brasileira de Normas Técnicas - e demais normas técnicas que se façam necessárias.
Na sequência, o módulo segue para a equipe de Comunicação que faz a formatação e a diagramação do material no padrão do AVASUS, além de produzir os vídeos e as ilustrações previstas pelo conteudista no Plano de Módulo. Feito isso, a equipe solicita a provação final do módulo para a coordenação geral, que, dependendo do caso, pode solicitar a provação final do conteudista.
Após a aprovação final, o módulo segue para a equipe de suporte que realiza a Adaptação na Plataforma Modelo – ADP. Nessa etapa a equipe cria o módulo na plataforma, adiciona todo o conteúdo, e revisa a formatação, as imagens, vídeos, links, questionários, etc. Após a revisão, o módulo migra para a Plataforma Produção, onde ocorre a Adaptação na Plataforma Produção – ADP, etapa na qual o módulo passa por uma última verificação. Na etapa de Disponibilização, a equipe de suporte aguarda a liberação da coordenadora geral e então o módulo é disponibilizado para os alunos.
O fluxo descrito nos últimos parágrafos está ilustrado na Figura 5. Entretanto, essa descrição apresenta o processo em seu estado ótimo, ou seja, sem erros, sem retrabalho e sem pontos de descontinuidade no fluxo. Essas informações estão ilustradas na Figura 5 por meio dos ícones que estão apresentados, com suas respectivas legendas, no quadro 7.
Ícones Legenda
Retorno para ajustes do conteudista
Pontos de Kaisen, ou seja, pontos em que há necessidade de melhoria
Evitar erros do conteudista na elaboração do conteúdo
Evitar recebimento de conteúdo com erros básicos
Aumentar autonomia da equipe Revisão de estrutura na realização de ajustes
Aumentar autonomia da equipe de Normatização na realização de ajustes
Fonte: Elaborado pela autora.
Por meio do Quadro 7 e da Figura 5, identificam-se como atividades que não agregam valor ao curso os retornos para ajustes dos conteudistas, uma vez que essas atividades configuram-se como retrabalhos, necessários apenas por conta da propagação de erros nas etapas anteriores. Outro ponto que comprova tal classificação é que as atividades realizadas não geram nenhum retorno financeiro, ou seja, o trabalho realizado nos ajustes não é pago, justamente por se tratar de correções.
O fluxo presente no mapa do estado atual já prevê a ocorrência de pelo menos dois retornos para ajustes dos conteudistas. O que significa que esses retornos ocorrem com muita frequência. Como os conteudistas são profissionais ocupados, muitas vezes acabam demorando para realizar os ajustes, enquanto isso o módulo não avança no processo. A consequência disso é um grande atraso na disponibilização dos módulos, ou seja, esse problema é a principal causa para manter o lead time alto.
Nas entrevistas, constatou-se que os retornos são causados por erros básicos durante a elaboração do conteúdo. Outra constatação relevante é que os conteudistas que estão produzindo planos de módulo ou de curso pela primeira vez tendem a apresentar mais erros que aqueles que já estão familiarizados com os requisitos do AVASUS. O que mostra a necessidade de buscar outras alternativas para auxiliar os conteudistas e eliminar, ou pelo menos reduzir de forma consistente, esses retornos.
Nesse sentido, foram identificados os erros que mais se repetem durante a elaboração dos planos de módulo:
Linguagem não dialógica
Falta de interatividade?
Formatação fora do padrão AVASUS
Estrutura fora do padrão AVASUS
Falta de relação com as vivencias da realidade profissional APS
Ausência do item situação problema
Ausência de caso clínico
Caso clínico não conforme ao modelo-padrão
Caso clínico não atrelado à situação problema inicial
Ausência de exercícios atrelados ao caso clínico
Ausência dos recursos “saiba mais”; “Atenção”; ”Glossário”; “Para refletir”
Item Boas vindas não conforme o padrão AVASUS
Ausência de uma ou mais referências bibliográficas
Ausência de indicações de bibliografia adicional
Relação inadequada entre carga horária e número de unidades
Unidades do plano de módulo com extensão fora do padrão AVASUS
Ausência de explicação sobre a utilização dos recursos
Ausência de títulos de aulas
Ausência dos objetivos das aulas
Objetivos das aulas utilizando tempo verbal diferente do Infinitivo
Conteúdo das aulas não dividido em seções, títulos e subtítulos
Conteúdo das aulas não ligados aos objetivos
Linguagem das questões não objetiva, não clara e não atrativa
Ausência de elementos de textualidade, como vocabulário, pontuação e ordem gramatical na questões
Ausência de texto –base relacionado ao conteúdo da questão
Questões utilizando formatos como “alternativa incorreta”, todas as alternativas”; “nenhuma das questões anteriores”
Ausência de feedback de todas as alternativas das questões (certas e erradas)
Ausência de gabarito das questões
Questões que utilizam termos absolutos e termos polêmicos
Questões que utilizam alternativas longas
Por outro lado, de acordo com a metodologia MFV, os processos devem ter fluxos contínuos. Portanto, torna-se nítido que a eliminação desses retornos deve ser tratada como prioridade. Ao analisar essa problemática, foram identificados os pontos de Kaisen 1 e 2, seguindo a lógica Poka Yoke de eliminar a possibilidade do erro acontecer. Nesse caso, como se trata de algo intangível, não é possível garantir essa eliminação, mas existem possibilidades de evitar que o erro ocorra.
O ponto de Kaisen 1 visa evitar que os erros ocorram já na produção do conteúdo, isso é possível por meio de melhorias na comunicação entre os conteudistas e a equipe de capacitação. É necessário deixar claro todos os requisitos que os planos de módulo devem cumprir. Além disso, o conteudista precisa entender todas essas informações.
O ponto de Kaisen 2 busca formas de controlar o recebimento de planos de módulo para evitar a ocorrência de retorno para ajustes dos conteudistas. Percebe-se que os pontos de
Kaisen 1 e 2 são complementares, enquanto o ponto 2 busca evitar a entrada de planos com
erros, o ponto 1 busca evitar a ocorrência desses erros.
Os pontos de Kaisen 3 e 4 também foram colocados visando reduzir, ou eliminar, retornos, mas esses são mais sutis e ocorrem de forma diferente. Muitas vezes durante etapas de Revisão de Estrutura e Normatização e as equipes precisam entrar em contato com os conteudistas para que eles aprovem adequações ou ajustes realizados nos conteúdos. Essas ações podem ser classificadas como atividade que não agregam valor, mas são ainda necessárias atualmente. A ideia, nesse caso, é dar mais autonomia para as equipes, mas isso deve ser feito de forma segura, ou seja, com treinamento prévio.
No tópico 4.5 serão apresentadas as ações realizadas, ou planejadas, visando solucionar os problemas identificados e discutidos nesse item.