BREVE NOTA SOBRE OS ANEXOS
10 MELHORIA 10.1 GENERALIDADES
Resultados pretendidos
A Organização promove ações de melhoria para atingir os objetivos ambientais, melhorar o desempenho ambiental e cumprir as obrigações de conformidade. Aplicação
A ISO 14001:2015 requer que a Organização determine e selecione oportunidades de melhoria, promovendo agora no seu anexo um conceito de melhoria mais abran- gente do que a melhoria contínua da eficácia do SGA.
Esta secção enquadra-se no objetivo global da implementação de um SGA que é atingir os resultados pretendidos, sendo que estes incluem:
A melhoria do desempenho ambiental;
O cumprimento das obrigações de conformidade; e O alcance dos objetivos ambientais.
Deste modo fica definido o tipo de melhorias que devem ser identificadas pela Organização. Estas podem ser determinadas com base nos riscos e nas oportunida- des determinados em 6.1, nos resultados de análise e avaliação (9.1) e determinadas pela gestão e topo em sede de revisão pela gestão (9.3). Relembra-se que a gestão de topo promove a melhoria contínua e deve assegurar que o SGA atinge os resul- tados pretendidos.
A ISO 14001:2015 aborda agora a melhoria a partir de um conceito mais abrangente do que o de melhoria contínua, determinando a possibilidade da Organização apli- car, no seu SGA, outros tipos de melhoria. Os benefícios decorrentes da aplicação de um SGA têm vindo a ser analisados e outros tipos de melhorias foram entretanto perspetivados. Para além dos aspetos associados à redução da utilização de recur- sos como água, energia, matérias-primas; as melhorias enquadráveis por este tipo de sistema ressaltam a importância crescente do ambiente na estratégia empresa- rial determinante de uma vantagem ligada ao desempenho, como demonstrado em vários estudos de âmbito académico19.
A norma não requer que a Organização adote e implemente todos os tipos de melhoria, mas clarifica agora (A.10.1) que diferentes tipos de melhoria e inovação podem ser considerados e podem ser adequados para atingir os resultados preten- didos. A decisão dos tipos de melhoria que serão aplicados é da Organização. 19 • Khanna, V. K. (2010). An Indian experience of the environmental management system. International Journal of Innovation and Technology Management, 07(04), 423–445, Ruzevicius, J. (2009). Environmental Management Systems and Tools Analysis. Engineering Economics; Göktepe, O., Altın, E., & Kasımoğlu, M. (2014). A Strategic Environmental Management Model: Salt Lake Case. Procedia - Social and Behavioral Sciences, 150, 310–319
A melhoria pressupõe a capacidade da Organização atuar a partir de uma visão interna, isto é, na ótica do SG, seus processos e atividades, dos recursos e das pes- soas, e também a partir de uma visão sobre a sua ligação ao ambiente em que se insere, ou seja, o contexto e a interação com as PI relevantes desse contexto, inter- nas e externas.
A estes requisitos explícitos na secção 10, acrescem outras referências à importância de associar a melhoria à liderança, ao planeamento e aos processos e outras ativi- dades como as de suporte ou de avaliação.
A melhoria pode estar suportada por um plano de melhoria20 que explicite objeti-
vos, atividades, responsabilidades, documentação, indicadores de desempenho a monitorizar e o calendário. Dos indicadores mais destacados em termos internacio- nais encontram-se o de “pegada ecológica” e os indicadores resultantes da aborda- gem de uma “avaliação do ciclo de vida”, cada vez mais utilizados como indicadores de gestão e de desempenho das Organizações.
Numa publicação recente, Matthews& Marzec21 apontam oito dimensões da melho-
ria numa lógica de um SGQ. No entanto, pela sua relevância, destacam-se alguns exemplos de melhoria aplicáveis também num SGA:
Melhorias tangíveis;
Mudanças como resposta a dinâmicas sociais e económicas (ex.: pegada ecológi- ca), a reclamações de PI e mudanças das especificações de clientes;
Mudanças nas especificações de produto associadas a requisitos e preocupações ambientais (ex.: eco-labbeling);
Redução dos custos derivada de novas práticas de gestão ambiental; Conformidade com a regulamentação e obrigações de conformidade; Satisfação das PI;
Melhorias nas políticas e nos procedimentos (sistema de gestão).
Conforme proposto pelos autores, à dimensão da melhoria, devem associar-se as dimensões da melhora contínua (CI) e as dimensões da melhoria de processos (PI) para além de, no caso de um SGA, ser relevante a sua contextualização em termos da adoção de uma perspetiva de sustentabilidade em todos as áreas de atividade da Organização: compras, produção, marketing, I&D e Inovação, serviços, entre outras.
A combinação desses vários tipos de melhorias reflete a complexidade inerente a um ambiente dinâmico e aos desafios que se colocam às Organizações no sentido de associarem dimensões que incluem, entre outras, as melhorias contínuas, de processos, de ferramentas e métodos, de alterações em práticas, procedimentos, 20 • Cf. Wandersman, A., Chien, V. H ., & Katz, J. (2012). Toward an Evidence-Based System for Innovation Support for Implementing Innovations with Quality: Tools, Training, Technical Assistance, and Quality Assurance/Quality Improvement. American Journal of Community Psychology, 50(3-4), 445–459. 21 • Matthews, R. L., & Marzec, P. E. (2015). Continuous, quality and process improvement: disintegrating and reintegrating operational improvement? Total Quality Management & Business Excellence, 1–22.
especificações, requisitos ou outras, resultantes das necessidades de satisfação dos colaboradores, dos clientes e outras PI.
A competitividade empresarial exige, pois, que as Organizações desenvolvam as suas capacidades de adaptação à mudança, sendo a melhoria uma das vias para que tal aconteça, garantindo ainda uma aprendizagem passível de aplicação no futuro. O propósito da ISO 14001:2015 é dotar as Organizações do enquadramento para pro- teger o ambiente e responder a alterações nas condições ambientais em equilíbrio com as necessidades socioeconómicas (0.1 e 0.2 da ISO 14001:2015).
Para responder a este desafio, as Organizações podem ter necessidade de adotar diversas formas de melhoria, para além das correções e da melhoria contínua, tais como mudanças disruptivas, inovações e reorganizações (A.10.1).
Neste quadro de referência, em que os objetivos associados à melhoria proporcio- nam o estabelecimento de ligações com a inovação, importa salientar a importân- cia de distinguir:
O grau de novidade e de originalidade das mudanças ocorridas;
As capacidades existentes ou não na Organização, em termos de conhecimento ou de competências, para a sua concretização;
O impacto potencial em termos de mercado ou na sociedade.
As reorganizações passam pela implementação de novos métodos para a organi- zação das atividades de rotina e desenvolvimento de novos procedimentos para desenvolvimento do trabalho (Inovação organizacional - NP 4456).
A inovação corresponde à implementação de novas ou significativamente melhora- das soluções para a Organização. (exemplos: novo produto, processo, método orga- nizacional ou de marketing) com o objetivo de reforçar a sua posição competitiva, aumentar o desempenho, ou o conhecimento (Inovação – NP 4456).
Ocasionalmente existem oportunidades para mudanças, que são disruptivas para as Organizações, para o mercado ou para a sociedade. Elas mudam a trajetória futu- ra da Organização, ou até mesmo da sociedade, do mercado ou do setor, através de produtos ou processos totalmente novos, de novas formas de fazer negócios, novas tecnologias ou novos modos de pensar.
As decisões associadas à implementação de qualquer uma das três abordagens anteriores estão condicionadas, e por vezes dependentes, dos atores, de insti- tuições ou de outros fatores, como por exemplo a regulação ou a legislação que influenciam as Organizações, ou seja, do contexto em que as mesmas se inserem. Por outro lado, o contexto externo condiciona as oportunidades e as ameaças rele- vantes a médio e longo prazo, pelo que as melhorias a implementar também estão dependentes desses mesmos fatores.
Por último, ao avaliar a evolução das necessidades e tendências, com o objetivo de implementar melhorias, a Organização deverá considerar o conhecimento organiza- cional existente e determinar como adquirir ou aceder ao conhecimento adicional
necessário, tendo em conta o contexto em que se insere e os atores da envolvente externa com que se relaciona.
Demonstração de conformidade
A demonstração de conformidade com este requisito é feita geralmente pela ava- liação dos resultados das melhorias introduzidas pela Organização, previamente determinadas, planeadas e executadas através da recolha de informação por entre- vista, análise de documentos e eventuais ferramentas de suporte à melhoria, atas de reunião de equipas, avaliações de resultados e a observação in situ das melho- rias introduzidas ou em implementação nos processos, nos produtos e serviços e na Organização e a sua contribuição para o desempenho ambiental.
A melhoria pode ser demonstrada através de:
Alteração dos produtos, bens ou serviços, para melhorar a gestão do seu ciclo de vida, incluindo a sua destruição ou cessação;
Implementação de alterações nos processos para minimizar os impactes ambien- tais e melhorar o desempenho ambiental.
São evidenciadas melhorias para prevenir, corrigir ou reduzir efeitos indesejáveis. São evidenciadas ações de melhoria orientadas para o aumento da eficácia e melhoria do desempenho do SGA.
Na lista seguinte são dados alguns exemplos de atividades e melhorias que podem ser observadas nas Organizações:
Utilização de ferramentas de suporte à melhoria22 (ex.: Brainstorming, Eco-map-
ping, etc.);
Implementação de ações e projetos de melhoria organizacional, com o objeti- vo de reduzir consumos, substituir materiais, otimizar processos, (ex.: Kaizen, 6 Sigma, Sessões de boas práticas; ações de criatividade e de gestão do conheci- mento focadas na melhoria, etc.);
Realização de iniciativas de geração e valorização de ideias como, por exemplo, bolsas de ideias, caixas de ideias, incluindo a disponibilização de meios para recolha, aperfeiçoamento, avaliação e mensuração de impacto como por exem- plo plataformas de inovação on-line, intranets, etc.;
Articulação do SGA, em especial dos seus objetivos estratégicos, com a estratégia de gestão de conhecimento;
Introdução de indicadores de desempenho associados à gestão ambiental; Ligação das áreas de atividade da Organização ao SGA, potenciando um maior
envolvimento dos colaboradores no compromisso estratégico necessário; Aplicação do conceito de open-innovation, com projetos para recolha de ideias junto da comunidade externa à Organização, como por exemplo: clientes, parceiros, potenciais clientes, etc.
Ligações relevantes
5.1 Liderança e compromisso 5.2 Política ambiental
6.1 Ações para tratar riscos e oportunidades 7.1 Recursos
7.4 Comunicação
9.1 Monitorização, medição, análise e avaliação 9.2 Auditoria interna
9.3 Revisão pela gestão 10.3 Melhoria contínua
Comparação com a edição anterior
Esta secção é nova já que a edição anterior não continha nenhuma secção específi- ca para a melhoria, no entanto a melhoria contínua estava presente e é referenciada diversas vezes.
A abordagem anterior previa apenas a melhoria contínua da eficácia do SGA atra- vés dos resultados das auditorias, das revisões pela gestão, do tratamento das não conformidades, levando geralmente à tomada de ações corretivas ou de ações preventivas.
A Organização poderá agora usar diferentes tipos de melhoria para além da melho- ria contínua.
10.1 Integração qualidade e ambiente
As secções 10.1 da ISO 9001 e da ISO 14001 partilham o texto comum do Anexo SL, explicitando cada uma que a melhoria se deve dirigir aos resultados pre- tendidos dos respetivos sistemas.
A ISO 9001 refere claramente que as oportunidades de melhoria determi- nadas devem incluir melhorias nos produtos e serviços, na minimização de risco e na melhoria do desempenho e eficácia do SGQ.
Por seu lado, a ISO 14001 explicita que as entradas para determinar as opor- tunidades de melhoria são 9.1, 9.2 e 9.3, o que a ISO 9001 explicita em 10.3 a propósito da melhoria contínua.
Ambas clarificam que a Organização pode adotar diferentes formas de melhoria. A ISO 9001 numa nota e a ISO 14001 no seu anexo informativo A.10.1. Naturalmente, a natureza dos temas é diferente, mas as práticas sistémicas para a melhoria e melhoria contínua podem ser integradas na Organização (ver texto sobre integração em 10.3).
10.2 NÃO CONFORMIDADE E AÇÃO CORRETIVA