A proposta do Planejamento vem dar amplitude à discus- são da situação futura da organização, e pretende, a priori, rea- lizar uma análise das problemáticas que envolvem a cooperativa.
A análise de problemas e deficiências organizacionais pode ser estruturada na seguinte sequência:
• Identificação de problemas ou deficiências: Situações
consideradas indesejáveis ao desempenho organizacional.
• Identificação de problemas e deficiênciasprioritá- rios: Seguindo algum critério de importância, como a exten-
são em que interferem ou possam vir a interferir na consecu- ção da missão da organização. Os efeitos dos problemas na organização são obtidos pela resposta ao questionamento: “Quais as suas consequências?”.
• Identificação das causas dos problemas priorizados:
Para identificar as suas causas, pode-se questionar:O que tem ocasionado esses problemas na organização?”.
• Elaboração das ações de melhoria: São ações que con-
tribuirão para a mudança organizacional. Correspondem, de certo modo, a soluções apontadas para os problemas/defi- ciências detectadas, e constituem a base da formulação de metas e ações setoriais.
Neste contexto, as atividades de planejamento no sistema Ecosol envolveram as seguintes etapas:
AÇÃO COLETIVA, EDUCAÇÃO EDESENVOLVIMENTO
I. Abertura;
II. Apresentação do espaço; III. Expectativa dos participantes; IV. Histórico da Ecosol e base Minas;
V. O Planejamento Estratégico e sua importância. No primeiro momento primou-se por conhecer o sur- gimento do sistema Ecosol, fazendo-se um resgate histórico do cooperativismo de crédito solidário em Minas Gerais. Conhecer melhor o sistema significa ter condições de vislumbrar o seu cres- cimento e pensar futuramente na sua expansão.
Nesta etapa é onde ocorrem os acordos iniciais e a re- velação das expectativas dos envolvidos, seja para com a realiza- ção ou não do planejamento. De acordo com Carvalho (2004), esta etapa é importante, pois é onde importantes perguntas de- vem ser respondidas antes que o processo continue.Deste modo, segundo este autor, o planejamento deve ser utilizado para um grupo chegar àsrespostas de algumas questões, em conjunto. Carvalho (2004) acrescenta ainda que, é justamente pela falta de investimento nesta etapa que muitas iniciativas de planejamento não têm obtido sucesso e têm sido causado ceticismo criado em torno desta ferramenta.
Após este momento inicial optou-se por conceituar o ato de planejar e a importância que este planejamento tem na confi- guração em que se encontram as cooperativas do sistema Ecosol. Ter claro o que é, como e porquêfazer é essencial para que a ação seja bem sucedida.
• Identificação dos problemas - em plenária, através de uma “chuva de ideias” os participantes listaram os problemas en- frentados pela Ecosol.
Ter bem definido os problemas e principais desafios enfren- tados é conhecer melhor a realidade planejada. Conhecer
a realidade é fundamental no ato de planejar, pois a ações estratégicas são elaboradas de acordo com as necessidades enfrentadas. Esta etapa se refere à distinção necessária en- tre problemas (fraquezas organizacionais) e sintomas (con- sequências delas).Nem sempre é fácil realizar essa distinção satisfatoriamente porque muitos problemas são complexos. De qualquer modo, é sempre recomendável realizar-se um esforço nesse sentido, a fim de se evitar propor soluções que podem mascarar os sintomas, mas não resolvem o proble- ma.A técnica de análise da causas do problema pode nos auxiliar também nessa tarefa.
Segundo Gandin (1998), esta etapa se relaciona com a ques- tão do diagnóstico da realidade organizacional, o autor afirma ainda que esta etapa é aconselhável para acentuar a participa- ção se configurando em um claro e profundo confronto entre a prática que a instituição vive em determinado momento e o ideal a qualesta mesma instituição se tenha proposto. O diagnóstico passa a ser então um juízo sobre a realidade. • Eleição de prioridades - Os participantes, divididos em grupos
de acordo com cada município, discutem dentre os problemas identificados, as prioridades a serem trabalhadas. Além de elegerem os problemas prioritários os grupos se encarregam também de identificar suas causas e consequências.
Dentre a gama de situações indesejadas, elencadas pelos participantes, faz-se necessário separar as que representam prioridade dentro do quadro de problemas. Sabendo que um dos objetivos deste planejamento é a elaboração de ações prioritárias, cabe a identificação de ações que visem atin- gir as principais dificuldades. Esta técnica foi adaptada dos métodos de diagnósticos participativos que segundo Verdejo (2006), tem a finalidade de organizar atividades determina- das pelo grupo em graus de prioridade. De acordo com Ta- vares (1991), após a leitura ambiental é importante priorizar as situações indesejadas e, também, as maiores ameaças de modo a identificar as principais variáveis que influenciam no desempenho organizacional.
AÇÃO COLETIVA, EDUCAÇÃO EDESENVOLVIMENTO
• Apresentação das prioridades, causas e consequências- Após explanadose sistematizados os problemas prioritá- rios, suas causas e respectivasconsequências, os grupos se apresentam em plenária para compartilhar e discutir seus respectivos resultados.
Para que efetivamente se elaborem e/ou construam ações prioritárias é de suma importânciair além da identificação do problema. É necessário interpretar e discutir sobre qual é a real causa e o que ele provoca no âmbito de atuação da cooperativa.
Cabe lembrar que nem todas as pessoas da cooperativa encararam um problema da mesma forma (ainda bem!) ou mesmo concordam sobre o que se configura, ou não, um problema.A maioria das pessoas tende a não reconhecer um problema, como tal, até que ele se torne suficientemen- te incômodo dificultando até mesmo uma intervenção. Se pensarmos estrategicamente, veremos que é preciso atentar para as situações potencialmente problemáticas, mesmo que no momento atual elas não pareçam assim.De outra parte, a colocação das ações corretivas em prática exigirá que se chegue a um consenso mínimo sobre o que são os verda- deiros problemas ou deficiências da organização. Métodos participativos para identificação dos pontos fortes e fracos podem auxiliar abundantemente nesse sentido.
Gandin (2001), ao analisar o planejamento estratégico en- quanto prática educativa afirma que, no ato de comparar a realidade presente com a realidade desejada é necessário aprofundar sobre as principais dificuldades que possivelmen- te o grupo enfrentará na tentativa de mudança da sua rea- lidade. O aprendizado se dá em todo este processo, uma vez que, os envolvidos têm a oportunidade de discutir o que realmente leva ao surgimento de tais problemas, facilitando assim a construção de alternativas mais viáveis.
• Organização das prioridades - Depois da apresentação dos grupos, a plenária organizou as informações, identificou as prioridades em comum e as que estão inter-relacionadas
agrupando-as por temáticas, ou seja, os temas principais a serem trabalhados pela Ecosol em seu plano de ações. Segundo Toni e Araújo Filho (2001), a organização das prio-
ridades é fator crucial para a formulação de estratégias. Des- te modo, de acordo com os autores as estratégias prioritárias serão sempre aquelas elaboradas a partir de problemas prio- ritários e que aumentam o campo de possibilidades futuras para atingir as diretrizes estratégicas da organização.
• Elaboração do Plano de ações estratégicas - Uma vez iden- tificados os temas principais, cada cooperativa se organiza e se divide por tema, garantindo a presença de todos os municípios nas discussões e elaboração de ações para todas as questões prioritárias.
Após todas as etapas chega-se ao que podemos chamar aqui de resultado primário do planejamento. O plano de ações estraté- gicas é um documento que delineia as atividades a serem desen- volvidas e que organiza e descreve as ações prioritárias. Neste sentido, é importante frisar que o plano de ações não pode ser esquecido ou ficar perdido no tempo, o alcance dos objetivos e das metas depende diretamente da execução deste plano. Segundo Carvalho (2004), uma vez definidas as principais
questões estratégicas, o processo continua com a elabora- ção de estratégias para lidar com estes assuntos, as ações estratégicas constituem o plano para lidar com os assuntos realmente importantes para a organização.
• Apresentação e discussão do Plano de ações- todos os gru- pos se encarregam de apresentar os resultados do plano de ações, que em seguida é discutido em plenária e modificado se necessário.
Diante do plano elaborado é importante revisar as ações cons- truídas. Com intuito de manter a efetiva participação, a apre- sentação do plano de ações tem apenas o objetivo de garantir que todos os envolvidos possam dar suas contribuições finais, aprovando assim o documento que eles próprios construíram.
AÇÃO COLETIVA, EDUCAÇÃO EDESENVOLVIMENTO
Carvalho (2004) afirma que, muitas vezes, em organizações mais simples, esta etapa é mesclada e realizada no final da fase de formulação de estratégias. Segundo o autor, seu ob- jetivo é obter uma decisão oficial da organização sobre a adoção e execução do planejamento elaborado. Discutem-se quais proposições previsíveis e como lidar com elas, proces- so de divulgação, acompanhamento e avaliação do plano e recursos necessários a sua implantação.
Nenhum planejamento, por mais simples que seja, pode ser considerado como definitivo e válido até seu total cumprimen- to. Há que se considerar que nada é estático. Todos os processos são dinâmicos e, como tal, sujeitos a mudanças nem sempre pre- visíveis. Aquilo que foi planejado hoje pode deixar de ser plausível em alguns meses. Por isso, de acordo com Gandin (2001), um projeto por mais bem planejado que tenha sido, deve passar por avaliações que irão determinar se há necessidade de ajustes para o manter alinhado com as necessidades do grupo-alvo, os interesses gerais e os objetivos propostos.