Modelagem de processos via BPMN

Na perspectiva do ciclo de BPM de Kirchmer (BALDAM et al., 2009) - Seção 2.1.2, Figura 07 - a modelagem de processos se concentra na fase dois.

O redesenho de processos se diferencia da reengenharia por aproveitar os processos existentes, assim como suas atividades e tarefas envolvidas, de forma a aprimorá-los sob outro modelo idealizado; ao contrário da reengenharia de processos, o qual é mais inovador e desconsidera tudo o que existe para começar do zero (daí vem a explicação da expressão "folha em branco"10).

Este método parte da observação da forma como são realizados os procedimentos no dia-dia de uma organização (As Is), analisando e estudando-os para, com o apoio de todos os envolvidos no processo, redesenhar (To Be11) os mesmos, de acordo com as diretrizes estratégicas da organização.

10 _{Hammer & Champy (1994 apud BALDAM et al., 2002, p. 77-78).}

Daí vem o nome - Modelagem de processos. Tal procedimento viabiliza a visualização da configuração atual dos processos pelo gestor organizacional, identificando gargalos e propondo melhorias. Tal benefício gera força motriz no desbravamento e no uso desta ferramenta na aplicação em organizações públicas.

De acordo com Baldam et al. (2009, p. 67), existem muitas metodologias para a representação de processos de negócios e, dentre essas, duas se destacam:

• EPC (Event-driven Processes Chains)12_;

• BPMN (Business Processes Model and Notation)13_.

A metodologia EPC14_{, embora seja destaque no mundo corporativo por estar apoiada} pelo software ARIS, de grande apelo comercial, não será aprofundada neste trabalho, já que não é o padrão definido pelo Governo Federal Brasileiro na modelagem de seus processos (BRASIL, 2009, p. 12), também por não ser indicado pela instituição foco deste trabalho e, consequentemente, por não ser a metodologia escolhida para o desenvolvimento desta pesquisa.

A metodologia BPMN, formalmente disponibilizada a partir de 2004, foi desenvolvida de acordo com interesses de mais de trinta empresas (dentre estas, BPMI - Business Process Management Initiative, e OMG - Object Management Group), as quais desenvolveram uma notação própria que, com o transcorrer do tempo, aprimoraram o software, viabilizando uma modelagem de processos de fácil entendimento e treinamento para seus usuários. Em âmbito de exemplificação no meio educacional, algumas empresas que se utilizaram desta metodologia são: Widener University; Rowe School of Tecnology Manegement; e Queensland University Technology (RECKER, 2010, p. 182).

Em um estudo realizado por Recker (2010), através da Queensland University of Technology, mostra um panorama do uso da BPMN no mundo através de dados levantados com 590 usuários que trabalham ativamente com a notação.

Um fato curioso apontado na pesquisa de Recker (2010, p. 188), é que 70% dos entrevistados aprenderam BPMN sozinhos e 13,6% receberam treinamento formal. Os dados demonstram a praticidade do uso desta notação pelo público, conforme mencionado por Baldam et al. (2002, p. 15 e 67) e pelo Guia de Gestão Pública - GesPública (BRASIL, 2009, p. 07).

12 _{Scheer (1998 apud BALDAM et al., 2002, p. 67).} 13 _{BPMN (2006 apud BALDAM et al., 2002, p. 67).}

14 _{Mais informações sobre a metodologia EPC/ARIS em: SCHEER, August-Wilhelm. ARIS: business process}

A seguir, apresenta-se a Figura 10 que ilustra a distribuição dos 590 entrevistados de Recker pelo mundo; por país e continente:

Figura 10 - País participante e continente de origem

Fonte: Recker (2010, p. 188).

Apesar da metodologia BPMN ainda não ser largamente utilizada em âmbito nacional - comparativamente a outros países e continentes -, é o padrão adotado pelo Governo Federal (BRASIL, 2009, p. 12), o qual se utiliza de uma notação gráfica para representar seus processos em um diagrama. Seu objetivo é apoiar o uso do BPM por não-especialistas (BALDAM et al., 2009, p. 67; VALLE; OLIVEIRA, 2009, p. 53) de forma a lhes apresentar uma notação simples e intuitiva, e representar processos complexos (BALDAM et al., 2009, p. 67; TBAISHAT, 2010, p. 484).

Em âmbito de exemplificação da contribuição do software discutido, depõe-se que...

o uso da notação BPMN para documentar fluxos de trabalho permitiu que todas as partes examinassem objetivamente fluxos de trabalho. Com o diagrama e narrativa que descreve os processos, foi fácil para que todos os envolvidos pudessem ver onde houve a duplicação de esforços e identificar a complexidade desnecessária, ou várias pessoas que realizavam a mesma tarefa. Isso permitiu que todos os funcionários voltassem atrás daquilo que fizeram em uma base diária e olhassem para os seus fluxos de trabalho de forma objetiva (MORENO, 2012, p. 35, tradução nossa).

Figura 11 - Exemplo aplicado de notação

Fonte: IProcess, 2014.

O modelo representado na Figura 11 demonstra um processo de venda de livros pela internet, perpassando pelos três "atores" envolvidos: editora, empresa intermediadora e cliente. As ações (eventos) dos diagramas de processos de negócios (BPD) são representadas por uma notação própria - objetos gráficos - conforme a sua simplificação15 no Quadro 01:

Quadro 01- Principais notações BPMN

Notação / Significado Representação gráfica

Evento - É representado por um círculo e é algo que acontece

durante o curso de um processo de negócio. Os eventos afetam o fluxo do processo e normalmente possuem uma causa ou um impacto. Os centros são vazios de forma a permitir a inclusão de marcadores para diferenciar os diversos eventos do processo. Eventos podem ser iniciais, intermediários e finais.

Atividade - É representada por um retângulo de cantos

arredondados e é um termo genérico para as tarefas realizadas na empresa. Pode ser especializadas em "tarefa" ou "subprocesso"

Controle - É representado em formato de losango, e é usado

para controlar a divergência e a convergência dos fluxos. Assim, ele representa as decisões bem como a separação e junção de caminhos.

Fluxo de sequência - É representado por uma linha sólida em

formato de flecha e é usado para mostrar a ordem sequencial das atividades do processo.

Fonte: Adaptação de White (2009, p. 28).

A BPMN é constituída por processos, e um processo é composto por atividades, também identificadas como tarefas, as quais podem ser paralelas, sequenciais, ou conectadas via controles de fluxo. O processo possui agentes (podendo estes serem pessoas ou sistemas), cada um representado por pools (“piscinas” e “raias” - Anexo C), e suas colaborações são via troca de mensagens (IProcess, 2014).

Existem alguns softwares que se utilizam da metodologia BPMN, assim como: Bonita Open Solution; Signavio Core Components; Intalio|BPMS Designer; ProcessMaker; jBPM; Activiti; Uengine; Orchestra; Yaoqiang BPMN Editor; Bizagi Process Modeler; IYOPRO; ARISalign; e ARIS Express (UNIRIO, 2012, p. 18), sendo que os quatro últimos são gratuitos.

O software Bizagi, o qual foi o selecionado para o desenvolvimento deste trabalho, pertence a uma empresa (Bizagi) de propriedade privada, criada em 1989. Sua sede está localizada no Reino Unido, e possui filiais nos EUA, Espanha e América Latina. A atribuição à seu nome é devido à junção das palavras "business"e "agility" (WHITE; MIERS, 2008, p. 204).